Meine Aufgaben

„Meine Aufgaben“ listet alle Aufgaben auf, die Ihnen in einem bestimmten Unternehmen oder Arbeitsbereich ZugewiesenZugewiesenDie verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu.Weiterlesen sind. Sortieren Sie Ihre Aufgabenliste, um Ihre Aufgaben so anzuzeigen, wie Sie möchten.

„Meine Aufgaben“ in der Seitenleiste

Um auf „Meine Aufgaben“ zuzugreifen:

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Meine Aufgaben

Zuletzt zugewiesen

Wenn Ihnen eine Aufgabe zum ersten Mal zugewiesen wird, erscheint sie unter dem Abschnitt „Zuletzt zugewiesen“. Sie können diesen Bereich umbenennen, aber vergessen Sie nicht, dass es ein besonderer Bereich ist, in dem Aufgaben angezeigt werden, wenn sie Ihnen zugewiesen werden!

Meine Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie eine E-Mail an x@mail.asana.com senden, erscheint sie zuerst im Abschnitt „Zuletzt zugewiesen“ Ihrer „Meine Aufgaben“-Liste.

Benutzerdefinierte Abschnitte

Sie können benutzerdefinierte Abschnitte in „Meine Aufgaben“ erstellen, um Ihre Arbeit zu organisieren. Benennen Sie Abschnitte um, ordnen Sie sie neu an oder erstellen und löschen Sie sie, um Ihr ganz persönliches Organisationssystem zu gestalten.

Hier finden Sie einige Vorschläge, wie Sie am besten loslegen können!

Regeln in „Meine Aufgaben”

Die bisherige automatische Einordnung in die Abschnitte „Heute, Demnächst, Später“, mit der Aufgaben automatisch zwischen diesen Abschnitten verschoben wurden, ist abgeschafft worden. Sie werden jedoch weiterhin die Möglichkeit haben, diese automatische Verschiebung mithilfe von Regeln zu reproduzieren.

Das Hinzufügen von Automatisierungen zu „Meine Aufgaben“ hilft Ihnen, Zeit für manuelle Prozesse wie die Kategorisierung zu sparen und kann auch das Verschieben von Aufgaben durch Ihre Abschnitte automatisieren. Aus der Galerie der voreingestellten Regeln können Sie eine Option auswählen, für die der Auslöser und die entsprechende Aktion bereits festgelegt sind. Anschließend können Sie die benötigten Parameter angeben.

Sie können Ihre „Meine Aufgaben” mit Automatisierungen anpassen, indem Sie:

  1. Eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben lassen, wenn sich das Fälligkeitsdatum nähert
  2. Automatisch einen Kommentar hinzufügen lassen, wenn eine Aufgabe überfällig ist
  3. Business- und Enterprise-Kunden können auch die Vorteile vom Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln nutzen und entweder aus einer Reihe von voreingestellten Optionen wählen oder auf „Benutzerdefiniert“ klicken, um weitere Optionen zu angezeigt zu bekommen.

GIF für Regeln

Wiederherstellen der Einstellungen zum Verschieben der Kategorien „Heute“, „Demnächst“ und „Später“

Um die Einstellungen wiederherzustellen, bei denen Aufgaben von Später nach Demnächst und von Demnächst nach Heute verschoben werden, müssen Sie 2 Regeln zu „Meine Aufgaben“ hinzufügen. Sie müssen eine Regel hinzufügen, um Aufgaben in den Bereich Demnächst zu verschieben, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, und eine Regel, um Aufgaben in den Bereich Heute zu verschieben, wenn die Aufgabe an diesem Tag fällig ist.

So fügen Sie diese Automatisierungen hinzu:

  1. Klicken Sie auf „Anpassen“ in der Symbolleiste
  2. Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“
  3. Mit einem weiteren Klick die Regel Ein Fälligkeitsdatum rückt näher hinzuzufügen
  4. Wählen Sie das Fälligkeitsdatum, an dem die Regel eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben soll
  5. Wählen Sie den Abschnitt, in den die Aufgaben an dem von Ihnen gewählten Datum verschoben werden sollen

Sie können erkennen, ob eine Regel aktiv ist, wenn das Regelsymbol (ein Blitz) neben dem Abschnitt erscheint, für den eine Regel erstellt wurde.

GIF zur zweiten Runde der Regeln

Sie können für jeden Abschnitt, in den Sie Ihre Aufgaben verschieben möchten, eine zusätzliche Regel hinzufügen. Sie müssten z. B. zwei Regeln erstellen, wenn Sie möchten, dass Ihre Aufgaben zuerst in den Demnächst-Abschnitt verschoben werden, wenn das Fälligkeitsdatum noch 3 Tage entfernt ist, und eine zweite, separate Regel, um sie in den Heute-Abschnitt zu verschieben, wenn das Fälligkeitsdatum der Aufgaben näher rückt.

Wenn Sie diese Automatisierungen erstellt haben, werden Aufgaben, die zuvor ohne festen Bestimmungsort in Ihren „Meine Aufgaben“ untergebracht waren, in diese Abschnitte verschoben, sobald das Fälligkeitsdatum näher rückt. Sie werden gleich um Mitternacht, wenn diese Automatisierungen Ihre „Meine Aufgaben“ aktualisieren, aus dem Abschnitt „Kürzlich zugewiesen“ oder einem anderen Abschnitt verschoben.

Listen-, Board- und Kalenderansicht

Genau wie in Projekten können Sie Ihre Ansicht zwischen Liste, Board und Kalender umschalten. Je nachdem, welche Abschnitte Sie verwenden, bevorzugen Sie vielleicht eine Ansicht.

Sortieren und filtern

Sie können Ihre „Meine Aufgaben“ nach Fälligkeitsdatum, Gefällt mir-Angaben oder alphabetisch sortieren. Wenn Sie in der Listenansicht „Innerhalb von Abschnitten sortieren“ aktivieren, bleiben Ihre Aufgaben nach Abschnitten gruppiert und werden dann innerhalb dieser Abschnitte sortiert. In der Boardansicht ändern sich die Abschnitte jedoch nie und die Aufgaben werden immer nur innerhalb der Abschnitte sortiert.

Anpassen

Sie können Ihre „Meine Aufgaben” anpassen, indem Sie:

  • Das Anzeigen bestimmter Feldern ein-/ausschalten
  • Felder neu anordnen
  • Die Spaltengröße von Feldern anpassen

Anpassen

„Erledigt“, „Unerledigt“ und „Alle anzeigen“

Sie können dieses Menü nutzen, um nur unerledigte Aufgaben, nur erledigte Aufgaben oder alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Wenn Sie nur erledigte Aufgaben anzeigen, können Sie sogar festlegen, dass Sie nur Aufgaben sehen möchten, die heute, gestern oder innerhalb der letzten ein, zwei oder drei Wochen erledigt wurden.

Aufgaben in „Meine Aufgaben“ erstellen

Alle neuen Aufgaben, die Sie in „Meine Aufgaben“ erstellen, werden automatisch Ihnen zugewiesen und sind nur für Sie sichtbar. Fügen Sie sie zu Projekten hinzu, um sie für den Rest Ihres Teams sichtbar zu machen.

Alle Aufgaben in Ihrer „Meine Aufgaben“-Liste, die von jemand anderem erstellt wurden, werden automatisch Ihnen zugewiesen und sind nur für Sie und alle FollowerFollowerWenn Sie Follower zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten sie Benachrichtigungen über Updates zur Aufgabe.Weiterlesen sichtbar (z. B. für die Person, die die Aufgabe erstellt hat).

Standardansicht speichern

Ihre Sortier-, Filter- und Ansichtseinstellungen werden unter „Meine Aufgaben“ automatisch für das nächste Mal gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass Projektansichten nicht automatisch gespeichert werden. Um herauszufinden, wie Sie Ihre Projektansicht speichern können, lesen Sie bitte diesen Handbuchartikel.

Anzeige all Ihrer Aufgaben aus all Ihren Bereichen

Um Ihre „Meine Aufgaben“-Liste in jedem Bereich, dem Sie angehören, einsehen zu können (Arbeitsbereiche und Unternehmen), müssen Sie in Ihrer Startleiste zwischen diesen Bereichen wechseln.

Möglicherweise möchten Sie jedoch diese externe Integration verwenden. Taco ermöglicht es Ihnen, all Ihre Aufgaben aus Ihren Arbeitsbereichen und Unternehmen in einer einzigen Liste anzeigen zu lassen.

Unser Support-Team kann keine Unterstützung für Tools von Drittanbietern anbieten, da diese nicht von Asana entwickelt wurden.

Drag & Drop

Sie können Ihre „Meine Aufgaben“-Liste jederzeit per Drag & Drop neu anordnen, sofern Ihre Aufgabenliste nicht nach Fälligkeitsdatum sortiert ist.

Drag & Drop

Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“

Mit der Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“ können Sie den Zugriff auf „Meine Aufgaben“ einer anderen Person beantragen bzw. erhalten, um die Aufgaben der jeweils anderen Person zu verwalten. Sie können ausgewählten Kollegen den Zugriff gewähren, damit diese Ihre Aufgaben verwalten.

Das ist für Arbeitsabläufe hilfreich, bei denen Sie Abschnitte in der „Meine Aufgaben“-Liste einer anderen Person sortieren, ordnen oder erstellen müssen oder wenn Sie möchten, dass ausgewählte Kollegen dies für Sie erledigen.

Wenn Sie jetzt „Meine Aufgaben“ eines anderen Nutzers aufrufen, ohne dass er Ihnen explizit Zugriff gewährt, können Sie:

  • Eine Liste seiner Aufgaben sehen
  • Die Sortierung ändern (für Sie selbst, nicht für den Eigentümer von „Meine Aufgaben“)
  • Die Aufgaben filtern (auch hier betrifft das nur Ihre Ansicht)
  • Sie werden nicht in der Lage sein, Aufgaben neu anzuordnen und Abschnitte zu sehen bzw. zu erstellen

Bevor Sie Zugriff erhalten, können Sie nur nach „Fälligkeitsdatum“ und „Projekt“ sortieren; mit Zugriff zusätzlich auch nach „Keine“ und „Gefällt-mir-Angaben“.

Eine Zugriffsberechtigung auf „Meine Aufgaben“ einer anderen Person hat keine Auswirkungen auf die Sichtbarkeit der Aufgaben. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe nicht sehen konnten, bevor Sie die Zugriffsrechte erhalten haben, werden Sie diese auch nach dem Erhalt der Zugriffsberechtigung nicht sehen können.

Zugriff auf die Listenansicht „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds

Die Suchfunktion in „Meine Aufgaben“

So können Sie auf die Listenansicht „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zugreifen:

  1. Suchen Sie in der Suchleiste nach dem Namen des Mitglieds
  2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie unter Personen auf das gewünschte Profil.
  3. Eine Liste mit den Aufgaben des Mitglieds ist dann für Sie sichtbar

Die Suchfunktion in „Meine Aufgaben“

So stellen Sie eine Anfrage, wenn Sie auf „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zugreifen möchten

Um den Zugriff auf „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zu beantragen, navigieren Sie zur „Meine Aufgaben“-Liste der gewünschten Person, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Um Verwaltungszugriff bitten aus.

Meine Aufgaben-Anfrage 1

Wenn eine Zugriffsanfrage gestellt wird, wird eine Aufgabe für die Person erstellt, an die die Anfrage gerichtet ist.

Nutzen Sie die Schaltfläche „Teilen“, um Zugriff auf Ihre „Meine Aufgaben“ zu gewähren

Meine Aufgaben-Anfrage 2

Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen.

Meine Aufgaben-Anfrage 2

Geben Sie den Namen des Mitglieds ein und klicken Sie auf Einladen.

Die Person, der Sie Zugriff gewähren, wird über eine Benachrichtigung darüber informiert.

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