Aufgabenfelder & Tags

Alle Aufgabenfelder werden im Aufgabenfenster angezeigt und können dort bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine beliebige Aufgabe, um alle Details dazu im Aufgabenfenster einzusehen.

Wichtige Elemente im rechten Fenster

Im oberen Teil des Aufgabenfensters können Sie:

  1. Die Aufgabe als erledigt oder nicht erledigt markieren
  2. Dateien hochladen
  3. Eine Liste von Unteraufgaben erstellen
  4. Die Aufgaben-URL kopieren
  5. Die Aufgabe mit Gefällt mir markieren
  6. Auf zusätzliche Aufgaben-Optionen zugreifen

Wichtige Elemente im Aufgabenfenster

Außerdem können Sie im Aufgabenfenster:

  1. Den Namen der Aufgabe bearbeiten
  2. Die Aufgabe zuweisen
  3. Fälligkeitsdatum und Fälligkeitszeit festlegen
  4. Sehen, in welchem Projekt sich die Aufgabe befindet
  5. Eine Beschreibung hinzufügen, um der Aufgabe mehr Kontext zu geben
  6. Einen Kommentar schreiben
  7. Beteiligte hinzufügen oder sich aus der Liste der Beteiligten entfernen

Aufgabenname

Aufgabennamen sind oft die Aktionsaufrufe für die Aufgabe.

So können Sie den Namen einer Aufgabe ändern:

  1. Entweder über das Hauptfenster
  2. Oder im Aufgabenfenster über das Aufgabennamen-Feld

Aufgaben als vollständig oder unerledigt markieren

Markieren Sie eine Aufgabe, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist.

So können Sie eine Aufgabe als erledigt markieren:

  1. Klicken Sie entweder auf das Häkchen-Symbol im Hauptfenster
  2. Oder klicken Sie auf den „Als erledigt markieren“-Button im Aufgabenfenster

Umgekehrt können Sie eine Aufgabe wieder als unerledigt markieren, wenn noch daran gearbeitet werden muss.

So markieren Sie eine Aufgabe wieder als unerledigt:

Klicken Sie im Aufgabenfenster auf den „Erledigt“-Button

Standardmäßig werden nur unerledigte Aufgaben unter Meine Aufgaben und Projekte angezeigt. Sie können die Ansicht ändern, sodass auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Über die Ansicht der abgeschlossenen Aufgaben im Hauptfenster können Sie auch eine Aufgabe als unerledigt markieren.

Fälligkeitsdaten und -zeiten & Datumsbereiche für Aufgaben

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, eine Fälligkeitszeit oder einen Datumsbereich fest, damit Ihre Teamkollegen wissen, bis wann eine Aufgabe zu erledigen ist.

Fälligkeitsdatum

So fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu:

  • Navigieren Sie zu Fälligkeitsdatum. Sie können das Datum entweder eintippen oder im Kalender auswählen.

Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum entfernen möchten, um einen realistischeren Zeitrahmen zu schaffen, nehmen Sie die Änderung einfach im Kalender vor. Das neue Datum wird anschließend sofort in der Leiste Fälligkeitsdatum angezeigt.

Zeit hinzufügen

So fügen Sie eine Start- und Fälligkeitszeit hinzu

  • Klicken Sie im Kalender auf die Schaltfläche Zeit hinzufügen

Startzeit

Hier können Sie in der Kalenderoption sowohl die Start- als auch die Fälligkeitszeit festlegen.

Wenn Sie nur eine Fälligkeitszeit ohne Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen, wird als Fälligkeitsdatum standardmäßig das heutige Datum ausgewählt.

So legen Sie einen Datumsbereich fest:

  • In Ihrem Kalender können Sie den Zeitrahmen zwischen einem Startdatum und einem Fälligkeitsdatum festlegen.

Datumsbereich

Wiederkehrende oder sich wiederholende Aufgaben

Wenn eine Aufgabe regelmäßig abgeschlossen werden muss, können Sie sie als wiederkehrende Aufgabe einrichten.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, wird sie nur auf Ihrem Kalender angezeigt, wenn sie das nächste Mal fällig ist, nicht jedes Mal, wenn die wiederkehrende Aufgabe in der Zukunft fällig ist. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markieren, dupliziert sich diese automatisch für das nächste Mal mit dem festgelegten Fälligkeitsdatum.

Wenn eine wiederkehrende Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, werden alle Informationen in eine neue Aufgabe mit einem neuen Fälligkeitsdatum dupliziert. Auf der Grundlage des Intervalls, das Sie für die Wiederholung Ihrer Aufgabe festgelegt haben, wird das neue Fälligkeitsdatum bestimmt.

Alle Felder (außer den Aufgabenkommentaren) werden übernommen, wenn eine wiederkehrende Aufgabe sich selbst kopiert, einschließlich der Teilaufgaben.

Wiederkehrend

So legen Sie eine Aufgabe als wiederkehrende Aufgabe an:

  1. Klicken Sie in das Feld Fälligkeitsdatum
  2. Wählen Sie Als wiederkehrend festlegen
  3. Wählen Sie die Tage aus, an denen sich die betreffende Aufgabe wiederholen soll

Optionen für wiederkehrende Aufgaben

Hier können Sie auswählen, in welchem Rhythmus sich Aufgaben wiederholen sollen:

  1. Wöchentlich
  2. Monatlich
  3. Jährlich
  4. Periodisch
  5. Nach individueller Einstellung

Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe als wiederkehrend festlegen, sollten Sie keine der Unteraufgaben als wiederkehrend einrichten. Dadurch wird die wiederkehrende Unteraufgabe exponentiell dupliziert.

Fälligkeitsdaten für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden nach dem Datum berechnet, an dem die Aufgabe zuletzt erledigt wurde.

Schnelle Tipps für wiederkehrende Aufgaben

  • Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe an Wochentagen wiederholt wird, stellen Sie die Aufgabe so ein, dass sie wöchentlich wiederholt wird, und kreuzen Sie dann die Felder für Mo, Di, Mi, Do und Fr an.
  • Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe einmal pro Quartal wiederholt wird, sollten Sie die monatliche Wiederholung und den Zeitabstand „alle 3 Monate“ auswählen.
  • Wenn Sie eine Aufgabe zweimal jährlich wiederholen möchten, wählen Sie die monatliche Wiederholung und einen Zeitabstand „alle 6 Monate“ aus.

Sie können eine wiederkehrende Aufgabe auch stoppen, indem Sie auf die Option Wiederholung entfernen klicken.

Wenn Sie alternativ das Fälligkeitsdatum von der Aufgabe entfernen, kann sich die Aufgabe nicht mehr wiederholen.

Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte

Eine Aufgabe kann bis zu 20 verschiedenen Projekten gleichzeitig angehören. Sie können alle Projekte, zu denen eine Aufgabe gehört, im Aufgabenfenster im Feld Projekte sehen.

Mehrfachzuordnung von Projekten 1

Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte werden hier angezeigt:

  • Unterhalb des Fälligkeitsdatums im Aufgabenfenster. Sie können auch einsehen, in welchem Abschnitt sich die Aufgabe im Projekt befindet.

Ihnen wird die Aufgabe in jedem Projekt angezeigt, mit dem sie verbunden ist. Dies ist nützlich, wenn eine Aufgabe für gleichlaufende Ziele relevant sein könnte und wenn Fälligkeitsdatum und Fertigstellung für mehrere Projekte von Bedeutung sind.

Die Aufgabe besteht gleichzeitig in all diesen Projekten. Dadurch wird die Aufgabe nicht dupliziert – wenn Sie die Aufgabe in einem Projekt abschließen, wird sie in allen damit verbundenen Projekten abgeschlossen.

Mehrfachzuordnung von Projekten 2

So fügen Sie die Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzu:

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Projektnamen im Aufgabenfenster, und klicken Sie auf das +-Symbol.

Drücken Sie auf die Tabulatortaste + P auf Ihrer Tastatur, um das Projektfeld schnell aufzurufen.

So entfernen Sie die Aufgabe aus einem Projekt:

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Projektnamen in Ihrem Aufgabenfenster. Klicken Sie auf das X-Symbol neben dem Projekt, um die Aufgabe aus einem Projekt zu entfernen.

Aufgabenbeschreibung

Über Aufgabenbeschreibungen können Sie eine Aufgabe beschreiben, Anweisungen geben oder sonstigen Kontext für eine Aufgabe angeben.

Das Beschreibungsfeld befindet sich im Aufgabenfenster jeder Aufgabe. Klicken Sie in das Feld hinein, um es zu bearbeiten.

Aufgabenbeschreibungen unterstützen Rich Text und Emojis.  

Likes

Mit einem Like können Sie schnell die Arbeit Ihrer Kollegen bestätigen, ihr zustimmen oder sie loben.

Gefällt mir

Um eine Aufgabe mit „Gefällt mir“ zu versehen:

Klicken Sie auf das „Daumen hoch“-Symbol im Aufgabenfenster.

Sie können Aufgaben auch über Inbox-Benachrichtigungen mit einem Gefällt mir markieren.

Gefällt mir-Ansicht

Nachdem die Aufgabe mit „Gefällt mir“ versehen wurde, erscheint sie:

  1. Neben dem Namen der Aufgabe im Hauptfenster
  2. Im oberen Bereich des Aufgabenfensters

Um die Markierung für eine Aufgabe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf das „Daumen hoch“-Symbol.

Ihnen wird eine Gefällt-mir-Option angezeigt für:

  • Aufgaben
  • Aufgabenkommentare
  • Aufgabenanhänge
  • Aufgabenfertigstellung

Darüber hinaus erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung, wenn Sie eine Gefällt-mir-Angabe erhalten haben.

Tags

Mit Tags können Sie einen zusätzlichen Kontext für Aufgaben schaffen oder ähnliche Aufgaben für bessere Übersicht gruppieren.

Mit einem Tag können Sie den Status einer Aufgabe verfolgen oder Aufgaben kategorisieren.

Tag im Aufgabenfenster

Die Tags einer Aufgabe erscheinen unter Projekte.

Klicken Sie auf den Namen des Tags, um eine vollständige Liste der Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem Tag verknüpft sind.

Drei-Punkte-Symbol

Um einen Tag zu einer Aufgabe hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Aufgabenfenster oben, um ein Dropdown-Menü aufzurufen
  2. Wählen Sie Tags hinzufügen aus

Drücken Sie die Tabulatortaste + T, um das Tag-Feld aufzurufen.

So entfernen Sie ein Tag von einer Aufgabe:

Fahren Sie mit der Maus einfach über den Namen des Tags und klicken Sie auf das angezeigte X-Symbol.

Tags erstellen

Wählen Sie dafür einfach Einen weiteren Tag hinzufügen über das +-Symbol unter Tags aus. Sie können dann einen weiteren Tag erstellen, der weiteren Kontext zu Ihren Aufgaben bietet.

Tag hinzufügen

Tag erstellen

So erstellen Sie einen neuen Tag:

  1. Geben Sie den Namen des Tags ein
  2. Wählen Sie +Tag erstellen für aus

Während Sie den Tag-Namen eingeben, sehen Sie eine Auswahlliste der vorhandenen Tags mit ähnlichen Namen. Wählen Sie einen Tag aus der Auswahlliste, wenn Sie eine Aufgabe zu einem bestehenden Tag hinzufügen möchten.

Tags umbenennen oder löschen

Umbenennen oder löschen

Klicken Sie auf den Namen des Tags. Sie werden dann auf eine Seite mit einer Liste von Aufgaben weitergeleitet, die mit dem Tag verknüpft sind.

Um einen Tag umzubenennen oder zu löschen:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um Tag-Aktionen anzuzeigen
  2. Wählen Sie Tag umbenennen aus den Optionen aus, um den Tag umzubenennen
  3. Wählen Sie Tag löschen aus den Optionen aus, um den Tag zu löschen

Sobald ein Tag gelöscht wurde, erhalten alle Tag-Follower eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung mit der Tag-ID. Falls der Tag aus Versehen gelöscht wurde, kann uns jeder mit der ID kontaktieren, um den Tag wiederherzustellen.

Tag-Berechtigungen

  • Tags, die mit einer privaten Aufgabe verknüpft sind, können von der verantwortlichen Person und den Followern dieser Aufgabe durchsucht werden
  • Tags, die mit Aufgaben innerhalb eines privaten Projekts verknüpft sind, können von den Mitgliedern dieses Projekts durchsucht werden
  • Alle Tags können über die API durchsucht werden

Tag-Farben

Mit Tag-Farben können Sie Ihre Tags optisch klarer voneinander abgrenzen.

So bearbeiten Sie die Farbe eines Tags:

  1. Klicken Sie im Aufgabenfenster (oder im Hauptfenster) auf den Namen des Tags. Beachten Sie, dass eine Liste von Aufgaben, die mit dem Tag verknüpft sind, im Hauptfenster angezeigt wird.
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf den Dropdown-Menü
  3. Wählen Sie Farbe zur Hervorhebung festlegen. Dadurch wird der Tag-Name im Hauptfenster und im Aufgabenfenster mit einer Farbe hervorgehoben

Tags vs. benutzerdefinierte Felder

Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Für die Verwendung in einem Unternehmen empfehlen wir Ihnen ausdrücklich benutzerdefinierte Felder, da sie sichtbarer und robuster sind, während Tags sich eher für den informellen Gebrauch eignen. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

  • Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
  • Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsstand).
  • Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
  • Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.

Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:

  • Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
  • Sie müssen den Tag in „Meine Aufgaben” sehen können.
  • Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
  • Sie möchten Aufgaben-Vorlagen markieren.

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