Was ist Resource Leveling? (Techniken und Beispiele)

Manchmal verlaufen Projekte nicht immer wie geplant. Es kann zu Ressourcenknappheit kommen und Sie müssen Wege finden, sich darauf einzustellen, damit die Projektleistungen nicht beeinträchtigt werden. Hier kommt der Ressourcenabgleich, also „Resource Leveling“, ins Spiel, mit dessen Hilfe Sie die Zeitplanung so anpassen können, dass ein Projekt mit den verfügbaren Ressourcen fertiggestellt werden kann. Mit dieser Technik können Sie Ressourcen entsprechend zuteilen, um die Einhaltung der Ziele und Vorgaben zu gewährleisten.

Resource Leveling erfordert solide Fähigkeiten im Ressourcenmanagement und ein gründliches Verständnis dessen, was das jeweilige Projekt erfordert. Damit Sie diese Technik besser beherrschen, haben wir den Prozess des Ressourcenabgleichs mit Beispielen und Best Practices für Sie aufgeschlüsselt. 

Was ist Resource Leveling?

Resource Leveling ist eine Projektmanagementtechnik, bei der es darum geht, Überlastungs- oder Terminierungskonflikte zu lösen, um sicherzustellen, dass ein Projekt mit den verfügbaren Ressourcen durchgeführt werden kann. Zu den Ressourcen gehören die Zeit, das Material oder die Werkzeuge, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. 

Ziel des Ressourcenabgleichs ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen und gleichzeitig die Vorgaben für Zeit, Kosten und Umfang des Projekts einzuhalten. 

Der Ressourcenabgleich kann für Projektmanager eine Herausforderung darstellen, da er die Nachfrage nach denselben Ressourcen über mehrere Projekte hinweg managen muss. 

Abhängig von den Anforderungen Ihres Teams sind die folgenden Ergebnisse möglich:

• Wenn das Ziel darin besteht, den aktuellen Projekttermin einzuhalten, müssen unter Umständen mehr Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.  

• Wenn das Ziel darin besteht, das Projekt mit den derzeit verfügbaren Ressourcen durchzuführen, kann die Projektfrist verlängert werden. 

Beim Ressourcenabgleich wird die Ressourcenzuweisung oder der Projektzeitplan so angepasst, dass die Ressourcen nicht überstrapaziert werden. Dadurch kann die Qualität der Projektergebnisse aufrechterhalten werden.

Wann Resource Leveling zum Einsatz kommt

Das Resource Leveling verhindert, dass zu wenig Ressourcen verteilt werden, und stellt gleichzeitig sicher, dass die Projekte über das verfügen, was sie zum Erfolg brauchen. Dadurch wird nicht nur ein Beitrag zum Projektmanagement geleistet, sondern auch das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben im Team erhalten. Hier einige Gründe, warum Ihr Team vom Ressourcenabgleich profitieren kann. 

So optimieren Sie Ihre Ressourcen

Mit Resource Leveling setzen Sie die vorhandenen Ressourcen optimal ein und können beurteilen, welche Projekte zusätzliche Ressourcen erhalten sollten und welche Projekte flexible Fristen haben. 

So minimieren Sie Defizite

Der Ressourcenabgleich verhindert erhebliche Zeitverzögerungen bei Projekten und minimiert so Verluste bei Kosten und Arbeit. Mit diesem Verfahren können Sie den Ressourcenbedarf steuern, ohne die aktuellen Kapazitäten und finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu sprengen. 

So verhindern Sie eine Überlastung durch Aufgaben

Eine übermäßige Zuteilung von Ressourcen führt zu Überlastung, die für Teammitglieder erdrückend sein kann. Der Ressourcenabgleich verhindert dies, indem er Probleme durch Überlastung löst und die Fristen anpasst, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder nicht zu viele Aufgaben zu bewältigen haben.

So gewährleisten Sie ein gutes Projektergebnis

Mithilfe des Abgleichs können Sie sowohl die Anforderungen der Ressourcenverteilung als auch die Erwartungen des Kunden erfüllen und behalten das gleiche Qualitätsniveau für Projektergebnisse bei. Generell kann das Resource Leveling eine nützliche Methode zur Behebung von Budgetproblemen, Ressourcenüberlastung und Projektverzögerungen sein.

Beispiele für Resource Leveling

Hier einige Beispiele, die zeigen, wie der Ressourcenabgleich in Ihrem Team angewendet werden kann: 

Beispiel 1: Verschiebung des Startdatums eines Projekts

Für ein Projekt wird ein Designer benötigt, der Entwürfe für den Kunden erstellt, allerdings wurde der Designer doppelt gebucht, und auch das übrige Designteam ist beschäftigt. Sie beschließen, das Projekt zwei Tage später zu beginnen, wenn der Designer verfügbar ist. Da der Designer schnell arbeitet, bleibt der Endtermin des Projekts gleich. 

Beispiel zwei: Beschaffung zusätzlicher Ressourcen 

Das IT-Team hat auf eine große Anzahl von IT-Anfragen reagiert, um sich mit einem Virus zu befassen, der die Computer des Unternehmens infiziert hat. Da die aktuelle Antivirensoftware des Unternehmens nicht leistungsfähig genug ist, um mit dem Virus fertig zu werden, beschließt das Team, in eine neue Antivirensoftware zu investieren, um die Computer reparieren zu können.

Beispiel drei: Verschiebung des Enddatums eines Projekts 

Das Marketingteam startet eine neue Social-Media-Kampagne und wartet auf die Genehmigung des Social-Media-Managers, der wegen Krankheit gerade nicht im Büro ist. Da die Kampagne nicht zeitkritisch ist, beschließt das Team, das Startdatum um einige Tage zu verschieben, damit der Manager Zeit zur Überprüfung hat. 

Unabhängig davon, ob Sie ein Marketing-, Vertriebs- oder IT-Team leiten, kann das Resource Leveling bei der Lösung von Ressourcenkonflikten äußerst hilfreich sein. Nachdem Sie sich für eine Lösung entschieden haben, teilen Sie dem übrigen Team Ihren Plan mit. Sie können eine Besprechungsvorlage verwenden, um die Tagesordnung zu erstellen. 

Abgleich der Projektressourcen

Indem Sie Ihr Arsenal an Fähigkeiten um das Resource Leveling für Projekte erweitern, können Sie Ihre Effektivität als Führungskraft verbessern. Hier einige Strategien für den Ressourcenabgleich, die Sie in Ihrem Team anwenden können.

Critical-Path-Methode (CPM)

Die Critical-Path-Methode ist eine gängige Technik zum Abgleich von Ressourcen, die zur Berechnung der Projektdauer ohne Berücksichtigung von Ressourcenbeschränkungen eingesetzt wird.

Bei dieser Methode werden abhängige Projektmaßnahmen in einer logischen Reihenfolge miteinander verknüpft, um den frühestmöglichen und den spätestmöglichen Termin für den Beginn und den Abschluss der jeweiligen Maßnahme zu berechnen. Der „kritische Pfad“ bezieht sich auf die Abfolge der Vorgänge mit der längsten Dauer, die für einen erfolgreichen Projektabschluss absolviert werden müssen. 

Nachdem Sie die Vorgänge des kritischen Pfades ermittelt haben, können Sie deren Spielraum bzw. die Terminflexibilität bestimmen:

Der Gesamtspielraum gibt an, wie lange sich Aufgaben vom frühesten Starttermin aus verzögern können, ohne den Projektabschluss zu beeinträchtigen

• Berechnung: (Letztes Enddatum) – (frühes Enddatum) oder (spätes Startdatum) – (frühes Startdatum)

Freier Spielraum bezieht sich auf die Anzahl der Tage, um die sich Aufgaben verzögern können, ohne das Startdatum der nachfolgenden Maßnahmen zu beeinflussen

• Berechnung: (frühes Startdatum der nächsten Aufgabe) – (frühes Enddatum der aktuellen Aufgabe)

Aufgaben des kritischen Pfades haben einen Spielraum von Null, d. h., wenn sich eine Aufgabe verzögert, verzögert sich auch das restliche Projekt. 

Ein Beispiel: Das IT-Team arbeitet am Austausch des aktuellen Sicherheitssystems und ermittelt zwei kritische und zwei nicht kritische Aufgaben:

Kritisch:

• Einstellung der Nutzung der derzeitigen Sicherheitssoftware im gesamten Unternehmen innerhalb von zwei Tagen

• Installation und Test der neuen Software auf allen Geräten des Unternehmens innerhalb von vier Tagen

Nicht kritisch:

• Einigung mit dem Softwareanbieter über die Kaufdetails innerhalb eines Tages

• Erstellung eines Leitfadens für den Einsatz einer neuen Software innerhalb von zwei Tagen

Bei diesem Beispiel beträgt die kürzeste Projektdauer sechs Tage, da die Maßnahmen auf dem kritischen Pfad für den Projektabschluss entscheidend sind, während die nicht kritischen Aufgaben optional sein können.

Fast Tracking

In manchen Fällen müssen Projekte vor oder zu einem bestimmten Termin fertiggestellt werden, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Dann können Sie mithilfe von Fast Tracking mehrere Aufgaben parallel laufen lassen, um das Projekt zu beschleunigen. Diese Methode der Terminverdichtung kann nur funktionieren, wenn sich die Maßnahmen bis zu einem gewissen Grad überschneiden. 

Beispielsweise können Maßnahmen mit Abhängigkeiten zeitversetzt und Maßnahmen ohne Abhängigkeiten parallel durchgeführt werden. 

Ein Beispiel: Das Software-Entwicklungsteam beginnt mit der Erstellung des Back-Ends einer Website, während das Designteam gleichzeitig das Mock-up der Website fertigstellt. Dank der Fast-Tracking-Methode wird das Projekt pünktlich und budgetgerecht abgewickelt, allerdings steigt auch die Wahrscheinlichkeit von Nachbesserungen. 

Crashing

Wenn eine schnelle Nachverfolgung nicht möglich oder nicht effektiv genug ist, können Sie die Crashing-Technik anwenden. Dabei werden einem Projekt zusätzliche Ressourcen zugewiesen, um den Zeitrahmen zu verkürzen. In diesem Fall müssen Sie eine Bedarfsanalyse der Aufgaben mit hoher Priorität durchführen und nach Ressourcenoptionen suchen, die den größten Nutzen zu den geringsten Kosten bieten. 

Das Marketingteam benötigt beispielsweise zwei weitere Texter, da der Abgabetermin um zwei Tage vorverlegt wurde. Da keine weiteren Teammitglieder zur Verfügung stehen, beschließt der Projektleiter, zwei Freiberufler zu beauftragen, mit denen er bereits zusammengearbeitet hat. Dadurch wird weniger Zeit mit der Suche nach neuen Textern verbracht. 

Bevor Sie Crashing zur Komprimierung von Projektzeitplänen einsetzen, sollten Sie unbedingt die Zustimmung Ihres Vorgesetzten oder Kunden zur Beschaffung zusätzlicher Ressourcen einholen. 

Critical-Chain-Methode

Die Critical-Chain-Methode ist eine Weiterentwicklung der Critical-Path-Methode. Im Gegensatz zur Methode des kritischen Pfades werden bei der Critical-Chain-Methode die begrenzten Ressourcen berücksichtigt. In diesem Fall steht „Critical Chain“ für die längste Verkettung von Aufgaben, wobei sowohl Aufgaben- als auch Ressourcenabhängigkeiten berücksichtigt werden. Eine Ressource kann jeweils nur einer Aufgabe zugewiesen werden. 

Bei der Projektplanung nach dieser Methode werden die für die Aufgaben erforderlichen Ressourcen aufgeführt und deren Verfügbarkeit bei Bedarf neu bewertet. 

Die Critical-Chain-Methode umfasst einen Pufferzeitraum, der zwischen der letzten Aufgabe und dem Projektabschlussdatum liegt und als Reserve für die Vorgänge entlang der kritischen Aufgabenkette dient. Frühzeitig beendete Aufgaben erhöhen den Puffer. Umgekehrt verbrauchen Verzögerungen bei Vorgängen in der kritischen Kette diesen Puffer, wirken sich jedoch nicht auf den Fertigstellungstermin des Projekts aus.

Um zum Beispiel einen Inhalt rechtzeitig zu veröffentlichen, bestimmt der Manager die benötigten Ressourcen: einen Texter, einen Lektor, einen Designer und einen Entwickler. Er legt einen Puffer von fünf Tagen für den Fall fest, dass es zu Verzögerungen bei der Überarbeitung von Inhalten oder des Designs kommt. 

Ziel der Critical-Chain-Methode ist es, realistische Schätzungen der Projektdauer und der Ressourcen vorzunehmen, damit die Projekte fristgerecht abgeschlossen werden können, ohne dass die Ressourcen überstrapaziert werden.

Tools für den Ressourcenabgleich

Mit zunehmender Erfahrung wird der Ressourcenabgleich immer einfacher. Hier finden Sie einige Tipps und Hilfsmittel, die Sie bei der Anwendung dieser Methode einsetzen können. 

• Gantt-Diagramme verwenden: Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das einen Projektzeitplan veranschaulicht und sich ideal für die Ermittlung und Planung des kritischen Pfads eignet. So können Sie sich leicht einen Überblick über die Aufgabenabhängigkeiten, Start- und Endtermine und die Projektdauer verschaffen. Im weiteren Verlauf des Projekts können Sie das Diagramm neu anordnen und die Termine nach Bedarf anpassen. 

• Projektmanagement-Software nutzen: Einige Projektmanagement-Software verfügt über Algorithmen zum Resource Leveling, die zur Lösung von Überlastungskonflikten beitragen können. Projektmanagement-Software bietet auch einen besseren Einblick in die Terminpläne der Teammitglieder, was dazu beiträgt, Terminkonflikte und Doppelbuchungen im Vorfeld zu vermeiden. 

• Netzdiagramme entwerfen: Ein Netzdiagramm ist eine weitere Art der visuellen Darstellung des Projektplans. Es umfasst eine Abfolge von Kästchen und Pfeilen und stellt so die Chronologie der Aufgaben dar. Es kann sowohl zur Planung des Terminplans als auch zur Überwachung des Projektfortschritts verwendet werden. Durch Verbinden der Kästchenreihen, die jeweils eine Aufgabe mit der zugehörigen Dauer darstellen, können Sie die unkritischen und kritischen Pfade ermitteln. 

• Frühere Projekte als Ausgangsbasis verwenden: Legen Sie ein Archiv mit früheren Projektplänen und -zeitplänen an, damit Sie bei einem ähnlichen Projekt auf diese zurückgreifen können, um einen genaueren Projektplan zu erstellen. Wenn Sie sich erfolgreiche oder misslungene Projekte aus der Vergangenheit ansehen, können Sie besser einschätzen, wie viel Spielraum Sie den einzelnen Aufgaben einräumen müssen und welche Ressourcen ungefähr benötigt werden. Dadurch können Sie die Verfügbarkeit der Ressourcen vor Projektbeginn abschätzen.   

• Den Ressourcenbedarf realistisch einschätzen: Maßnahmen zum Abgleich der Ressourcen haben bessere Erfolgsaussichten, wenn Sie den Projektumfang bereits im Vorfeld klar definieren und eine realistische Einschätzung des Ressourcenbedarfs vornehmen. 

Hier einige Tipps für genauere Schätzungen:

• Nehmen Sie Schätzungen im Team vor, um persönliche Voreingenommenheit abzubauen 

• Beziehen Sie potenzielle Projektrisiken in den Schätzungsprozess mit ein

• Schätzen Sie in Spannen statt in spezifischen Werten, um so eine größere Anzahl von Möglichkeiten abzudecken

• Verwenden Sie jedes Mal die gleiche Schätzmethode, um konsistentere Schätzungen zu erhalten

Je besser die anfänglichen Ressourcenschätzungen sind, desto weniger drastisch wird der Ressourcenabgleich ausfallen, wenn später Probleme auftreten. 

Resource Leveling vs. Resource Smoothing

Sowohl Resource Leveling als auch Resource Smoothing können als Ressourcen-Managementtechnikenbetrachtet werden.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden ist die Projektbeschränkung, die im Fokus steht: Bei Resource Smoothing stehen die Zeitvorgaben im Vordergrund, während beim Resource Leveling die Verfügbarkeit der Ressourcen im Vordergrund steht. 

Hier ein Beispiel: Angenommen, Sie sollen fünf Tage lang jeweils acht Stunden an einer Aufgabe arbeiten, brauchen jedoch nur 30 Stunden, um die Aufgabe zu erledigen, so dass Sie den Arbeitsplan auf sechs Stunden pro Tag umstellen. So haben Sie mehr Spielraum, um an anderen Aufgaben zu arbeiten, ohne die Projektfrist zu gefährden.

Resource Leveling wird bei einer Überlastung der Ressourcen verwendet, während Resource Smoothing bei einer ungleichmäßigen Verteilung der Ressourcen eingesetzt wird. Der Ressourcenabgleich bietet die Flexibilität, Projekttermine zu verschieben, während beim Resource Smoothing die Projekttermine feststehen. 

Nach dem Einsatz von Resource Leveling zur Lösung von Überlastungskonflikten können Sie durch Resource Smoothing den Projektzeitplan ausgleichen. 

Verbessern Sie Ihre Kompetenz im Resource Leveling

Um begrenzte Ressourcen optimal zu nutzen, können Sie mithilfe des Ressourcenabgleichs die verfügbaren Ressourcen so verteilen, dass die Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden. 

Verwenden Sie diese Strategie in Verbindung mit maßgeschneiderten Vorlagen für Ihr Team, wie etwa IT-Vorlagen oder Marketing-Vorlagen zur Planung und Terminierung Ihrer Projekte.  

Der Ressourcenabgleich setzt solide Fähigkeiten im Ressourcenmanagement voraus, doch eine Software für das Work Management kann Ihnen helfen, die Projektkoordination weiter zu verbessern.