Термины в области управления проектами: 44 ключевых определения для команд

Независимо от того, только ли вы начинаете знакомиться со всеми аспектами управления проектами или хотите освежить в памяти основные термины, мы составили список распространённых терминов, с которыми вы можете столкнуться при управлении проектом.

По мере ознакомления с этими терминами вы увидите, что использование общей терминологии с коллегами по команде может способствовать более плавному продвижению проекта. Ваша команда будет более организованной, будет лучше понимать, что нужно сделать, и иметь более чёткую дорожную карту достижения целей.

Что такое термины управления проектами?

Термины управления проектами — это стандартизированная терминология, используемая для планирования, выполнения и завершения проектов. Эти термины формируют общий язык, который помогает командам чётко общаться и поддерживать координацию в отношении целей, сроков и обязанностей.

В этом руководстве рассматриваются базовые концепции, процессы планирования, такие методологии, как Agile и Scrum, а также распространённые аббревиатуры, с которыми вы столкнётесь в управлении проектами.

Основные термины управления проектами

Управление проектами может охватывать широкий круг тем, но вот несколько терминов, которые являются общими для управления проектами независимо от того, в какой отрасли вы работаете:

1. Программное обеспечение для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами — это инструмент, призванный помогать командам планировать проекты, отслеживать их и управлять ими. Хотя это и не обязательно, специализированное программное обеспечение, такое как Asana, имеет преимущества по сравнению с универсальными инструментами, такими как электронные таблицы:

• Экономия времени: автоматизация повторяющихся задач и сокращение объёма рутинной работы

• Систематизация материалов: хранение всех документов и ресурсов проекта в одном месте

• Отслеживание важных этапов: контроль хода работ и соблюдение графика

2. Менеджер проекта

Менеджер проекта — это человек, ответственный за руководство проектом от идеи до завершения. Он контролирует каждый этап процесса, управляет ключевыми рабочими процессами и следит за тем, чтобы проект шёл по плану. В некоторых командах есть специально обученные менеджеры проектов, а в других эти обязанности возлагаются на сотрудников с другими должностями.

3. Заинтересованные лица

Заинтересованные стороны проекта — это люди, на которых напрямую влияет проект, над которым вы работаете. Это может быть команда, которая непосредственно работает над проектом, команды третьего уровня, которым нужно освоить новый процесс, или генеральный директор компании, который должен обеспечить бесперебойную работу бизнеса.

4. Конечный продукт

Конечный продукт — это то, что вы хотите получить по итогам проекта. Конечными продуктами может быть широкий спектр результатов, как внутренних, предназначенных для участников вашей команды, так и внешних, предназначенных для клиентов. Примерами результатов могут быть совершенно новый продукт, торговая презентация, увеличение трафика или обновление компонентов.

5. Хронология проекта

Хронология проекта — это инструмент для управления проектами, который помогает наглядно представить, как сочетаются между собой все части вашего плана. Хронология проекта может помочь вам перечислить конкретные зависимости в процессе планирования проекта.

6. Зависимости

Зависимые элементы — это задачи, которые зависят от выполнения других задач. Например, работа над торговой презентацией не может продолжаться, пока она не будет одобрена юридическим отделом. Это означает, что задача по подготовке презентации зависит от проверки юридической командой.

7. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это вид визуального управления проектами, который отображает проект в виде хронологии. Это простой способ отслеживать жизненный цикл проекта и оценивать сроки завершения определённых работ по проекту.

Диаграммы Ганта позволяют менеджерам проектов легко видеть, какую работу нужно выполнить, а также кто и когда будет ею заниматься. Задачи изображаются в виде горизонтальных столбиков, показывающих, сколько времени должна занять каждая инициатива.

8. Управление ресурсами

Управление ресурсами — это процесс планирования ресурсов и составления графика их использования в рамках конкретного проекта. Это отличается от распределения ресурсов, поскольку вы активно планируете, где и когда использовать определённые ресурсы, предусмотренные в бюджете проекта.

9. Базовый план

Базовый план — это одобренная отправная точка для объёма работ, графика и бюджета вашего проекта. Она служит ориентиром для оценки фактической эффективности и понимания влияния любых происходящих изменений.

10. Узкое место

Узкое место — это любой этап проекта, на котором работа замедляется из-за ограниченных способностей или ресурсов. Наиболее распространённые причины:

• Слишком много задач зависят от одного человека

• Процессы выполняются дольше, чем ожидалось

• Недостаточные ресурсы или бюджет

Своевременное выявление узких мест помогает выполнять проекты в срок.

11. Контроль изменений

Контроль изменений — это систематический процесс управления запросами на изменение объёма, графика или бюджета проекта. Вместо того чтобы допускать изменения без контроля, управление изменениями гарантирует, что каждое предлагаемое изменение будет оценено с точки зрения его влияния перед утверждением. Это помогает предотвратить разрастание объёма и обеспечивает соответствие проектов их первоначальным задачам.

12. Критерии приёмки

Критерии приёмки — это конкретные условия, которым должен соответствовать ожидаемый результат, чтобы быть одобренным заинтересованными лицами. Эти критерии обычно определяются в начале проекта и служат списком дел для проверки соответствия работы ожиданиям. Чёткие критерии приемки помогают командам точно понять, как выглядит успех.

Термины, используемые при планировании управления проектами

В процессе планирования проекта вы столкнетесь с множеством терминов. Вот самые важные из них:

13. Бюджет проекта

Бюджет проекта — это определённый объём ресурсов, который вы можете использовать для конкретного проекта. Бюджет проекта может быть выражен в часах, как это принято в агентствах, или в денежном выражении.

14. План проекта

План проекта — это подробная дорожная карта со всем, что необходимо сделать вашей команде для достижения целей. Он служит единым источником достоверной информации, задавая направление каждому участнику команды и обеспечивая ответственность на протяжении всего проекта.

15. Задачи проекта

Задача проекта — это цель, которую вы ставите перед собой и планируете достичь по завершении конкретного проекта. Это главная причина, по которой проект реализуется. Целью проекта может быть создание материального конечного продукта, например нового товара, или достижение конкретного результата, например увеличение числа подписчиков в социальных сетях на 300%.

16. Ключевые показатели эффективности (KPI)

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это показатели, с помощью которых оценивается прогресс вашей команды в достижении конкретной цели. Например, специалист по email-маркетингу, стремящийся повысить вовлечённость, может использовать в качестве KPI средний показатель открываемости.

17. Область проекта

Область проекта чётко определяет цели, дедлайны и ожидаемые результаты, которые должны быть достигнуты в рамках проекта в течение определённого периода. Заблаговременное определение области проекта, которое часто документируется в плане управления областью, может помочь участникам команды индивидуально управлять своим временем. Заинтересованные стороны также будут знать, когда ожидать изменений по мере выполнения проекта.

18. Разрастание объёма

Расползание объёма работ происходит, когда задачи и ожидаемые результаты проекта выходят за рамки первоначального объёма работ. Хотя само по себе это явление не является чем-то плохим, неконтролируемое разрастание объёма может существенно задержать завершение проекта.

19. Бизнес-кейс

Бизнес-кейс — это документ, в котором описаны преимущества, которые получит ваша компания в результате реализации конкретной бизнес-инициативы. Например, вы можете создать бизнес-кейс для увеличения численности вашей команды или для выбора нового программного обеспечения для управления работой.

20. Устав проекта

Устав проекта — это документ, в котором описаны ключевые цели, объём работ и основные обязанности в рамках проекта. Устав проекта даёт заинтересованным сторонам общее представление о работе до того, как они одобрят проект. Они часто используются, чтобы убедить ключевых заинтересованных лиц двигаться вперёд.

21. Организационное совещание

Организационное совещание — это возможность собрать всех участников конкретного проекта, чтобы убедиться, что все согласны с планом проекта. Оно позволяет участникам команды задавать вопросы и гарантирует, что все заинтересованные стороны проекта смогут высказать своё мнение.

22. Распределение ресурсов

Распределение ресурсов — это процесс определения и назначения доступных ресурсов в рамках проекта. К ресурсам относятся:

• Время: часы или дни, доступные для работы над проектом

• Бюджет: средства, выделенные на проект

• Участники команды: люди, которым поручено выполнение задач

• Оборудование: необходимые физические инструменты или технические средства

• Программное обеспечение: цифровые инструменты, необходимые для выполнения работ

23. План действий в непредвиденных обстоятельствах

План действий в непредвиденных обстоятельствах — это заранее разработанная резервная стратегия на случай, если в реализации первоначального плана возникнут препятствия. Эти стратегии «плана Б» особенно ценны для сложных проектов, в которых с большей вероятностью могут возникнуть непредвиденные проблемы.

Термины методологии управления проектами

Разные проекты требуют разных подходов. К числу наиболее распространённых методологий управления проектами относятся:

24. Agile

Методология Agile — это итеративный подход к управлению проектами, при котором работа разбивается на более мелкие этапы. Это позволяет командам быстро адаптироваться при изменении приоритетов, сохраняя при этом акцент на том, что лучше для конечного пользователя. Agile особенно популярен среди команд, занимающихся разработкой программного обеспечения.

25. Модель Waterfall (Водопад)

Каскадная методология управления проектами — это линейный подход, при котором каждый этап зависит от предыдущего. Каскадная модель часто предполагает масштабное планирование до начала выполнения работ, чтобы учесть все зависимости. Каскадная модель часто визуализируется с помощью диаграммы Ганта.

26. Канбан

Канбан — это визуальный метод управления проектами, в котором для отслеживания работы используются доски. Задачи отображаются в виде «карточек», которые перемещаются по столбцам, представляющим различные этапы:

Карточки «переносятся» из бэклога по мере продвижения по этапам.

27. Scrum

Scrum — это фреймворк в рамках методологии Agile, в котором команды работают короткими циклами, называемыми спринтами. Мастер Scrum ведет команду через четыре основных этапа:

• Планирование: определение того, какая работа будет выполнена в спринте

• Выполнение: завершение запланированной работы

• Обзор: демонстрация завершенной работы заинтересованным лицам

• Ретроспектива: анализ того, что получилось, а что можно улучшить

28. Бэклог

Бэклог — это упорядоченный по приоритету список задач, функций или элементов работы, которые необходимо выполнить. В методологиях Agile и Scrum бэклог служит единым источником работы для команды. Элементы ранжируются по приоритету, и команда берёт их сверху во время каждого спринта.

29. Итеративный процесс

Итеративный процесс в управлении проектами — это процесс, который постоянно меняется по мере реализации проекта. Итеративные процессы, часто организуемые по определённым периодам времени или спринтам, включают этапы анализа, на которых проверяется выполненная работа и определяется, что можно изменить в следующей итерации.

30. Портфельное управление проектами (ПУП)

Портфельное управление проектами (ПУП) — это процесс управления несколькими проектами в централизованном представлении. Это позволяет вам видеть, как ежедневная работа вашей команды связана с более глобальными целями компании.

31. Управление освоенным объёмом

Управление освоенным объёмом — это способ, с помощью которого менеджеры проектов отслеживают выполненную работу в сравнении с запланированным планом проекта. Освоенную стоимость можно рассчитать, умножив процент завершения проекта на общую стоимость проекта. Этот процесс может помочь вам отслеживать бюджет и сроки проекта.

32. Проекты в контролируемых средах (PRINCE2)

PRINCE2 — это процессная методология управления проектами, которая фокусируется на структуре команды управления проектом и бизнес-обосновании проекта.

Процесс PRINCE2 состоит из семи основных этапов:

1. Запуск проекта

2. Инициирование проекта

3. Управление проектом

4. Контроль этапов

5. Управление передачей продукта

6. Управление границами этапов

7. Закрытие проекта

Распространённые аббревиатуры в области управления проектами, которые следует знать

По мере погружения в сферу управления проектами вы столкнётесь с рядом аббревиатур, в том числе:

33. Специалист по управлению проектами (PMP)

Специалист в области управления проектами (PMP) — это любой человек, который работает в сфере управления проектами. Чтобы считаться специалистом в области управления проектами, необязательно иметь должность менеджера проекта.

34. Институт управления проектами (PMI)

Институт управления проектами — это профессиональная организация, занимающаяся исключительно вопросами управления проектами. Институт управления проектами предлагает сертификацию и курсы для тех, кто заинтересован в построении карьеры в области управления проектами.

35. Свод знаний по управлению проектами (PMBOK®)

Свод знаний по управлению проектами — это набор стандартных терминов и рекомендаций, разработанный Институтом управления проектами. Руководство PMBOK® охватывает такие методологии управления проектами, как метод критических путей (CPM) и иерархическая структура работ (WBS).

36. Сертифицированный специалист-ассистент в области управления проектами (CAPM)

Сертификат CAPM — это сертификация, предлагаемая Институтом управления проектами. Это сертификация начального уровня, предназначенная для тех, у кого меньше опыта работы.

37. Задание на оказание услуг (SOW)

Описание работ — это официальный документ, в котором излагаются конкретные требования к проекту. В нём чётко описаны работы по проекту, ожидаемые результаты и график. Оно часто используется, когда агентство или подрядчик выполняют работу для клиента.

38. Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика использования различных методов для совершенствования, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Этот термин охватывает широкий спектр стратегий, но чаще всего используется для оптимизации или автоматизации рабочих процессов.

39. Метод критических путей (CPM)

Метод критических путей (CPM) — это инструмент моделирования, который позволяет составить схему всех задач проекта, их предполагаемой продолжительности и зависимостей. Выявляя самую длинную последовательность взаимозависимых задач, метод КП помогает определить минимальное время, необходимое для завершения проекта.

40. Метод оценки и анализа проектов (PERT)

Метод оценки и анализа программ используется для определения и количественной оценки времени, необходимого для выполнения конкретной задачи или работы. Диаграмма PERT — это блок-схема, которая отображает этапы, подлежащие последовательному выполнению, а также требуемое для них время. Если диаграмма PERT недоступна, используется диаграмма Ганта.

41. Иерархическая структура работ (WBS)

Иерархическая структура работ (WBS) — это сжатый план проекта, представленный в виде наглядной иерархии. Она содержит ключевые элементы плана проекта, такие как цели и задачи, ожидаемые результаты, сроки и главные заинтересованные лица. С помощью иерархических структур работ менеджеры проектов визуализируют проекты и ожидаемые результаты, связанные с зависимыми задачами.

42. ССВУ-анализ

ССВУ-анализ — это инструмент принятия решений, который помогает выявлять ключевые аспекты проекта. Аббревиатура SWOT расшифровывается следующим образом:

• Сильные стороны

• Слабые стороны

• Возможности

• Угрозы

43. RACI

Матрица RACI используется для определения ролей и обязанностей в команде по любой задаче, важному этапу или ожидаемому результату проекта. Матрицы RACI также широко известны как матрицы ответственности. Аббревиатура RACI расшифровывается следующим образом:

• Ответственный исполнитель

• Подотчётное лицо

• Эксперт

• Информируемое лицо

44. SMART-цели

SMART-цель — это аббревиатура, которая помогает формулировать чёткие и достижимые цели. Аббревиатура SMART расшифровывается следующим образом:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимая

• Realistic — реалистичная

• Time-bound — ограниченная по времени

Развивайте навыки управления проектами

Хотите улучшить свои навыки управления проектами? Узнайте больше об управлении проектами — от отслеживания проектов до управления рисками — в библиотеке ресурсов Asana по управлению проектами.

Готовы применить эти термины на практике? Начните пользоваться Asana, чтобы организовывать проекты, отслеживать ход работ и информировать команду о самом важном.

Часто задаваемые вопросы о терминах, связанных с управлением проектами