Szablon macierzy RACI

Każdego dnia podejmujemy setki decyzji. W kontekście służbowym często należy robić to szybko, aby uniknąć opóźnień i niejasności, które mogą negatywnie wpłynąć na produkty końcowe projektu, a w konsekwencji także na ogólne cele firmy. Dlatego też bardzo ważna jest przejrzystość co do tego, kto jest decydentem, z kim należy się skontaktować w celu uzyskania dalszych informacji i kto musi zatwierdzić projekt.

Macierz RACI umożliwia określenie decydentów jeszcze przed rozpoczęciem projektu oraz wyjaśnienie, kto jest zaangażowany w każdy jego element. Umożliwia to uzyskanie poparcia interesariuszy na wczesnym etapie, a po rozpoczęciu pracy, ilustruje kto i za co jest odpowiedzialny. Krótko mówiąc, macierz RACI pozwala uniknąć niejasności w kwestii ról w projekcie, a gotowy szablon stanowi zachętę do korzystania z tego narzędzia.

Czym jest macierz RACI?

Macierz RACI to narzędzie służące do określania ról w zespołach projektowych oraz odpowiedzialności za produkt końcowy projektu. Skrót RACI odnosi się właśnie do ról w projekcie i oznacza:

• (R) Responsible (osoba odpowiedzialna): jest to osoba odpowiedzialna za wykonanie konkretnego zadania w projekcie. Każde zadanie powinno mieć tylko jednego odpowiedzialnego za nie członka zespołu. Jeśli zadanie ma więcej niż jedną osobę odpowiedzialną, może ono doprowadzić do opóźnień (na przykład z powodu oczekiwania na decyzje wszystkich osób) lub stać się źródłem nieporozumień, w przypadku gdy interesariusze nie będą wiedzieli, do kogo zwrócić się z pytaniami.

• (A) Accountable (osoba nadzorująca): to osoba, która nadzoruje wykonanie zadania, upewniając się, że odpowiednie prace zostaną wykonane. Dla przejrzystości do każdego zadania przypisana jest zazwyczaj jedna osoba nadzorująca. 

• (C) Consulted (kontrybutor): jest to osoba lub osoby, które dokonują przeglądu i zatwierdzają pracę przed jej dostarczeniem lub przejściem do kolejnego etapu.

• (I) Informed (osoba informowana): są to interesariusze, którzy powinni otrzymywać informacje na temat postępów projektu, ale niekoniecznie są zaangażowani w pracę. Informowanie interesariuszy o postępach na bieżąco pozwala uzyskać ich wsparcie i stworzyć produkt końcowy, który spełni oczekiwania wszystkich.

Model RACI jest szczególnie skuteczny w większych organizacjach, które obejmują wiele zespołów międzyfunkcyjnych oraz interesariuszy wyższego szczebla. Sprawdza się on jednak również w mniejszych zespołach, w których jedna osoba pełni równocześnie kilka funkcji. Co więcej, RACI pozwala na uzyskanie opinii różnych członków zespołu, dzięki czemu łatwiej jest znaleźć rozwiązanie bardziej złożonych problemów.

Czym jest szablon macierzy RACI?

Szablon macierzy RACI to pusta wersja tej macierzy do wypełnienia przez zespoły w Twojej organizacji. Szablon to idealny sposób, aby ujednolicić macierze RACI w całej firmie. Być może nie jest konieczne tworzenie ich dla każdego produktu końcowego projektu, ale jeśli zarządzasz dużym programem lub organizacją, która często stosuje macierz RACI podczas realizacji różnych projektów, szablon z pewnością będzie pomocny. Korzystanie z niego pozwala zagwarantować spójność procesów we wszystkich zespołach, przyczyniając się do eliminacji niejasności i zwiększając wydajność w całej firmie.

Korzyści z szablonu macierzy RACI

Korzystanie z szablonu macierzy RACI ma wiele zalet, ale główną z nich jest to, że pozwala on ustandaryzować macierz RACI w całej organizacji. Innymi słowy, szablon umożliwia każdemu zespołowi łatwe tworzenie własnych macierzy RACI, zachęcając do korzystania z tego narzędzia.

Jest to bardzo ważne, gdyż przejrzystość jeśli chodzi o zakres odpowiedzialności pozwala pracownikom pełnić wyznaczoną im rolę i skuteczniej współpracować z innymi. Skutkuje to większą motywacją pracowników, a w konsekwencji – szybszą realizacją zadań. Krótko mówiąc, szablon macierzy RACI pomaga Ci osiągnąć więcej przy mniejszym wysiłku.

W programach oraz organizacjach, które zarządzają wieloma złożonymi projektami i produktami końcowymi, szablon gwarantuje, że macierz RACI jest używana w jednolity sposób. To z kolei prowadzi do większej przejrzystości co do tego, kto i co musi wykonać, aby osiągnąć kamień milowy lub zrealizować zadanie w konkretnym projekcie. Jeśli format macierzy RACI jest taki sam w całej organizacji, wiesz w jaki sposób używają go inne zespoły nawet, jeśli należą one do innego działu. Pomaga to ograniczyć niejasności i jeszcze bardziej połączyć pracowników z pracą, którą mają do wykonania.

Jak korzystać z szablonu macierzy RACI?

Aby rozpocząć korzystanie z szablonu, najpierw należy przejrzeć plan projektu i określić, które produkty końcowe wymagają zastosowania macierzy RACI. Utwórz nową macierz RACI z szablonu i listę zadań dla każdego produktu końcowego. W razie potrzeby możesz także dodać sekcje lub kamienie milowe, aby podzielić listę zadań na fazy projektu. Przykładowo, jeśli pracujesz w dziale produkcyjnym, fazami mogą być początek, środek, koniec, preprodukcja, produkcja i postprodukcja.

Następnie przypisz role RACI dla każdego zadania. Dodaj kolumny, aby śledzić postępy projektu i aktualizuj je na bieżąco. Jeśli chcesz w pełni wykorzystać możliwości szablonu, utwórz go w narzędziu do zarządzania pracą. W ten sposób możesz wysyłać aktualizacje do interesariuszy asynchronicznie, redukując liczbę spotkań statusowych, a tym samym oszczędzając czas personelu wyższego szczebla i innych członków zespołu.

Po wypełnieniu szablonu udostępnij go innym zespołom i działom. Jedną z głównych zalet szablonu jest to, że pomaga on zadbać o spójność, więc upewnij się, że każdy ma do niego dostęp. W razie potrzeby uzupełnij go również o dodatkowe informacje, które pomogą interesariuszom znaleźć ważne dane lub osoby, które odpowiedzą na ich pytania. Jeśli Twoim celem jest zyskanie poparcia dla projektu, podkreśl, kto jest specjalistą w danej dziedzinie, aby pokazać, że przydzielenie ról RACI było przemyślane.

Integracje dla szablonów w Asanie

Używaj tych funkcji i integracji, aby zbudować w Asanie szablon macierzy RACI, który najlepiej spełnia potrzeby Twojego zespołu.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

Aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

Często zadawane pytania