Asana-Tipps: 7 Top-Funktionen für den Erfolg

Asana ist für alle Arten von Teams gedacht und es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Lösung für Sie und Ihr Team anzupassen. Zwei Teams können die gleiche Funktion auf völlig unterschiedliche Weise verwenden – es erfordert nur etwas Lernen und den Versuch, herauszufinden, was am besten funktioniert. Mit unseren Tipps wollen wir Ihnen dabei helfen, Ihr Ziel zu erreichen. Deshalb haben wir unsere Favoriten zusammengestellt, damit Sie Asana wie ein Profi nutzen können.

1. Zeigen Sie Ihre To-do-Liste unter „Meine Aufgaben“ an

Sie wissen nicht, wo die Aufgabe ist, die Ihr Kollege Ihnen zugewiesen hat? Möchten Sie herausfinden, woran Sie heute arbeiten müssen? „Meine Aufgaben“ ist Ihre Anlaufstelle. Hier werden alle Aufgaben gesammelt, die Ihnen zugewiesen wurden, und von hier aus können Sie nach erledigten Aufgaben, bald fälligen Aufgaben und bevorstehenden Aufgaben filtern. Überprüfen Sie „Meine Aufgaben“ immer wieder im Laufe des Tages, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und über alle neuen Aufgaben informiert sind.

Top-Tipps für die Verwendung von „Meine Aufgaben“:

• Geben Sie jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und priorisieren Sie sie mit Heute, Demnächst oder Später. Auf diese Weise können Sie sich auf Ihre wichtigsten Prioritäten konzentrieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie den Überblick über die Arbeit verlieren, die später stattfindet, oder durch Unordnung abgelenkt werden.

• Klicken Sie auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke von „Meine Aufgaben“, um Ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder Fertigstellung zu sortieren. Wenn Sie Ihre erledigten Aufgaben anzeigen, erhalten Sie ein Gefühl dafür, was Sie erreicht haben.

• Verwenden Sie die Kalenderansicht, um Ihren Zeitplan kurz- und langfristig zu visualisieren und Ihre Kapazitäten zu verstehen. Ziehen Sie dann alle Aufgaben per Drag & Drop in die gewünschte Position, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Erhalten Sie noch mehr Aufgabentipps, indem Sie „So funktioniert Asana“folgen.

2. @Erwähnen Sie Teamkollegen, Aufgaben und Projekte

Möchten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Kollegen auf eine Aufgabe lenken? Oder möchten Sie eine Verknüpfung zu anderen Arbeitsvorgängen erstellen? Ein Projekt einfach teilen? Geben Sieeinfach @ und den Namen der Person, Aufgabe oder des Projekts ein, auf die Sie in Asana verlinken möchten. Für Teamkollegen wird eine Benachrichtigung generiert (auch bekannt als „Ping“). Bei Aufgaben und Projekten werden Sie mit der Arbeit in Asana verknüpft. Sie müssen sich nicht mehr fragen, ob Ihr Teamkollege Ihre Nachricht gesehen hat, oder Dutzende von Referenzdokumenten verschicken.

3. Dokumentieren Sie Ihren Prozess (und beschleunigen Sie ihn) mit benutzerdefinierten Vorlagen

Kam es auch bei Ihnen schon einmal vor, dass sich eine Kampagne verzögerte, weil ein Designer nicht informiert wurde? Oder dass eine E-Mail nicht getestet wurde, weil alle davon ausgingen, dass jemand anderes es getan hatte? Die Erstellung und Nutzung klarer Prozesse kann mühsam sein …bis Sie die Leistungsfähigkeit von Asana nutzen, um Ihnen dabei zu helfen.

Benutzerdefinierte Vorlagen in Asana sind der einfachste (und schnellste) Weg, um Prozesse zu dokumentieren und zu sichern, damit Sie schnell mit neuen Projekten beginnen können. Jeder kann ein Projekt aus der Vorlage erstellen. So wissen Sie, dass die Person immer die richtigen Schritte befolgt und über die Informationen verfügt, die sie benötigt, um es erfolgreich auszuführen.

Top-Tipps für benutzerdefinierte Vorlagen:

• Vorlagen sind automatisch nur mit Kommentarzugriff eingerichtet, um Ihre Schritte zu sperren. Auf diese Weise nimmt niemand versehentliche Änderungen daran vor.

• Alle Prozesse, die Sie wiederholen, können in eine benutzerdefinierte Vorlage umgewandelt werden. Einige unserer Lieblingsvorlagen sind jene für die Eventplanung, die Einführung neuer Mitarbeitender und Produkteinführungen.

4. Halten Sie den Kontext klar, indem Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern

Manchmal beschränkt sich die Arbeit nicht auf ein Projekt – wie ein Blogbeitrag, den Sie in Ihrem Redaktionskalender und für eine bevorstehende Marketingkampagne verfolgen. Anstatt die Aufgaben (und die Arbeit) zu duplizieren, fügen Sie sie einfach zu beiden Projekten hinzu. Auf diese Weise werden Arbeitsvorgänge und Updates am selben Ort nachverfolgt, aber andere Stakeholder können sie in dem Projekt sehen, das für sie am sinnvollsten ist.

Ihr Blog-Reviewer kann einfach auf den Entwurf aus dem Redaktionskalender-Projekt zugreifen, und Ihr Kampagnenmanager kann das Projekt überprüfen, um sicherzustellen, dass der Inhalt auf dem richtigen Weg ist.

5. Zeigen Sie die Dauer einer Aufgabe mit Startdaten an

Fristen sagen Ihnen, wann die Arbeit fällig ist, aber allzu oft warten wir bis zur letzten Minute oder vergessen sie, wenn wir zu viel Vorlaufzeit haben. Stattdessen können Sie Startdaten verwenden, um Ihre Arbeit zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Projektpläne den Teamkollegen genügend Zeit geben, um ihre Arbeit abzuschließen.

6. Farbcodes für alles und jeden

Asana hilft zu verhindern, dass Ihr Schreibtisch mit Haftnotizen und Textmarkern übersät ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass es nicht bunt sein darf. Im Gegenteil – wir bieten Ihnen viele Möglichkeiten, Farben hinzuzufügen, um Ihre Arbeit zu organisieren. Sie können eine Projektfarbe festlegen, um den Projekttyp zu kennzeichnen, oder Ihre Seitenleiste übersichtlich halten – klicken Sie einfach auf die Projektauswahlliste (oben) und wählen Sie die Farbe aus. Sie können auch Farben für benutzerdefinierte Felder festlegen.

Dies hilft Teamkollegen, Informationen leicht zu erfassen, indem sie einen Blick auf die Farbe werfen. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder haben, können Sie Rot für „Zurückgestellt“, Gelb für „In Überprüfung“ und Grün für „Erledigt“ verwenden.

7. Legen Sie Richtlinien fest, wie Ihr Team Asana verwenden soll

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Asana zu verwenden, und obwohl wir viele Empfehlungen für die „richtige Art und Weise“ haben, ist letztendlich das „Richtige“ das, was für Ihr Team am besten funktioniert. Wenn Sie gerade erst mit Asana loslegen, lesen Sie unseren Leitfaden für Konventionen und vereinbaren Sie ein Meeting mit Ihrem Team, in dem Sie besprechen, wie Sie Asana für die Kommunikation und Zusammenarbeit verwenden möchten.

Einige Dinge, die Sie vielleicht festlegen sollten, sind:

• Welche Informationen müssen in einer Aufgabe enthalten sein, bevor sie zugewiesen wird?

• Wie werden Updates geteilt?

• Wer erstellt und verwaltet Projekte?

• Wie werden Sie E-Mail- und Chat-Software neben Asana verwenden?

Sehen Sie sich unseren Leitfaden für Asana an, um ein paar Tipps zu Kommunikationskonventionen für Asana zu erhalten:

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