Modelo de cronograma de evento

Quando os eventos saem do controle, raramente isso se deve a um grande problema. São as dezenas de pequenas coisas que passam despercebidas. De agendas desalinhadas a prazos de preparação perdidos, até mesmo um pequeno atraso pode se espalhar por todo o dia do evento. É aí que um modelo de cronograma de eventos pode ajudar.

Com a Asana, você pode planejar todas as etapas do seu evento, da preparação à retrospectiva, em um único cronograma compartilhado. Este modelo de evento inclui tudo o que você precisa para atribuir funções, gerir a logística e cumprir facilmente os principais marcos. Seja para organizar um retiro corporativo ou um lançamento de produto, este modelo mantém o seu evento no caminho certo.

Quem se beneficia dos modelos de cronograma de eventos?

Na Asana, observamos a transição das equipes de eventos de planilhas desorganizadas para o trabalho colaborativo em equipe, tudo usando um único modelo simples. Se você estiver gerindo várias partes interessadas, cronogramas de fornecedores ou janelas de entrega rigorosas, este modelo de agendamento de eventos foi feito para você. É ideal para:

Organizadores e coordenadores de eventos

Use o modelo de cronograma de planejamento de eventos para mapear toda a sua agenda e coordenar os fornecedores e a equipe.

Equipes de marketing e comunicação

Sincronize os cronogramas de mensagens internas e externas para que os anúncios, convites e acompanhamentos ocorram pontualmente.

Equipes executivas e de operações

Os modelos de cronograma de eventos corporativos permitem planejar e monitorar os marcos, como a preparação do painel ou os ensaios, em um só lugar.

Equipes de logística e do local do evento

Atribua tarefas e intervalos de tempo para se manter à frente da configuração física, das entregas e das transições do dia do evento.

Por que usar o modelo de cronograma de eventos da Asana?

Antes de usar este modelo, a equipe de marketing de eventos de um cliente gastava mais tempo confirmando as inscrições dos fornecedores do que finalizando os detalhes do evento. No entanto, com o modelo, toda a equipe pôde verificar cada confirmação e prazo usando uma visualização de cronograma compartilhada.

Este modelo de cronograma de eventos gratuito é flexível o suficiente para grandes conferências e detalhado o suficiente para um evento externo de uma única equipe.

Vantagens de usar este modelo:

• Planeje cada fase do seu evento com cronogramas e dependências

• Atribuir tarefas de preparação, palestrantes, serviço de bufê e comunicações

• Gerencie a agenda com seções de tarefas por tempo ou função

• Compartilhe um plano central com colaboradores internos e externos

• Personalize para eventos corporativos, virtuais ou híbridos

Como usar um modelo de cronograma de evento

Criamos este modelo de cronograma de evento para simplificar o seu processo de planejamento do início ao fim. Cada seção da planilha corresponde a uma fase de execução, enquanto as colunas ajudam a monitorar os responsáveis pelas tarefas, as datas de conclusão e as prioridades de forma rápida e fácil. Seja para gerir eventos corporativos ou podcasts da marca, você pode adaptar este modelo a todos os tipos de evento.

Etapa 1: configure os detalhes gerais do evento

Comece na seção Detalhes gerais do evento. Adicione o nome, a descrição e as datas principais do evento. Organize-se atribuindo funções aos proprietários, definindo um tipo de evento e marcando as principais categorias.

Certifique-se de inserir aqui um orçamento aproximado para o evento. Se você estiver trabalhando com um modelo de orçamento, vincule-o à tarefa ou use o campo de anexos para manter todas as informações financeiras de fácil acesso.

Etapa 2: crie o cronograma detalhado do evento

A seção Cronograma detalhado funciona como a sua agenda em tempo real. Divida o evento em blocos de tempo: preparação, sessões, intervalos e desmontagem. Para eventos de vários dias, use uma seção para cada dia ou parte do dia.

A visualização de cronograma da Asana funciona como um diagrama de Gantt para ajudar a visualizar as dependências em todo o cronograma do evento. A visualização de cronograma facilita a prevenção de sobreposições de tarefas e a identificação antecipada de lacunas de agendamento.

Etapa 3: organizar os fornecedores e os recursos

Na seção Gestão de fornecedores e recursos, crie uma tarefa para cada parceiro externo. Use a coluna Status do fornecedor para monitorar o status de cada fornecedor: confirmado, pendente ou em andamento. Adicione datas de conclusão para cada entregável e atribua contatos internos para supervisionar as transferências, aprovações ou problemas que precisam ser escalados.

Etapa 4: preencha a lista de etapas do evento

Use a seção Lista de tarefas para listar todos os entregáveis. Pense em sinalização, materiais, confirmações de presença ou reservas de viagens. Use os campos de prioridade e nível de risco das tarefas para sinalizar as tarefas cruciais. Combinada com o itinerário do evento no seu cronograma, esta seção ajuda a garantir que a sua equipe execute o plano sem perder o ritmo.

Etapa 5: adicione os principais contatos

Crie entradas em Contatos principais para cada pessoa envolvida no evento. Inclua líderes internos, fornecedores e coordenadores do local. Use campos personalizados para registrar departamentos, funções ou categorias de tarefas.

Você também pode vincular esta seção à sua lista de convidados ou ao calendário de eventos para facilitar a coordenação. Ter as informações de contato em um só lugar facilita muito as transferências e as alterações de última hora.

Etapa 6: compartilhe e colabore com a equipe

Convide os membros da equipe como colaboradores em tarefas ou seções inteiras. Se você usa ferramentas de gestão de projetos como a Asana, atribuir funções e monitorar o status se torna algo natural.

Para campanhas grandes ou marketing de eventos, conecte as tarefas de planejamento ao calendário de divulgação ou à programação de mídias sociais. Você também pode duplicar este projeto como um modelo simples de cronograma de eventos para reutilizar em programas recorrentes.

Etapa 7: personalize e expanda

Adicione colunas como "Proprietário da sessão" ou "Requisitos de AV", ou use tags para as faixas de divisão. Para eventos virtuais ou híbridos, considere adicionar uma seção de “Configuração técnica” com o seu próprio modelo de cronograma.

Se você estiver gerindo vários eventos ao mesmo tempo, conecte este projeto ao seu portfólio de modelos de planejamento de eventos maiores para que a equipe possa monitorar a sobreposição de necessidades de logística e recursos.

Funcionalidades de agendamento de eventos da Asana

As funcionalidades da Asana transformam este modelo de agendamento de eventos em um centro de controle ao vivo para o seu evento. Criamos este modelo com algumas das nossas funcionalidades favoritas, mas você pode personalizar o seu para atender às suas necessidades específicas. Confira a nossa lista completa de funcionalidades para mais inspiração.

Visualização de cronograma

Visualize o plano do evento em um layout no estilo Gantt. A visualização de cronograma mostra como a preparação, a execução e o encerramento se conectam.

Campos personalizados

Adicione campos para o tipo de sessão, responsável pelo orçamento, prioridade ou fornecedor. Você pode ordenar e filtrar as tarefas por esses campos para ver o que requer atenção primeiro.

Dependências

Marque as tarefas que dependem de outras antes que possam começar. Isso ajuda a identificar possíveis atrasos no cronograma, como quando você precisa da apresentação de slides de um palestrante antes da impressão final.

Responsáveis pelas tarefas

Certifique-se de que cada tarefa tenha um responsável, desde a logística de menor escala até os grandes entregáveis. Os membros da equipe sabem exatamente quais são as suas responsabilidades, e você pode identificar os itens não atribuídos conforme necessário.

Formulários

Use formulários para coletar propostas de sessão, perguntas de convidados ou informações de fornecedores. É possível converter automaticamente os envios de formulários em tarefas dentro do projeto sem precisar de inserção manual adicional.

Automatização (Regras) Defina regras para atribuir tarefas automaticamente, mover itens para o status “pronto” após a aprovação ou notificar as partes interessadas quando algo mudar. As automatizações poupam tempo em trabalhos repetitivos.

Integrações recomendadas para os seus modelos de cronograma de eventos

As integrações ampliam o planejamento de eventos ao conectar a Asana às ferramentas que você já usa. Acesse o centro de integrações de aplicativos para encontrar as plataformas que a sua equipe usa todos os dias.

Google Agenda

Sincronize tarefas e prazos com o seu calendário para manter o controle do tempo do evento. 

Slack

Envie lembretes, atualizações e alertas nos canais do Slack da sua equipe. Você receberá atualizações em tempo real quando as tarefas forem concluídas ou estiverem atrasadas.

Google Drive Anexe contratos de fornecedores, plantas, agendas e kits de marca para armazenar todos os ativos em um único local compartilhado.

Zoom

Adicione links do Zoom a sessões de eventos virtuais ou a chamadas de planejamento diretamente do seu projeto Asana.

Gmail

Transforme e-mails relacionados ao evento em tarefas com o complemento Asana para Gmail. Você pode atribuir tarefas ou definir datas de conclusão diretamente da sua caixa de entrada.

Jira Cloud

Se os seus eventos envolverem lançamentos de produtos ou ativações técnicas, sincronize com o Jira para alinhar os cronogramas de desenvolvimento com o cronograma do evento.

Perguntas frequentes sobre modelos de cronograma de eventos