Aufgabenfelder & Tags

Alle Aufgabenfelder können über das rechte Fenster gefunden und geändert werden. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um ihre Details im rechten Fenster anzuzeigen.

Aufgabenname

Aufgabennamen sind oft die Aktionsaufrufe für die Aufgabe.

Aufgaben als vollständig oder unvollständig markieren

Markieren Sie eine Aufgabe, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist.

Umgekehrt können Sie eine Aufgabe wieder als unvollständig markieren, wenn noch daran gearbeitet werden muss.

Standardmäßig werden nur unvollständige Aufgaben unter Meine Aufgaben und Projekte angezeigt. Sie können die Ansicht ändern, sodass auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Über die Ansicht der abgeschlossenen Aufgaben im Hauptfenster können Sie auch eine Aufgabe als unvollständig markieren.

Fälligkeitsdaten und -zeiten & Datumsbereiche für Aufgaben

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, Fälligkeitszeit oder Datumsbereich fest, damit Ihre Teamkollegen wissen, bis wann eine Aufgabe abzuschließen ist.

Drücken Sie die Tabulatortaste + D, um das Feld für das Fälligkeitsdatum anzuzeigen.

Wenn Sie nur eine Fälligkeitszeit ohne Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen, wird als Fälligkeitsdatum standardmäßig das heutige Datum ausgewählt.

Wiederkehrende oder sich wiederholende Aufgaben

Wenn eine Aufgabe regelmäßig abgeschlossen werden muss, können Sie sie als wiederkehrende Aufgabe einrichten.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, wird sie nur auf Ihrem Kalender angezeigt, wenn sie das nächste Mal fällig ist, nicht jedes Mal, wenn die wiederkehrende Aufgabe in der Zukunft fällig ist. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markieren, dupliziert sich diese automatisch für das nächste Mal mit dem festgelegten Fälligkeitsdatum.

Wenn eine wiederkehrende Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, werden alle Informationen in eine neue Aufgabe mit einem neuen Fälligkeitsdatum dupliziert. Auf der Grundlage des Intervalls, das Sie für die Wiederholung Ihrer Aufgabe festgelegt haben, wird das neue Fälligkeitsdatum bestimmt.

Alle Felder (außer den Aufgabenkommentaren) werden übernommen, wenn eine wiederkehrende Aufgabe sich selbst kopiert, einschließlich der Teilaufgaben.

Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe als wiederkehrend festlegen, sollten Sie keine der Unteraufgaben als wiederkehrend einrichten. Dadurch wird die wiederkehrende Unteraufgabe exponentiell dupliziert.

Fälligkeitsdaten für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden auf der Grundlage des Abschlussdatums der letzten Aufgabe bestimmt.

Schnelle Tipps für wiederkehrende Aufgaben

• Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe an Wochentagen wiederholt wird, stellen Sie die Aufgabe so ein, dass sie wöchentlich wiederholt wird, und kreuzen Sie dann die Felder für Mo, Di, Mi, Do und Fr an.
• Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe einmal pro Quartal wiederholt wird, sollten Sie die monatliche Wiederholung und den Zeitabstand „alle 3 Monate“ auswählen.
• Wenn Sie eine Aufgabe zweimal jährlich wiederholen möchten, wählen Sie die monatliche Wiederholung und einen Zeitabstand „alle 6 Monate“ aus.

Sie können auch einstellen, dass wiederkehrende Aufgabe sich nicht wiederholen.

Wenn Sie alternativ das Fälligkeitsdatum von der Aufgabe entfernen, kann sich die Aufgabe nicht mehr wiederholen.

Mehrere Fälligkeitsdaten in einer Liste verschieben

Wenn sich die Fristen für ein ganzes Projekt ändern, können Sie mit die Fälligkeitsdaten aller zugehörigen Aufgaben wie folgt anpassen:

• Klicken Sie auf das Menü Ansicht oben im HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen
• Wählen Sie Aufgaben nach Fälligkeitsdatum aus
• MehrfachauswahlMehrfachauswahl Über die Mehrfachauswahl können Sie an mehreren Aufgaben auf einmal eine Aktion ausführen. Weiterlesen der gewünschten Aufgaben
• Drücken und halten Sie die Taste „⌘“ (auf dem Mac) oder „Strg“ (auf dem PC) und passen Sie danach mit den Tasten Pfeil nach unten und Pfeil nach oben jeweils alle Fälligkeitsdaten für einen Tag an.

Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte

Eine Aufgabe kann bis zu 20 verschiedenen Projekten gleichzeitig angehören. Sie können alle Projekte, zu denen eine Aufgabe gehört, im rechten Fensterbereich im Feld Projekte sehen.

Ihnen wird die Aufgabe in jedem Projekt angezeigt, mit dem sie verbunden ist. Dies ist nützlich, wenn eine Aufgabe für gleichlaufende Ziele relevant sein könnte und wenn Fälligkeitsdatum und Fertigstellung für mehrere Projekte von Bedeutung sind.

Die Aufgabe besteht gleichzeitig in all diesen Projekten. Dadurch wird die Aufgabe nicht dupliziert – wenn Sie die Aufgabe in einem Projekt abschließen, wird sie in allen damit verbundenen Projekten abgeschlossen.

Drücken Sie auf die Tabulatortaste + P auf Ihrer Tastatur, um das Projektfeld schnell aufzurufen.

Aufgabenbeschreibung

Über Aufgabenbeschreibungen können Sie eine Aufgabe beschreiben, Anweisungen geben oder sonstigen Kontext für eine Aufgabe angeben.

Aufgabenbeschreibungen unterstützen Rich Text und Emojis.  

Likes

Mit einem Like können Sie schnell die Arbeit Ihrer Kollegen bestätigen, ihr zustimmen oder sie loben.

Drücken Sie die Tabulatortaste + H auf Ihrer Tastatur, um schnell eine Aufgabe mit Gefällt mir zu markieren.

Sie können Aufgaben auch über Inbox-Benachrichtigungen mit einem Gefällt mir markieren.

Um die Markierung mit einem Herz für eine Aufgabe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf das Symbol mit dem Daumen nach oben.

Ihnen wird eine Gefällt-mir-Option angezeigt für:

• Aufgaben
• AufgabenkommentareAufgabenkommentare Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen
• Aufgaben-AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen
• Fertigstellung einer Aufgabe

Tags

Mit Tags können Sie einen zusätzlichen Kontext für Aufgaben schaffen oder ähnliche Aufgaben für bessere Übersicht gruppieren.

Mit einem Tag können Sie den Status einer Aufgabe verfolgen oder Aufgaben kategorisieren.

Klicken Sie auf den Namen des Tags, um eine vollständige Liste der Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem Tag verknüpft sind.

Drücken Sie die Tabulatortaste + T, um das Tag-Feld aufzurufen.

Tags erstellen

Während Sie den Tag-Namen eingeben, sehen Sie eine Auswahlliste der vorhandenen Tags mit ähnlichen Namen. Wählen Sie einen Tag aus der Auswahlliste, wenn Sie eine Aufgabe zu einem bestehenden Tag hinzufügen möchten.

Tags umbenennen oder löschen

Sobald ein Tag gelöscht wurde, erhalten alle Tag-Follower eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung mit der Tag-ID. Falls der Tag aus Versehen gelöscht wurde, kann uns jeder mit der ID kontaktieren, um den Tag wiederherzustellen.

Tag-Farben

Mit Tag-Farben können Sie Ihre Tags optisch klarer voneinander abgrenzen.

So bearbeiten Sie die Farbe eines Tags:

1. Klicken Sie im rechten Fenster (oder im Hauptfenster) auf den Namen des Tags. Beachten Sie, dass eine Liste von Aufgaben, die mit dem Tag verknüpft sind, im Hauptfenster angezeigt wird.
2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf den Dropdownpfeil
3. Wählen Sie Farbe zur Hervorhebung festlegen. Dadurch wird der Tag-Name im Hauptfenster und im rechten Fenster mit einer Farbe hervorgehoben

Tag-Berechtigungen

Tags erben die Berechtigungen der Aufgaben, mit denen sie verknüpft sind:

• Mit privaten Aufgaben verknüpfte Tags sind für Verantwortliche und Follower dieser Aufgabe privat.
• Tags, die mit Aufgaben innerhalb eines privaten Projekts verbunden sind, sind für die Mitglieder des betreffenden Projekts privat.

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt Berechtigungen im Handbuch.

Wenn jemand versucht, ein Tag zu verwenden, der innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabe existiert, wozu die betreffende Person nicht berechtigt ist, wird ein Duplikat-Tag erstellt.

Tags vs. benutzerdefinierte Felder

Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Für die Verwendung in einem Unternehmen empfehlen wir Ihnen ausdrücklich benutzerdefinierte Felder, da sie sichtbarer und robuster sind, während Tags sich eher für den informellen Gebrauch eignen. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

• Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
• Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsstand).
• Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
• Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.

Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:

• Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
• Sie müssen das Tag über „Meine Aufgaben” sehen können.
• Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
• Sie möchten Aufgaben-Vorlagen markieren.