Vorlage für die Produktion kreativer Inhalte von Discovery Digital Studios

Template created by Discovery

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Discovery, der Mediengigant hinter bekannten Unterhaltungsnetzwerken wie TLC, Animal Planet und Food Network, verwendet Asana für die Produktion Tausender Videos und Kreativinhalte. Nutzen Sie die Vorlage von Discovery Inc, um alle Ihre Kreativanfragen an einem zentralen Ort zu verwalten.

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Kreative Arbeitsvorgänge sind oft komplex und umfassen diverse Anforderungen und Übergaben zwischen verschiedenen Teams. Ohne ein effektives System zur Zentralisierung und Nachverfolgung Ihrer kreativen Workflows kann es zu Störungen in Ihrem Arbeitsablauf kommen: Es entstehen Verzögerungen, wichtige Schritte werden übersehen und Prozesse werden nicht einheitlich durchgeführt.

Aus diesem Grund haben wir uns mit Discovery zusammengeschlossen und gemeinsam eine Vorlage für die Kreativproduktion ausgearbeitet. Als eines der größten Medienproduktionsunternehmen greift Discovery Digital Studios auf Asana zurück, um jeden Monat Tausende Videos und kreative Inhalte für Kundenanwendungen, Social-Media-Kanäle und Websites zu produzieren. Auch Sie können von der Vorlage profitieren und auf die bewährten Prozesse von Discovery zurückgreifen, um Ihre Kreativproduktion zu zentralisieren, Übergaben zwischen Teams zu optimieren und dafür zu sorgen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.

Vorlage für die Kreativproduktion von Discovery Digital Studios – Screenshot

Weshalb sollten Sie die Vorlage für die Produktion kreativer Inhalte von Discovery Digital Studios verwenden?

Die Vorlage für die Kreativproduktion von Discovery ist eine wiederverwendbare Vorlage, mit der Sie den Kreativworkflow Ihres Teams optimieren können. Sie enthält alles, was Sie benötigen, um ein an Ihre Anforderungen angepasstes Produktionssystem für kreative Inhalte zu erstellen – inklusive der Möglichkeit, nahtlose Übergaben zwischen Stakeholdern und Teams zu gewährleisten.

So erstellen Sie ein Arbeitsdokumentationssystem für Ihre Kreativproduktionen

Mit der Vorlage von Discovery können Sie sämtliche kreative Arbeitsvorgänge an einem zentralen Ort konsolidieren. Statt in zahllosen E-Mails und unterschiedlichen Anwendungen nach Informationen zu suchen, finden Sie problemlos aktuelle Infos über Ihre kreativen Inhalte – von Videos bis hin zu Social-Media-Beiträgen. Sie erhalten eine umfassende Übersicht über Inhalte, die sich derzeit in der Entwicklung befinden und können bis ins kleinste Detail einsehen, welche Arbeitsschritte noch erforderlich sind und welche Aufgaben bereits erledigt wurden.

Optimierte Übergaben zwischen Teams

Während der Kreativproduktion ist es oft nicht einfach nachzuverfolgen, wann eine Aufgabe abgeschlossen ist und wann mit einer darauffolgenden Aufgabe begonnen werden kann. Das erschwert Übergaben, besonders dann, wenn diese zwischen Teams aus den Bereichen Texterstellung, Webdesign, Marketing oder weiteren Abteilungen erfolgt. Die Vorlage von Discovery löst dieses Problem mithilfe automatisierter Benachrichtigungen. Sie warten auf den Text für einen Blog-Beitrag, um darauf basierend Web-Banner zu erstellen? Kein Problem. Statt regelmäßig den Status der Aufgabe zu überprüfen, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung, sobald Ihr Kollege die entsprechende Aufgabe erledigt hat.

Prozesse standardisieren

Bevor Discovery Asana für seine Kreativproduktion verwendet hat, gehörten uneinheitliche Prozesse zu den größten Problemen des Unternehmens. Formatierungsrichtlinien für Videos wurden einfach vergessen, bestimmte Ergebnisse nicht rechtzeitig geliefert und Inhalte blieben ungenutzt, weil sie intern nicht mit den richtigen Personen geteilt wurden. Die Vorlage von Discovery wurde speziell an diese Herausforderungen angepasst und standardisiert den Produktionsprozess für alle kreativen Inhalte. Auf diese Weise steht Teammitgliedern eine vorgefertigte Strategie für sämtliche Inhalte zur Verfügung. Dazu gehören wichtige Aufgaben wie die Erstellung von Produktionsplänen oder Video-Vorschaubildern und die Freigabe veröffentlichter Inhalte für Stakeholder.

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In der Vergangenheit hatten wir zahlreiche Workflows, die wir in separaten Tabellen und E-Mails nachverfolgt haben. Jetzt haben wir diese in Asana übertragen, wo wir Abhängigkeiten, den Status von Inhalten, Verantwortlichkeiten und Fertigstellungstermine an einem zentralen Ort überblicken können.”
Mike Singer, Content Operations Director bei Discovery

So verwenden Sie die Vorlage für die Kreativproduktion von Discovery Digital Studios

Die Vorlage von Discovery enthält alle wichtigen Bestandteile, die Sie für die Erstellung eines effizienten Workflows für die Kreativproduktion benötigen. Zwar ist die Vorlage an die Vorgänge bei Discovery zugeschnitten, doch die Vorlage ist vollständig anpassbar: Sie können sie bequem an ihr spezielles Projektmanagement-Szenario anpassen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen für die Verwendung der Vorlage:

  • Legen Sie fest, welche Informationen Sie nachverfolgen möchten. Für Discovery-Mitarbeiter ist es wichtig, den Status jedes einzelnen Inhalts nachverfolgen zu können. In der Vorlage gibt es daher benutzerdefinierte Tags mit einem speziellen Farbsystem, das visuell kennzeichnet, ob Inhalte in Bearbeitung, in der Überprüfung, bereit für die Veröffentlichung oder vollständig abgeschlossen sind. Überlegen Sie daher, welche Informationen Sie nachverfolgen möchten (wie beispielsweise für welchen Inhaltskanal, welche Zielgruppe oder ähnliche Kampagnen der Inhalt vorgesehen ist) und fügen Sie diese der Vorlage hinzu.

  • Suchen Sie nach Möglichkeiten, Arbeitsvorgänge zu automatisieren. Analysieren Sie in Ihrem Produktionsworkflow, ob Sie Automatisierungen implementieren können. Bei Automatisierungen handelt es sich um programmierte Regeln mithilfe derer Aufgaben bequem und zum richtigen Zeitpunkt den verschiedenen Stakeholdern und Teams übergeben werden können. In der Vorlage von Discovery sind bereits einige dieser Automatisierungen enthalten, doch Sie können diese beliebig erweitern. Auf diese Weise können Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn sie mit Aufgaben beginnen können, Arbeitsvorgänge können automatisch zugewiesen werden, Aufgaben lassen sich zwischen verschiedenen Abschnitten verschieben und vieles mehr.

  • Erstellen Sie eine Liste standardisierter Schritte für jeden einzelnen Inhaltstyp. Für verschiedene Inhaltstypen, sei es nun ein Blogbeitrag, Webinare oder Infografiken, gibt es unterschiedliche Anforderungen. Erstellen Sie daher eine Liste mit Schritten, die für einen bestimmten Inhaltstyp erforderlich sind, und entsprechende Aufgaben in der Vorlage. So kann Ihr Team ganz einfach die Aufgabe für den Blogbeitrag kopieren, wenn die Arbeit daran beginnt, und so einen vordefinierten Kreativ-Arbeitsvorgang einleiten.

Enthaltene Funktionen

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

  • Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können. 

  • Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mithilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen. 

Empfohlene Apps

  • Figma: Viele Teams nutzen Figma zur Erstellung von User Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und vielem mehr. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten stets in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und reflektieren immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. So vermeiden Sie den Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die erforderliche Änderung der Bilder.

  • Adobe Creative Cloud. Kreative Teams arbeiten am besten, wenn sie sich auf die Designgestaltung konzentrieren können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback von Prüfern und Genehmigenden zu erhalten und das fertige Material bereitzustellen. Dabei müssen sie Photoshop, Illustrator oder InDesign nicht verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

  • Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

FAQs

Mein Team greift für bestimmte Teile der Kreativproduktion auf Freiberufler zurück. Kann ich die Vorlage trotzdem verwenden?

Ja! Jedes Kreativteam kann von der kostenlosen Vorlage von Discovery profitieren – egal ob Ihr Team die Kreativproduktion im Büro abwickelt, ausgelagert hat oder beide Ansätze kombiniert. Mit einem Work Management Tool gelingt die Arbeit mit Freiberuflern noch leichter, da Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten zuweisen können, statt ständig E-Mails hin- und hersenden zu müssen. Sie können ebenfalls in Echtzeit sehen, wenn Freiberufler Arbeitsvorgänge abgeschlossen haben und dafür sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

Was sind die Vorteile einer digitalen Vorlage für die Kreativproduktion?

Wenn die Kreativproduktion mithilfe von Tabellen und E-Mails verwaltet wird, geraten die Dinge schnell aus dem Ruder. Die Nachverfolgung von Arbeitsvorgängen ist schnell veraltet, Arbeitsvorgänge werden übersehen und es ist nur schwer möglich zu erfahren, wann bestimmte Aufgaben an ein anderes Team weitergeleitet werden können. Wenn Sie allerdings eine Work-Management-Plattform verwenden, können Sie die Arbeit dort verfolgen, wo sie tatsächlich passiert, und diese Probleme vermeiden. Statt umständlich Tabellen aktualisieren zu müssen, erfahren Sie in Echtzeit, wann Ihr Team welche Ergebnisse fertigstellt.

Welche Teams profitieren am meisten von der Vorlage von Discovery?

Jedes Team, das an der Kreativproduktion beteiligt ist, kann von dieser Vorlage profitieren. Diese Vorlage ist jedoch besonders hilfreich, wenn Ihr Prozess zur Kreativproduktion viele Schritte, funktionsübergreifende Stakeholder und Übergaben zwischen unterschiedlichen Teams umfasst.

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Eine Vorlage ist ein guter Anfang, aber der kostenlose Test von Asana Premium bringt Sie wirklich voran.

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