Entdecken Sie diese Top-Funktionen

Einer der großen „Aha-Momente“ in Asana kommt vor, wenn Kunden erkennen, dass sie ihre Arbeit in ganz Asana miteinander verknüpfen und somit an verschiedenen Orten aufrufen können – ohne etwas zu duplizieren zu müssen oder Zusammenhänge zu verlieren.

Kontaktieren Sie Teamkollegen oder verweisen Sie auf andere Aufgaben mit @Erwähnungen

@Erwähnungen in Beschreibungen und Kommentarfeldern erstellen Links zu Projekten, Nachrichten, Teamkollegen oder Aufgaben in Asana.

Wann @erwähnen nützlich ist

• Hintergrundinformationen verlinken – @erwähnen Sie eine andere Aufgabe, ein Projekt oder eine Nachricht, damit deren Arbeitsverlauf und Zusammenhang sofort abrufbar sind. Auch Ihre Teamkollegen müssen so nicht nach diesen Informationen suchen.

• Relevante Aufgaben erwähnen – Wenn sich eine Aufgabe auf eine andere Aufgabe bezieht, können Sie die andere Aufgabe in einem Kommentar oder einer Aufgabenbeschreibung @erwähnen. Somit sind Ihre Teamkollegen über andere relevante Aufgaben informiert.

• Bestimmte Teamkollegen ansprechen – @Erwähnen Sie Kollegen in einer Aufgabe oder Diskussion und fügen Sie sie als Beteiligte hinzu. Sie werden dann benachrichtigt und können entsprechend auf Ihren Kommentar reagieren.

Verhindern Sie doppelte Arbeitsvorgänge, indem Sie eine Aufgabe zu mehreren Projekten hinzufügen

Drücken Sie „Tab + P“ und klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche, die dann angezeigt wird, um die Aufgabe zu so vielen Projekten wie nötig hinzuzufügen.  Wenn eine Aufgabe aktualisiert wird, werden die Änderungen in beiden/allen Projekten angezeigt (da es sich um dieselbe Aufgabe handelt, die lediglich in zwei bzw. mehreren Projekten angezeigt wird).

Wann es sich lohnt, Aufgaben mehreren Projekten hinzufügen

• Sie möchten eine Aufgabe in einem Meeting besprechen – Fügen Sie die Aufgabe Ihrem Meeting-Projekt hinzu und belassen Sie sie weiterhin im ursprünglichen Projekt. Auf diese Weise vergessen Sie nicht, das Thema zu besprechen und können es im Zusammenhang mit den entsprechenden Aufgaben sehen.

• Die Aufgabe ist für mehr als ein Projekt relevant – Fügen Sie Aufgaben, die eine Absprache oder Arbeit von zwei Teams erfordert, den Projekten beider Teams hinzu. Auf diese Weise kann jeder seine Fortschritte aufzeichnen, ohne Informationen oder Diskussionen über die Aufgabe zu verdoppeln.

• Die Aufgabe bezieht sich auf ein wichtiges Ziel oder einen wichtigen Meilenstein – Erfassen Sie Ihre Ziele mit Ihrem Team oder Unternehmen in einem Projekt. Wenn die Schritte zum Erreichen eines Ziels in Ihrem Projekt festgehalten werden, können Sie die Aufgabe mit der Zielbeschreibung zu Ihrem Ziele-Projekt sowie dem Projekt zum Nachverfolgen der Arbeitsschritte hinzufügen.

Stellen Sie mit Abhängigkeiten sicher, dass Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge begonnen werden

Sorgen Sie für reibungslose Übergaben, indem Sie Aufgaben als abhängig voneinander markieren. Dadurch wissen Teamkollegen, wen sie eventuell blockieren und auf wen sie warten. Sie können Abhängigkeiten einfach innerhalb der Aufgabe oder in der Zeitleistenansicht mit Drag & Drop festlegen.

Wenn das Fälligkeitsdatum der ersten Aufgabe geändert wird, werden Sie benachrichtigt, sodass Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer abhängigen Aufgabe entsprechend anpassen können.

Wann sich der Einsatz von Abhängigkeiten lohnt

• Produkteinführungen: „Für alle Nutzer veröffentlichen“ wartet auf „Feedback von Beta-Testern berücksichtigen“.
• Redaktionskalender: „Blogartikel zur Veröffentlichung vorbereiten“ wartet auf „Korrekturvorschläge integrieren“.
• Veranstaltungsplanung: „Veranstaltungsstätte buchen“ wartet auf „Budget genehmigen“.
• Fehlerverfolgung: „Fehlerbehebung priorisieren“ wartet auf „Fehler reproduzieren“.
• Designprüfungen: „Mit Design beginnen“ wartet auf „Farbpalette festlegen“
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter: „Arbeitnehmervorteile auswählen“ wartet auf „Login-Informationen von der IT-Abteilung anfordern“

Filtern, sortieren und erfassen Sie spezifische Details mit benutzerdefinierten Feldern

Fügen Sie einem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzu, um in jeder Aufgabe noch mehr Informationen zu erfassen. Erstellen Sie ein Dropdown-Menü, Zahlen- oder Textfelder, um Informationen festzuhalten und Fortschritte, Status und mehr zu verfolgen. Sie können sogar die gleichen Felder in verschiedenen Projekten verwenden, sie in der Kalenderansicht aufrufen oder Ihre Projekte danach sortieren.

Wann sich die Nutzung benutzerdefinierter Felder lohnt

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

• Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
• Sie verfolgen die Aufgaben aller Projekte auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsphase).
• Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
• Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern suchen oder darüber Bericht erstatten (wie z. B. Priorität, Stunden, Phase usw.).

Projekt-Briefings und Details von Anfragen zur schnelleren Bearbeitung mit Formularen erfassen

Ihr Team ist es vielleicht gewohnt, Anfragen und Projektanforderungen in Form von Dokumenten und E-Mails zu übermitteln. Aber diese Informationen sind oft ungeordnet und unvollständig, was zu Unstimmigkeiten und Verlangsamung der Arbeit führt. Im schlimmsten Fall werden Informationen sogar ganz übersehen. Zur Abhilfe können Sie Formulare erstellen, um einen einheitlichen Anfrageprozess zu schaffen. Formulare sind mit einem bestimmten Projekt verknüpft, um die Informationen, die Sie benötigen, im Voraus zu erfassen und an einem Ort zu verfolgen.

Formulare können von jedermann eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Versenden Sie dazu einfach den Formularlink. Nach der Übermittlung wird das Formular zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt und Sie können ihr eine Priorität zuordnen.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Ihre Arbeitsinformationen aus anderen Tools und E-Mails mit Integrationen verknüpfen

Asana hilft Ihnen bei der Verwaltung und Koordination Ihrer Arbeit, aber Sie verwenden wahrscheinlich eine Vielzahl von Tools, um Dinge mithilfe von G Suite-Apps, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud und anderen Apps zu erledigen.

Aus diesem Grund kann Asana mit Top-Tools und Apps integriert werden, um alles miteinander zu verknüpfen, doppelte Arbeit zu reduzieren und die Zusammenarbeit einfacher zu gestalten. Integrationen sind besonders leistungsstark mit E-Mail- und Messaging-Tools, um Konversationen nachzuverfolgen. Mit den Integrationen für Gmail, Outlook oder Slack können Sie Gespräche in eine Aufgabe verwandeln, ohne zwischen den Tools hin und her wechseln zu müssen. Für Mitarbeiter der Kreativbranche bietet die Integration von Adobe Creative Cloud die Möglichkeit, Asana-Aufgaben direkt in Illustrator, Photoshop oder InDesign zu sehen und zu bearbeiten.

Alle Asana-Integrationen finden Sie auf der App-Seite.