Mall för incidenthantering

Ingen plan är perfekt och det är normalt att stöta på problem eller hinder under ett projekt. När det händer behöver du ett sätt att spåra incidenter, samarbeta i realtid och hitta lösningar innan små problem blir stora. 

Lösningen? En mall för incidenthantering. 

Vad är incidenthantering? 

Incidenthantering är en process som hjälper dig att spåra och svara på problem snabbt. Det är ett sätt att dokumentera incidenter, prioritera och tilldela dem till lämpliga teammedlemmar samt hitta lösningar innan incidenterna riskerar att få ett projekt eller en affärsprocess att spåra ur. Till exempel använder it-team incidenthantering för att upptäcka och åtgärda cybersäkerhetsincidenter, medan webbteam använder dem för att identifiera och fixa systemfel och buggar. 

Vad är en incidenthanteringsmall? 

En incidenthanteringsmall är en återanvändbar guide som låter dig snabbt ställa in en incidenthanteringsspårare för alla projekt. I stället för att skapa en spårare från början kan du kopiera mallen och sätta igång med din incidenthanteringsprocess direkt. Att skapa en incidenthanteringsmall kräver lite ansträngning men det kan bespara dig värdefull tid i början av varje framtida projekt. 

Fördelarna med en mall för digital incidenthantering

Incidenthantering handlar om mer än att bara skriva ner problem när de uppstår. För att snabbt kunna komma med lösningar måste hela ditt team se hur incidenter fortskrider i realtid. Den typen av dynamisk spårning är dock inte möjlig med statiska Excel-kalkylark eller pdf-filer. 

En mall för digital incidenthantering blir en referenskälla för ditt team. I takt med att en incident tar form kan du uppdatera din spårare med ny information för att visa hela ditt team vad som har hänt, vem som arbetar med det och vad som har gjorts hittills i realtid. 

När du skapar en incidentspårare i ett projekthanteringsverktyg i stället för ett statiskt dokument kan du: 

• se alla pågående och lösta incidenter på ett och samma ställe

• registrera och spåra incidenter i realtid

• dela incidentstatus med intressenterna 

• samarbeta om incidenter på samma plats som du spårar dem 

• tilldela ägare och deadlines så att det är tydligt vem som ska ta itu med incidenter och när

• uppdatera slutdatum, statusar och ägare när prioriteringar ändras

• bifoga relevanta skärmbilder, dokument eller kalkylark 

• låta arbetet fortskrida snabbt samtidigt som du säkerställer att alla drar åt samma håll 

• rapportera om antalet och typen av incidenter du har löst.

Vad en mall för incidenthantering bör innehålla

En mall för incidenthantering kan hjälpa dig att snabbt identifiera potentiella sårbarheter, genomföra en riskbedömning och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder. För att effektivt kunna spåra potentiella incidenter bör din digitala incidenthanteringsplan ge tillräckligt med sammanhang och information så att alla dina intressenter har åtkomst till viktig information på ett och samma ställe.

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en enskild process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Du kan också använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan hjälper formulär dig att minska den tid och ansträngning det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det mest betydelsefulla arbetet.

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

Rekommenderade appar

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteam vid rätt tidpunkt.

• GitHub. Synkronisera automatisk statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete med hjälp av Asana.

• Zendesk. Med Asanas Zendesk-integrering kan användare snabbt och enkelt skapa Asana-uppgifter direkt från Zendesk-ärenden. Lägg till sammanhang, bifoga filer och länka befintliga uppgifter för att följa det arbete som krävs för att avsluta ärendet. Integreringen erbjuder också fortlöpande insyn i båda systemen så att alla håller sig uppdaterade oavsett vilket verktyg de använder.

• Salesforce. Ta bort flaskhalsar genom att göra det möjligt för försäljnings-, användarframgångs- och serviceteam att kommunicera direkt med supportteamen i Asana. Dela bilagor och skapa genomförbara, spårbara uppgifter för allt som har med behov inför försäljningen att göra. Med Service Cloud kan du ansluta dina implementerings- och serviceteam till supportteam i Asana för att erbjuda en fantastisk användarupplevelse.

Vanliga frågor