專案報告範本

使用專案報告範本全面掌握專案績效。讓每個人都能資訊同步,瞭解哪些工作已完成以及專案的發展方向。

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「此專案的狀態如何?」

如果您是專案經理,您可能已經聽過這個問題。為了回答這個問題,您可能必須在報告儀表板中苦苦挖掘資訊、掃描您的收件匣,並和您的團隊進行確認。不過,請想像一種更簡單的方法,也就是一個單一事實來源,讓您可以快速查看已完成的工作、接下來將進行的工作,以及距離實現專案目標還剩下多少進度。

輸入:專案報告範本。 

[產品 UI] Asana 中的通用報告互動式儀表板 (搜尋與報告)

什麼是專案報告範本? 

專案報告範本是一種可重複使用的指南,可讓您快速建立專案報告,例如每週狀態報告或每月進度報告。您可以在開始每項新專案時使用此架構,這麼一來,您總是能知道應該追蹤哪種類型的資訊。您只需要複製範本、填寫所需資訊,然後開始工作。 

專案報告的重要性不僅是為專案關係人提供更新。它也是一種讓您保持工作進度正常、解決阻礙,並確保工作按時完成的方法。專案報告範本可讓您一目了然地檢視接下來要完成的事項有哪些,以及您實現專案目標的進展情形。

數位專案報告範本的優勢

專案不是一成不變的。優先事項和時間軸時常會隨時間而改變,隨著您的團隊完成交付項目,您離實現專案目標便越來越近。數位專案報告範本可以擷取不同時期發生的變更,這點是靜態範本所無法做到的。它能夠提供即時更新,故您總能知道哪些工作已經完成、接下來要做些什麼。若優先事項發生變更,您可以輕鬆更新範本,以便讓專案關係人掌握最新情況。

藉助數位專案報告範本,您可以: 

  • 即時追蹤任務的完成狀態。

  • 透過單一事實來源讓專案關係人瞭解您專案的狀態。 

  • 一目了然地查看您專案目標的進展情形。 

  • 在時間軸或優先事項發生變更時輕鬆更新您的範本。 

  • 在同一處位置追蹤目標、關鍵績效指標 (KPI)、專案交付項目和專案狀態。 

  • 藉助可自訂的儀表板,無須進行任何額外工作即可將您的報告範本可視化。 

  • 指派任務和設定期限,以便明確掌握人、事、時的狀態。 

  • 附加相關的 Google 文件、試算表及圖片等。 

如何建構您的數位專案報告範本 

最基本的專案報告範本應包含以下資訊:

  • 每個專案目標的目前進度。

  • 正在優先處理的任務。 

  • 任何可能影響進度的問題或阻礙。 

  • 已完成的任務或專案里程碑。 

若要制訂您範本的格式,請為每個項目建立一個區段。

目標進度

在此區段中,請預留空間來記錄您的專案目標、您將用來衡量這些目標的 KPI,以及這些目標目前的完成進度。

若要追蹤此資訊,請建立以下的欄:

  • 目標:您希望達成的總體目標。例如「提高首頁流量」。

  • 關鍵績效指標 (KPI):用以追蹤目標進度的指標。例如,您可以透過追蹤網站訪客來衡量首頁流量。 

  • 目前績效:您所選的 KPI 目前的衡量結果。例如「120 萬名網站訪客」。

  • 期望的績效:您所選擇的、實現專案目標所需的 KPI 的期望衡量結果。例如「200 萬名網站訪客」。

  • 截止日期:每項目標的預計時間軸。 

  • 指派對象:負責監控及達成每項目標的人員。 

數位專案報告範本中的目標追蹤功能非常適用於個別的團隊,但您也可藉助 Asana 的目標功能升級您的目標追蹤流程。有別於團隊層級的工作,目標功能是一種組織層級的工具,可幫助您的整個公司設定、追蹤及傳達目標。

藉助 Asana 設定並實現目標

您正在優先處理的任務 

查看「準備就緒」的任務可幫助您主動排除可能對即將開始的工作造成影響的障礙。此外,針對您正在優先處理的任務取得一份概覽,有助於描繪出您的專案隨時間推移的進展情況。根據您專案的具體需求,這個區段的內容可能會有所不同。例如,如果您正在建立每週狀態報告範本,則此區段可能會包括團隊本週待辦清單中的任務。

已完成的任務或里程碑

此區段可幫助您瞭解截至目前為止已經完成的工作。它說明了您在實現每個交付項目方面所取得的具體進展,並幫助您排定接下來的任務。您還可以根據專案的特定需求量身訂制此區段,例如上週完成的任務,或整個專案中所有已完成里程碑的清單。

問題或阻礙

最後,請建立一個區段來記錄任何可能對即將開展的工作造成影響的障礙或瓶頸。這麼做有助於您在問題惡化之前主動加以解決。或者,它可以幫助專案關係人瞭解為什麼某些交付項目所花費的時間比預期來得長。  

可嘗試使用的功能及應用程式

嘗試使用這些功能與應用程式整合,以充份利用您的專案報告範本:

整合功能

  • 報告功能。Asana 中的報告功能可將專案資料轉換成易於理解的可視化圖表。在工作所在之處對其進行報告,您便能減少重工,並避免在應用程式之間做不必要的切換。此外,由於您團隊的所有工作都已位於 Asana 中,故您可以從任何專案或團隊提取資料,以便在同一處位置準確掌握工作現況。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案的整個過程中設定里程碑,可以讓團隊成員和專案關係人瞭解您達成目標的進展情形。在您努力實現重大的專案目標的同時,不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。 

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

我需要專案報告範本嗎?

每當您開始一項新計劃時,建立專案報告範本可以幫助您節省時間。您無需制定全新的報告結構,只需複製範本並填寫即可。使用報告範本還可以確保您 (和您的團隊) 確實完成所需的所有步驟,以保持專案計劃專案時間軸進度正常,並向專案關係人傳達最新進度。

我應該與誰分享我的專案報告範本?

您的專案報告範本是整個專案團隊的單一事實來源,供他們查看整體專案進度、目前的工作狀態,和即將進行的行動項目。請與所有關鍵的專案關係人分享此範本,包括您的主要團隊、專案贊助人以及其他任何需要隨時掌握專案更新的人員。

我可以建立哪些類型的專案狀態報告範本?

我們已經在上文中介紹了如何建立一份簡單的專案報告範本。不過,您可以建立不同類型的狀態報告範本,例如專案預算狀態報告、專案運行狀況報告和每週專案狀態報告。無論您需要的是哪種報告類型,它們的基本結構都是相同的。也就是說,您可以從我們所概述的基本結構開始,然後根據需要對其進行調整。

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