Aufgabenfelder und Tags
- Inhalt
- Fenster mit Aufgabendetails
- Aufgaben als erledigt und unerledigt markieren
- Fälligkeitsdaten und -zeiten
- Wiederkehrende Aufgaben
- Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte
- Aufgabenbeschreibung
- Likes
- Tags
Aufgabendetails im rechten Fenster
Alle Aufgabenfelder werden im Aufgabenfenster angezeigt und können dort bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine beliebige Aufgabe, um alle Details dazu im Aufgabenfenster einzusehen.
Im oberen Teil des Aufgabenfensters können Sie:
- Die Aufgabe als erledigt oder unerledigt markieren
- Die Aufgabe mit Gefällt mir markieren
- Dateien hochladen
- Unteraufgaben hinzufügen
- Die Aufgaben-URL kopieren
- Die für die Aufgabe aufgewendete Zeit nachverfolgen
- Die Aufgabe im Vollbildmodus anzeigen
- Auf zusätzliche Aufgaben-Optionen zugreifen
Füllen Sie die Felder einer Aufgabe aus:
- Bearbeiten Sie den Namen der Aufgabe – Aufgabennamen dienen oft als Call-to-Action für die Aufgabe
- Fügen Sie eine verantwortliche Person hinzu
- Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest
- Fügen Sie die Aufgabe zu einem Projekt hinzu
- Fügen Sie Aufgabenabhängigkeiten hinzu
- Fügen Sie Tags hinzu und sehen Sie sich benutzerdefinierte Felder an
- Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um mehr Kontext für die Aufgabe zu geben
- Schreiben Sie einen Kommentar
- Fügen Sie Beteiligte hinzu oder entfernen Sie diese
Aufgaben als vollständig oder unerledigt markieren
Markieren Sie eine Aufgabe, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist.
Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Aufgabe als erledigt zu markieren:
- Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol im Hauptfenster
- Klicken Sie auf die „Als erledigt markieren“-Schaltfläche im Aufgabenfenster
Wenn noch weitere Arbeit zu leisten ist, können Sie eine Aufgabe erneut als unerledigt markieren, indem Sie auf das Häkchen oder die Schaltfläche Erledigt klicken.
Standardmäßig werden nur unerledigte Aufgaben unter „Meine Aufgaben“ und „Projekte“ angezeigt. Sie können die Ansicht ändern, sodass erledigte Aufgaben angezeigt werden. Über die Ansicht der erledigten Aufgaben im Hauptfenster können Sie eine Aufgabe als unerledigt markieren.
Fälligkeitsdaten und -zeiten sowie Datumsbereiche für Aufgaben
Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, eine Fälligkeitszeit oder einen Datumsbereich fest, damit Ihre Teamkollegen wissen, bis wann eine Aufgabe zu erledigen ist.
Fälligkeitsdaten und -zeiten hinzufügen
Um ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, navigieren Sie zu Fälligkeitsdatum. Sie können das Datum entweder eintippen oder im Kalender auswählen. Um eine Fälligkeitszeit hinzuzufügen, klicken Sie auf die Uhr im Kalender und fügen eine Zeit hinzu.
Startdaten und Startzeiten
Startdaten und Startzeiten sind für alle Asana Premium-, Business- und Enterprise-Kunden verfügbar
Startdaten und Startzeiten geben Teams mit komplexen Arbeitsabläufen die Möglichkeit, Aufgaben effektiv zu planen – ober über mehrere Tage oder auf die Minute genau.
So fügen Sie ein Startdatum und eine Startzeit hinzu:
- Klicken Sie auf das Feld Fälligkeitsdatum
- Klicken Sie auf das gewünschte Startdatum und Fälligkeitsdatum oder geben Sie es ein
- Klicken Sie auf das Symbol Zeit hinzufügen am unteren Rand des Kalenders, um Start- und Fälligkeitszeiten auszuwählen
Ihr Datumsbereich wird nun in der Aufgabe angezeigt.
Aufgabendaten werden standardmäßig auf das heutige Datum gesetzt, wenn:
- Sie eine Startzeit ohne Datum oder Fälligkeitszeit festlegen
- Sie eine Start- und Fälligkeitszeit ohne Datum angeben
- Sie das Fälligkeitsdatum entfernen, nachdem der Zeitbereich festgelegt wurde
- Sie nur eine Startzeit bzw. ein Startdatum festlegen
Wiederkehrende oder sich wiederholende Aufgaben
Wenn eine Aufgabe regelmäßig abgeschlossen werden muss, können Sie sie als wiederkehrende Aufgabe einrichten.
Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, wird sie nur in Ihrem Kalender angezeigt, wenn sie das nächste Mal fällig ist, nicht jedes Mal, wenn die wiederkehrende Aufgabe in der Zukunft fällig ist. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markieren, dupliziert sich diese automatisch für das nächste Mal mit dem festgelegten Fälligkeitsdatum. Das neue Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Intervall, das Sie für die Wiederholung Ihrer Aufgabe festgelegt haben.
Alle Felder (außer den Aufgabenkommentaren) werden übernommen, wenn eine wiederkehrende Aufgabe sich selbst kopiert, einschließlich der Teilaufgaben.
So legen Sie eine Aufgabe als wiederkehrende Aufgabe an:
- Klicken Sie auf das Feld Fälligkeitsdatum
- Klicken Sie auf das Symbol Wiederholung einstellen
- Wählen Sie die Tage aus, an denen sich die betreffende Aufgabe wiederholen soll
- Sie können die Aufgabe auf wöchentlicher, monatlicher, jährlicher, regelmäßiger oder benutzerdefinierter Basis wiederholen.
Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe als wiederkehrend festlegen, sollten Sie keine der Unteraufgaben als wiederkehrend einrichten. Dadurch würde die wiederkehrende Unteraufgabe exponentiell dupliziert.
Fälligkeitsdaten für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden nach dem Datum berechnet, an dem die Aufgabe zuletzt erledigt wurde.
Schnelle Tipps für wiederkehrende Aufgaben
- Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe an Werktagen wiederholt wird, stellen Sie die Aufgabe so ein, dass sie wöchentlich wiederholt wird, und kreuzen Sie dann die Felder für Mo, Di, Mi, Do und Fr an.
- Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe einmal pro Quartal wiederholt wird, sollten Sie die monatliche Wiederholung und den Zeitabstand „alle 3 Monate“ auswählen.
- Wenn Sie eine Aufgabe zweimal jährlich wiederholen möchten, wählen Sie die monatliche Wiederholung und einen Zeitabstand „alle 6 Monate“ aus.
Sie können außerdem weitere Wiederholungen einer Aufgabe verhindern, indem Sie auf die Option Wiederholung entfernen klicken. Alternativ können Sie auch das Fälligkeitsdatum ganz aus der Aufgabe entfernen, damit sich die Aufgabe nicht mehr wiederholt.
Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte
Eine Aufgabe kann bis zu 20 verschiedenen Projekten gleichzeitig angehören. Sie können alle Projekte, zu denen eine Aufgabe gehört, im Aufgabenfenster im Feld Projekte sehen.
Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte werden unter dem Fälligkeitsdatum in den Aufgabendetails angezeigt. Sie können auch sehen, zu welchem Abschnitt in einem Projekt sie gehört. Um die Aufgabe einem weiteren Projekt hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Projektnamen in Ihrem Aufgabenbereich und klicken Sie auf Zu Projekten hinzufügen. Um die Aufgabe aus einem Projekt zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol x neben dem Projektnamen.
Die Aufgabe wird Ihnen in jedem Projekt angezeigt, mit dem sie verbunden ist. Dies ist nützlich, wenn eine Aufgabe für gleichlaufende Ziele relevant sein könnte und wenn Fälligkeitsdatum und Fertigstellung für mehrere Projekte von Bedeutung sind.
Die Aufgabe besteht gleichzeitig in all diesen Projekten. Dadurch wird die Aufgabe nicht dupliziert – wenn Sie die Aufgabe in einem Projekt erledigen, wird sie in allen damit verbundenen Projekten erledigt.
Drücken Sie auf die Tabulatortaste + P auf Ihrer Tastatur, um das Projektfeld schnell aufzurufen.
Aufgabenbeschreibung
Aufgabenbeschreibungen ermöglichen es Ihnen, eine Aufgabe zu beschreiben, Hinweise zu geben oder sonstigen Kontext hinzuzufügen. Das Beschreibungsfeld befindet sich bei jeder Aufgabe im Fenster mit den Aufgabendetails.
Um die Aufgabenbeschreibung zu ändern, klicken Sie auf das Symbol +. Damit öffnen Sie die Mehrfachauswahl-Symbolleiste. Von hier aus können Sie Absätze, Überschriften und Listen in diese Beschreibung einfügen. Außerdem lassen sich hier auch Bilder einfügen und Medien von Plattformen wie YouTube und Figma einbetten.
In der Aufgabenbeschreibung ist die Anwendung von Rich Text und Emojis möglich.
Likes
Mit einem Like können Sie schnell die Arbeit Ihrer Kollegen bestätigen, ihr zustimmen oder sie loben.
Um eine Aufgabe mit „Gefällt mir“ zu kennzeichnen:
Klicken Sie auf das Daumen-hoch-Symbol in der Detailansicht der Aufgabe.
Sie können Aufgaben auch über Inbox-Benachrichtigungen mit einem Gefällt mir markieren.
Sobald die Aufgabe mit „Gefällt mir“ gekennzeichnet ist, sehen Sie das an folgenden Stellen:
- Neben dem Namen der Aufgabe im Hauptfenster
- Oben in den Aufgabendetails im rechten Fenster
Um die Markierung für eine Aufgabe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf das „Daumen hoch“-Symbol.
Ihnen wird eine Gefällt-mir-Option angezeigt für:
- Aufgaben
- Aufgabenkommentare
- Aufgabenanhänge
- Aufgabenfertigstellung
Darüber hinaus erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung, wenn Sie eine Gefällt-mir-Angabe erhalten haben.
Tags
Mithilfe von Tags können Sie den Kontext von Aufgaben verdeutlichen oder ähnliche Aufgaben zur besseren Übersicht gruppieren. Sie können einen Tag verwenden, um den Status einer Aufgabe nachzuverfolgen oder um sie zu kategorisieren. Tags zu einer bestimmten Aufgabe werden unter „Projekte“ angezeigt.
Klicken Sie auf den Namen des Tags, um eine vollständige Liste der Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem Tag verknüpft sind.
So fügen Sie einen Tag zu einer Aufgabe hinzu:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Wählen Sie Tags hinzufügen.
- Wählen Sie einen bestehenden Tag oder erstellen Sie einen neuen Tag
Drücken Sie die Tabulatortaste + T, um das Tag-Feld aufzurufen.
Um einen Tag aus einer Aufgabe zu entfernen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über den Namen des Tags und klicken auf das Symbol X.
Tags umbenennen oder löschen
Wenn Sie auf den Namen des Tags klicken, gelangen Sie auf eine andere Seite mit einer Liste der mit dem Tag verbundenen Aufgaben.
So benennen Sie einen Tag um oder löschen ihn:
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil
- Wählen Sie Tag umbenennen
- Oder wählen Sie Tag löschen
Sobald ein Tag gelöscht wurde, erhalten alle Tag-Follower eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung mit der Tag-ID. Falls der Tag versehentlich gelöscht wurde, kann uns jeder mit der ID kontaktieren, um den Tag wiederherzustellen.
Tag-Berechtigungen
- Tags, die mit einer privaten Aufgabe verknüpft sind, können von der verantwortlichen Person und den Beteiligten dieser Aufgabe durchsucht werden.
- Tags, die mit Aufgaben innerhalb eines privaten Projekts verknüpft sind, können von den Mitgliedern dieses Projekts durchsucht werden.
- Alle Tags können über die API durchsucht werden.
Tags vs. benutzerdefinierte Felder
Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Für die Verwendung im gesamten Unternehmen empfehlen wir Ihnen ausdrücklich benutzerdefinierte Felder, da sie sichtbarer und robuster sind, während Tags sich eher für den informellen Gebrauch eignen. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:
Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:
- Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
- Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsstand).
- Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
- Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.
Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:
- Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
- Sie müssen den Tag in „Meine Aufgaben“ sehen können.
- Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
- Sie möchten Aufgaben-Vorlagen markieren.
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