So erstellen Sie einen erstklassigen Prozess zur Erfassung von Projektanfragen

Überflutet von Projektanfragen? Überlastet mit Last-Minute-Anfragen? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein – und wir haben eine Lösung für Sie. 

Der Prozess zur Erfassung von Projektanfragen ist eine bewährte Methode, um die richtige Arbeit zur richtigen Zeit zu priorisieren. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um einen erstklassigen Workflow für Ihr Team zu erstellen. 

Was ist ein Prozess zur Erfassung neuer Projekte? 

Ein Prozess zur Erfassung von Projektanfragen ist ein standardisierter Workflow, der Teams dabei hilft, neue Anfragen zu erfassen, zu priorisieren und zu bearbeiten. Im Grunde genommen umfasst der Prozess diese drei Komponenten: 

1. Ein Formular zur Erfassung neuer Projektanfragen, einschließlich aller Details, die Teams benötigen, um loszulegen. 

2. Eine Priorisierungsmethode, um die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und zu planen. 

3. Klare nächste Schritte, um die Arbeit für jede Anfrage zu beginnen. 

Zusammen macht dieser Workflow es Teams leicht, Arbeitsanfragen schnell zu bearbeiten und die Projekte mit hoher Priorität zuerst in Angriff zu nehmen. 

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Warum ist ein Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen für das Projektmanagement wichtig? 

Im Projektmanagement ist Standardisierung der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf von Vorhaben. Ein Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen ist nicht anders. Er verwandelt den Prozess der Priorisierung von Anfragen (der oft zeitaufwändig und verwirrend ist) in einen klaren Workflow mit vordefinierten Schritten. Anstatt Zeit mit Hin und Her zu verschwenden, können Teams jeden Schritt des Prozesses schnell durchlaufen. Dies beschleunigt nicht nur die Fertigstellung, sondern stellt auch sicher, dass die Arbeit in Ihrem gesamten Unternehmen priorisiert und einheitlich angegangen wird. 

Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Projektanfragen

Anfragenverwaltung ist nicht einfach. Teams fragen in letzter Minute nach Dingen, Anfragen kommen von vielen verschiedenen Orten, und jeder scheint zu denken, dass sein Projekt die höchste Priorität hat. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen, wenn es um das Anfragenmanagement geht – die alle mit einem effektiven Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen gelöst werden können. 

Hohes Anfragenvolumen

Eine häufige Herausforderung für Unternehmen: Zu viele Anfragen können Teams das Gefühl geben, in der Arbeit zu ertrinken, was zu Burnout und langsamen Fertigstellungszeiten führt. Ein Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen löst dieses Problem mit einer klaren Priorisierungsmethode, sodass sich Teams auf Aufgaben mit den größten geschäftlichen Auswirkungen konzentrieren können. 

Anfragen werden an verschiedenen Orten erfasst

Wenn Anfragen per E-Mail, Sofortnachrichten und Meetings eingehen, müssen Teams zusätzliche Zeit für die Dokumentation neuer Projekte aufwenden. Das ist der beste Fall. Im schlimmsten Fall werden Anfragen übersehen und nie erledigt. Ein klarer Prozess für Arbeitsanfragen löst dieses Problem, indem alle Anfragen an einem Ort zentralisiert werden. 

Anfragen enthalten nicht genügend Kontext

Es ist schwierig für Teams, mit der Arbeit zu beginnen, wenn sie nur ein Minimum an Informationen haben. Dies geschieht häufig, wenn Unternehmen keine standardisierten Formulare für Anfragen haben, die alle Details enthalten, die für jedes vorgeschlagene Projekt erforderlich sind. 

Ad-hoc-Anfragen verzögern Ihre Zeitpläne

Wir alle haben das schon erlebt. Projekte laufen reibungslos, bis in letzter Minute eine Anfrage mit hoher Priorität eintrifft, die Ressourcen monopolisiert und Teams dazu zwingt, ihre Zeitpläne zu verschieben. Während ad hoc-Anfragen immer vorkommen werden, kann ein effektiver Prozess zur Erfassung von Projekten diese verhindern, indem im Voraus geklärt wird, wie lange es dauert, eine Anfrage zu bearbeiten. Und bei Bedarf enthält es eine vordefinierte Methode zur Priorisierung und Neuplanung der Projektarbeit. 

Merkmale eines effektiven Prozesses zur Erfassung von Projekten

Projektannahmeprozesse variieren je nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Dennoch gibt es drei Kernfunktionen, die jeder Prozess enthalten sollte:  

1. Ein Formular zur Erfassung von Projektanfragen

Formulare sind der Goldstandard für die Erfassung von Arbeitsvorgängen. Sie bieten allen Beteiligten eine zentrale Methode, um Anfragen einzureichen, sodass Sie neue Arbeitsanfragen an einem Ort erfassen können – und nicht über verstreute Kommunikationstools. Formulare standardisieren auch die Informationen, die Stakeholder bei der Einreichung einer Anfrage angeben. Dies hilft Teams, schnell auf Anfragen zu reagieren, da sie über den gesamten Kontext verfügen, den sie benötigen, um sofort loszulegen. 

Was sollten Ihre Formulare zur Projekterfassung enthalten? 

Als Ausgangspunkt sollte ein einfaches Formular zur Projektaufnahme die folgenden Komponenten enthalten. Von dort aus können Sie Ihre Formulare mit zusätzlichen Fragen anpassen, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens. 

• Anfragende Person: Wer schlägt das Projekt vor? 

• Anforderndes Team: Welches Team wird diese Arbeit unterstützen? Ist dies ein externes oder internes Projekt? 

• Art des Projekts: Um welche Art von Arbeit handelt es sich? Dies kann beispielsweise ein neues Bild, eine Kopie für eine Webseite oder ein Video sein. 

• Zusammenfassung der Anfrage: Was soll in wenigen Sätzen getan werden? 

• Zeitplan: Wann muss diese Anfrage erledigt sein? 

• Priorität: Ist die Anfrage geschäftskritisch oder eher optional? Es ist oft hilfreich, eine numerische Prioritätsrangfolge wie P1, P2, P3 usw. anzugeben. 

• Zugehöriges Business-Ziel: Welcher Unternehmenspriorität entspricht diese Anfrage, falls zutrelevant? 

• Kontextinformationen: Welche Screenshots, Dokumente oder andere Anhänge können Sie für zusätzlichen Kontext bereitstellen? Beispielsweise könnte ein Formular zur Fehlerbehebung einen Screenshot oder ein Video des Fehlers erfordern. 

2. Eine Priorisierungsmethode

Dank Ihres Formulars haben Sie eine Reihe von sauberen, standardisierten Anfragen. Jetzt brauchen Sie eine Möglichkeit, diese Aufgaben zu priorisieren und zu planen, damit Sie die wichtigste Arbeit zuerst erledigen. 

So erstellen Sie eine effektive Priorisierungsmethode: 

• Bitten Sie Anfragende, Priorisierungsinformationen über das Formular bereitzustellen. Sie benötigen Daten, um zu beurteilen, wie wichtig jede Anfrage ist, und Ihr Formular ist der beste Weg, um diese Daten zu erhalten. Anstatt Anfragesteller nur zu bitten, eine Priorität auszuwählen (und sie jedes Mal P0 auswählen zu lassen), können Sie auch nach dem Business-Ziel fragen, das die Anfrage unterstützt. Auf diese Weise können Sie klar erkennen, welche Aufgaben die Business-Prioritäten eindeutig unterstützen und welche nicht.

• Erstellen Sie eine Priorisierungsbewertung: Verwenden Sie Informationen aus dem Formular, um eine numerische Bewertung zu erstellen, die die Aufgabenpriorität, die zugehörigen strategischen Ziele, das anfordernden Teams und so weiter abwägt. Dies hilft, jegliche Subjektivität im Priorisierungsprozess zu reduzieren. 

• Sammeln Sie Anfragen an einem zentralen Ort. Um effektiv priorisieren zu können, müssen Sie alle Anfragen auf einen Blick sehen – einschließlich Details wie Priorisierungswert und Zeitplan. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, welche Anfragen am dringendsten sind, sodass Sie sie sofort an Ihr Team weiterleiten können. 

• Verfolgen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams. Dokumentieren Sie die Anfragen, an denen Ihr Team gerade arbeitet, damit Sie klar sehen können, was jeder zu tun hat. Auf diese Weise können Sie Aufgaben priorisieren, ohne jemanden zu überlasten. Work-Management-Software kann hier nützlich sein, insbesondere wenn sie über Funktionen verfügt, mit denen Sie die Arbeitsbelastung des Teams in Echtzeit sehen und anpassen können. 

• Planen Sie die Arbeit nach der Priorisierung. Jetzt, da Sie das vollständige Bild der Priorität jeder Aufgabe haben – und ein Verständnis für die Bandbreite Ihres Teams – können Sie die Arbeit planen. Bei der Planung ist es hilfreich, eine Work-Management-Software zu verwenden, mit der Sie Aufgaben auf einer Zeitleiste oder in einem Kalender visualisieren können. 

3. Klare nächste Schritte

Um schnell mit der Arbeit zu beginnen, brauchen Teams einen klaren Aktionsplan. Aus diesem Grund sind vordefinierte nächste Schritte ein wesentlicher Bestandteil jedes Prozesses zur Erfassung neuer Projekte. Sie geben Angestellten einen standardisierten Ansatz, um jede Art von Anfrage zu bearbeiten, von Blog-Posts bis hin zu Produktfunktionen. 

Um die nächsten Schritte zu definieren, sollten Sie jede Art von Anfrage berücksichtigen, die Ihr Team bearbeitet. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: 

• Welche Aufgaben müssen ausgeführt werden, um diese Anfrage zu bearbeiten? 

• In welcher Reihenfolge sollten diese Aufgaben erledigt werden? 

• Gibt es Abhängigkeiten (Aufgaben, die erst begonnen werden können, wenn eine andere erledigt ist)? 

• Wie lange dauert jede Aufgabe? 

• Wer ist die beste Person, um jede Aufgabe zu erledigen?

Erstellen Sie dann einen Workback-Zeitplan für jeden Anfragetyp, einschließlich jeder Aufgabe (in der richtigen Reihenfolge), wie lange sie dauern sollte und wem sie zugewiesen werden sollte. Sie erstellen im Wesentlichen eine vordefinierte Projektzeitleiste für jeden Anfragentyp. So könnten zum Beispiel die nächsten Schritte für ein Marketing-E-Book aussehen. 

• Tag 1: Der zugewiesene Autor legt ein Veröffentlichungsdatum für das E-Book fest, je nachdem, wie lange jeder Prozessschritt dauern wird. 

• Tag 2-3: Der Autor erstellt eine Gliederung. 

• Tag 4: Ein Redakteur überprüft die Gliederung und gibt Feedback. 

• Tag 5-8: Der Autor überarbeitet die Gliederung und schreibt einen ersten Entwurf. 

• Tag 9: Der Lektor überprüft den ersten Entwurf und gibt Feedback. 

• Tag 10: Der Autor überarbeitet den Entwurf. 

• Tag 11: Der Lektor und ein PMM-Partner überprüfen den endgültigen Entwurf. 

• Tag 11: Ein Projektmanager legt dem Designteam den endgültigen Entwurf vor.

• Tag 11-14: Das Designteam erstellt visuelle Elemente für das E-Book. 

• Tag 11: Der Projektmanager sendet eine Anfrage an das Webteam, um eine geschützte Landingpage für das E-Book zu erstellen. 

• Tag 15: Der Autor und der Lektor überprüfen das endgültige Design. 

• Tag 16: Das Webteam erstellt und veröffentlicht die Landingpage. 

Viele Dinge müssen passieren, um dieses E-Book zu veröffentlichen. Einige Aufgaben müssen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, andere können gleichzeitig ausgeführt werden. Indem Sie den E-Book-Workflow im Voraus definieren, helfen Sie Ihrem Team, Anfragen sofort zu bearbeiten, ohne Zeit damit zu verschwenden, herauszufinden, wer was tun sollte. Dies hilft Ihrem Team auch, für jedes E-Book den gleichen standardisierten Prozess zu befolgen, was jedes Mal ein qualitativ hochwertiges Ergebnis garantiert. 

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Beispiel für einen Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen

Hier ist ein Beispiel, um diese Ideen in einen Kontext zu stellen. Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem agilen Team, das neue Funktionsanfragen bearbeitet. So könnte Ihr Projekterfassungsprozess aussehen: 

1. Ein Projektinitiator füllt ein Projektformular aus, in dem er angibt, was die Funktion beinhalten sollte, warum sie erstellt werden muss und wann sie abgeschlossen sein muss. 

2. Ein Project Management Office (PMO) überprüft das Projektanfrageformular und führt eine erste Bewertung durch, um die Zweckmäßigkeit, Durchführbarkeit und Machbarkeit der Erstellung der neuen Funktion zu bestimmen. 

3. Auf der Grundlage seiner Bewertung genehmigt das PMO die Anfrage oder lehnt sie ab und weist eine Priorisierungsbewertung zu. 

4. Das PMO fügt die Anfrage dem Product Backlog des Entwicklungsteams hinzu und plant sie entsprechend der Priorisierung ein. 

5. Ein Kick-off-Meeting wird einberufen. 

6. Ein Projektmanager verwendet Informationen aus dem Projektaufnahmeformular und dem Kick-off-Meeting, um einen Projektvorschlag zu erstellen. Dieser Projektvorschlag basiert auf einer Reihe von vordefinierten grundlegenden Schritten für jede Einführung einer neuen Funktion. 

7. Ein hochrangiger Stakeholder genehmigt den Vorschlag oder sendet ihn zur weiteren Bearbeitung zurück. 

8. Der Projektmanager erstellt aus dem Vorschlag einen detaillierteren Projektplan. 

9. Der Projektmanager weist Ressourcen zu, weist Aufgaben zu und legt ein Startdatum fest. 

10. Das Projektteam beginnt mit der Arbeit. 

So erstellen Sie einen Prozess zur Erfassung von Projektanfragen

Einen erfolgreichen Prozess für die Erfassung von Projektanfragen von Grund auf neu zu erstellen – oder sogar Ihren bestehenden zu optimieren – kann eine Herausforderung sein. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

1. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

Der erste Schritt besteht darin, klar zu definieren, wer an dem Prozess beteiligt ist und welche Rollen sie haben. Dazu gehört die Identifizierung des Prozessverantwortlichen, der den gesamten Prozess überwacht, der Personen oder Teams, die für die Einreichung von Anfragen verantwortlich sind, der Entscheidungsträger, die diese Anfragen genehmigen, und der Projektverantwortlichen und Teammitglieder, die mit der Triage der Aufgaben beauftragt sind, um sicherzustellen, dass sie mit den strategischen Prioritäten übereinstimmen. Die Klärung dieser Rollen im Vorfeld verhindert Verwirrung und gewährleistet die Verantwortlichkeit während des gesamten Prozesses.

2. Definieren Sie, wie Anfragen genehmigt und priorisiert werden

Richten Sie einen Genehmigungs- und Entscheidungsprozess ein, um zu bestimmen, wie wichtige Stakeholder eingehende Projektanfragen bewerten sollten. Sie können zum Beispiel Kennzahlen wie Projektgröße, Auswirkungen, Arbeitsaufwand, verfügbare Ressourcen oder strategische Bedeutung berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie wichtig jede Projektanfrage ist. Sie können auch ein Priorisierungs-Framework entwickeln, um Anfragen zu priorisieren, sodass Ressourcen für Vorhaben zugewiesen werden, die den größten Mehrwert bieten oder am ehesten mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

3. Dokumentieren und standardisieren Sie Ihren Workflow

Erstellen Sie einen standardisierten Workflow, der jeden Schritt des Aufnahmeprozesses von der Einreichung bis zur endgültigen Lieferung umreißt. Diese Dokumentation sollte Rollen und Verantwortlichkeiten, Kriterien für die Bewertung von Anfragen, Ihre Formulare und alle Schritte enthalten, die erforderlich sind, um ein Projekt zu priorisieren und abzuschließen. Ein Standardprozess für Arbeitsanfragen sorgt für Konsistenz, reduziert Fehler und optimiert den Prozess.

4. Zentralisieren Sie Ihren Prozess

Als Nächstes führen Sie Ihren gesamten Anfrageprozess in einem zentralen System oder einer zentralen Plattform zusammen. Sie könnten beispielsweise ein Work Management Tool verwenden, um Anfragen an einem zentralen Ort zu erfassen, zu priorisieren und zu bearbeiten. Insbesondere in größeren Unternehmen ist die Zentralisierung unerlässlich, um Anfragen effektiv zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und die Transparenz über alle Projekte hinweg zu gewährleisten.

5. Identifizieren Sie Tools, um die Dinge zu beschleunigen

Nutzen Sie Technologien, um Teile des Erfassungsprozesses zu automatisieren und zu beschleunigen. Dies kann die Verwendung von Vorlagen für Projektanfragen, Automatisierungen zur Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Genehmigenden und Formulare zur Standardisierung von Einreichungen umfassen. Diese Tools reduzieren manuelle Arbeit, steigern die Effizienz und erfassen von Anfang an alle notwendigen Informationen. 

6. Kommunizieren Sie den Prozess

Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Beteiligten den Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen, ihre Rollen darin und die Verwendung der damit verbundenen Tools oder Plattformen verstehen. Dies kann Schulungen, schriftliche Anleitungen oder Demo-Videos umfassen. Eine klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Verbessern Sie Ihren Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen

Mit diesen Tipps können Sie Ihren Prozess zur Erfassung neuer Projekte in eine gut geölte Maschine verwandeln. Um Ihre Workflows noch weiter zu optimieren, erfahren Sie jetzt, wie Experten Asana nutzen, um intelligentere, skalierbare Unternehmensprozesse zu erstellen. 

Drei Wege zur Transformation des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen

Sehen Sie sich eine Live-Demo und eine Fragerunde an, die Ihnen helfen, die Zielsetzung zu optimieren, die Jahresplanung zu beschleunigen und die Erfassung strategischer Arbeitsvorgänge zu automatisieren.

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