Spara tid i Asana

Asana har utformats för att hjälpa dig att få viktigt arbete gjort och slippa utföra onödigt jobb kring jobbet. Prova de här funktionerna som hjälper dig att spara tid.

Importera projektplaner från kalkylark

I bästa fall slutar ditt team att planera i kalkylark och planerar i stället direkt i Asana, men du kan importera dem med vår CSV-importör. Importören tar rader och kolumner och mappar dem till ett Asana-projekt med uppgifter, tilldelade personer, slutdatum med mera. Du kan lägga till information från CSV-filen i ett tomt eller befintligt projekt.

Vill du försäkra dig om att information i andra kolumner passar in i ditt projekt? Skapa då anpassade fält i ditt projekt innan du importerar filen.

Massredigera med multival

Du har troligen använt multival i andra program och det är precis lika användbart i Asana. När du vill välja flera uppgifter klickar du, håller sedan ned shift och klickar på upp- eller nedpilen. Använd command eller control om du vill välja uppgifter individuellt.

När du har väl har valt flera uppgifter kan du vidta massåtgärder med dem:

• Masstilldela dem till samma person
• Ge dem alla samma slutdatum
• Dra och släppa dem någon annanstans
• Tagga alla uppgifter
• Associera ett annat projekt till alla uppgifter
• Markera alla uppgifter som ej slutförda/slutförda
• Ta bort eller sammanfoga alla uppgifter
• Lägga till en medarbetare

Vidta åtgärder med kortkommandon

Ett bra sätt att spara tid i Asana är att lära sig kortkommandon. Du kan se alla kortkommandon här eller genom att skriva Cmd+/ eller Ctrl/ i Asana (det är ett kortkommando för kortkommandon!).

De flesta Asana-specifika kortkommandon innebär att du måste skriva Tab + (en bokstav). Vissa bokstäver motsvarar den funktion som de är genvägar för. Till exempel Tab+F lägger till en följare.

Kolla in våra favoriter:

• Tab+Q – Snabbinfoga en uppgift

• Tab+M – Tilldela till mig

• Tab+Y – Märk som i dag

• Tab+X – Fokusläge (så att du bara ser uppgiften)

• Tab+S – Lägg till en underuppgift

• Tab+N – Skapa ett avsnitt

• Tab+
 – Hoppa till uppgiftslistan/huvudfönstret

Tilldela kopior av en uppgift

Du kan tilldela kopior av en uppgift till flera teamkollegor, eller till och med till ett helt team, med bara ett par klick från fältet för tilldelad person. Klicka på fältet för tilldelad person i en uppgift och välj ikonen för tilldelning av kopior. Skriv sedan in namnen på de teamkollegor eller team som du vill tilldela kopiorna till.

Uppgiftskopior innehåller samma information som den ursprungliga uppgiften. Om du har glömt något och behöver massredigera dem kan du använda multival.

När ska man tilldela kopior av en uppgift?

• När du behöver feedback på arbetet kan du tilldela kopior av en granskningsuppgift till alla relevanta intressenter så att de kan ge kommentarer eller godkännanden.
• När rutinarbete behöver göras, som till exempel öppen registrering för förmåner. Du kan då tilldela kopior av uppgifter och därmed säkerställa att varje teamkollega lämnar in i tid och får all information de behöver.
• Tilldela kopior till varje teammedlem när du vill lägga till agendapunkter i teamets veckomötesprojekt inför nästa möte.

Du kan göra många kopior av en uppgift, men varje uppgift kommer fortfarande endast att ha en tilldelad person.

Automatisera åtgärder med regler

Vill du dra ner på allt repetitivt manuellt arbete? Lägg till regler för alla projekt så går det smidigare att tilldela uppgifter, uppdatera anpassade fält och mer. Du kan till och med lägga till dem i mallar så att teamet alltid börjar med rätt steg och processer.

Det är ingen hemlighet – Asana erbjuder 30-dagars gratis provperioder. Börja din i dag. Prova gratis