Aufgabenfelder und Tags

Aufgabendetails im rechten Fenster

Alle Aufgabenfelder werden im Aufgabenfenster angezeigt und können dort bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine beliebige Aufgabe, um alle Details dazu im Aufgabenfenster einzusehen.

Aufgaben als vollständig oder unerledigt markieren

Markieren Sie eine Aufgabe, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist.

Wenn noch weitere Arbeit zu leisten ist, können Sie eine Aufgabe erneut als unerledigt markieren, indem Sie auf das Häkchen oder die Schaltfläche Erledigt klicken.

Standardmäßig werden nur unerledigte Aufgaben unter „Meine Aufgaben“ und „Projekte“ angezeigt. Sie können die Ansicht ändern, sodass auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Über die Ansicht der abgeschlossenen Aufgaben im Hauptfenster können Sie auch eine Aufgabe als unerledigt markieren.

Fälligkeitsdaten und -zeiten sowie Datumsbereiche für Aufgaben

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, eine Fälligkeitszeit oder einen Datumsbereich fest, damit Ihre Teamkollegen wissen, bis wann eine Aufgabe zu erledigen ist.

Fälligkeitsdaten und -zeiten hinzufügen

Startdaten und Startzeiten

Startdaten und Startzeiten sind für alle Asana Premium-, Business- und Enterprise-Kunden verfügbar

Startdaten und Startzeiten geben Teams mit komplexen Arbeitsabläufen die Möglichkeit, Aufgaben effektiv zu planen – ober über mehrere Tage oder auf die Minute genau.

Aufgabendaten werden standardmäßig auf das heutige Datum gesetzt, wenn:

1. Sie eine Startzeit ohne Datum oder Fälligkeitszeit festlegen
2. Sie eine Start- und Fälligkeitszeit ohne Datum angeben
3. Sie das Fälligkeitsdatum entfernen, nachdem der Zeitbereich festgelegt wurde
4. Sie nur eine Startzeit bzw. ein Startdatum festlegen

Wiederkehrende oder sich wiederholende Aufgaben

Wenn eine Aufgabe regelmäßig abgeschlossen werden muss, können Sie sie als wiederkehrende Aufgabe einrichten.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, wird sie nur in Ihrem Kalender angezeigt, wenn sie das nächste Mal fällig ist, nicht jedes Mal, wenn die wiederkehrende Aufgabe in der Zukunft fällig ist. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markieren, dupliziert sich diese automatisch für das nächste Mal mit dem festgelegten Fälligkeitsdatum. Das neue Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Intervall, das Sie für die Wiederholung Ihrer Aufgabe festgelegt haben.

Alle Felder (außer den Aufgabenkommentaren) werden übernommen, wenn eine wiederkehrende Aufgabe sich selbst kopiert, einschließlich der Teilaufgaben.

Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe als wiederkehrend festlegen, sollten Sie keine der Unteraufgaben als wiederkehrend einrichten. Dadurch würde die wiederkehrende Unteraufgabe exponentiell dupliziert.

Fälligkeitsdaten für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden nach dem Datum berechnet, an dem die Aufgabe zuletzt erledigt wurde.

Schnelle Tipps für wiederkehrende Aufgaben

• Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe an Werktagen wiederholt wird, stellen Sie die Aufgabe so ein, dass sie wöchentlich wiederholt wird, und kreuzen Sie dann die Felder für Mo, Di, Mi, Do und Fr an.
• Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe einmal pro Quartal wiederholt wird, sollten Sie die monatliche Wiederholung und den Zeitabstand „alle 3 Monate“ auswählen.
• Wenn Sie eine Aufgabe zweimal jährlich wiederholen möchten, wählen Sie die monatliche Wiederholung und einen Zeitabstand „alle 6 Monate“ aus.

Sie können außerdem weitere Wiederholungen einer Aufgabe verhindern, indem Sie auf die Option Wiederholung entfernen klicken. Alternativ können Sie auch das Fälligkeitsdatum ganz aus der Aufgabe entfernen, damit sich die Aufgabe nicht mehr wiederholt.

Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte

Eine Aufgabe kann bis zu 20 verschiedenen Projekten gleichzeitig angehören. Sie können alle Projekte, zu denen eine Aufgabe gehört, im Aufgabenfenster im Feld Projekte sehen.

Die Aufgabe wird Ihnen in jedem Projekt angezeigt, mit dem sie verbunden ist. Dies ist nützlich, wenn eine Aufgabe für gleichlaufende Ziele relevant sein könnte und wenn Fälligkeitsdatum und Fertigstellung für mehrere Projekte von Bedeutung sind.

Die Aufgabe besteht gleichzeitig in all diesen Projekten. Dadurch wird die Aufgabe nicht dupliziert – wenn Sie die Aufgabe in einem Projekt erledigen, wird sie in allen damit verbundenen Projekten erledigt.

Drücken Sie auf die Tabulatortaste + P auf Ihrer Tastatur, um das Projektfeld schnell aufzurufen.

Aufgabenbeschreibung

Aufgabenbeschreibungen ermöglichen es Ihnen, eine Aufgabe zu beschreiben, Hinweise zu geben oder sonstigen Kontext hinzuzufügen. Das Beschreibungsfeld befindet sich bei jeder Aufgabe im Fenster mit den Aufgabendetails.

In der Aufgabenbeschreibung ist die Anwendung von Rich Text und Emojis möglich.

Likes

Mit einem Like können Sie schnell die Arbeit Ihrer Kollegen bestätigen, ihr zustimmen oder sie loben.

Sie können Aufgaben auch über Inbox-Benachrichtigungen mit einem Gefällt mir markieren.

Sobald die Aufgabe mit „Gefällt mir“ gekennzeichnet ist, sehen Sie das:

1. Neben dem Namen der Aufgabe im Hauptfenster
2. Oben in den Aufgabendetails im rechten Fenster

Um die Markierung für eine Aufgabe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf das „Daumen hoch“-Symbol.

Ihnen wird eine Gefällt-mir-Option angezeigt für:

• Aufgaben
• Aufgabenkommentare
• Aufgabenanhänge
• Aufgabenfertigstellung

Darüber hinaus erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung, wenn Sie eine Gefällt-mir-Angabe erhalten haben.

Tags

Mithilfe von Tags können Sie den Kontext von Aufgaben verdeutlichen oder ähnliche Aufgaben zur besseren Übersicht gruppieren. Sie können einen Tag verwenden, um den Status einer Aufgabe nachzuverfolgen oder um sie zu kategorisieren. Tags zu einer bestimmten Aufgabe werden unter „Projekte“ angezeigt.

Klicken Sie auf den Namen des Tags, um eine vollständige Liste der Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem Tag verknüpft sind.

Drücken Sie die Tabulatortaste + T, um das Tag-Feld aufzurufen.

Um einen Tag aus einer Aufgabe zu entfernen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über den Namen des Tags und klicken auf das Symbol X.

Tags umbenennen oder löschen

Wenn Sie auf den Namen des Tags klicken, gelangen Sie auf eine andere Seite mit einer Liste der mit dem Tag verbundenen Aufgaben.

Sobald ein Tag gelöscht wurde, erhalten alle Tag-Follower eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung mit der Tag-ID. Falls der Tag versehentlich gelöscht wurde, kann uns jeder mit der ID kontaktieren, um den Tag wiederherzustellen.

Tag-Berechtigungen

• Tags, die mit einer privaten Aufgabe verknüpft sind, können von der verantwortlichen Person und den Beteiligten dieser Aufgabe durchsucht werden.
• Tags, die mit Aufgaben innerhalb eines privaten Projekts verknüpft sind, können von den Mitgliedern dieses Projekts durchsucht werden.
• Alle Tags können über die API durchsucht werden.

Tags vs. benutzerdefinierte Felder

Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Für die Verwendung im gesamten Unternehmen empfehlen wir Ihnen ausdrücklich benutzerdefinierte Felder, da sie sichtbarer und robuster sind, während Tags sich eher für den informellen Gebrauch eignen. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

• Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
• Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsstand).
• Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
• Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.

Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:

• Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
• Sie müssen den Tag in „Meine Aufgaben“ sehen können.
• Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
• Sie möchten Aufgaben-Vorlagen markieren.