Quer menos reuniões e melhores? Experimente a gestão de reuniões.

Imagine o seguinte: você está sentado em uma reunião sem um propósito claro ou ações a realizar. As pessoas estão falando, mas ninguém está anotando nada. Quando a reunião finalmente termina, você está exausto, emocionalmente esgotado e simplesmente mal-humorado. 

Soa familiar, não é? Isso é muito comum. 

Os trabalhadores perdem quase três horas por semana em reuniões desnecessárias. Diante de uma avalanche de convites, estamos nos desconectando: mais da metade dos trabalhadores realizam várias tarefas ao mesmo tempo durante as reuniões, e apenas 43 % contribuem em reuniões virtuais menores. Basta dizer que muitos de nós estamos sentados em reuniões que são improdutivas, desnecessárias ou simplesmente chatas. 

Não é que todas as reuniões sejam ruins, mas que não estamos aproveitando bem o nosso tempo. Não precisamos apenas de menos reuniões, mas de reuniões melhores, que sejam realmente úteis para todos os envolvidos. Porque, em última análise, organizar reuniões mais eficientes significa que você precisa de menos tempo presencial para fazer as coisas. 

É aí que entra a gestão de reuniões. 

O que é a gestão de reuniões?

A gestão de reuniões é o processo de coordenar e executar uma reunião para aproveitar ao máximo o seu tempo. Ela inclui as ações que você realiza antes, durante e depois de uma reunião para ajudar a que tudo corra bem, como criar uma pauta e atribuir ações a realizar. 

Quando você gerencia bem as reuniões, elas são eficientes e produtivas. Os participantes entendem a Meta da reunião e têm as informações necessárias para chegar preparados, mantendo o foco e ajudando a tornar o tempo de convivência o mais produtivo possível. Sincronizações mais eficientes também significam que você precisa de menos reuniões para fazer as coisas, para que possa otimizar a sua agenda e devolver a todos um tempo precioso de foco. 

Será que a reunião é mesmo necessária? 

Nem todas as reuniões precisam acontecer. Se você se encontra constantemente em reuniões desnecessárias, considere adotar uma abordagem mais holística e realizar um “dia do juízo final” das reuniões. Pode parecer assustador, mas um dia de eliminação de reuniões leva uma simples auditoria de reuniões para o próximo nível, incentivando os membros da equipe a excluir todas as reuniões recorrentes dos seus calendários e, em seguida, começar de novo com convites atualizados. Na verdade, acabamos de realizar um “dia do juízo final” das reuniões na Asana. Liderada pela médica organizacional e empreendedora Rebecca Hinds, a nossa auditoria economizou aos participantes uma média de 11 horas por mês. 

Como gerir uma reunião: 9 passos simples

Um pouco de trabalho extra contribui muito para tornar as reuniões mais eficientes. Siga estas nove etapas para planejar reuniões eficazes e garantir que as suas sejam valiosas para todos. 

1. Antes da reunião: defina o propósito da reunião

Antes de mais nada, é preciso entender o propósito da reunião. O propósito é o que você e as partes interessadas precisam alcançar durante o tempo que passarão juntos para que a reunião seja um sucesso. Mais importante ainda, isso inclui os tópicos que precisam ser discutidos e as decisões que precisam ser tomadas. Definir o propósito da reunião também é uma boa oportunidade para avaliar se ela é realmente necessária. Se você está com dificuldade para criar tópicos de discussão ou se pode responder facilmente a perguntas fora da reunião, considere usar a comunicação assíncrona. 

Siga estas três etapas para definir o propósito da sua reunião: 

1. Defina uma meta alcançável para manter a sua equipe focada e no rumo certo.

2. Liste todos os tópicos que precisam ser discutidos para atingir a Meta da reunião. 

3. Destaque os tópicos que exigem uma decisão para atingir a Meta da reunião. 

Por exemplo, imagine que a sua equipe está se reunindo para determinar o orçamento de um projeto de reformulação do blog. Veja como você definiria o propósito da sua reunião: 

Meta da reunião: finalizar os números do orçamento para o projeto de reformulação do blog. 

Tópicos e decisões necessários: 

• Gastos previstos para outros projetos da equipe e total de fundos restantes. 

• Prioridade do redesenho do blog em relação a outros projetos. Decisão necessária: devemos priorizar a reformulação do blog e retirar fundos de outros projetos ou nos contentar com o orçamento restante? 

• Analisar dois cenários de orçamento para a reformulação do blog. Decisão necessária: devemos criar uma versão MVP mais barata ou optar pelo redesenho completo? 

• Aprovadores do orçamento. Decisão necessária: quem precisa aprovar o nosso orçamento final? 

2. Antes da reunião: determine os participantes

Agora que você determinou o propósito da reunião, pode decidir quem precisa (e não precisa) participar. Para tornar a reunião mais eficiente, é melhor limitar o número de pessoas àquelas que realmente precisam estar presentes. Os participantes devem ser as partes interessadas cuja contribuição é necessária para tomar decisões e atingir as metas da reunião. Após a reunião, você pode enviar as notas da reunião às partes interessadas que devem ser informadas, mas que não precisam estar envolvidas no processo de tomada de decisão.

3. Antes da reunião: defina funções e responsabilidades

Cada participante deve ter uma função na reunião. Antes do início da reunião, esclareça as funções e responsabilidades de todos para que fique claro o que cada parte interessada deve fazer e como deve se preparar. Na próxima etapa, você incluirá essas informações na pauta da reunião para que todos os participantes possam vê-las com antecedência.

Se você não sabe por onde começar, aqui estão algumas funções comuns em reuniões: 

• Facilitador: organiza a reunião, apresenta os tópicos da pauta e mantém as partes interessadas focadas e em dia. O facilitador geralmente é o organizador da reunião. 

• Responsável pelas anotações: registra notas escritas ou atas da reunião para documentar a reunião. Para reuniões recorrentes da equipe, tente alternar as responsabilidades de anotação para que a mesma pessoa não fique sempre com a tarefa. 

• Tomadores de decisão: responsáveis por tomar decisões importantes para atingir a Meta da reunião. 

• Colaboradores: fornecem as atualizações e informações necessárias para atingir a Meta da reunião. Os colaboradores podem fazer apresentações, fornecer atualizações do projeto ou apenas opinar. 

4. Antes da reunião: crie e compartilhe a pauta da reunião

Uma boa pauta de reunião serve a dois propósitos. Ela ajuda a planejar e executar a reunião em tempo hábil e fornece às partes interessadas as informações necessárias para se prepararem e chegarem prontas para tomar decisões bem fundamentadas. O segredo é compartilhar a pauta da reunião com antecedência, de preferência pelo menos 24 horas antes do início da sincronização. 

A pauta deve informar às partes interessadas os objetivos da reunião, os tópicos a serem discutidos e as decisões que precisam ser tomadas. Se você já definiu o propósito da reunião, já tem essas informações prontas. 

Veja o que incluir na pauta da reunião:

• A meta da reunião.

• Os participantes da reunião e suas funções.

• Uma visão geral que liste o que será discutido durante a reunião, incluindo as principais decisões a serem tomadas. 

• A duração e o tempo alocado para cada item da pauta.

• Quaisquer materiais que os participantes precisem ler antecipadamente. 

Para reuniões periódicas, muitas equipes vão além e usam um modelo de reunião L10. Ele se baseia na sua pauta e adiciona uma estrutura repetível para questões, indicadores de desempenho e ações a realizar, para que as reuniões permaneçam produtivas semana após semana.

5. Antes da reunião: determine a duração da sua sincronização

A duração da reunião desempenha um papel importante na produtividade, especialmente para reuniões virtuais. De acordo com a neurocientista cognitiva Dra. Sahar Yousef, “é preciso ter uma boa razão para agendar um bloco de tempo superior a 30 minutos”. Aliás, um estudo de 2020 da Microsoft revelou que a fadiga causada pelo vídeo começa a acontecer aos 30 minutos das reuniões virtuais, ficando muito mais difícil se concentrar após esse período. Por outro lado, normalmente conseguimos manter o foco por 45 a 60 minutos ao conversar face a face. 

Se for necessário agendar reuniões mais longas, a Dra. Yousef aconselha que você faça um intervalo de um minuto a cada trinta minutos. Dessa forma, o cérebro pode se restabelecer e você pode manter a energia para o próximo período. 

6. Antes da reunião: envie um convite de calendário

Agendar reuniões costuma ser um processo complicado, especialmente se você trabalha em uma equipe virtual que abrange diferentes fusos horários. Ao procurar um horário para a reunião no calendário de todos, tenha em mente estas perguntas: 

• Preciso de tempo adicional para viajar ou configurar o equipamento? 

• Onde a reunião será realizada? É necessário reservar uma sala de reuniões, enviar um convite virtual ou ambos? 

• Em que fusos horários estão os participantes? Você está agendando a reunião durante (ou pelo menos perto) do horário de trabalho de todos? 

7. Durante a reunião: faça anotações

As anotações da reunião ajudam a lembrar e acompanhar detalhes importantes, como as principais decisões tomadas, as atualizações do projeto e os próximos passos. Elas também são úteis para as partes interessadas que desejam se manter informadas sobre o seu projeto. Em vez de participar como um espectador passivo, elas podem simplesmente ler as notas da reunião depois. 

Ser responsável pelas notas da reunião pode parecer intimidante, mas não precisa ser assim. Confira algumas dicas para ter em mente quando você (ou a pessoa designada para fazer as anotações) começar a escrever: 

• Use a pauta da reunião como um esboço para as suas anotações. Dessa forma, tudo já está definido e você não precisa tomar nenhuma medida adicional para organizar as informações.

• Não sinta que precisa escrever tudo ao pé da letra. Em vez disso, concentre-se em destacar informações importantes, como ações a realizar, atualizações de projetos e decisões importantes. 

• Para reuniões virtuais sem apresentação, tente compartilhar a tela para que todos vejam as suas anotações. Dessa forma, os membros da equipe podem intervir se acharem que você está deixando de registrar alguma informação importante. 

8. Ao final da reunião: identifique e atribua ações a realizar

Já aconteceu de você terminar uma reunião sem saber o que fazer a seguir? Você pode evitar esse tipo de confusão atribuindo ações a realizar concretas durante a reunião. Os itens de ação documentam quem está fazendo o quê após o término da reunião e servem a dois propósitos importantes: 

1. Mantêm todos alinhados com os próximos passos e garantem que o trabalho avance.

2. Eles fundamentam a discussão da reunião, garantindo que todos se concentrem em um plano de ação concreto, em vez de ideias nebulosas. 

Para manter todos em sintonia, é melhor atribuir ações a realizar em tempo real durante a própria reunião. Certifique-se de que elas sejam documentadas nas notas da reunião para que você tenha um registro concreto de quem é responsável pelo quê. Se a sua equipe usa ferramentas de gestão de projetos como a Asana, é possível atribuir tarefas diretamente da pauta da reunião. 

9. Após a reunião: compartilhe e arquive as anotações

Compartilhar as notas da reunião com os participantes é uma ótima forma de recapitular tudo o que foi discutido. Isso ajuda as partes interessadas a lembrar das principais decisões e ações a realizar, para que todos permaneçam alinhados antes da próxima reunião. Além disso, compartilhar as notas da reunião é uma ótima maneira de informar de forma assíncrona as partes interessadas que querem acompanhar o progresso do projeto, mas não precisam necessariamente participar das reuniões. 

Por fim, salve e arquive as notas da reunião em um local de fácil acesso para todos. Por exemplo, a Asana permite que você faça, compartilhe e arquive notas em um local centralizado. As partes interessadas também podem comentar e colaborar diretamente nas notas da reunião, para que as principais conversas aconteçam no mesmo lugar em que o seu trabalho está armazenado. 

Oito dicas para uma gestão eficaz de reuniões

A gestão de reuniões é relativamente simples, mas pode ser preciso praticar um pouco para fazer as coisas direito. Para evitar alguns problemas, aqui estão oito dicas para melhorar as suas habilidades de gestão de reuniões: 

1. Forneça a pauta da reunião com antecedência: compartilhar a pauta com antecedência ajuda as partes interessadas a chegar preparadas e prontas para compartilhar ideias. Dessa forma, você não precisa perder tempo atualizando todos, e pode mergulhar diretamente em tópicos de discussão importantes. 

2. Siga a pauta: a pauta é o guia definitivo da reunião, pois lista tudo o que precisa ser discutido, quais decisões devem ser tomadas e quanto tempo há para cada tópico. Mantenha a pauta em destaque durante a reunião para melhorar a gestão do tempo e garantir que as discussões permaneçam no caminho certo. Se surgirem tópicos adicionais, faça uma anotação para acompanhá-los mais tarde de forma assíncrona ou em uma reunião separada. 

3. Mantenha as reuniões curtas: quanto mais longa a reunião, mais difícil é para todos permanecerem focados e engajados. Deixe que a pauta determine a duração necessária da reunião e lembre-se de que nem todas as reuniões precisam ter 30 ou 60 minutos de duração: podem ser de 15 minutos, 40 minutos ou o tempo que você realmente precisar. Reuniões de negócios mais curtas são especialmente importantes para equipes remotas, já que a fadiga causada pelo vídeo começa a acontecer aos 30 minutos. Por outro lado, normalmente conseguimos manter o foco por 45 a 60 minutos durante as reuniões presenciais. 

4. Convide menos pessoas: quanto menor a reunião, mais eficiente ela pode ser. Convidar menos pessoas pode tornar a sua reunião mais produtiva e dar aos participantes o espaço e o tempo de que precisam para contribuir. Isso também evita que outras partes interessadas percam tempo em uma reunião que não é relevante para elas. Ao decidir quem convidar, lembre-se de que as reuniões bem-sucedidas se concentram em tomar decisões, em vez de simplesmente compartilhar informações. Se as partes interessadas quiserem se manter informadas, você pode enviar a elas as notas da reunião depois. 

5. Comece no horário: não há problema em reservar alguns minutos para que as pessoas cheguem, mas qualquer coisa além disso pode afetar a produtividade da reunião. Tente começar no horário marcado, mesmo que alguém não tenha chegado. Se muitas pessoas costumam chegar atrasadas, tente incluir uma pergunta para quebrar o gelo de 5 minutos no início da reunião para dar tempo aos atrasados de se orientarem. 

6. Torne-a interativa: as melhores reuniões são cheias de criatividade e energia. As pessoas não aparecem apenas para ouvir passivamente, mas para participar ativamente da discussão. Para tornar as suas reuniões mais interativas, peça opiniões diretamente e reserve um tempo para o brainstorming.

7. Reserve um tempo para perguntas e respostas: é importante cumprir a pauta, mas também é preciso ser flexível e reservar um tempo para perguntas relevantes. Em vez de deixar a sessão de perguntas e respostas para o final da reunião, incentive os participantes a fazerem perguntas durante todo o processo. Dessa forma, é menos provável que eles se esqueçam, e você pode responder a cada pergunta no contexto. 

8. Faça o acompanhamento logo depois: não espere, faça o acompanhamento enquanto todos ainda têm a reunião fresca na memória. Isso inclui compartilhar notas da reunião, agendar reuniões de acompanhamento e atribuir ações a realizar. 

Faça com que as suas reuniões voltem a funcionar

As reuniões não precisam ser uma perda de tempo. Se houver uma coisa que você deve tirar deste artigo, que seja esta: uma reunião produtiva é sempre melhor do que um punhado de reuniões improdutivas. Com um pouco de planejamento antecipado, é possível fazer tanto (se não mais) em uma fração do tempo, e você também terá mais tempo para se concentrar. 

Quer mais recursos para reuniões? Confira os nossos artigos sobre reuniões em pé, retrospectivas de sprint, reuniões de planejamento de sprint, reuniões iniciais de projeto e reuniões post-mortem de projeto.