Einführung neuer Mitarbeiter

Wenn neue Mitarbeiter bei Ihnen anfangen, kann es mühsam sein (und viele E-Mails benötigen), den neuen Kollegen alle notwendigen Informationen zu vermitteln, sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Dokumente ausfüllen und eine problemlose Übergangsphase zu gewährleisten. In der Regel dauert es acht Monate, bis ein neuer Mitarbeiter volle Produktivität erreicht. Indem Sie eine Projektvorlage in Asana nutzen, können Sie den Einführungsprozess von Anfang bis Ende nachverfolgen. Auf diese Weise wissen Arbeitnehmer, was zu tun ist und wo sie die nötigen Informationen finden, sodass sie schnell einsatzfähig sind.

Möchten Sie das Setup überspringen? Testen Sie unsere [neue Vorlage zur Einführung neuer Mitarbeiter] (https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=new_employee_onboarding) in Asana.

Erstellung einer Einführungsvorlage

  1. Erstellen Sie ein Projekt, das als Vorlage für die Einführung dienen soll. Nennen Sie das Projekt „[Name] - Vorlage zur Personaleinführung”. Erstellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter eine Kopie dieses Projektes und aktualisieren Sie den Projektnamen mit dem Namen des Mitarbeiters.

  2. Organisieren die das Projekt, indem Sie Abschnitte wie z. B. „Zusatzleistungen”, „Betriebliche Rentenversicherung”, „IT” oder „Verweise” erstellen.

  3. Fügen Sie jedem Abschnitt Aufgaben hinzu wie z. B. „Anmeldung für Zusatzleistungen”, „Anmeldung für die Betriebsrente”, „Ihren Computer an unsere Firmendrucker anschließen”. Geben Sie in der Aufgabenbeschreibung deutliche Instruktionen an, hängen Sie alle erforderlichen Dateien an und nutzen Sie Verlinkungen mit „@”, um auf andere Aufgaben oder Projekte zu verweisen. Ordnen Sie Aufgaben wie „Computer bestellen” jemanden in der entsprechenden Abteilung zu.

  4. Speichern Sie Ihr Projekt als Vorlage. Klicken Sie auf die Projektauswahlliste (oben) und wählen Sie Als Vorlage speichern. Auf diese Weise können Sie die Vorlage einfach kopieren, wenn ein neuer Mitarbeiter eingeführt werden soll. Wenn neue Mitarbeiter Feedback zum Einführungsverfahren geben, können Sie die Vorlage entsprechend aktualisieren, um die Einführung neuer Mitarbeiter zu optimieren.

  5. Laden Sie alle Teamkollegen, die an der Einführung beteiligt sind, zum Projekt ein und weisen Sie Ihrem neuen Teammitglied Aufgaben zu.

  6. Wenn dann ein neuer Mitarbeiter beginnt, weiß dieser, welche Dokumente und Aufgaben zu Beginn der neuen Arbeit ausgefüllt bzw. erledigt werden müssen. Neue Mitarbeiter können Fragen auch direkt in jeder Aufgabe stellen und dort Unterstützung beim Ausführen des nächsten Schritts erhalten.

HR Onboarding Template project in Asana

Mehr Optionen zur Einführung von Mitarbeitern

Teamspezifische Einführung

Zusätzlich zum Projekt der Personalabteilung für Dokumente und Zusatzleistungen kann jedes einzelne Team bzw. jeder Manager eine teamspezifische Projektvorlage zur Einführung erstellen. Die Einführung ins Team kann Aufgaben enthalten, die für die jeweilige Rolle, jedoch nicht für das gesamte Unternehmen relevant sind. Wenn einige der Aufgaben der verschiedenen Vorlagen identisch sind, können Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern, sodass der selbe Arbeitsvorgang nicht doppelt auftritt oder den neuen Mitarbeiter verwirrt.

Zum Beispiel könnte die Vertriebsabteilung ein Dokument zur Vertriebspipeline und eins zur Bewertung von „Leads” haben. Erstellen Sie in der Vorlage eine Aufgabe, diese zu prüfen, und fügen Sie die entsprechenden Dokumente hinzu. Beispiele für andere Aufgaben sind „Mit Jonas Kaffee trinken” oder „Strategieplan prüfen”. Ordnen Sie die Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zu, um Ihrem neuen Teamkollegen eine problemlose Übergangsphase zu ermöglichen.

Verwendung benutzerdefinierter Felder

Benutzerdefinierte Felder heben wichtige Informationen einer Aufgabe hervor und können einfach überblickt werden. Feldnamen und -werte sind anpassbar und Sie können Auswahllisten, Zahlen- oder Textfelder erstellen, um bestimmte Informationen zu erfassen. Zur Einführung neuer Mitarbeiter könnten Sie eine Auswahlliste mit Prioritätsangaben verwenden, um zu kennzeichnen, wie wichtig eine Einführungsaufgabe ist. So weiß Ihr neuer Mitarbeiter, was zuerst erledigt werden sollte.

Sie könnten Aufgaben auch mit „Aktion” oder „Referenz” kategorisieren, so dass neue Mitarbeiter Informationen wie z.B. Büropläne leicht finden oder bestimmte Informationen auch nach Fertigstellung der Aufgabe behalten können, da man später nach benutzerdefinierten Feldern suchen und sortieren kann.

Sie können zu Ihrem Event-Planungs-Projekt benutzerdefinierte Felder hinzufügen, indem Sie auf die Projektaktionen-Auswahlliste klicken und Benutzerdefinierte Felder verwalten auswählen. Von hier aus können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder für Kosten erstellen und verwalten sowie andere Daten verfolgen, die erforderlich sind.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Asana So verwalten Sie benutzerdefinierte Felder in Asana

Verfolgen Sie die Fortschritte während der Einführung

Als Personalleiter können Sie Ihrem Dashboard neue Einführungsprojekte hinzufügen, um zu sehen, wie neu eingestellte Mitarbeiter vorankommen. Außerdem können Sie für sich selbst eine Aufgabe in der Vorlage hinzufügen, um nach einer Woche mit jedem neuen Mitarbeiter zu sprechen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.