OKR:er (mål och nyckelresultat)

Tydliga mål är som Polstjärnan – de vägleder ditt team och hjälper teammedlemmarna att bestämma hur de ska prioritera och hantera arbetet. Men det är bara 26 % av kunskapsarbetarna som har en tydlig bild av hur deras arbete bidrar till företagets mål, vilket är ett problem. Alltför många team sätter upp mål i ett verktyg som de inte regelbundet kontrollerar, så de blir bortglömda. För att inte glömma bort målen måste du sätta upp dem i verktyget där själva arbetet sker så att du i stället kan arbeta aktivt för att uppnå dem varje dag. 

Det är här som mallen för mål och nyckelresultat (OKR) kommer in i bilden. 

Vad är en OKR-mall? 

En OKR-mall är en återanvändbar guide som hjälper dig att ställa in mål och nyckelresultat för teamet. Den här metoden för att fastställa mål gör det möjligt för teamet att sätta upp och spåra mätbara mål enligt följande formel:  

• Jag ska [mål] som mäts med [nyckelresultat]

I stället för att börja om från början varje kvartal, är det bara att kopiera mallen och fylla i de fördefinierade fälten för varje mål och nyckelresultat. 

Att skapa en OKR-mall hjälper dig att standardisera målsättningsprocessen. Den fungerar som en färdplan och ser till att du följer samma steg och dokumenterar samma information varje gång du sätter upp ett mål. När alla i teamet använder samma mall gör du det enkelt för varje teammedlem att följa rätt steg och skapa kvalitetsmål.

Fördelarna med en digital OKR-mall

När det handlar om mål är utförandet allt. Att sätta upp mål för att sedan glömma dem är inte ett fungerande system – du måste regelbundet spåra framstegen och göra dem synliga för hela teamet. Till skillnad från statiska dokument och Excel-ark är det enkelt att dela och spåra mål med en digital OKR-mall. 

När du skapar en OKR-mall i ett projekthanteringsverktyg hanteras målen där arbetet sker. De försvinner inte i ett verktyg som du inte regelbundet kontrollerar utan i stället kan hela teamet se och referera till dem dagligen. Målen är direkt kopplade till arbetet och alla kan spåra förloppet mot nyckelresultat i realtid. När du har skapat en digital OKR-mall kan du dessutom enkelt återanvända den varje gång teamet behöver sätta upp nya mål för kvartalet, halvåret eller året. 

När du skapar en digital OKR-mall kan du: 

• standardisera målsättningsprocessen för hela teamet eller företaget

• Se till att teamets mål inte försvinner genom att skapa dem där arbetet sker.

• Beskriva viktig information som varje teammedlem bör tillhandahålla (såsom ägare, tidslinje och status). 

• Dela målen med viktiga intressenter. 

• visa förloppet mot initiativen i realtid 

• Enkelt uppdatera mål om tidslinjer eller prioriteringar ändras. 

• bifoga relevanta dokument såsom Google Kalkylark, Google Dokument, bilder eller videor

• snabbt skapa nya mål varje kvartal, halvår eller år. 

Så här skapar man en digital OKR-mall

Som namnet antyder innehåller ett OKR två viktiga delar: mål och nyckelresultat. I mallen behöver du utrymme både för de övergripande målen du vill uppnå och de mätbara nyckelresultat som du använder för att spåra framsteg. Eftersom varje mål kan ha flera nyckelresultat är det bäst att lägga in nyckelresultaten i mallen och organisera dem direkt under målet de bidrar till. Du kan göra det genom att skapa ett avsnitt för varje övergripande mål och sedan ange milstolparna för de enskilda nyckelresultaten.

Därefter behöver du hitta ett sätt att snabbt se statusen för varje nyckelresultat och framstegen du har gjort för att uppnå dem. Det bästa sättet att göra det på är att lägga till två anpassade taggar – en för att spåra status (såsom i fas, riskerar att bli fördröjt eller uppnått) och en för att spåra slutförande i procent. Slutligen lägger du till en anpassad tagg för att ange tidsramen för när du förväntar dig att uppnå varje nyckelresultat.

För att ge ditt team ytterligare vägledning kan du fylla i uppgiftsbeskrivningen med instruktioner för varje nyckelresultatuppgift i mallen. På så sätt följer alla i teamet samma struktur när de väljer och beskriver sina nyckelresultat. 

Integrerade funktioner

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga kontrollpunkter i projektet. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

Vanliga frågor