Modelo de calendário de eventos

Um gerente de eventos de uma organização sem fins lucrativos em expansão já monitorou tudo com notas adesivas, um planejador mensal e vários arquivos do Excel. Eventos importantes se sobrepunham, os prazos eram perdidos e os voluntários não tinham ideia do que estava acontecendo. Um modelo de calendário de eventos resolve isso!

Seja para agendar eventos escolares, planejar conferências ou gerir campanhas de marketing de eventos, um modelo de calendário de eventos reúne todas as datas, tarefas e detalhes em um só lugar. Em vez de fazer malabarismos com documentos antiquados do Microsoft Word ou calendários para impressão, você terá um sistema dinâmico que funciona tanto para atualizações diárias quanto para o planejamento anual.

Quem se beneficia dos modelos de calendário de eventos?

Os modelos de calendário de eventos ajudam indivíduos, equipes e organizações a coordenar vários eventos ao mesmo tempo. Eles funcionam melhor quando você precisa de uma visão completa das datas, dos prazos e das tarefas de apoio ao longo de semanas ou meses.

Se você só precisa gerir uma pequena lista de ações a realizar, um modelo simples de lista de pendências pode ser mais adequado. E, quando o foco é o cronograma de um único dia de evento, um modelo de execução pode oferecer mais precisão do que o nosso modelo mais amplo de calendário de marketing de eventos.

Organizadores e coordenadores de eventos

Os planejadores usam um modelo de calendário mensal de eventos para mapear marcos, prazos e entregáveis. Isso ajuda a evitar sobreposições e a coordenar fornecedores, locais e colaboradores.

Equipes de marketing

Os profissionais de marketing contam com um modelo de calendário de marketing de eventos para sincronizar campanhas com datas de lançamento e promoções. Um modelo facilita a gestão de calendários de conteúdo, campanhas de mídia social e eventos multicanal.

Escolas e universidades

Educadores e administradores usam modelos de calendário anual de eventos para programar eventos escolares, reuniões e marcos acadêmicos. Um calendário anual centralizado ajuda alunos, pais e funcionários a consultar o mesmo cronograma.

Empresas e organizações sem fins lucrativos

As organizações usam um modelo de calendário de planejamento de eventos para monitorar reuniões, conferências e programas comunitários. Isso simplifica a alocação de recursos e proporciona às partes interessadas visibilidade sobre as obrigações futuras.

Por que usar o modelo de calendário de eventos da Asana?

Uma equipe de marketing de uma pequena empresa trocou as Planilhas Google e os calendários de papel pelo modelo de calendário de eventos editável da Asana. Ela identificou rapidamente eventos sobrepostos e ajustou os prazos de forma proativa para evitar conflitos.

Com a Asana, o seu calendário se torna mais do que uma lista de datas. Ele se torna uma ferramenta de planejamento dinâmica que organiza cronogramas, automatiza lembretes e conecta tarefas às metas.

Os benefícios incluem:

• Manter todas as datas importantes em um só lugar, desde atualizações diárias até marcos anuais.

• Usar lembretes e automatizações para garantir que nenhum prazo seja perdido.

• Visualizar eventos em vários formatos, como lista, calendário e cronograma.

• Personalize os fluxos de trabalho para diferentes tipos de eventos, desde atividades escolares até conferências.

• Compartilhe calendários instantaneamente com colegas de equipe, clientes ou partes interessadas.

Como usar este modelo de calendário de eventos

O modelo de calendário de eventos organiza o seu planejamento em seções e campos para manter tudo estruturado. À esquerda, você verá as áreas de Próximos eventos, Planejamento, Promoção e Concluídos. Na parte superior, os campos monitoram as datas de conclusão, os proprietários dos eventos, as categorias e o status.

1. Adicione os próximos eventos

Comece registrando cada evento na seção Próximos eventos. Inclua a data, o proprietário e a categoria para que os colegas de equipe saibam exatamente o que está planejado. Por exemplo, registre “Arrecadação anual de fundos – 12 de outubro” e atribua-a ao coordenador.

2. Planeje tarefas e prazos

Mova os eventos para a seção Planejamento quando os detalhes precisarem de ação. Atribua tarefas para reservar locais, criar panfletos ou gerenciar orçamentos. A visualização mensal do modelo de calendário facilita a visualização dos prazos lado a lado.

3. Programe promoções

Mova os eventos para a seção Promoção para planejar as tarefas de marketing. Use os campos para registrar o tipo de campanha, o canal e os prazos do conteúdo. Isso funciona como um híbrido entre um calendário de eventos e um calendário de mídias sociais, ajudando as campanhas a serem executadas sem problemas.

4. Monitore e conclua

Marque os eventos como Concluídos quando estiverem finalizados. Registre as lições aprendidas no campo de notas para aprimorar o processo na próxima vez. Com o tempo, o seu modelo se torna um registro de eventos passados para consulta rápida.

5. Revise o planejamento anual

Mude para uma visualização de modelo de calendário anual de eventos para ver a sua programação completa de relance. Isso ajuda a equilibrar os eventos ao longo do ano e evitar gargalos de recursos. As equipes que preparam relatórios anuais ou atualizações da comunidade se beneficiam mais dessa visualização.

Recursos de planejamento da Asana

Os recursos da Asana transformam um calendário estático em uma ferramenta de planejamento dinâmica. Explore a lista completa de recursos para mais inspiração.

Visualizações de projeto

As visualizações de projeto permitem ver os eventos em diferentes formatos, como um calendário semanal ou um cronograma minimalista que mostra como o trabalho se sobrepõe. Você alterna entre as visualizações para detectar conflitos com antecedência e ajustar os planos sem perder o ritmo.

Campos personalizados

Os campos personalizados monitoram categorias como “Interno” e “Externo”, níveis de prioridade ou tipo de campanha. Você filtra os campos por “Acadêmico” ou “Comunidade” para simplificar o que vê e se concentrar nos detalhes que importam.

Tarefas recorrentes

As tarefas recorrentes automatizam os lembretes para eventos repetidos, como reuniões semanais ou conferências trimestrais. Você economiza tempo por não ter que recriar o mesmo trabalho repetidamente.

Resumos gerados por IA

A IA destaca padrões como prazos consecutivos ou cargas de trabalho desequilibradas. Você ajusta os cronogramas com menos suposições e toma decisões mais confiantes.

Fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho conectam as etapas para que o planejamento de eventos avance sem problemas da ideia à execução. Para reduzir o trabalho manual, crie regras que atribuam tarefas, notifiquem os colegas de equipe e atualizem os campos automaticamente.

Integrações recomendadas para o modelo de calendário de eventos

As integrações conectam o seu calendário às ferramentas que você já usa. Explore o nosso centro de integrações para encontrar os aplicativos e ferramentas que você usa regularmente.

Google Agenda

Sincronize os seus eventos com o Google Agenda para que os prazos e as reuniões apareçam ao lado da sua agenda pessoal. Tudo fica visível num único lugar, evitando conflitos de agenda.

Slack

Envie atualizações automáticas da Asana para os canais do Slack. Mantenha os colegas de equipe informados sobre as datas dos eventos e receba notificações sobre as alterações sem sair das conversas.

Dropbox

Anexe contratos, folhetos de eventos ou slides de apresentação do Dropbox diretamente aos seus eventos. Mantenha os arquivos conectados às tarefas certas e facilite o acesso dos colegas de equipe.

Microsoft Teams

Traga as atualizações do calendário de eventos para o Microsoft Teams. Você analisa os próximos prazos e confirma as próximas etapas enquanto conversa com os colegas.

Zapier

Automatize as conexões entre a Asana e centenas de outros aplicativos. Você configura regras que registram novas inscrições, enviam lembretes ou atualizam planilhas sem trabalho adicional.

Perguntas frequentes sobre modelos de calendário de eventos