Aufgabenfelder & Tags
- Inhalt
- Aufgaben als vollständig und unvollständig markieren
- Fälligkeitsdaten/-zeiten & wiederkehrende Aufgaben
- Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte
- Aufgabenbeschreibung
- Gefällt-mir-Angaben
- Tags
Alle Aufgabenfelder können über das rechte Fenster gefunden und geändert werden. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um ihre Details im rechten Fenster anzuzeigen.
Vom oberen Teil des rechten Fensters aus können Sie:
- Die Aufgabe als erledigterledigt Markieren Sie eine Aufgabe mit einem Häkchen, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist. Weiterlesen oder nicht erledigt markieren
- AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen hochladen
- Eine Liste von UnteraufgabenUnteraufgaben Unteraufgaben unterteilen eine Aufgabe in kleinere Teilaufgaben. Unteraufgaben haben, wie Aufgaben auch, Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Kommentare und Gefällt-mir-Angaben. Weiterlesen erstellen
- Die Aufgaben-URL kopieren
- Eine Aufgabe mit „Gefällt mir” markieren
- Auf zusätzliche Aufgaben-Optionen zugreifen
Vom rechten Fenster aus können Sie außerdem:
- Den Namen der Aufgabe eingeben
- Die Aufgabe zuweisenzuweisen Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen
- FälligkeitsdatumFälligkeitsdatum Das Datum, an dem eine Aufgabe oder Unteraufgabe fällig ist. Weiterlesen & -zeit festlegen
- Eine Beschreibung hinzufügen, um der Aufgabe mehr Kontext zu geben
- Identifizieren, in welchem Projekt sich die Aufgabe befindet
- Einen Kommentar veröffentlichen
- Die Aufgaben verfolgen oder die Verfolgung aufheben
Aufgabenname
Aufgabennamen sind oft die Aktionsaufrufe für die Aufgabe.
So können Sie den Namen einer Aufgabe ändern:
- Entweder über das HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen
- Oder über das Aufgabennamen-Feld im rechten Fenster
Aufgaben als vollständig oder unvollständig markieren
Markieren Sie eine Aufgabe, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist.
So können Sie eine Aufgabe als abgeschlossen markieren:
- Klicken Sie entweder auf das Häkchen-Symbol im Hauptfenster
- Oder klicken Sie auf den „Als erledigt markieren”-Button im rechten Fenster
Umgekehrt können Sie eine Aufgabe wieder als unvollständig markieren, wenn noch daran gearbeitet werden muss.
So markieren Sie eine Aufgabe wieder als unvollständig:
Klicken Sie über das rechte Fenster auf den „Erledigt”-Button
Standardmäßig werden nur unvollständige Aufgaben unter Meine Aufgaben und Projekte angezeigt. Sie können die Ansicht ändern, sodass auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Über die Ansicht der abgeschlossenen Aufgaben im Hauptfenster können Sie auch eine Aufgabe als unvollständig markieren.
Fälligkeitsdaten und -zeiten & Datumsbereiche für Aufgaben
Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, Fälligkeitszeit oder Datumsbereich fest, damit Ihre Teamkollegen wissen, bis wann eine Aufgabe abzuschließen ist.
Um ein Startdatum, Fälligkeitsdatum & -zeit hinzuzufügen:
- Klicken Sie auf das Datumsauswahlfeld und geben Sie entweder ein Datum ein oder wählen Sie es aus dem Kalender aus
- Geben Sie ein Startdatum ein
- Geben Sie ein Fälligkeitsdatum ein
- Geben Sie eine Zeit ein
Drücken Sie die Tabulatortaste + D, um das Feld für das Fälligkeitsdatum anzuzeigen.
Um ein Fälligkeitsdatum & -zeit zu entfernen:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über das Datumsauswahlfeld und klicken Sie auf X
Wenn Sie nur eine Fälligkeitszeit ohne Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen, wird als Fälligkeitsdatum standardmäßig das heutige Datum ausgewählt.
Wiederkehrende oder sich wiederholende Aufgaben
Wenn eine Aufgabe regelmäßig abgeschlossen werden muss, können Sie sie als wiederkehrende Aufgabe einrichten.
Ihr Kalender zeigt nur das nächste Vorkommen einer wiederkehrenden Aufgabe.
Wenn eine wiederkehrende Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, werden alle Informationen in eine neue Aufgabe mit einem neuen Fälligkeitsdatum dupliziert. Auf der Grundlage des Intervalls, das Sie für die Wiederholung Ihrer Aufgabe festgelegt haben, wird das neue Fälligkeitsdatum bestimmt.
Alle Felder (außer den Aufgabenkommentaren) werden übernommen, wenn eine wiederkehrende Aufgabe sich selbst kopiert, einschließlich der Teilaufgaben.
So legen Sie eine Aufgabe als wiederkehrende Aufgabe fest:
- Klicken Sie in das Feld Fälligkeitsdatum
- Wählen Sie Als wiederkehrend festlegen
Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe als wiederkehrend festlegen, sollten Sie keine der Unteraufgaben als wiederkehrend einrichten. Dadurch wird die wiederkehrende Unteraufgabe exponentiell dupliziert.
Von hier aus können Sie Folgendes tun:
- Wiederholen – Hierüber stellen Sie ein, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, regelmäßig)
- Intervall – Für wiederkehrende Aufgaben, die wöchentlich, monatlich oder regelmäßig wiederholt werden, besteht auch die Möglichkeit, ein Intervall festzulegen
Fälligkeitsdaten für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden auf der Grundlage des Abschlussdatums der letzten Aufgabe bestimmt.
Schnelle Tipps für wiederkehrende Aufgaben
- Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe an Wochentagen wiederholt wird, stellen Sie die Aufgabe so ein, dass sie wöchentlich wiederholt wird, und kreuzen Sie dann die Felder für Mo, Di, Mi, Do und Fr an.
- Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe einmal pro Quartal wiederholt wird, sollten Sie die monatliche Wiederholung und den Zeitabstand „alle 3 Monate“ auswählen.
- Wenn Sie eine Aufgabe zweimal jährlich wiederholen möchten, wählen Sie die monatliche Wiederholung und einen Zeitabstand „alle 6 Monate“ aus.
Sie können auch einstellen, dass wiederkehrende Aufgabe sich nicht wiederholen.
So stellen Sie ein, dass sich eine wiederkehrende Aufgabe nicht wiederholt:
- Klicken Sie in das Feld Fälligkeitsdatum
- Klicken Sie auf das Feld Wiederholen
- Wählen Sie Niemals aus
Wenn Sie alternativ das Fälligkeitsdatum von der Aufgabe entfernen, kann sich die Aufgabe nicht mehr wiederholen.
Mehrere Fälligkeitsdaten in einer Liste verschieben
Wenn sich die Fristen für ein ganzes Projekt ändern, können Sie mit die Fälligkeitsdaten aller zugehörigen Aufgaben wie folgt anpassen:
- Klicken Sie auf das Menü Ansicht oben im HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen
- Wählen Sie Aufgaben nach Fälligkeitsdatum aus
- MehrfachauswahlMehrfachauswahl Über die Mehrfachauswahl können Sie an mehreren Aufgaben auf einmal eine Aktion ausführen. Weiterlesen der gewünschten Aufgaben
- Drücken und halten Sie die Taste „⌘“ (auf dem Mac) oder „Strg“ (auf dem PC) und passen Sie danach mit den Tasten Pfeil nach unten und Pfeil nach oben jeweils alle Fälligkeitsdaten für einen Tag an.
Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte
Eine Aufgabe kann bis zu 20 verschiedenen Projekten gleichzeitig angehören. Sie können alle Projekte, zu denen eine Aufgabe gehört, im rechten Fensterbereich im Feld Projekte sehen.
Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte erscheinen:
- Neben dem Namen der Aufgabe im HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen
- Über dem Namen der Aufgabe im rechten Fenster
Ihnen wird die Aufgabe in jedem Projekt angezeigt, mit dem sie verbunden ist. Dies ist nützlich, wenn eine Aufgabe für gleichlaufende Ziele relevant sein könnte und wenn Fälligkeitsdatum und Fertigstellung für mehrere Projekte von Bedeutung sind.
Die Aufgabe besteht gleichzeitig in all diesen Projekten. Dadurch wird die Aufgabe nicht dupliziert – wenn Sie die Aufgabe in einem Projekt abschließen, wird sie in allen damit verbundenen Projekten abgeschlossen.
So fügen Sie die Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzu:
Fahren Sie über den Projektnamen in Ihrem Aufgabenbereich und klicken Sie auf den Stift oder das +-Symbol. Das Bleistift-Symbol erscheint nur für Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Projekt stehen.
Drücken Sie auf die Tabulatortaste + P auf Ihrer Tastatur, um das Projektfeld schnell aufzurufen.
So entfernen Sie die Aufgabe aus einem Projekt:
Fahren Sie über den Projektnamen in Ihrem Aufgabenbereich. Klicken Sie auf das X-Symbol neben dem Projekt oder klicken Sie auf das +-Symbol, um sie zu einem anderen Projekt hinzuzufügen.
Aufgabenbeschreibung
Über Aufgabenbeschreibungen können Sie eine Aufgabe beschreiben, Anweisungen geben oder sonstigen Kontext für eine Aufgabe angeben.
Das Beschreibungsfeld befindet sich im rechten Fenster jeder Aufgabe. Klicken Sie in das Feld hinein, um es zu bearbeiten.
Likes
Mit einem Like können Sie schnell die Arbeit Ihrer Kollegen bestätigen, ihr zustimmen oder sie loben.
Drücken Sie die Tabulatortaste + H auf Ihrer Tastatur, um schnell eine Aufgabe mit Gefällt mir zu markieren.
Um eine Aufgabe mit Gefällt mir zu versehen:
Klicken Sie auf das „Daumen hoch“-Symbol im rechten Fenster.
Sie können Aufgaben auch über Inbox-Benachrichtigungen mit einem Gefällt mir markieren.
Sobald die Aufgabe mit Gefällt mir versehen wurde, erscheint sie:
- Neben dem Namen der Aufgabe im HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen
- Im oberen Bereich des rechten Fensters
Um die Markierung mit einem Herz für eine Aufgabe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf das Symbol mit dem Daumen nach oben.
Ihnen wird eine Gefällt-mir-Option angezeigt für:
- Aufgaben
- AufgabenkommentareAufgabenkommentare Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen
- Aufgaben-AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen
- Fertigstellung einer Aufgabe
Tags
Mit Tags können Sie einen zusätzlichen Kontext für Aufgaben schaffen oder ähnliche Aufgaben für bessere Übersicht gruppieren.
Mit einem Tag können Sie den Status einer Aufgabe verfolgen oder Aufgaben kategorisieren.
Tags einer Aufgabe erscheinen rechts neben dem Aufgabennamen oder im Tag-Feld im rechten Fenster.
Klicken Sie auf den Namen des Tags, um eine vollständige Liste der Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem Tag verknüpft sind.
Um einen Tag zu einer Aufgabe hinzufügen:
- Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten im rechten Fenster oben und wählen Sie Tags im Dropdownmenü aus oder
- Klicken Sie auf das + nebem dem Tag-Feld im rechten Fenster
Drücken Sie die Tabulatortaste + T, um das Tag-Feld aufzurufen.
Um einen Tag von einer Aufgabe zu entfernen:
Fahren Sie über den Tagnamen und klicken Sie auf das angezeigte X-Symbol.
Tags erstellen
Um einen Tag zu erstellen, nachdem Sie auf das +-Symbol geklickt haben:
- Geben Sie den NAmen des Tags ein
- Wählen Sie aus den Ergebnissen zur Autovervollständigung Neuer Tag aus
Während Sie den Tag-Namen eingeben, sehen Sie eine Auswahlliste der vorhandenen Tags mit ähnlichen Namen. Wählen Sie einen Tag aus der Auswahlliste, wenn Sie eine Aufgabe zu einem bestehenden Tag hinzufügen möchten.
Tags umbenennen oder löschen
Um einen Tag umzubenennen oder zu löschen:
- Klicken Sie auf den Tagnamen im rechten Fenster (oder im Hauptfenster). Beachten Sie, dass eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Tag verknüpft sind, im Hauptfenster erscheint.
- Klicken Sie auf den den Dropdownpfeil in der KopfzeileKopfzeile Die Kopfzeile ist Teil der Benutzeroberfläche zwischen der oberen Leiste und dem Hauptfenster und lässt Nutzer durch Projekte navigieren. Weiterlesen
- Wählen Sie Tag umbenennen or Tag löschen aus
Sobald ein Tag gelöscht wurde, erhalten alle Tag-Follower eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung mit der Tag-ID. Falls der Tag aus Versehen gelöscht wurde, kann uns jeder mit der ID kontaktieren, um den Tag wiederherzustellen.
Tag-Farben
Mit Tag-Farben können Sie Ihre Tags optisch klarer voneinander abgrenzen.
So bearbeiten Sie die Farbe eines Tags:
- Klicken Sie im rechten Fenster (oder im Hauptfenster) auf den Namen des Tags. Beachten Sie, dass eine Liste von Aufgaben, die mit dem Tag verknüpft sind, im Hauptfenster angezeigt wird.
- Klicken Sie in der Kopfzeile auf den Dropdownpfeil
- Wählen Sie Farbe zur Hervorhebung festlegen. Dadurch wird der Tag-Name im Hauptfenster und im rechten Fenster mit einer Farbe hervorgehoben
Tag-Berechtigungen
Tags erben die Berechtigungen der Aufgaben, mit denen sie verknüpft sind:
- Mit privaten Aufgaben verknüpfte Tags sind für Verantwortliche und Follower dieser Aufgabe privat.
- Tags, die mit Aufgaben innerhalb eines privaten Projekts verbunden sind, sind für die Mitglieder des betreffenden Projekts privat.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt Berechtigungen im Handbuch.
Wenn jemand versucht, ein Tag zu verwenden, der innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabe existiert, wozu die betreffende Person nicht berechtigt ist, wird ein Duplikat-Tag erstellt.
Tags vs. benutzerdefinierte Felder
Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Für die Verwendung in einem Unternehmen empfehlen wir Ihnen ausdrücklich benutzerdefinierte Felder, da sie sichtbarer und robuster sind, während Tags sich eher für den informellen Gebrauch eignen. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:
Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:
- Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
- Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsstand).
- Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
- Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.
Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:
- Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
- Sie müssen das Tag über „Meine Aufgaben” sehen können.
- Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
- Sie möchten Aufgaben-Vorlagen markieren.
