Affinitätsdiagramme: So strukturieren Sie Informationen

Um Informationen in Maßnahmen umzusetzen, sind zunächst einmal Schlussfolgerungen zu ziehen. In einem Meer von Fakten und Ideen sind diese Schlussfolgerungen jedoch oft schwer auszumachen und zu finden. 

Abhilfe schafft an dieser Stelle ein Affinitätsdiagramm: Affinitätsdiagramme helfen Ihnen, Ihre Informationen zu ordnen, damit Sie die vorliegenden Daten verarbeiten und Ähnlichkeiten identifizieren können. Mit solch einem Tool kann sich Ihr Team einen Überblick über mögliche Lösungen oder Maßnahmen für die Zukunft verschaffen. 

Was ist ein Affinitätsdiagramm?

Ein Affinitätsdiagramm – auch Affinitätskarte genannt – ist ein visuelles Hilfsmittel, um Informationen zu organisieren. Wenn Sie Fakten oder Ideen nach gemeinsamen Themen sortieren, kann Ihr Team neue Wege zur Bearbeitung komplexer Themen entwickeln. 

Affinitätsdiagramme können Ihnen auch bei Folgendem helfen:

• Sinnvolle Diskussionen anregen

• Ihre Informationen vor anderen präsentieren

• Innovative Lösungen finden

Was ist die Affinitätszuordnung?

Der Begriff „Affinitätszuordnung“ beschreibt den Prozess der Erstellung eines Affinitätsdiagramms – also dem, was Sie am Ende erreichen möchten. Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team, indem Sie die besten Ideen aller Beteiligten durch Affinitätszuordnung zugänglich machen.

Sobald Ihr Team alle Fakten zusammengetragen oder Ideen entwickelt hat, kümmern Sie sich gemeinsam um die Aufbereitung der Daten. Beziehen Sie andere in diesen Prozess mit ein, damit Sie die Informationen besser verstehen können, bevor Sie an Lösungen arbeiten.

Wann kommt ein Affinitätsdiagramm zum Einsatz?

Wenn es Ihnen schwer fällt, die Lösung für ein Problem einzugrenzen, gibt es vielleicht zu viele Fakten oder Meinungen und nicht genug Struktur. Ein Affinitätsdiagramm kann helfen, Informationen leichter zu verarbeiten. 

Ein Affinitätsdiagramm ist besonders hilfreich, wenn Sie Folgendes tun müssen:

• Große Datenmengen analysieren

• Eine Lösung für ein schwieriges Problem finden

• Eine große Anzahl von Ideen nach Ähnlichkeit sortieren

• Informationen visualisieren und verarbeiten

• Gemeinsam Lösungen finden

Ganz gleich, ob Sie einen strategischen Plan verbessern, ein neues Produkt entwickeln oder einfach nur Antworten auf gewisse Fragen suchen – eine Affinitätszuordnung kann Ihnen helfen, relevante Erkenntnisse zu gewinnen und dementsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Affinitätszuordnung im UX-Design

UX-Designteams nutzen häufig Affinitätsdiagramme zur Analyse der Nutzerforschung. Design Thinking ermutigt UX-Teams dazu, das Nutzererlebnis in den Vordergrund zu stellen. Durch die Gruppierung von Forschungsergebnissen in Kategorien – wie Zielgruppe oder Problempunkte der Kunden – kann Ihr Team nützliche Details herausfiltern und den Rest zurückstellen.

Affinitätszuordnung in Agile

Agile Teams, die einer Methode der kontinuierlichen Verbesserung folgen, können Affinitätsdiagramme nutzen, um Projektinformationen besser zu verstehen. Wenn Ihr Team etwa ein früheres Projekt noch einmal überprüfen möchte, können Sie die Projektaufgaben nach Kategorien wie Kommunikationsnormen, Art des Prozesses oder Führungsverantwortlichen sortieren. Anhand dieser Kategorien lässt sich leichter erkennen, was falsch gelaufen ist.

So erstellen Sie ein Affinitätsdiagramm

Um ein Affinitätsdiagramm zu erstellen, suchen Sie zusammen mit Ihrem Team nach Gemeinsamkeiten in Ihren Forschungsergebnissen. Möglicherweise erkennen Sie mehrere Themen, von denen einige relevanter sind als andere. Bevor Sie Ihre Daten gruppieren, legen Sie fest, welche Kategorien Ihnen konkret beim Ziehen von Schlussfolgerungen helfen werden. 

Betrachten Sie die Affinitätszuordnung als einen wichtigen Schritt bei der Verarbeitung Ihrer Informationen. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um ein Diagramm zu erstellen und Erkenntnisse in umsetzbare Schritte zu verwandeln. 

1. Wählen Sie ein Thema

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Affinitätsdiagramms besteht darin, zu klären, welches Thema Sie organisieren oder konsolidieren müssen. Vielleicht möchten Sie Ihre Nutzerforschung organisieren, um Ihre Marketingstrategie zu optimieren, oder vielleicht möchten Sie einfach Ideen für Ihr nächstes Projekt sammeln. 

Nicht jedes Thema ist für ein Affinitätsdiagramm geeignet. Themen, die eines der folgenden Ziele verfolgen, eignen sich am besten:

• Nutzerforschung extrapolieren

• Ein früheres Projekt verbessern

• Ideen für ein neues Produkt entwickeln

• Probleme bei einem Prozess erkennen

Manchmal lässt sich ein Problem am besten lösen, wenn man es aus einer anderen Perspektive betrachtet. Fragen Sie sich, ob das Thema, das Sie bearbeiten, leichter zu verstehen wäre, wenn Sie die Informationen anders organisieren würden. 

2. Bilden Sie ein funktionsübergreifendes Team zum Brainstorming

Ein funktionsübergreifendes Team hilft Ihnen, Ihre Daten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, da jedes Teammitglied seine eigenen einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen einbringt. Vielleicht gruppieren Sie Ihre Ideen standardmäßig nach „Ideentyp“, während andere Teammitglieder effektivere Gruppierungsmethoden finden, wie etwa „Implementierungsanforderungen“.

Stellen Sie sich vor, Sie machen ein Brainstorming zur Verbesserung der Kundenbeziehungen. Wenn Sie die Ideen danach sortieren, wer sie sich ausgedacht hat, werden Sie wahrscheinlich nicht viel Einblick in den Produktentwicklungsprozess gewinnen. Identifizieren Sie stattdessen Gruppen, die Ihre Ideen vorantreiben werden. Bei einer CRM-Strategie könnten Ihre Kategorien die Auswirkungen der Idee oder die Komplexität ihres Vorhabens umfassen. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem funktionsübergreifenden Team, um die besten Gruppierungsmethoden zu finden.

3. Notieren Sie Ihre Fakten oder Ideen

Am häufigsten kommen Affinitätsdiagramme bei Brainstorming-Meetings zum Einsatz. Wenn Sie mit Ihrem Team ein Brainstorming durchführen, können Sie eine Brainstorming-Vorlage nutzen, um Gedanken oder Ideen zu ordnen und sie in Maßnahmen umzusetzen.

Wenn Sie beispielsweise Ideen zur Verbesserung der Kundenbeziehungen sammeln wollen, könnte Ihre erste Ideenliste Folgendes enthalten:

• Zielgerichtete Inhalte

• Social-Media-Posts

• Verbesserte CRM-Software

• Strategie für den Direktvertrieb

• Treueprogramme

• E-Mail-Newsletter

Sorgen Sie dafür, dass jeder Eintrag in der Liste eine separate Idee oder ein einzelner Gedanke ist, damit Sie die Ideen auch anhand ihrer einzigartigen Merkmale gruppieren können. Wenn Sie die Affinitätszuordnung zu Recherchezwecken nutzen, verwenden Sie relevante Fakten aus Ihren Daten und führen Sie diese in einer eigenen Zeile auf. 

4. Sortieren Sie Einträge nach Kategorie

Sobald Sie eine vollständige Liste von Einträgen erstellt haben, sollten Sie nach Ähnlichkeiten zwischen den Ideen oder Fakten suchen. Kategorisieren Sie die Einträge auf Grundlage der logischsten Themen. Denken Sie daran, dass Ihr Gruppierungsstil die Art und Weise verändern kann, wie Sie Informationen sehen – und damit auch die Schlussfolgerungen, die Sie daraus ziehen. 

Thema: Ideen zur Verbesserung der Kundenbeziehungen.

Ideen: 

• Zielgerichtete Inhalte

• Social-Media-Posts

• Aktualisierte CRM-Software

• Strategie für den Direktvertrieb

• Treueprogramme

• E-Mail-Newsletter

Mögliche Kategorien: 

• Nach internen vs. externen Maßnahmen

• Nach Komplexität

• Nach Wirkung

• Nach Dringlichkeit

Sie können die obigen Ideen auf verschiedene Weise gruppieren. Eine Kategorie könnte sein, ob Ihre Bemühungen interner oder externer Natur sind. Diese Gruppierung wird Ihnen jedoch wahrscheinlich nicht beim Eingrenzen Ihrer Auswahl helfen. Gruppieren Sie stattdessen Ihre Ideen danach, wie komplex der Prozess sein wird. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Idee am sinnvollsten zu verwirklichen ist. 

5. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan

Affinitätsdiagramme helfen Ihrem Team, Antworten zu finden, die Ihnen mehr Sicherheit bei der Umsetzung von Maßnahmen geben. Nachdem Sie Ihre Ideen in Gruppen aufgeteilt haben, können Sie sehen, welche Ideen am besten zu Ihren Entwicklungs- oder Optimierungszielen passen. 

Beispiel:

1. Grenzen Sie Ihre Ideen ein: Beschränken Sie Ihre Fakten oder Ideen auf die Daten, die für Ihre Ziele am relevantesten erscheinen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Softwareprodukt entwickeln wollen, streichen Sie alle Elemente, die sich nicht auf dieses Ziel beziehen. 

2. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan: Sobald Sie über aussagekräftige Daten verfügen, arbeiten Sie mit Ihrem Team daran, diese Daten in Ihre Kampagne oder Ihr Projekt einzubinden. Ein Maßnahmenplan umfasst die spezifischen Schritte, die Ihr Team zur Umsetzung von Ideen oder zur Einbeziehung von Forschungsergebnissen in Ihr Projekt unternehmen wird.

3. Erstellen Sie eine Zeitleiste: Schätzen Sie anhand der Aufgaben in Ihrem Maßnahmenplan ab, wie viel Zeit Sie für das Projekt benötigen werden.

4. Verfolgen Sie die Fortschritte nach: Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Team, um zu sehen, wie der Umsetzungsprozess voranschreitet. 

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was zur Umsetzung einer Idee erforderlich ist, gewinnen Sie auch mehr Vertrauen in die Idee oder die Fakten, auf die Sie sich gestützt haben.

Vorlage für ein Affinitätsdiagramm

Im Folgenden sehen Sie eine Illustration, die zeigt, wie eine Affinitätszuordnung aussehen kann. Das Konzept ist einfach, aber es kommt darauf an, wie Sie Ihr Diagramm gestalten. Ihre Priorität sollte es sein, Ähnlichkeiten zwischen den Fakten oder Ideen zu identifizieren, die letztendlich zu hilfreichen Erkenntnissen führen.

Nutzen Sie die untenstehende kostenlose Vorlage für ein Affinitätsdiagramm und führen Sie den Prozess mit Ihrem Team durch. Sobald Sie ein digitales Affinitätsdiagramm erstellt haben, können Sie es über Ihr Work-Management-System zugänglich machen, damit Ihr Team und die wichtigsten Stakeholder bei Bedarf darauf zugreifen können.

Verknüpfen Sie Ihre Affinitätsdiagramme mit Work-Management-Tools

Affinitätsdiagramme eröffnen Ihnen eine neue Perspektive auf Informationen. Mit diesen neuen Perspektiven kann Ihr Team schnell die passenden Antworten finden und innovative Lösungen für Probleme entwickeln. 

Wenn Sie die Affinitätszuordnung mit einem Work-Management-Tool wie Asana kombinieren, können Sie Ihre Erkenntnisse schnell in die Tat umsetzen.