Meine Aufgaben
- Inhalt
- Zuletzt zugewiesen
- Regeln in „Meine Aufgaben”
- Apps in „Meine Aufgaben“
- Ihre Standardansicht speichern
- Aufgaben Ihrer „Meine Aufgaben¨-Liste per Drag & Drop verschieben
- 7-Tage-Kalenderansicht
- Wochenziele
- Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“
Unter „Meine Aufgaben“ finden Sie alle Aufgaben, die Ihnen in einem bestimmten Unternehmen oder Arbeitsbereich zugewiesen wurden. Sortieren Sie Ihre Aufgabenliste, um Ihre Aufgaben so anzuzeigen, wie Sie möchten.
Um auf „Meine Aufgaben“ zuzugreifen:
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Meine Aufgaben.
Zuletzt zugewiesen
Wenn Ihnen eine Aufgabe zum ersten Mal zugewiesen wird, erscheint sie im Abschnitt Zuletzt zugewiesen in Ihren „Meine Aufgaben“. Sie können diesen Bereich umbenennen, aber beachten Sie, dass es ein gesonderter Bereich ist, in dem Aufgaben angezeigt werden, wenn sie Ihnen zugewiesen werden. Dieser Abschnitt kann nicht gelöscht werden.
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie eine E-Mail an x@mail.asana.com senden, erscheint sie zuerst im Abschnitt „Zuletzt zugewiesen“ Ihrer „Meine Aufgaben“-Liste.
Benutzerdefinierte Abschnitte
Sie können benutzerdefinierte Abschnitte in „Meine Aufgaben“ erstellen, um Ihre Arbeit zu organisieren. Benennen Sie Abschnitte um, ordnen Sie sie neu an, oder erstellen und löschen Sie sie, um Ihr ganz persönliches Organisationssystem zu gestalten.
Hier finden Sie einige Vorschläge, wie Sie am besten loslegen können!
Regeln in „Meine Aufgaben”
Die bisherige automatische Einordnung in die Abschnitte „Heute“, „Demnächst“, „Später“, mit der Aufgaben automatisch zwischen diesen Abschnitten verschoben wurden, ist eingestellt worden. Sie haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, diese automatische Verschiebung mithilfe von Regeln zu reproduzieren.
Das Hinzufügen von Automatisierungen zu „Meine Aufgaben“ hilft Ihnen, Zeit für manuelle Prozesse wie die Kategorisierung zu sparen, und kann auch das Verschieben von Aufgaben durch Ihre Abschnitte automatisieren. Aus der Sammlung der voreingestellten Regeln können Sie eine Option auswählen, für die der Auslöser und die entsprechende Aktion bereits festgelegt sind. Anschließend können Sie die benötigten Parameter angeben.
Sie können Ihre „Meine Aufgaben mit Automatisierungen anpassen, indem Sie:
- Eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben lassen, wenn sich das Fälligkeitsdatum nähert
- Automatisch einen Kommentar hinzufügen lassen, wenn eine Aufgabe überfällig ist
- Business- und Enterprise-Kunden können auch die Vorteile vom Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln nutzen und entweder aus einer Reihe von voreingestellten Optionen wählen oder auf Benutzerdefiniert klicken, um weitere Optionen angezeigt zu bekommen.
Wiederherstellen der Einstellungen zum automatischen Verschieben in die Kategorien „Heute“, „Demnächst“ und „Später“
Um die Einstellungen wiederherzustellen, bei denen Aufgaben von Später nach Demnächst und von Demnächst nach Heute verschoben werden, müssen Sie zwei Regeln zu „Meine Aufgaben“ hinzufügen: Eine Regel, um Aufgaben in den Bereich Demnächst zu verschieben, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, und eine Regel, um Aufgaben in den Bereich Heute zu verschieben, wenn die Aufgabe an diesem Tag fällig ist.
So fügen Sie diese Automatisierungen hinzu:
- Klicken Sie auf Anpassen in der Toolbar
- Klicken Sie auf Regel hinzufügen
- Fügen Sie mit einem weiteren Klick die Regel Ein Fälligkeitsdatum rückt näher hinzu
- Wählen Sie das Datum, an dem die Regel eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben soll
- Wählen Sie den Abschnitt, in den die Aufgaben an dem von Ihnen gewählten Datum verschoben werden sollen
Sie können erkennen, ob eine Regel aktiv ist, wenn das Regelsymbol (ein Blitz) neben dem Abschnitt erscheint, für den eine Regel erstellt wurde.
Sie können für jeden Abschnitt, in den Sie Ihre Aufgaben verschieben möchten, eine zusätzliche Regel hinzufügen. Sie müssten z. B. zwei Regeln erstellen, wenn Sie möchten, dass Ihre Aufgaben zuerst in den Demnächst-Abschnitt verschoben werden, wenn das Fälligkeitsdatum noch 3 Tage entfernt ist, und eine zweite, separate Regel, um sie in den Heute-Abschnitt zu verschieben, wenn das Fälligkeitsdatum der Aufgaben näher rückt.
Wenn Sie diese Automatisierungen erstellt haben, werden Aufgaben, die zuvor ohne festen Abschnitt in Ihren „Meine Aufgaben“ untergebracht waren, in diese Abschnitte verschoben, sobald das Fälligkeitsdatum näher rückt. Sie werden zwischen Mitternacht und 01:00 Uhr morgens, wenn Ihre „Meine Aufgaben“ automatisch aktualisiert werden, aus dem Abschnitt Zuletzt zugewiesen oder einem anderen Abschnitt verschoben.
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Apps in „Meine Aufgaben“
Sie können die Apps, die Ihr Team am häufigsten verwendet, nicht nur mit Ihren Projekten integrieren, sondern auch dem Bereich „Meine Aufgaben“ hinzufügen.
Um eine App dem Bereich „Meine Aufgaben“ hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf Anpassen, und wählen Sie unter „Apps“ Ihre App aus der Liste aus. Das Feld für diese App erscheint dann in jeder Ihrer Aufgaben, sodass Sie die App mühelos in Ihren Workflow integrieren können.
Listen-, Board- und Kalenderansicht
Genau wie in Projekten können Sie zwischen der Listen-, Board- und Kalenderansicht wechseln. Je nachdem, welche Abschnitte Sie verwenden, bevorzugen Sie vielleicht eine Ansicht.
Sortieren und filtern
Sie können Ihre „Meine Aufgaben“ nach Fälligkeitsdatum, Gefällt mir-Angaben oder alphabetisch sortieren. Wenn Sie in der Listenansicht Innerhalb von Abschnitten sortieren aktivieren, bleiben Ihre Aufgaben nach Abschnitten gruppiert und werden dann innerhalb dieser Abschnitte sortiert. In der Boardansicht ändern sich die Abschnitte jedoch nie und die Aufgaben werden immer nur innerhalb der Abschnitte sortiert.
Kundenspezifische Leistungen
Sie können „Meine Aufgaben” anpassen, indem Sie:
- Das Anzeigen bestimmter Feldern ein-/ausschalten
- Felder neu anordnen
- Die Spaltengröße von Feldern anpassen
„Erledigt“, „Unerledigt“ und „Alle anzeigen“
Sie können dieses Menü nutzen, um nur unerledigte Aufgaben, nur erledigte Aufgaben oder alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Wenn Sie nur erledigte Aufgaben anzeigen, können Sie sogar festlegen, dass Sie nur Aufgaben sehen möchten, die heute, gestern oder innerhalb der letzten ein, zwei oder drei Wochen erledigt wurden.
Aufgaben in „Meine Aufgaben“ erstellen
Alle neuen Aufgaben, die Sie in „Meine Aufgaben“ erstellen, werden automatisch Ihnen zugewiesen und sind nur für Sie sichtbar. Fügen Sie sie zu Projekten hinzu, um sie für den Rest Ihres Teams sichtbar zu machen.
Alle Aufgaben in Ihrer „Meine Aufgaben“-Liste, die von jemand anderem erstellt wurden, werden automatisch Ihnen zugewiesen und sind nur für Sie und alle Beteiligten sichtbar (z. B. für die Person, die die Aufgabe erstellt hat).
Standardansicht speichern
Ihre Sortier-, Filter- und Ansichtseinstellungen werden unter „Meine Aufgaben“ automatisch für das nächste Mal gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass Projektansichten nicht automatisch gespeichert werden. Um herauszufinden, wie Sie Ihre Projektansicht speichern können, lesen Sie bitte diesen Handbuchartikel.
Anzeige all Ihrer Aufgaben aus all Ihren Bereichen
Um Ihre „Meine Aufgaben“-Liste in jedem Bereich, dem Sie angehören, einsehen zu können (Arbeitsbereiche und Unternehmen), müssen Sie in Ihrer Startleiste zwischen diesen Bereichen wechseln.
Möglicherweise möchten Sie jedoch diese externe Integration verwenden. Taco ermöglicht es Ihnen, all Ihre Aufgaben aus Ihren Arbeitsbereichen und Unternehmen in einer einzigen Liste anzeigen zu lassen.
Unser Support-Team kann keine Unterstützung für Tools von Drittanbietern anbieten, da diese nicht von Asana entwickelt wurden.
Drag & drop
Sie können Ihre „Meine Aufgaben“-Liste per Drag & Drop neu anordnen, sofern Ihre Aufgabenliste nicht nach Fälligkeitsdatum sortiert ist.
7-Tage-Kalenderansicht
In Ihrem „Meine Aufgaben“-Kalender können Sie wichtige Fristen und anstehende Aufgaben im Auge behalten. In der 7-Tage-Kalenderansicht können Sie die Aufgaben, die täglich fällig sind, neu anordnen, damit Aufgaben mit der höchsten Priorität ganz oben stehen.
In der 7-Tages-Kalenderansicht von „Meine Aufgaben“ können Sie:
- Wochenansicht wählen, um mehrtägige Aufgaben ein- und auszublenden. Damit verhindern Sie, dass längere Aufgaben Ihre Wochenplanung stören. Sie können Ihren Kalender auch in der Monatsansicht einsehen und Wochenenden ein- oder ausblenden.
- Ihre Kalenderansicht so organisieren, dass alle Aufgaben, unerledigte Aufgaben oder erledigte Aufgaben angezeigt werden, indem Sie in Ihrer Toolbar auf Alle Aufgaben klicken.
- Durch Drag & Drop jeden Tag fällige Aufgaben neu anordnen, damit jene Aufgaben mit der höchsten Priorität oben stehen
- Auf Ohne Datum klicken, um Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum aufzurufen. Damit können Sie auch auf einen Minikalender zugreifen, um schnell zu bestimmten Tagen zu springen. Sie können Aufgaben aus der Seitenleiste Ohne Datumsangabe in die Wochenansicht ziehen, um Aufgaben für bestimmte Tage einzuplanen. Der Button Ohne Datumsangabe ist nur in der Wochenansicht sichtbar.
Wochenziele
Ihre Wochenziele
Beginnen Sie Ihre Arbeitswoche zielgerichtet, indem Sie sich ein Wochenziel setzen. Halten Sie Ihre oberste Priorität für die Woche fest, und sehen Sie diese in der mobilen App und der Web-App. Da dieses Ziel plattformübergreifend sichtbar bleibt, führt das zu besserer Planung, besseren Aktionen und besseren Ergebnissen.
Am Montagmorgen werden Nutzer der mobilen App aufgefordert, sich ein Wochenziel zu setzen. Dieses erscheint dann auch in der Desktop- und Webversion von Asana, kann dort aber nicht bearbeitet werden. Ihr Wochenziel wird während der Woche oben in Meine Aufgaben angezeigt, um Sie bei der Planung zu unterstützen.
Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“
Mit der Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“ können Sie den Zugriff auf „Meine Aufgaben“ einer anderen Person beantragen bzw. erhalten, um die Aufgaben der jeweils anderen Person zu verwalten. Sie können ausgewählten Kollegen den Zugriff gewähren, damit diese Ihre Aufgaben verwalten.
Das ist für Arbeitsabläufe hilfreich, bei denen Sie Abschnitte in der „Meine Aufgaben“-Liste einer anderen Person sortieren, ordnen oder erstellen müssen oder wenn Sie möchten, dass ausgewählte Kollegen dies für Sie erledigen.
Wenn Sie jetzt „Meine Aufgaben“ eines anderen Nutzers aufrufen, ohne dass er Ihnen explizit Zugriff gewährt, können Sie:
- Eine Liste seiner Aufgaben sehen
- Die Sortierung ändern (für Sie selbst, nicht für den Eigentümer von „Meine Aufgaben“)
- Die Aufgaben filtern (auch hier betrifft das nur Ihre Ansicht)
- Sie werden nicht in der Lage sein, Aufgaben neu anzuordnen und Abschnitte zu sehen bzw. zu erstellen
Bevor Sie Zugriff erhalten, können Sie nur nach Fälligkeitsdatum und Projekt sortieren; mit Zugriff zusätzlich auch nach Keine und Gefällt-mir-Angaben.
Eine Zugriffsberechtigung auf „Meine Aufgaben“ einer anderen Person hat keine Auswirkungen auf die Sichtbarkeit der Aufgaben. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe nicht sehen konnten, bevor Sie die Zugriffsrechte erhalten haben, werden Sie diese auch nach dem Erhalt der Zugriffsberechtigung nicht sehen können.
Zugriff auf die Listenansicht „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds
So können Sie auf die „Meine Aufgaben“-Ansicht eines anderen Mitglieds zugreifen:
- Suchen Sie in der Suchleiste nach dem Namen des Mitglieds
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie unter Personen auf das gewünschte Profil
- Eine Liste mit den Aufgaben des Mitglieds ist dann für Sie sichtbar
So stellen Sie eine Anfrage, wenn Sie auf „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zugreifen möchten
Um den Zugriff auf „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zu beantragen, navigieren Sie zur „Meine Aufgaben“-Liste der gewünschten Person, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Um Verwaltungszugriff bitten aus.
Wenn eine Zugriffsanfrage gestellt wird, wird eine Aufgabe für die Person erstellt, an die die Anfrage gerichtet ist.
Nutzen Sie die Schaltfläche „Teilen“, um Zugriff auf Ihre „Meine Aufgaben“ zu gewähren
Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen.
Geben Sie den Namen des Mitglieds ein und klicken Sie auf Einladen.
Die Person, der Sie Zugriff gewähren, wird über eine Benachrichtigung darüber informiert.
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