Общественное просвещение, медицинские услуги и общественная деятельность — вот лишь некоторые из способов, с помощью которых Фонд по борьбе со СПИДом Сан-Франциско (SFAF) ежегодно охватывает более 25 000 человек. Роксана Чикойн, креативный директор, курирует создание всех маркетинговых материалов для кампаний, мероприятий и многого другого, что напрямую влияет на то, как многочисленная аудитория воспринимает организацию. Команда SFAF из шести человек обеспечивает маркетинговые и творческие потребности более двухсот участников команды, а это значит, что Роксана курирует большой объём запросов на материалы и десятки кампаний одновременно.

Поскольку небольшая маркетинговая и творческая команда обслуживала всю организацию, Роксане было трудно выполнять работу вовремя по следующим причинам:

• Длинные таблицы планирования проектов, используемые для подготовки мероприятий, практически не позволяли понять, что нужно создать и к какому сроку

• Решения основывались на предыдущем опыте, а не на продуманных процессах, в результате чего команда чувствовала себя бесправной и не имеющей надёжного рабочего процесса, которому можно было бы следовать

• Обратная связь собиралась в нескольких переписках и обсуждениях по электронной почте, что добавляло дополнительную работу и путаницу в и без того сложный процесс

• Команда тратила время на рутинную работу вместо того, чтобы заниматься дизайном или разработкой стратегии

• Допускались ошибки, потому что ключевые детали отсутствовали или их было трудно найти

До того, как мы начали использовать Asana, я тратила много времени на организацию работы — например, управление запросами, сбор обновлений статуса, отслеживание мелких деталей задач — вместо работы над стратегией или дизайном. Теперь я экономлю время, а в нашем процессе меньше этапов согласования, потому что вся необходимая информация легко доступна в одном месте.

Поиск структуры и ясности

Роксана решила, что ей нужна чёткая структура и иерархия для организации работы, а также способ централизовать общение. В периоды высокой нагрузки, например, перед крупными мероприятиями по сбору средств, такими как Dining Out For Life или Santa Skivvies Run, эти потребности усиливались. В такие периоды у неё могло быть более 20 запросов для одного подразделения организации, что означало одновременное выполнение сотен творческих запросов.

Команда Роксаны начала поиск инструмента, оценив два, которые организация уже использовала: Asana и другой инструмент для управления работой. В конечном итоге они решили использовать Asana благодаря следующим преимуществам:

• Чистый, знакомый и интуитивно понятный интерфейс

• Многоуровневое представление работы — возможность одновременно видеть весь проект, детали задач и список подзадач

• Чёткая иерархия и структура рабочих процессов

• Функции общения, такие как комментарии, обсуждения в команде и обновления статуса

По сравнению с другими инструментами, которые они пробовали, Asana выделялась уровнем прозрачности, который она обеспечивала. Им больше не нужно было перебирать информацию или упускать из виду общую картину, чтобы получить доступ к деталям своей работы.

Адаптация команды

Чтобы привлечь всю команду, Роксана создала внутренний документ, в котором описала, как структурировать работу. Затем она разработала семинары и дополнительные материалы для обучения команды, объединив контент Руководства Asana и видеоролики с их собственными правилами совместной работы. Установив общие для всей команды правила, она смогла обеспечить ясность в том, как будет работать команда, и добиться правильной иерархии для организации их работы. Она также воспользовалась профессиональными услугами Asana для дополнительного обучения на месте с менеджером по сопровождению клиентов.

Профессиональные услуги Asana создали условия для нашего успеха: вся наша команда была согласована в вопросе того, как мы будем использовать Asana, а затем мы работали с менеджером по сопровождению клиентов над созданием наших рабочих процессов. Наши тренинги на рабочем месте действительно дали нам преимущество, необходимое для того, чтобы все присоединились к работе с Asana.

Asana доказала свою ценность директору Роксаны, когда его попросили предоставить доступ к конкретному дизайнерскому ресурсу, а Роксаны не было в офисе. Вместо того чтобы рыться в папках в поисках нужного, директор воспользовался функцией поиска в Asana и быстро нашёл файл. Для Роксаны момент прозрения наступил, когда она разработала план управления сложным набором креативных результатов для рекламно�� кампании и крупного мероприятия с помощью Asana. Вместо того чтобы полагаться на длинную электронную таблицу и многочисленные цепочки электронных писем, она создала график обратного планирования в Asana, который позволил ей увидеть весь процесс от начала до конца, чтобы знать, кто отвечает за каждый креативный материал для мероприятия.

Совершенствование процессов для ускорения работы

Усовершенствовав процесс подачи запросов и межфункциональное взаимодействие в рамках проектов с помощью Asana, маркетинговая и творческая команда добилась следующих результатов:

• Более быстрые сроки выполнения: с помощью Asana команда получает всю необходимую информацию заранее, что сокращает количество обсуждений и ошибок из-за отсутствия деталей. Результатом является более эффективный творческий процесс, оптимизированное общение и более короткие сроки выполнения, потому что всё чётко и централизовано.

• Более эффективное межфункциональное взаимодействие: отслеживая в Asana различные программы, ориентированные на клиентов, такие как услуги социальной поддержки, доступ к шприцам, консультирование по вопросам употребления психоактивных веществ и сбор средств, команда может лучше обслуживать всю организацию. Они могут заранее найти информацию и быть уверены, что ни один шаг не будет пропущен, что упрощает межфункциональное взаимодействие и повышает эффективность.

Теперь у маркетинговой команды больше информации о том, над чем работают в организации, о статусе работы, а также доступ к информации, необходимой для лучшей поддержки программ SFAF. Благодаря чётко спланированным проектам все знают свои приоритеты и могут быть уверены, что сосредоточены на самой важной работе по поддержке своего сообщества. В результате им удалось сократить время на производство и проверки, а также оптимизировать совещания и контрольные встречи команды. А Роксана как руководитель может лучше расставлять приоритеты в работе, потому что у неё есть полная видимость всего, что делает команда.

Asana позволяет нам согласовывать действия и сообщать о наших приоритетах другим людям, потому что каждый может в любой момент увидеть все текущие проекты. Это помогает нам более эффективно сотрудничать с межфункциональными партнёрами, потому что они могут видеть, на каком этапе производства находится работа.

Фонд по борьбе со СПИДом Сан-Франциско не просто подаёт пример того, как должна работать организация. В следующем году они будут принимать международную конференцию AIDS 2020 в Области залива — там, где началась эпидемия. Поддерживая работу местной группы планирования, SFAF отвечает за большую часть сопутствующих материалов конференции, и для этого они будут использовать Asana.