Verbinden Sie Ihre Arbeit

Einer der großen „A-ha-Momente“ in Asana kommt vor, wenn Kunden erkennen, dass Sie ihre Arbeit über ganz Asana hinweg verknüpfen und somit an verschiedenen Orten aufrufen können, ohne etwas zu verdoppeln oder Zusammenhänge zu verlieren. So sparen Sie Zeit und Kollegen müssen nicht mehr lange nach Informationen suchen oder Arbeit doppelt erstellen, die bereits an anderer Stelle verfolgt wird.

Verwendung von @erwähnen

So verwenden Sie @erwähnen

Nutzen Sie @erwähnen, um Projekte, Diskussionen, Teamkollegen oder Aufgaben über jede Beschreibung und jedes Kommentarfeld in Asana zu verlinken. Geben Sie @ und dann den Namen der Person oder Informationen in Asana ein, die Sie verknüpfen möchten.

Nutzen Sie @erwähnen, um Teamkollegen, Projekte, Diskussionen und Aufgaben zu verlinken

Wann @erwähnen nützlich ist

  • Verlinken von Hintergrundinformationen – @erwähnen Sie eine andere Aufgabe, ein Projekt oder eine Diskussion, damit deren Arbeitsverlauf und Zusammenhang sofort abrufbar sind. Auch Ihre Teamkollegen müssen so nicht nach diesen Informationen suchen.

  • Erwähnen relevanter Aufgaben – Wenn eine Aufgabe sich auf eine andere Aufgabe bezieht, können Sie die andere Aufgabe durch @erwähnen in einem Kommentar oder einer Aufgabenbeschreibung erwähnen, damit Ihre Teamkollegen erfahren, welche anderen relevanten Aufgaben in Arbeit sind.

  • Einen bestimmten Teamkollegen ansprechen – @erwähnen Sie Ihren Kollegen in einer Aufgabe oder Diskussion und fügen Sie ihn als Follower hinzu. Er wird benachrichtigt und kann entsprechend auf Ihren Kommentar reagieren.

Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen

Wie Sie Aufgaben mehreren Projekten hinzufügen

Fügen Sie eine Aufgabe mehreren Projekten hinzu, ohne Arbeit zu duplizieren

Die obige Aufgabe ist zwei Projekten zugeordnet, „Website Launch“ und „Weekly Team Meeting“

Ein wichtiger Schritt, um Asana an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen, besteht darin eine Aufgabe mehreren Projekten zuzuweisen. Geben Sie Tab + P ein und nutzen Sie die erscheinende Schaltfläche +, um die Aufgabe allen erforderlichen Projekten hinzuzufügen. Wenn eine Aufgabe aktualisiert wird, werden die Änderungen in beiden Projekten angezeigt (da es sich um die gleiche Aufgabe handelt, die in zwei Projekten angezeigt wird). Sie können die gleichen Informationen in verschiedenen Zusammenhängen und Projekten ansehen, ohne die Arbeit zu duplizieren.

Wann es sich lohnt, Aufgaben mehreren Projekten hinzufügen

  • Sie möchten eine Aufgabe in einem Meeting besprechenFügen Sie die Aufgabe Ihrem Meeting-Projekt hinzu und speichern Sie sie weiterhin im ursprünglichen Projekt. Auf diese Weise vergessen Sie nicht, das Thema zu besprechen und können es im Zusammenhang mit den entsprechenden Aufgaben sehen.

  • Die Aufgabe ist für mehr als ein Projekt relevant – Fügen Sie Aufgaben, die eine Absprache oder Arbeit von zwei Teams erfordert, den Projekten beider Teams hinzu. Auf diese Weise kann jeder seine Fortschritte aufzeichnen, ohne Informationen oder Diskussionen über die Aufgabe zu verdoppeln.

  • Die Aufgabe bezieht sich auf ein wichtiges Ziel oder einen wichtigen MeilensteinZeichnen Sie Ziele in einem Projekt für Team oder Unternehmen auf. Wenn die Schritte zum Erreichen eines Ziels in Ihrem Projekt aufgezeichnet werden, können Sie die Zielaufgabe Ihrem Zielprojekt sowie dem Projekt zum Verfolgen der Arbeitsschritte hinzufügen.

Erstellen von Abhängigkeiten

So erstellen Sie Aufgabenabhängigkeiten

Navigieren Sie zuerst zur untergeordneten Aufgabe, klicken Sie dann auf das Aufgabenaktionsmenü (Symbol mit drei Punkten) im rechten Fenster und wählen Sie Markieren als: Wartet auf…. Sie können nach der Aufgabe suchen, die abgeschlossen werden muss, bevor Sie mit der aktuellen Aufgabe beginnen können, und diese auswählen.

Zeigen Sie Abhängigkeiten in Asana auf, indem Sie Aufgaben mit „Wartet auf...“ markieren

Sie können Abhängigkeiten direkt auf Ihrer Zeitleiste festlegen, indem Sie auf das Verbindungs-Symbol klicken, das erscheint, wenn Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren. Dieses können Sie dann zu einer anderen Aufgabe ziehen.

Nachdem Sie die Aufgabe ausgewählt haben, wird sie als abhängig von… markiert. Ihnen wird oben in Ihrer Aufgabe ein gelbes Banner angezeigt, welches angibt, dass Sie noch nicht mit der Arbeit beginnen können. Sobald die Aufgabe bereit ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass Sie mit der Arbeit beginnen können, in Ihrer InboxInbox Die Inbox zeigt Aktivitäten zu Aufgaben, Projekten oder Diskussionen, denen ein Nutzer folgt. Weiterlesen .

Wenn das Fälligkeitsdatum bei der ersten Aufgabe geändert wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sodass Sie das Fälligkeitsdatum für Ihre abhängige Aufgabe entsprechend aktualisieren können. Sie können Aufgaben innerhalb der Zeitleiste einfach per Drag-and-drop verschieben, um eventuelle Überlappungen zwischen Abhängigkeiten auf einfache Weise aufzulösen und Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Asana-Abhängigkeiten zeigen an, worauf Sie warten, wann es fällig ist und wer für die Aufgabe verantwortlich ist.

Wenn das Fälligkeitsdatum der ersten Aufgabe geändert wird, werden Sie benachrichtigt, sodass Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer abhängigen Aufgabe entsprechend anpassen können.

Wenn es sich lohnt, Abhängigkeiten zu nutzen

Bei einigen Projekten reicht es nicht aus, einfach in einer bestimmten Reihenfolge eine Aufgabenliste abzuarbeiten. Bei komplexeren Projekten oder wenn mehrere Teams an einem Projekt arbeiten helfen Abhängigkeiten, alle Aspekte im Auge zu behalten, sicherzustellen, dass rechtzeitig mit der Arbeit begonnen wird und Änderungen laufend zu kommunizieren.

Planen Sie Ihr Projekt – für einen noch reibungsloseren Arbeitsablauf – mit der Zeitleiste, um Abhängigkeiten zu erkennen und abzubilden, bevor Ihr Team mit der Arbeit beginnt.

Hier sind ein paar Ideen, wie Sie Abhängigkeiten nutzen können:

  • Produkteinführungen: „An alle Nutzer veröffentlichen“ wartet auf „Feedback von Beta-Testern berücksichtigen“.
  • Redaktionskalender](/guide/examples/marketing/editorial-calendar): „Blogpost zur Veröffentlichung vorbereiten“ wartet auf „Korrekturvorschläge integrieren“.
  • Veranstaltungsplanung: „Veranstaltungsstätte buchen“ wartet auf „Budget genehmigen“.
  • Fehlerverfolgung: „Fehlerbehebung“ wartet auf „Bug nachvollziehen“.
  • Designprüfungen: „Mit Design beginnen“ wartet auf „Farbpalette festlegen“
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiter: „Arbeitnehmervorteile auswählen“ wartet auf „Login-Informationen von der IT-Abteilung anfordern“

Verwendung benutzerdefinierter Felder

Indem Sie einem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzufügen, können Sie in jeder Aufgabe noch mehr Informationen aufzeichnen. Erstellen Sie ein Dropdown-Menü, Zahlen- oder Textfelder, um Informationen aufzuzeichnen und Fortschritte, Status und mehr zu verfolgen. Sie können sogar die gleichen Felder in verschiedenen Projekten verwenden, sie in der Kalenderansicht aufrufen oder Ihre Projekte danach sortieren

Verfolgen alles Erdenkliche in Asana mit benutzerdefinierten Feldern. Verwenden Sie Asana zum Beispiel für Ihren Redaktionskalender und sortieren Sie nach benutzerdefinierten Feldern, um Ihre Arbeit nach Phasen anzuzeigen

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu

Sie können einem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzufügen, indem Sie auf das Projektaktionen-Dropdown-Menü klicken und Benutzerdefinierte Felder verwalten auswählen. Von hier aus können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder erstellen und verwalten, je nachdem, welche Informationen Sie aufzeichnen wollen. Nachdem Sie Felder hinzugefügt wurden, erscheinen sie in diesem Projekt in der Listenansicht sowie in der Aufgabenbeschreibung jeder Aufgabe dieses Projektes. Jeder, der Zugang zu diesem Projekt hat, kann die Feldwerte bearbeiten.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Asana So verwalten Sie benutzerdefinierte Felder in Asana

Wann sich die Nutzung benutzerdefinierter Felder lohnt

Die Einsatzmöglichkeiten benutzerdefinierter Felder sind beinah unbegrenzt (weitere Beispiele finden Sie in unserem Hilfe-Artikel). Berücksichtigen Sie jedoch die folgenden allgemeinen Faktoren, um zu entscheiden, wann es Sinn ergibt, sie einem Projekt hinzuzufügen:

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

  • Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
  • Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeit).
  • Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
  • Suche nach oder Berichterstattung zu bestimmten Datenfeldern erforderlich (wie z. B. Priorität, Stunden, Phase usw.)

Ansicht benutzerdefinierter Felder in einer fortgeschrittenen Suche in Asana

Wandeln Sie Webformulare in Aufgaben um

Nutzen Sie Wufoo oder Google Forms, um ein eigenes Webformular zu erstellen, welches alle Informationen aufzeichnen kann, die Sie für neue Arbeitsanfragen, Fehlermeldungen, Empfehlungen usw. benötigen. Sobald das Formular ausgefüllt wurde, werden die Felder automatisch einer Aufgabe in Asana zugeordnet - Sie können sogar Felder aus dem Webformular Ihren benutzerdefinierten Feldern im Projekt hinzufügen. Auf diese Weise wissen alle, die das Formular ausfüllen, was erforderlich ist, um die Aufgabe in Gang zu bringen. Niemand verschwendet Zeit damit, wiederholt nachzufragen, um zu erfahren, welche Informationen erforderlich sind.

Nutzen Sie Wufoo, um ein benutzerdefiniertes Webformular zu erstellen, dessen Informationen direkt an Asana-Aufgaben weitergeleitet werden Nutzen Sie Wufoo, um ein benutzerdefiniertes Webformular zu erstellen, dessen Informationen direkt an Asana-Aufgaben weitergeleitet werden

Verknüpfen Sie Ihre Arbeit in verschiedenen Tools mit Integrationen

Asana unterstützt Sie bei der Verwaltung und Koordination Ihrer Arbeit, aber Sie nutzen wahrscheinlich eine Reihe an Tools, um alles zu erledigen. Darum lässt sich Asana mit den wichtigsten Tools und Apps integrieren, damit alles miteinander verbunden bleibt, Arbeit nicht doppelt erledigt wird und die Zusammenarbeit noch besser erfolgen kann. Integrationen sind besonders leistungsstark bei Tools für E-Mail und Nachrichten, da somit die Diskussionen nachverfolgbar bleiben. Mit dem Gmail-Add-on und der Slack Integration können Sie Diskussionen in eine Aufgabe umwandeln, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen.

[screenshot of either integration]

Alle Asana-Integrationen finden Sie auf der App-Seite.

Erfahren Sie mehr: Verknüpfen Sie Ihre Arbeit

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.