Vorlage für die Kreativproduktion von Discovery Digital Studios

Kreative Arbeitsvorgänge sind oft komplex und umfassen diverse Anforderungen und Übergaben zwischen verschiedenen Teams. Ohne ein effektives System zur Zentralisierung und Nachverfolgung Ihrer kreativen Workflows kann es zu Störungen in Ihrem Arbeitsablauf kommen: Es entstehen Verzögerungen, wichtige Schritte werden übersehen und Prozesse werden nicht einheitlich durchgeführt.

Deshalb hat Discovery in Asana eine eigene Vorlage für kreative Produktionen entwickelt. Als eines der größten Medienproduktionsunternehmen greift Discovery Digital Studios auf Asana zurück, um jeden Monat Tausende Videos und kreative Inhalte für Kundenanwendungen, Social-Media-Kanäle und Websites zu produzieren. Auch Sie können von der Vorlage profitieren und auf die bewährten Prozesse von Discovery zurückgreifen, um Ihre Kreativproduktion zu zentralisieren, Übergaben zwischen Teams zu optimieren und dafür zu sorgen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.

Weshalb sollten Sie die Vorlage für die Produktion kreativer Inhalte von Discovery Digital Studios verwenden?

Die Vorlage für die Kreativproduktion von Discovery ist eine wiederverwendbare Vorlage, mit der Sie den Kreativworkflow Ihres Teams optimieren können. Sie enthält alles, was Sie benötigen, um ein an Ihre Anforderungen angepasstes Produktionssystem für kreative Inhalte zu erstellen – inklusive der Möglichkeit, nahtlose Übergaben zwischen Stakeholdern und Teams zu gewährleisten.

So erstellen Sie ein Arbeitsdokumentationssystem für Ihre Kreativproduktionen

Mit der Vorlage von Discovery können Sie sämtliche kreative Arbeitsvorgänge an einem zentralen Ort konsolidieren. Statt in zahllosen E-Mails und unterschiedlichen Anwendungen nach Informationen zu suchen, finden Sie problemlos aktuelle Informationen über Ihre kreativen Inhalte – von Videos bis hin zu Social-Media-Beiträgen. Sie erhalten eine umfassende Übersicht über Inhalte, die sich derzeit in der Entwicklung befinden und können bis ins kleinste Detail einsehen, welche Arbeitsschritte noch erforderlich sind und welche Aufgaben bereits erledigt wurden. 

Optimierte Übergaben zwischen Teams

Während der Kreativproduktion ist es oft nicht einfach nachzuverfolgen, wann eine Aufgabe erledigt ist und wann mit einer darauffolgenden Aufgabe begonnen werden kann. Das erschwert Übergaben, besonders dann, wenn diese zwischen Teams aus den Bereichen Texterstellung, Webdesign, Marketing oder weiteren Abteilungen erfolgt. Die Vorlage von Discovery löst dieses Problem mithilfe automatisierter Benachrichtigungen. Sie warten auf den Text für einen Blog-Beitrag, um darauf basierend Web-Banner zu erstellen? Kein Problem. Statt regelmäßig den Status der Aufgabe zu überprüfen, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung, sobald Ihr Kollege die entsprechende Aufgabe erledigt hat. 

Prozesse standardisieren

Bevor Discovery Asana zur Verwaltung der kreativen Produktion verwendete, zählten inkonsistente Prozesse zu den größten Schwachpunkten. Richtlinien für die Videoformatierung wurden vergessen, Ergebnisse wurden nicht berücksichtigt, und Inhalte wurden nicht verwendet, weil sie intern nicht an die richtigen Personen weitergegeben wurden. Die maßgeschneiderte Vorlage von Discovery begegnet diesen Herausforderungen, indem der Produktionsprozess für alle kreativen Inhalte standardisiert wird. Auf diese Weise können Teammitglieder einer vordefinierten Roadmap für jedes Arbeitsergebnis folgen – einschließlich wichtiger Aufgaben wie dem Erstellen von Produktionsplänen, dem Erstellen von Video-Thumbnails und dem Teilen veröffentlichter Inhalte mit Stakeholdern. 

In der Vergangenheit hatten wir zahlreiche Workflows, die wir in separaten Tabellen und E-Mails nachverfolgt haben. Jetzt haben wir diese in Asana übertragen, wo wir Abhängigkeiten, den Status von Inhalten, Verantwortlichkeiten und Fertigstellungstermine an einem zentralen Ort überblicken können.”

So verwenden Sie die Vorlage für die Kreativproduktion von Discovery Digital Studios

Die Vorlage von Discovery enthält alle wichtigen Bestandteile, die Sie für die Erstellung eines effizienten Workflows für die Kreativproduktion benötigen. Zwar ist die Vorlage auf die Vorgänge bei Discovery zugeschnitten, doch die Vorlage ist vollständig anpassbar: Sie können sie bequem an ihr spezielles Projektmanagement-Szenario anpassen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen für die Verwendung der Vorlage: 

• Finden Sie heraus, welche wichtigen Informationen Sie verfolgen müssen. Für Discovery ist es wichtig, den Status aller Materialien sehen zu können – daher enthält ihre Vorlage farbcodierte benutzerdefinierte Tags, um anzuzeigen, ob Arbeitsergebnisse verarbeitet, bearbeitet, veröffentlicht oder abgeschlossen werden. Überlegen Sie, welche Details Sie verfolgen möchten, und fügen Sie sie der Vorlage hinzu. Dazu können beispielsweise der Inhaltskanal, die Zielgruppe oder verwandte Kampagnen gehören. 

• Finden Sie Automatisierungsmöglichkeiten. Identifizieren Sie innerhalb Ihres Produktionsworkflows Orte, an denen automatisierte Regeln implementiert werden können, die Übergaben zwischen verschiedenen Stakeholdern und Teams nahtlos gestalten. Die Vorlage von Discovery enthält einige Beispiel-Automatisierungen. Benachrichtigen Sie Teammitglieder sofort, wenn sie mit der Arbeit an Aufgaben beginnen, Aufgaben zuweisen, Aufgaben zwischen verschiedenen Vorlagenabschnitten verschieben und vieles mehr. 

• Listen Sie standardisierte Schritte für jeden Inhaltstyp auf. Verschiedene Arten von kreativen Arbeiten – wie Blogbeiträge, Webinare oder Infografiken – haben jeweils unterschiedliche Anforderungen. Erstellen Sie daher eine Liste mit Schritten, die für einen bestimmten Inhaltstyp erforderlich sind, und entsprechende Aufgaben in der Vorlage. Das bedeutet, dass Ihr Team einfach die „Blog“-Vorlage kopieren kann, wenn es einen Blogbeitrag erstellt, und einem vordefinierten kreativen Prozess folgt.

Enthaltene Funktionen

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

• Abhängigkeiten. Markieren Sie eine Aufgabe als wartend auf eine andere Aufgabe mit Aufgabenabhängigkeiten. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows erkennen leicht, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.  

• Unteraufgaben. Manchmal müssen Projekte in Unteraufgaben unterteilt werden. Unteraufgaben können hilfreich sein, wenn eine Aufgabe mehr als einen Mitwirkenden oder ein weit gefasstes Fälligkeitsdatum oder Beteiligte hat, die die Aufgabe überprüfen und genehmigen müssen, bevor sie implementiert werden kann. Unteraufgaben sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Arbeit zu verteilen und Aufgaben in einzelne Komponenten aufzuteilen, wobei die Teilschritte mit dem übergeordneten Kontext der übergeordneten Aufgabe verbunden bleiben. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen. 

Empfohlene Apps

• Figma. Teams nutzen Figma, um Nutzer-Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und mehr zu erstellen. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten jederzeit in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und zeigen immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. Damit entfällt der Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die Aktualisierung der Bilder.

• Adobe Creative Cloud. Kreative Teams leisten ihr Bestes, wenn sie sich ganz der Inhaltserstellung widmen können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams ganz einfach auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback durch Prüfung und Genehmigung einzuholen und endgültige Inhalte zu liefern, ohne Photoshop, Illustrator oder InDesign zu verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

• Dropbox. Mit der Dropbox-Dateiauswahl, die in das Asana-Aufgabenfenster integriert ist, können Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

FAQs