IT-Projektmanagement: Aufgaben und Methoden!

IT-Projektmanager sind anpassungsfähige und einfallsreiche Führungskräfte. Komplexe Projekte über die Ziellinie zu bringen, ist keine leichte Aufgabe, die richtige Führungskraft schafft es jedoch immer wieder.

In Ihrer Position als IT-Projektmanager entwickeln Sie benutzerfreundliche und flexible Technologien für die Verbraucher und verfolgen gleichzeitig die Fortschritte der Teammitglieder. Da fragt man sich, wie Sie das alles schaffen. Wir vermuten, Ihr Geheimnis ist eine IT-Projektmanagementsoftware. 

Die richtige IT-Management-Software kann der Schlüssel zum Projekterfolg sein. Dieser Leitfaden beschreibt, was IT-Projektmanagement ist und gibt Tipps für die Koordination von IT-Projekten.

Was ist IT-Projektmanagement?

Unter IT-Projektmanagement (auf Englisch: information technology project management) versteht man das Zusammenspiel von Koordination, Planung und Entwicklung von IT-Projekten. Diese Art von Projekten gibt es in einer Vielzahl von IT-Branchen, darunter Softwareentwicklung, Informationssicherheit, Informationssysteme, Kommunikation, Hardware, Netzwerke, Datenbanken und mobile Anwendungen.

IT-Projektentwickler stellen ein Produkt oder eine Dienstleistung bereit, während Manager das IT-Projektmanagement übernehmen. Die Manager sorgen dafür, dass die Erwartungen kommuniziert werden und die Projekte im Zeit- und Kostenrahmen bleiben, um so einen reibungslosen Ablauf der IT-Projekte zu gewährleisten.

Was sind die Phasen des IT-Projektmanagements?

Wenn Sie als IT-Projektmanager die fünf Phasen des IT-Projektmanagements berücksichtigen, können Sie komplexe Aufgaben effektiver bewältigen. Diese Projektphasen stellen den Projektlebenszyklus in verschiedenen Tätigkeitsbereichen dar.

Beginn

In der ersten Phase muss der Bedarf für das Projekt ermittelt und ein Projektvorschlag erstellt werden. Das Projekt muss auch für das Team und das Unternehmen als Ganzes tragfähig sein. In dieser Phase sollten Sie sich auch vergewissern, dass das Projekt den vorgesehenen Zeit- und Ressourcenaufwand wert ist, bevor Sie fortfahren.

Planung

Die Planungsphase erfordert die Zusammenarbeit zwischen Ihnen als IT-Projektleiter und Ihrem Team. Die Projektplanung umfasst die Festlegung von Budgets, die Ermittlung von Risiken und die Festlegung klarer Ziele für das, was Sie zu erreichen hoffen. Eine Roadmap-Vorlage, die Sie während des gesamten Projektlebenszyklus heranziehen können, hilft Ihnen bei der Planung von Zielen und der IT-Infrastruktur.

Ausführung

In der Durchführungsphase legt das Team die für das Projekt zu erbringenden Leistungen fest. IT-Projektmanager spielen eine entscheidende Rolle, indem sie Aufgaben delegieren und die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern aufrechterhalten. Verwenden Sie Kollaborationstools, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand darüber sind, wer was bis wann zu erledigen hat. Unter Umständen müssen Sie den Projektplan während der Umsetzung überarbeiten, da sich Projekte während der Abwicklung häufig verändern. 

Nachverfolgung und Kontrolle

In der Durchführungsphase sollten Sie die Fortschritte Ihres Teams mithilfe von IT-Projektmanagement-Software in Echtzeit verfolgen. Dazu gehört die Überwachung von Zeit, Kosten, Umfang, Qualität und Risiko des Projekts selbst. Anhand Ihrer Projekt-Roadmap können Sie beurteilen, ob das Projekt im Rahmen Ihres Projektvorschlags und Ihrer Ziele liegt, und bei Bedarf den Kurs korrigieren. 

Abschluss

Nach Fertigstellung des Projekts beginnt die Abschlussphase. In dieser Phase muss sichergestellt werden, dass alle Arbeiten abgeschlossen, freigegeben und an das zuständige Team weitergegeben wurden. Wichtig ist auch, dass Sie sich etwas Zeit nehmen, um die während des Projekts gewonnenen Erkenntnisse durchzugehen und festzustellen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Die Abschlussphase ist von entscheidender Bedeutung, da sie dem Team die Möglichkeit gibt, künftige Methoden zu überdenken und zu verbessern. 

Was macht ein IT-Projektmanager?

Als IT-Projektleiter müssen Sie wissen, wie Sie mit den einzelnen Mitarbeitern des Unternehmens kommunizieren können. Sie werden eng mit den Mitgliedern aus dem IT-Bereich zusammenarbeiten. Doch möglicherweise sind Sie auch dafür zuständig, die Arbeit Ihres Teams mit anderen Abteilungen zu besprechen.

Stellt die Funktionsfähigkeit des Produkts sicher

Jedes IT-Projekt hat das Ziel, ein funktionierendes Produkt bereitzustellen, das die Anforderungen des Kunden erfüllt. IT-Projektmanager sind die erste Anlaufstelle, wenn bei einem Projekt etwas schiefläuft. Deshalb sollten Sie der Funktionalität oberste Priorität einräumen. 

Weist Teammitgliedern Aufgaben zu

Ein Projektmanager ist Ansprechpartner für das Team und bestimmt die jeweiligen Funktionen und Verantwortlichkeiten für das Projekt. Als IT-Projektmanager sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Stärken des jeweiligen Teammitglieds zu berücksichtigen, damit Sie die Aufgaben entsprechend verteilen können.

Verfolgt Fortschritte und Leistung nach

Nach Projektbeginn verfolgen Projektmanagement-Experten die Leistung des Teams, den Projektzeitplan, das Budget und die Einhaltung der Projektziele nach. IT-Projektmanager können Projektmanagement-Software verwenden, um den Überblick über alle Vorgänge zu behalten und die berufliche Weiterentwicklung zu unterstützen.

Stellt effizienten Ablauf der Projektmanagementmethode sicher

Im IT Projektmanagement gibt es viele verschiedene Methoden, auf die Sie setzen können. Gerade bei IT Projekten ist es jedoch ratsam, auf agile Methoden, wie etwa Kanban oder Scrum, zu setzen. Als Projektmanager ist es daher wichtig, dass Sie über ausreichendes Know-How über agile Projektmanagement-Methoden verfügen, um auch einen effizienten Ablauf sicherstellen zu können.

Leitet Agile-Meetings mit Beteiligten

Ein wichtiger Beteiligter ist eine Person, für die das Ergebnis des Projekts eine wichtige Bedeutung hat. Diese Person kann die Geschäftsleitung, ein Kunde oder ein Produkttester sein. Als IT-Projektmanager müssen Sie mit den Beteiligten kommunizieren und ihnen regelmäßig Berichte über den Stand des Projekts vorlegen. Hierfür können Sie eine IT-Projektmanagementsoftware verwenden.

Motiviert die Mitarbeiter

Neben den ganzen berufs- und branchenspezifischen Fähigkeiten ist es nebenbei angemerkt auch sehr wichtig, als IT Projektmanager über die notwendigen Soft Skills zu verfügen. Als Projektleiter wird es von Ihnen verlangt, das Team nicht nur zu führen, sondern auch zu motivieren und zu unterstützen. Indem Sie die Mitarbeiter dazu befähigen können, Höchstleistungen aus intrinsischer Motivation heraus zu erbringen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projekts.

Herausforderungen für IT-Projektmanager

In Ihrer Funktion als IT-Projektmanager werden Sie mit einer ganzen Reihe von Herausforderungen konfrontiert, mit den richtigen Management-Tools können Sie Probleme jedoch schnell lösen.

Zeit und Budgetplanung

Zu den größten Herausforderungen im IT-Projektmanagement gehören Zeit und Budgetierung. Ohne realistische Fristen für ein Projekt laufen Sie Gefahr, Produkte bzw. Dienstleistungen bereitzustellen, die qualitativ nicht so hochwertig sind, wie sie eigentlich sein könnten. 

Wenn Sie nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, um das Projekt zum Abschluss zu bringen, können auch Teams und Kunden darunter leiden. Durch die Priorisierung dieser Punkte in der Planungsphase können Sie Zeit- und Budgetprobleme vermeiden. 

Szenario: Die Geschäftsleitung möchte, dass Ihr Team eine unternehmensweite Softwaremigration innerhalb eines Monats durchführt. Allerdings benötigen Sie einen zusätzlichen Monat, da Ihr Team zu klein und zu unerfahren ist, um die Migration in dem vorgegebenen Zeitrahmen durchzuführen.

Lösung: Verwenden Sie IT-Projektmanagement-Software, um die Geschäftsleitung über die Verfügbarkeit und Erfahrung Ihres Teams zu informieren. So kann die Geschäftsleitung bei der Zuweisung von IT-Projekten einen realistischeren Zeitplan erstellen.

Scope Creep

Scope Creep, also unerwarteter Mehraufwand, liegt vor, wenn die ursprünglichen Ziele des Projekts in den Hintergrund geraten, weil die Beteiligten ständig neue Anforderungen und Leistungen hinzufügen. Dieses Phänomen kann ein problematischer Teil des IT-Projektmanagements sein, da es den Projektumfang entgleisen lässt und ständige Anpassungen erforderlich macht. 

Um das Risiko einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs zu verringern, sollten Sie von Anfang an klare Projektziele festlegen, ein Verfahren zur Änderungssteuerung einrichten und in jeder Phase des Projekts die Kommunikation mit den Beteiligten pflegen. 

Szenario: Projektziel war ursprünglich die Verbesserung des WLAN im Außenbereich des Hauptsitzes Ihres Unternehmens, damit Mitarbeiter und Besucher von überall aus arbeiten können. Während der Umsetzung des Projekts bitten Beteiligte Sie jedoch, die WLAN-Reichweite im Freien auf das Nebengebäude auf der anderen Straßenseite auszuweiten und zusätzlich Download-Funktionen zu ermöglichen. 

Lösung: Durch IT-Projektmanagement können Sie gleich zu Beginn klare Projektziele festlegen, sodass die Beteiligten wissen, was im Rahmen dieses Projekts machbar ist. Dann würden sie beispielsweise bereits wissen, dass die Forderung nach einer Erweiterung der WLAN-Reichweite im Freien angemessen ist, während die Forderung nach Download-Funktionen zu weit geht.

Fehlkommunikation

Da IT-Projektmanager als Vermittler zwischen Teammitgliedern, Abteilungen und wichtigen Beteiligten fungieren, können Missverständnisse zu einer Herausforderung werden, solange es keinen geregelten Ablauf gibt, der alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden hält. Mithilfe von IT-Projektmanagement-Tools können Sie der Kommunikation Priorität einräumen und Ihr Team zum Erfolg führen. 

Szenario: Ihr Unternehmen erklärt sich bereit, die Unterrichtsräume einer örtlichen Schule durch einen besseren Zugang zur Technologie zu verbessern. Bei diesem Projekt sollte WLAN installiert und 100 Computer an die Schule gespendet werden. Ein leitender Angestellter dachte jedoch, das Unternehmen würde lediglich 10 Computer spenden.

Lösung: Zur Vermeidung von Konflikten sollte der Kommunikation bereits bei Projektbeginn Priorität eingeräumt werden. Häufige Aktualisierungen des Projektstatus mithilfe von IT-Management-Tools stellen sicher, dass alle Projektbeteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem gleichen Stand sind. 

Risikomanagement

Der Umgang mit den Risiken eines IT-Projekts ist ein notwendiger Schritt in der Initiierungsphase. In dieser Phase sollten Sie Alternativpläne für den Fall ausarbeiten, dass die ursprünglichen Ziele nicht erreicht werden. Wer die Risiken im Vorfeld nicht im Griff hat, wird es schwer haben, den Rückstand aufzuholen, wenn in der Praxis etwas schiefläuft. 

Szenario: Ihr Team erstellt ein Online-Portal zur Terminvergabe für Patienten eines Krankenhauses. Sie gehen davon aus, dass alles reibungslos ablaufen wird, und sind fassungslos, als ein Fehler im Programm dazu führt, dass Herzpatienten zum Gynäkologen und Neurologiepatienten zum Urologen geschickt werden.

Lösung: Mit dem richtigen Risikomanagement hätten Sie den Programmfehler, der zu großen Unannehmlichkeiten für Patienten und Ärzte führte, unter Umständen gefunden. Die Risikoanalyse ist also ein wesentlicher Bestandteil des IT-Projektmanagements, den Sie unbedingt berücksichtigen sollten. Verwenden Sie ein Risikoregister mit dem Sie Risiken ermitteln können. 

Technologieänderungen

Die Umsetzung komplexer IT-Projekte kann Monate oder sogar Jahre dauern. Eine Herausforderung beim IT-Projektmanagement besteht darin, mit dem technologischen Wandel während der Projektlaufzeit Schritt zu halten. Der Projektumfang des ursprünglichen IT-Projekts muss flexibel sein, falls sich die Kundenanforderungen ändern, während sich das Projekt in der Entwicklung befindet. 

Szenario: Ihr Team übernimmt ein Langzeitprojekt zur Verbesserung der GPS-Systeme in Autos. Während Sie und Ihr Team daran arbeiten, kommen GPS-Apps für Smartphones auf den Markt, mit denen die Fahrer den Verkehr in Echtzeit sehen können. Ihr GPS-System enthält keine derartigen Verkehrsinformationen, doch die Einbindung dieser Funktion würde die Projektdauer erheblich verlängern. 

Lösung: Da sich der technologische Wandel nicht aufhalten lässt, muss Ihr IT-Projekt flexibel sein. In unserem Beispiel müsste Ihr Team entscheiden, ob eine Neuausrichtung des Projekts eine gute Geschäftsstrategie ist, um mit der fortschrittlichen GPS-Technologie für Smartphones konkurrieren zu können.

Arten von IT-Projektmanagement-Tools

Dank IT-Projektmanagement-Tools ist Ihr Projektteam von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts bestens organisiert und informiert. Diese Tools veranschaulichen bildlich die Funktion des jeweiligen Teammitglieds im Projekt und zeigen den Projektfortschritt in Echtzeit.

RACI-Diagramm

RACI ist ein Akronym für Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert). Mithilfe von RACI-Diagrammen können Sie die Funktionen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder bei der Bearbeitung von Projekten klären.

Geben Sie für die jeweilige Aufgabe oder Leistung an, welche Teammitglieder oder Beteiligten verantwortlich oder rechenschaftspflichtig sind bzw. konsultiert oder informiert werden. Diese Diagramme können bei allen Arten von IT-Projekten nützlich sein, denn die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder sollten stets allen klar sein.  

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm – benannt nach Henry Gantt – ist ein horizontales Diagramm, das einen Projektzeitplan dargestellt. Ein Balken im Diagramm steht für jeweils eine Aufgabe im Projekt, wobei die Länge des Balkens die benötigte Zeit angibt. 

Anhand von Gantt-Diagrammen können Teams sichtbar machen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wie sich diese gegenseitig beeinflussen, ähnlich wie bei einem Wasserfall-Modell. Umfasst Ihr Projekt viele Aufgaben, die voneinander abhängen, ist dieses Instrument hervorragend geeignet, da die Teammitglieder sehen, wie sich Aufgaben zeitlich überschneiden. 

Kanban-Boards

Kanban-Boards zeigen in einem Projektstrukturplan, in welchem Stadium sich die einzelnen Aufgaben befinden. Der Einsatz von Kanban-Boards im IT-Projektmanagement hilft dem Team, Arbeitsaufgaben ausgewogen zu verteilen und die verfügbaren Kapazitäten der anderen Teammitglieder zu sehen.

• Kanban-Boards eignen sich gut für Projekte, die kleine, schrittweise Änderungen erfordern. Anhand dieser Aufgabentafeln können Teams die Aufgaben in Checklisten und Fortschrittsstufen unterteilen. 

Beispiel für ein IT-Projekt

Ein IT-Team entwickelt eine neue iPhone-App, die Arbeitnehmern die Arbeitszeiterfassung erleichtern soll. Bei der Ausarbeitung des Projektvorschlags für die iPhone-App berät sich der IT-Projektleiter mit dem Ersteller der App und berücksichtigt dabei natürlich auch die Anforderungen des Endnutzers. 

In diesem Beispiel für ein IT-Projekt kommen die fünf Phasen des Projektmanagements zum Einsatz, um die Entwicklung der iPhone-App voranzutreiben.

Im IT-Projektmanagement werden in der Initiierungsphase zunächst Fragen zum Gegenstand der App-Idee gestellt, die wie folgt lauten:

• Haben Unternehmen Probleme, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen? 

• Haben Arbeitnehmer Probleme mit der Erfassung der Arbeitszeit, wenn sie ortsunabhängig arbeiten?

• Kann diese iPhone-App eine Lösung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein? 

• Ist die Entwicklung dieser App für mein Team in der vorgesehenen Zeitspanne und mit diesem Budget machbar?

Nachdem das Projekt in Gang gesetzt wurde, beginnt die Planungsphase bei der Entwicklung der iPhone-App.

• Berechnen Sie das Budget, das für die Erstellung der App benötigt wird. 

• Beurteilen Sie, wer im Team die Programmierung der App übernehmen kann. 

• Überlegen Sie, welche Rolle andere Teammitglieder bei der Entwicklung spielen könnten.

Der wichtigste Punkt bei der Planung dieser iPhone-App ist die Festlegung der allgemeinen Projektziele. In diesem Fall lautet das Projektziel zum Beispiel:

„Diese Zeiterfassungs-App soll Arbeitnehmern eine unkomplizierte Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeit zu erfassen, und Arbeitgebern helfen, die Produktivität des Teams im Auge zu behalten.“

Wenn sich das iPhone-App-Projekt in der Durchführungsphase befindet, können Sie mithilfe von IT-Projektmanagement-Tools die Fortschritte des Teams überwachen, was Sie in die Überwachungsphase führt. Mit einer effektiven Projektmanagement-Software können Sie während der Abschlussphase Rückschau auf die Daten halten. 

Projekte mit IT-Projektmanagement-Software optimieren

Projektportfolio-Management-Software (PPM) hilft Ihnen, IT-Projekte von der Strategieplanung bis zur Ausführung zu verfolgen. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, sich auf Ihre Tätigkeit als IT-Manager vorzubereiten? Asana hat alles, was Sie dafür brauchen. Nutzen Sie Gantt-Diagramm-ähnliche Ansichten, Tools für die Verwaltung von Teamaufgaben, Optionen für die Freigabe durch Beteiligte und Projekt-Updates in Echtzeit, damit Sie Ihre Projektvorgaben pünktlich erfüllen.

Weitere Ressourcen, die Ihnen bei der Abwicklung Ihrer IT-Projekte helfen können, sind zum Beispiel unsere 11 Projektvorlagen für einen erfolgreichen Start Ihrer Projekte.