Ihre Arbeit in Asana verknüpfen

Einer der großen „Aha-Momente“ in Asana kommt vor, wenn Kunden erkennen, dass Sie ihre Arbeit in ganz Asana miteinander verknüpfen und somit an verschiedenen Orten aufrufen können – ohne etwas zu duplizieren oder Zusammenhänge zu verlieren. So sparen Sie Zeit und Kollegen müssen nicht mehr lange nach Informationen suchen oder Arbeitsvorgänge doppelt anlegen, die bereits an anderer Stelle verfolgt werden.

Verwendung von @erwähnen

So verwenden Sie @erwähnen

Nutzen Sie @erwähnen, um Projekte, Diskussionen, Teamkollegen oder Aufgaben in Beschreibungen und Kommentarfeldern in Asana zu verlinken. Geben Sie @ und dann den Namen der Person oder Informationen in Asana ein, die Sie verknüpfen möchten.

Nutzen Sie @erwähnen, um Teamkollegen, Projekte, Diskussionen und Aufgaben zu verlinken

Wann @erwähnen nützlich ist

  • Hintergrundinformationen verlinken – @erwähnen Sie eine andere Aufgabe, ein Projekt oder eine Diskussion, damit deren Arbeitsverlauf und Zusammenhang sofort abrufbar sind. Auch Ihre Teamkollegen müssen so nicht nach diesen Informationen suchen.

  • Relevante Aufgaben erwähnen – Wenn sich eine Aufgabe auf eine andere Aufgabe bezieht, können Sie die andere Aufgabe in einem Kommentar oder einer Aufgabenbeschreibung @erwähnen. Somit sind Ihre Teamkollegen über andere relevante Aufgaben informiert.

  • Bestimmte Teamkollegen ansprechen – @Erwähnen Sie Kollegen in einer Aufgabe oder Diskussion und fügen Sie sie als Beteiligte hinzu. Sie werden dann benachrichtigt und können entsprechend auf Ihren Kommentar reagieren.

Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen

So fügen Sie Aufgaben zu mehreren Projekten hinzu

Ein wichtiger Schritt, um Asana an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen, besteht darin, eine Aufgabe mehreren Projekten zuzuweisen. Geben Sie Tab + P ein und nutzen Sie das dann erscheinende +, um die Aufgabe allen erforderlichen Projekten hinzuzufügen. Wenn eine Aufgabe aktualisiert wird, werden die Änderungen in beiden Projekten angezeigt (da es sich um die gleiche Aufgabe handelt, die in zwei Projekten angezeigt wird). Sie können die gleichen Informationen in verschiedenen Zusammenhängen und Projekten ansehen, ohne die Aufgabe zu duplizieren.

Wann es sich lohnt, Aufgaben mehreren Projekten hinzufügen

  • Sie möchten eine Aufgabe in einem Meeting besprechenFügen Sie die Aufgabe Ihrem Meeting-Projekt hinzu und belassen Sie sie weiterhin im ursprünglichen Projekt. Auf diese Weise vergessen Sie nicht, das Thema zu besprechen und können es im Zusammenhang mit den entsprechenden Aufgaben sehen.

  • Die Aufgabe ist für mehr als ein Projekt relevant – Fügen Sie Aufgaben, die eine Absprache oder Arbeit von zwei Teams erfordert, den Projekten beider Teams hinzu. Auf diese Weise kann jeder seine Fortschritte aufzeichnen, ohne Informationen oder Diskussionen über die Aufgabe zu verdoppeln.

  • Die Aufgabe bezieht sich auf ein wichtiges Ziel oder einen wichtigen MeilensteinErfassen Sie Ihre Ziele mit Ihrem Team oder Unternehmen in einem Projekt. Wenn die Schritte zum Erreichen eines Ziels in Ihrem Projekt festgehalten werden, können Sie die Aufgabe mit der Zielbeschreibung zu Ihrem Ziele-Projekt sowie dem Projekt zum Nachverfolgen der Arbeitsschritte hinzufügen.

Abhängigkeiten festlegen

So legen Sie Aufgabenabhängigkeiten fest

Navigieren Sie zuerst zur untergeordneten Aufgabe, klicken Sie dann auf das Aufgabenaktionsmenü (das Drei-Punkte-Symbol) im Weiterlesen und wählen Sie Abhängig von.... Sie können nach der Aufgabe suchen, die vor der aktuellen Aufgabe erledigt werden muss, und diese auswählen.

Zeigen Sie Abhängigkeiten in Asana auf, indem Sie Aufgaben mit „Wartet auf...“ markieren

Sie können Abhängigkeiten direkt auf Ihrer Zeitleiste festlegen, indem Sie auf das Verbindungs-Symbol klicken, das erscheint, wenn Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren. Dieses können Sie dann zu einer anderen Aufgabe ziehen.

Das GIF zeigt die Erstellung von Abhängigkeiten auf einer Zeitleiste in Asana

Nachdem Sie die Aufgabe ausgewählt haben, wird sie als abhängig von... markiert. Ihnen wird oben in Ihrer Aufgabe ein gelbes Banner angezeigt, welches angibt, dass Sie noch nicht mit der Arbeit beginnen können. Sobald die Aufgabe bereit ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Weiterlesen, dass Sie mit der Arbeit beginnen können.

Wenn das Fälligkeitsdatum bei der ersten Aufgabe geändert wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sodass Sie das Fälligkeitsdatum für Ihre abhängige Aufgabe entsprechend aktualisieren können. Sie können Aufgaben innerhalb der Zeitleiste einfach per Drag & Drop verschieben, um eventuelle Überlappungen zwischen Abhängigkeiten auf einfache Weise aufzulösen und Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Wenn das Fälligkeitsdatum der ersten Aufgabe geändert wird, werden Sie benachrichtigt, sodass Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer abhängigen Aufgabe entsprechend anpassen können.

Wann sich der Einsatz von Abhängigkeiten lohnt

Bei einigen Projekten reicht es nicht aus, einfach in einer bestimmten Reihenfolge eine Aufgabenliste abzuarbeiten. Bei komplexeren Projekten oder wenn mehrere Teams an einem Projekt arbeiten helfen Abhängigkeiten, alle Vorgänge im Auge zu behalten, sicherzustellen, dass rechtzeitig mit der Arbeit begonnen wird und Änderungen laufend kommuniziert werden.

Planen Sie Ihr Projekt mit der Zeitleiste, damit Ihre Arbeit noch reibungsloser abläuft. Auf diese Weise erkennen Sie Abhängigkeiten und planen diese ein, bevor Ihr Team mit der Arbeit beginnt.

Hier sind ein paar Ideen, wie Sie Abhängigkeiten nutzen können:

  • Produkteinführungen: „Für alle Nutzer veröffentlichen“ wartet auf „Feedback von Beta-Testern berücksichtigen“.
  • Redaktionskalender: „Blogartikel zur Veröffentlichung vorbereiten“ wartet auf „Korrekturvorschläge integrieren“.
  • Veranstaltungsplanung: „Veranstaltungsstätte buchen“ wartet auf „Budget genehmigen“.
  • Fehlerverfolgung: „Fehlerbehebung priorisieren“ wartet auf „Fehler reproduzieren“.
  • Designprüfungen: „Mit Design beginnen“ wartet auf „Farbpalette festlegen“
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiter: „Arbeitnehmervorteile auswählen“ wartet auf „Login-Informationen von der IT-Abteilung anfordern“

Verwendung benutzerdefinierter Felder

Indem Sie einem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzufügen, können Sie in jeder Aufgabe noch mehr Informationen erfassen. Erstellen Sie ein Dropdown-Menü, Zahlen- oder Textfelder, um Informationen festzuhalten und Fortschritte, Status und mehr zu verfolgen. Sie können sogar die gleichen Felder in verschiedenen Projekten verwenden, sie in der Kalenderansicht aufrufen oder Ihre Projekte danach sortieren.

Verfolgen Sie alles Erdenkliche in Asana mit benutzerdefinierten Feldern. Verwenden Sie Asana zum Beispiel für Ihren redaktionellen Kalender und sortieren Sie nach benutzerdefinierten Feldern, um Ihre Arbeit nach Phasen anzuzeigen

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu

Sie können benutzerdefinierte Felder zu einem beliebigen Projekt hinzufügen, indem Sie auf den blauen Link Benutzerdefinierte Felder hinzufügen oben im Projekt klicken. Von hier aus können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder erstellen und verwalten, je nachdem, welche Informationen Sie erfassen wollen. Nachdem die Felder hinzugefügt wurden, erscheinen sie in diesem Projekt in der Listenansicht sowie in der Aufgabenbeschreibung jeder Aufgabe dieses Projektes. Jeder, der Zugang zu diesem Projekt hat, kann die Feldwerte bearbeiten.

Das GIF zeigt den Zugriff auf benutzerdefinierte Felder und deren Erstellung durch Anklicken des blauen Links oben in einem Projekt in Asana

Wann sich die Nutzung benutzerdefinierter Felder lohnt

Die Einsatzmöglichkeiten benutzerdefinierter Felder sind beinah unbegrenzt (weitere Beispiele finden Sie in unserem Hilfe-Artikel). Berücksichtigen Sie jedoch die folgenden allgemeinen Faktoren, um zu entscheiden, wann es Sinn macht, sie einem Projekt hinzuzufügen.

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

  • Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
  • Sie verfolgen die Aufgaben aller Projekte auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsphase).
  • Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
  • Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern suchen oder darüber Bericht erstatten (wie z. B. Priorität, Stunden, Phase usw.).

Anzeige von benutzerdefinierten Feldern in der erweiterten Suche in Asana

Projektbeschreibungen und Details von Anfragen zur schnelleren Bearbeitung mit Formularen erfassen

Ihr Team ist es vielleicht gewohnt, Anfragen und Projektanforderungen in Form von Dokumenten und E-Mails zu übermitteln. Aber diese Informationen sind oft ungeordnet und unvollständig, was zu Unstimmigkeiten und Verlangsamung der Arbeit führt. Im schlimmsten Fall werden Informationen sogar ganz übersehen. Zur Abhilfe können Sie Formulare erstellen, um einen einheitlichen Anfrageprozess zu schaffen. Formulare sind mit einem bestimmten Projekt verknüpft, um die Informationen, die Sie benötigen, im Voraus zu erfassen und an einem Ort zu verfolgen.

Screenshot eines mit Asana erstellten Formulars zur Übermittlung eines Kreativ-Briefings

Formulare können von jedermann eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Versenden Sie dazu einfach den Formularlink. Nach der Übermittlung wird das Formular zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt und Sie können ihr eine Priorität zuordnen.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Ihre Arbeitsinformationen aus anderen Tools und E-Mails mit Integrationen verknüpfen

Asana hilft Ihnen bei der Verwaltung und Koordination Ihrer Arbeit, aber Sie verwenden wahrscheinlich eine Vielzahl von Tools, um Dinge mithilfe von G Suite-Apps, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud und anderen Apps zu erledigen.

Aus diesem Grund kann Asana mit Top-Tools und Apps integriert werden, um alles miteinander zu verknüpfen, doppelte Arbeit zu reduzieren und die Zusammenarbeit einfacher zu gestalten. Integrationen sind besonders leistungsstark mit E-Mail- und Messaging-Tools, um Konversationen nachzuverfolgen. Mit den Integrationen für Gmail, Outlook oder Slack können Sie Gespräche in eine Aufgabe verwandeln, ohne zwischen den Tools hin und her wechseln zu müssen. Für Mitarbeiter der Kreativbranche bietet die Integration von Adobe Creative Cloud die Möglichkeit, Asana-Aufgaben direkt in Illustrator, Photoshop oder InDesign zu sehen und zu bearbeiten.

SCREENSHOT der Integration von Adobe Creative Cloud mit einer sichtbaren Asana-Aufgabe im Adobe-Programm

Alle Asana-Integrationen finden Sie auf der App-Seite.

Alle Ihre Projekte bezüglich eines Vorhabens auf einen Blick – mit Portfolios

Unabhängig von der genauen Jobfunktion, bringt die Arbeit meist viele laufende und sich verändernde Projekte mit sich. Viele Mitarbeiter übernehmen Verantwortung, die beinhaltet, dass Updates an andere Mitarbeiter im Unternehmen übermittelt werden müssen. Portfolios helfen Ihnen in Echtzeit beim Überwachen, Berichten und Anzeigen des Status all Ihrer Projekte für ein konkretes Vorhaben (z. B. durch das Nachverfolgen aller wichtigen Projekte, die auf Ihre Unternehmensziele/OKRs abgestimmt sind).

Portfolios holen sich die Informationen aus dem Tab Fortschritt der einzelnen Projekte, beziehen die Optionen der benutzerdefinierten Felder mit ein und zeigen Ihnen die wichtigsten Informationen auf einen Blick an. Sie können Google Tabellen zur Berichterstattung und zur weiteren Visualisierung und Analyse des Fortschritts und der gefährdeten Projekte verwenden.

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen.

Wie Sie Portfolios verwenden

Sie können in der Seitenleiste auf Portfolios zugreifen und für jede Gruppe von Projekten, die Sie gemeinsam nachverfolgen möchten, ein Portfolio erstellen.

  1. Klicken Sie auf die Seitenleiste und wählen Sie Portfolios.
  2. Klicken Sie auf Neues Portfolio, geben Sie Ihrem Portfolio einen Namen und erstellen Sie es. Wir empfehlen, für jedes große Vorhaben, Unternehmensziel/OKR oder Projekt mit höchster Priorität pro Team etc. ein Portfolio zu erstellen.
  3. Klicken Sie nach der Erstellung auf den Button Projekt hinzufügen, und geben Sie die Namen aller Projekte ein, die Sie im Portfolio im Blick behalten möchten.
  4. Jetzt sehen Sie eine Liste von Projekten mit Spalten, die den Status, den Fortschritt, die Fäligkeitsdaten, die Priorität und den Projektverantwortlichen eines jeden einzelnen Projekts anzeigen.
  5. Von hier aus können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um diese in Ihrem Portfolio nachzuverfolgen, oder nach diesen zu filtern und zu sortieren.

Wann das Erstellen eines Portfolios sinnvoll ist

  • Wenn Sie für das Management mehrerer Projekten gleichzeitig verantwortlich sind (z. B. bei Marketing-Kampagnen oder Produkteinführungen).
  • Wenn Sie über den Fortschritt von wichtigen Vorhaben an Führungskräfte oder die Geschäftsleitung berichten (wie OKR-Verfolgung oder Statusaktualisierungen auf Abteilungsebene benötigen).
  • Wenn Sie Kundenprojekte oder Kunden verwalten (auf diese Weise sehen Sie auf einen Blick alle Projekte für diesen Kunden und bekommen einen schnellen Überblick über die Fortschritte)
  • Wenn Sie Manager sind und mehrere Einzelgespräche durchführen (damit sie Sie alle Informationen darüber an einem Ort aufbewahren und einfach finden können).
  • Wenn Sie unsere Favoriten-Funktion häufig nutzen, helfen Ihnen Portfolios dabei, die Projekte, die Ihnen am wichtigsten sind, besser zu organisieren.

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