DS-GVO-Compliance-Checkliste

Wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht, kann schon ein Fehler zu schwerwiegenden Folgen führen. Von rechtlichen Sanktionen bis hin zum Verlust des öffentlichen Vertrauens kann die Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) Business aller Größen betreffen. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, zu verstehen, was als „personenbezogene Daten“ gilt, wie diese rechtmäßig verarbeitet werden können oder was zu tun ist, wenn eine Datenschutzverletzung auftritt, hilft eine Checkliste zur Einhaltung der DSGVO, alle Anforderungen in einem sicheren Arbeitsbereich zu verwalten.

Wenn Sie Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) dokumentieren, die Rechte betroffener Personen nachverfolgen oder Benachrichtigungen über Verstöße vorbereiten müssen, vereinfacht diese DS-GVO-Vorlage komplexe Compliance-Regeln, insbesondere für US-amerikanische Unternehmen oder internationale Organisationen, die Datenströme zwischen EU-Mitgliedstaaten verwalten.

Wer profitiert von Checklisten zur Einhaltung der DS-GVO?

Bei Asana haben wir gesehen, wie Compliance-Checklisten Teams helfen, Risiken zu reduzieren. Von Rechtsabteilungen bis hin zu IT- und Operations-Abteilungen bieten Compliance-Vorlagen einen gemeinsamen Prozess für alle, um DS-GVO-konforme Websites zu verwalten.

Rechtsteams und Datenschutzbeauftragte (DSB)

Rechtsabteilungen und Datenschutzbeauftragte verwenden DS-GVO-Checklisten, um zu überprüfen, ob die Datenverarbeitung die Anforderungen an Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz gemäß der DS-GVO erfüllt. Mit detaillierten Aufzeichnungen über die Verarbeitungstätigkeiten können sie bei Bedarf die Einhaltung der Vorschriften gegenüber den Aufsichtsbehörden nachweisen.

IT- und Sicherheitsteams

Technische Teams überwachen, wie personenbezogene Daten gespeichert und übertragen werden. Die DS-GVO verlangt von ihnen, dass sie nachverfolgen, wie Informationen verschlüsselt werden, und dass sie Richtlinien zur Cybersicherheit und zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen dokumentieren.

Operations- und Compliance-Manager

Operations-Manager koordinieren die ordnungsgemäße Umsetzung von Datenschutzhinweisen, Löschanfragen, Sicherheitskontrollen und der Zustimmung der Nutzer. Eine zentrale DS-GVO-Checkliste hilft, diese Arbeit zu rationalisieren und unnötige Verzögerungen bei der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen zu vermeiden.

US-amerikanische Unternehmen, die in der EU tätig sind

Für Unternehmen außerhalb der Europäischen Union erleichtert eine Checkliste zur Einhaltung der DS-GVO für US-Unternehmen die grenzüberschreitende Datenverarbeitung. Sie stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher, auch wenn die DS-GVO nicht vor Ort gilt, sich aber auf Ihre Kunden auswirkt.

Warum Sie die Checkliste zur DS-GVO-Konformität von Asana verwenden sollten

Einer unserer Unternehmenskunden musste auf eine hochriskante Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in mehreren EU-Regionen reagieren. Dank der Asana-basierten Checkliste zur Einhaltung der DS-GVO konnte das Unternehmen innerhalb der 72-Stunden-Frist reagieren und jeden Schritt für die Aufsichtsbehörde dokumentieren.

Die Asana-Vorlage für die DS-GVO-Checkliste wurde entwickelt, um Transparenz, Struktur und Geschwindigkeit zu unterstützen. Sie erleichtert die rechtliche und operative Zusammenarbeit und reduziert gleichzeitig das Risiko von Verstößen.

Zu den Vorteilen dieser Checkliste gehören:

• Organisieren Sie Ihre Datenerfassungs- und -verarbeitungsaktivitäten nach Rechtsgrundlage

• Dokumentieren Sie DPIAs und Datenübertragungen in einem sicheren Arbeitsbereich

• Zuweisung der Verantwortlichkeit für Benachrichtigungen, Anfragen und Bewertungen

• Zentralisieren Sie die Aufgaben der Checkliste für die Einhaltung der DSGVO (z. B. Cookie-Hinweise)

• Koordination der Schritte der Checkliste zur Einhaltung der DS-GVO mit Marketingteams

So verwenden Sie eine Checkliste zur Einhaltung der DS-GVO

Diese Checkliste ist in Abschnitte unterteilt, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen, von der Datenverwaltung bis zur Nachverfolgung von Sicherheitsrichtlinien. In jedem Abschnitt können Sie Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und Risikostufen bewerten, um Ihre Website und Teams in jeder Phase DSGVO-konform zu halten. Sie können auch Spalten wie Überprüfungshäufigkeit oder Kommentare von Prüfern verwenden, um DS-GVO-Audits zu vereinfachen und die Compliance in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Schritt 1: Governance und Verantwortlichkeit

Beginnen Sie damit, zu definieren, wer in Ihrem Unternehmen für die Einhaltung der DS-GVO verantwortlich ist. Weisen Sie einen Datenschutzbeauftragten oder eine interne Führungskraft zu, um die Verantwortlichkeit zu verfolgen, auf Anfragen von Aufsichtsbehörden zu reagieren und Aufzeichnungen über Verarbeitungsaktivitäten zu führen.

Sie können diesen Abschnitt auch verwenden, um interne Datenschutzrichtlinien, Schulungsprotokolle und interne Audits zu dokumentieren. Fügen Sie alle Risikobewertungen oder rechtlichen Verpflichtungen hinzu, die für Ihr Business als Behörde oder privates Unternehmen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen gelten.

Schritt 2: Rechtmäßige Verarbeitung

Fügen Sie Aufgaben hinzu, um die rechtmäßige Grundlage für jede Verarbeitungstätigkeit zu definieren, einschließlich Einwilligung, Vertragserfüllung, rechtlicher Verpflichtung oder berechtigter Interessen. Diese Dokumentation hilft, die Rechtmäßigkeit gemäß Artikel 6 der Datenschutz-Grundverordnung nachzuweisen.

Fügen Sie Aufgabenfelder hinzu, um Kategorien personenbezogener Daten, den Verwendungszweck (Zweckbindung) und Aufbewahrungsfristen (Speicherbegrenzung) zu erfassen. Die Definition dieser Punkte hilft Ihnen, Verstöße zu vermeiden und den Datenschutzbehörden zu versichern, dass Sie personenbezogene Daten angemessen verwalten.

Schritt 3: Rechte betroffener Personen

Erstellen Sie Aufgaben, um Auskunftsersuchen, Löschung (Recht auf Vergessenwerden), Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zu verwalten. Weisen Sie jeder Aufgabe Verantwortliche zu, um sicherzustellen, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt oder sich verzögert.

Sie können die Spalte „Compliance-Risikostufe“ verwenden, um Probleme mit hohen Risiken hervorzuheben, z. B. automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilerstellung. Dieser Schritt ist entscheidend, wenn die DS-GVO für Ihre globale Nutzerbasis gilt.

Schritt 4: Sicherheit und Verstöße

In diesem Abschnitt der DS-GVO-Vorlage wird erfasst, wie Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien und Pläne zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen umsetzen. Erstellen Sie Aufgaben für die Erkennung von Vorfällen, Folgenabschätzungen und Ihre Benachrichtigungsverfahren.

Sie sollten auch technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung oder Multi-Faktor-Authentifizierung protokollieren. Fügen Sie Anleitungen zum Umgang mit Datenschutzverletzungen hinzu, die spezielle Datenkategorien oder Identifikatoren wie IP-Adressen betreffen.

Schritt 5: Dritte und Übertragungen

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um alle Anbieter und Datenverarbeiter aufzulisten, die Ihre Kundendaten verarbeiten. Fügen Sie Aufgaben hinzu, um Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) zu erfassen und zu speichern und deren Einhaltung der DS-GVO zu dokumentieren.

Notieren Sie sich alle internationalen Datenübertragungen, insbesondere außerhalb der Europäischen Union. Aufgaben sollten Schutzmaßnahmen für personenbezogene Daten definieren, wie z. B. Standardvertragsklauseln (SCCs) und alle Datenzugriffsanfragen von Behörden.

Schritt 6: Datenschutz durch Design und Voreinstellungen

Erstellen Sie Aufgaben, die Ihren Datenschutz durch Design- und Standardrichtlinien über Systeme und Produkt-Workflows hinweg durchsetzen. Dies kann die Beschränkung des Zugriffs auf sensible Daten oder die Anwendung von Pseudonymisierungstechniken umfassen.

Dokumentieren Sie Designprüfungen, interne DS-GVO-Audits und rechtliche Prüfungen für umfangreiche Verarbeitungsinitiativen. Dieser Abschnitt unterstreicht das proaktive Engagement Ihres Unternehmens für die Anforderungen der DS-GVO und nicht nur für reaktive Maßnahmen.

Funktionen der Asana-Dokumentation

Wenn Sie auf der Suche nach einer Checklistenvorlage für die Einhaltung der DSGVO für Ihre Website oder Ihr E-Mail-Marketing sind, helfen Ihnen die Funktionen von Asana, diese Vorlage für jedes Team, jede Branche oder jeden Anwendungsfall anzupassen. Wir haben einige unserer beliebtesten Compliance-Funktionen unten aufgeführt, aber sehen Sie sich die vollständige Liste der Asana-Funktionen an, um noch mehr Inspiration zu erhalten.

Benutzerdefinierte Felder

Verfolgen Sie Kategorien personenbezogener Daten, Risikostufen, Verarbeitungsorte oder den DPIA-Status mit benutzerdefinierten Dropdowns oder Tags. Sie können Compliance-Aufgaben nach Dringlichkeit oder Art der Verarbeitung sortieren.

Regeln

Erstellen Sie Automatisierungen für wiederkehrende DSGVO-Aufgaben, z. B. das Festlegen von Erinnerungen für jährliche Überprüfungen der Datenschutzrichtlinien oder das Benachrichtigen Ihres Datenschutzbeauftragten, wenn eine Aktivität mit hohem Risiko hinzugefügt wird.

Genehmigungen

Erstellen Sie Workflows für die rechtliche Freigabe, von Datenschutzhinweisen bis hin zu Datenübertragungen. Sie können Genehmigende zuweisen und den Genehmigungsverlauf für die Rechenschaftspflicht nachverfolgen.

Projektansicht

Visualisieren Sie DS-GVO-Compliance-Projekte wie Datenflussprüfungen oder Simulationen von Datenschutzverletzungen mithilfe einer Gantt-Zeitleiste. Diese Ansicht hilft Ihnen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Anhänge

Speichern Sie Datenschutzvereinbarungen, Datenschutzerklärungen und Audit-Dokumentationen an einem Ort. Verknüpfen Sie Dateien direkt mit jedem Checklisteneintrag, um sie einfach abrufen zu können.

Portfolios

Überwachen Sie die DS-GVO-Konformität über mehrere Abteilungen oder Regionen hinweg, indem Sie Projekte in einer Portfolioansicht gruppieren. Verwenden Sie Dashboards, um über den Fortschritt und die Risiken der Fertigstellung zu berichten.

Empfohlene Integrationen für Ihre Vorlage zur Einhaltung der DSGVO

Asana-Integrationen verbinden Ihre Checklistenvorlage für die Einhaltung der DSGVO mit den Tools, die Sie bereits verwenden. Besuchen Sie unser App-Integrations-Hub, um die Plattformen zu finden, die Ihr Team regelmäßig verwendet.

Google Drive

Fügen Sie Datenschutzrichtlinien, Datenschutzhinweise und Audit-Nachweise direkt zu Aufgaben aus Drive hinzu.

Slack

Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen für Rechteanfragen oder Aufgaben zur Reaktion auf Verstöße an Ihre Slack-Kanäle.

Jira Cloud

Protokollieren Sie DSGVO-bezogene technische Korrekturaufgaben direkt in Jira.

Zoom

Planen Sie DPIA-Überprüfungsmeetings, DPO-Konsultationen oder Simulationen zur Reaktion auf Vorfälle mit eingebetteten Zoom-Links in Aufgaben.

Hanzo

Für Teams, die mit Rechtsstreitigkeiten oder Audit-Risiken konfrontiert sind, hilft Hanzo, Asana-Aktivitäten im Zusammenhang mit DS-GVO-Dokumentation und -Workflows sicher zu erfassen und zu archivieren.

Häufig gestellte Fragen zu Checklisten zur Einhaltung der DS-GVO