Mall för it-programhantering

Att hantera it-program är inte enkelt. Det är svårt att främja digital omvandling när resurserna är begränsade, särskilt när företagen fokuserar på sina intäkter.

Men i verkligheten är det bättre processer och verktyg som är lösningen för att öka verksamhetens effektivitet. Med välfungerade arbetsflöden och en effektivare programhantering kan it-team göra mer med mindre. Du kan förbättra säkerheten, snabbt hantera incidenter och se till att medarbetarna har de verktyg de behöver – utan att missa något. 

För att skapa effektivare processer kan du börja med en mall för it-programhantering. 

Vad är en mall för it-programhantering? 

En mall för it-programhantering är en återanvändbar guide som hjälper team att planera, prioritera och utföra it-projekt. Mallar standardiserar hur team tar sig an viktiga arbetsflöden såsom incidenthantering, avveckling av programvara eller it-förfrågningar. De främjar en konsekvent tillämpning i hela organisationen och tydliggör hur tvärfunktionella intressenter ska arbeta med it – och vice versa. 

I stället för att starta nya it-projekt från grunden kan team kopiera mallen och följa en fördefinierad process, och undan för undan bocka av rutorna. 

Varför använda en digital mall för it-programhantering?

It-programhantering är en levande process. Man måste sortera och tilldela förfrågningar, kommunicera med intressenter, ta itu med problem och lösa incidenter i realtid. När projekt och förfrågningar är i ständig rörelse blir statiska Excel-kalkylark eller Google Kalkylark snabbt inaktuella. Men med en arbetshanteringsplattform som Asana kan du se och hantera arbetet i realtid.

Det här kan man göra med en mall för digital it-programhantering: 

• Skapa ett enda dokumenteringssystem för allt it-arbete. 

• Snabbt se varje projekts status och ta bort hinder vid behov. 

• Automatisera it-arbetsflöden så att teamet kan lägga mindre tid på att hantera uppgifter och mer tid på det viktigaste arbetet. 

• Integrera andra verktyg, såsom ServiceNow och Jira, i dina Asana-arbetsflöden för att kunna spåra information på ett och samma ställe.

• Dela statusrapporter med intressenter utan något extra arbete. 

• Växla mellan olika projektvyer för att visualisera it-arbetsflöden och översikter på olika sätt, såsom uppgiftslistor, Gantt-diagram, kalendrar eller Kanban-tavlor. 

• Enkelt uppdatera projektscheman, status och ägare när omständigheterna ändras.

• Bifoga relevanta skärmbilder, dokument eller kalkylark. 

Olika typer av mallar för it-programhantering

It-programhantering omfattar alla dina pågående it-projekt, vilket gör det svårt att skapa en enskild mall för allt. Ta del av några specifika användningsfall som vi använder på Asana – och hur man konfigurerar dem.

Mall för årlig it-planering

Utan ett kontrollerat intagssystem kan behoven framstå som otydliga och viktig information kan utelämnas. För att erbjuda en bättre kundupplevelse och förbättra kvaliteten på insamlade uppgifter använder vi Asana-formulär.”

Årlig it-planering involverar många intressenter. Företagsledare sätter upp budgetar och företagsmål medan enskilda team efterfrågar nya verktyg och it-support, och allt det här måste föras samman under planeringen. En mall för årlig planering skapar ett fördefinierat arbetsflöde som hjälper dig att hantera alla dessa samband. Den beskriver vem du ska involvera i varje steg, vilka beslut som behöver fattas och hur ditt team ska gå vidare. 

På Asana använder vi ett standardiserat formulär för årlig planering för att hantera nya projektförfrågningar för vårt it-team. När intressenterna skickar in formuläret läggs deras förfrågningar automatiskt till i ett årligt planeringsprojekt och de mest lämpade teammedlemmarna meddelas och uppdateras.

Här är några av de viktigaste fälten att lägga till i formuläret:  

• Namn på personen som skapar förfrågan.

• Avdelningen som skickar förfrågan.

• Projektnamn.

• Projektbeskrivning.

• Projektleveranser.

• Projekttidslinje.

• Problem som projektet ska lösa.

• Lösningar som man för närvarande använder för att lösa problemen.

När du har skapat formuläret kan du ställa in automatiseringar som omedelbart lägger till nya förfrågningar i ditt årliga planeringsprojekt och tilldelar uppföljningsuppgifter till lämpliga intressenter. Du kan till exempel tilldela uppföljningsuppgifter för en inledande bedömning, kostnads-nyttoanalys och godkännanden. 

Mall för it-incidenthantering

Genom att använda regler och skapa anpassade arbetsflöden har incidenthanteringen, som tidigare var en stressig och osäker del av arbetet, nu blivit kontrollerad, enkel att hantera och effektiv.”

När it-incidenter inträffar är trycket högt. Standardiserade arbetsflöden ger teamet en tydlig väg framåt så att alla snabbt och beslutsamt kan vidta åtgärder. 

På Asana har vi effektiviserat vår incidenthanteringsprocess med automatiseringar. Det innebär att när en viss utlösare aktiveras så utförs en serie åtgärder automatiskt. Vi har till exempel ställt in automatiseringar för att: 

• automatiskt logga incidenter när de inträffar

• skicka incidenter till rätt team och rätt person

• underrätta chefer och supportledare beroende på vilken sektor som är berörd

• spåra tjänstenivåavtal (SLA)

• skapa uppföljningsuppgifter för utvärderingsmöten.

Mall för avveckling av verktyg

Att ha ett tydligt definierat arbetsflöde inom Asana gör det möjligt för oss att samordna intressenter, meddela användare, säkerställa att det ekonomiska ansvaret upphör, arkivera eller bevara affärskritiska data och säkerställa att alla Asana-data på plattformen har tagits bort på ett säkert sätt.”

Det är it-team som avgör när applikationer inte längre är användbara för företaget och som sedan avvecklar dem om det är nödvändigt. Att ha en fördefinierad process för att avveckla verktyg på plats kan hjälpa ditt team att lösa ouppklarade frågor och göra övergången så smidig som möjligt för hela verksamheten.

På Asana använder vi flera strategier för att övervaka verktygsanvändning och avveckla onödiga applikationer: 

1. Masskapande av uppgifter: När man funderar på att avveckla ett verktyg är det viktigt att veta vem som använder det. Vårt it-team på Asana masstilldelar uppgifter till alla appanvändare för att bekräfta om de använder verktyget, och hur. Det ger oss en tydlig förståelse för hur teamen använder verktyget under utvärderingen.

2. Automatiseringar: Vi använder sedan automatiseringar för att utlösa åtgärder för varje uppgift beroende på användarnas svar. Om vi upptäcker att verktyget inte längre behövs startar vi processen för att avveckla verktyget. 

3. Formulär: Att avveckla ett verktyg involverar många intressenter, från den juridiska avdelningen till it-verksamheten. Vi startar processen med ett Asana-formulär. Beroende på formulärsvaren kan vi automatiskt tilldela uppföljningsuppgifter till rätt personer. 

4. Beroenden: Under avvecklingsprocessen använder vi beroenden för att automatiskt meddela intressenter när de kan påbörja arbetet. Genom att vi minskar tvetydigheter och tidskrävande kontroller går processen snabbare. 

Rekommenderade funktioner och integreringar

När du skapar mallar för it-programhantering kan du anpassa teamets arbetsflöden med de här funktionerna och appintegreringarna.

Integrerade funktioner

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att teamet kan lägga mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på uppgifterna de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en enskild process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Du kan också använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan hjälper formulär dig att minska den tid och ansträngning det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det mest betydelsefulla arbetet.

• Arbetsflödesverktyget. Visualisera teamets arbetsflöde och förenkla samarbetet mellan olika team med arbetsflödesverktyget. Arbetsflödesverktyget är ett enkelt verktyg som hjälper dig att visualisera och skapa kraftfulla automatiserade arbetsflöden utan någon kodning. Skapa enkelt effektiva processer som kopplar samman team på alla nivåer i organisationen. Dessutom kan du effektivisera uppgifter och hålla dina teamkollegor synkroniserade genom att integrera dina favoritappar för företag såsom Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom med mera, direkt i dina arbetsflöden. 

• Portfolior. Portfolior gör det enkelt att organisera och spåra teamets olika projekt i en enda vy. Få en överblick över utvecklingen för alla projekt, och ta reda på mer information för att åtgärda risker. Dessutom kan du dela statusuppdateringar mellan olika program och hålla intressenterna uppdaterade, utan att behöva boka ett statusmöte.

Rekommenderade appar

• ServiceNow. Minska det manuella arbetet som it-team utför i ServiceNow genom att automatisera skapandet av uppgifter i Asana och möjliggöra insyn i olika plattformar med status och sammanhang i realtid. Interna serviceteam som använder ServiceNow för att spåra och hantera anställningsärenden får ofta förfrågningar som kräver åtgärder utanför ServiceNow (t.ex. hantering av hårdvaruförfrågningar eller svar på lönefrågor). Med den här integreringen kan du enkelt koppla ServiceNow till åtgärder och uppdateringar i Asana.

• Zendesk. Med Asanas Zendesk-integrering kan användare snabbt och enkelt skapa Asana-uppgifter direkt från Zendesk-ärenden. Lägg till sammanhang, bifoga filer och länka befintliga uppgifter för att följa det arbete som krävs för att avsluta ärendet. Integreringen erbjuder också fortlöpande insyn i båda systemen så att alla håller sig uppdaterade oavsett vilket verktyg de använder. 

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteam vid rätt tidpunkt. 

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Omvandla snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

Vanliga frågor