プログラムロードマップテンプレート

ドライブ旅行では、立ち寄るべき街や新しいレストラン、名所などを確認できる地図が必要です。プログラムロードマップの役割もこれと同じで、プログラムの現状、今後の目標、プログラムを前進させるためのチームのテクニックや行動がまとめられています。プログラムロードマップのテンプレートがあれば、統一した形式のプログラムロードマップをチームが自ら作成できるようになります。チームのロードマップの形式を統一すると、会社全体をカバーする総合的なロードマップを作成するにも役立ちます。

プログラムロードマップとは？

プログラムロードマップは、プログラムの全体を俯瞰する文書です。こうした戦略的なロードマップは通常、プログラムマネージャーが使用し、プログラムを構成してビジネス戦略や会社の目標、大きなマイルストーンにつなげ、そのプログラムが会社にとって影響力の大きなイニシアチブにどう貢献するのかを示します。プログラムロードマップがあれば、現在管理している作業や、計画されている今後のプロジェクトなど、プログラムの詳細を全体の文脈とつなげて可視化できます。プログラムマネージャーはプログラムロードマップを基にプログラムの各要素が会社全体のプロジェクトにどう組み込まれるかを判断し、リソースを考慮しながら、戦略計画を立てて業務の優先順位を決定します。

プログラムロードマップテンプレートとは？

プログラムロードマップテンプレートは、一般的なプログラムロードマップの骨組みを保存したものです。これを使えば、すべてのプログラムで統一した形式のロードマップを作成できるため、別の部門のプログラムに関する情報を探す場合も、もう迷うことはありません。

たとえば、プロダクトマーケティングチームがエンジニアリングチームの今後の成果物を確認したい場合、エンジニアリングプログラムのロードマップを参照します。組織共通のテンプレートに基づいて作成したプログラムロードマップは構成が同じなので、成果物のセクションを探すのも簡単です。つまり、プログラムロードマップテンプレートを使えば、同僚を煩わせたり、たくさんのファイルを調べたりすることなく、必要な情報を簡単に入手できるようになるのです。

プログラムロードマップ、プロジェクトロードマップ、製品ロードマップの各テンプレートの違い

プロジェクトロードマップテンプレートは、プロジェクト計画の概要です。期間が指定されたさまざまなフェーズで構成され、プロジェクトを完了するための具体的な方法が示されています。一方、製品ロードマップのテンプレートは、製品開発の経時的なプロセスや製品戦略など製品チームのビジョンが示され、製品を完成させるチームの計画をまとめたものです。

プログラムロードマップのテンプレートは、この 2 つのテンプレートと同様に、プログラムの現状と今後の計画を示すものです。ただし、単一のプロジェクトや製品ではなく、プログラム全体をカバーする点が異なります。プロジェクト、製品、プログラムの各ロードマップは、組み合わせて使用することも少なくありません。

プログラムロードマップテンプレートを使うメリット

規模の大きな組織では膨大な数のプログラムが進行しています。こうしたプログラムのすべての業務を管理するだけでも大変ですが、それぞれの構成を把握するのはさらに困難です。そこでプログラムロードマップのテンプレートを活用しましょう。各プログラムで同じテンプレートを使ってロードマップを作成すれば、当然、すべてのロードマップの形式が統一されます。その結果、社内の誰にとっても、プログラムロードマップのアクセスや共有、レビューが容易になります。さらに、どの部門でも同じ方法で業務の優先度を決められるようになります。

このほかに、プログラムロードマップのテンプレートは、次のようなケースで有効です。

• プログラムの開始: 同時に多くのプログラムを新たに立ち上げる際は、テンプレートを使って各プログラムのロードマップを作成しましょう。これにより関係者に概要を確認してもらえば、新しいプログラムを進めるために必要な賛同をとりつけ、リソースを確保しやすくなります。

• アジャイルチーム: アジャイル手法を活用しているプログラムでは、多くの場合、事前に仕事の計画を立てるためにロードマップを用います。プログラムロードマップテンプレートを使えば、すべての部門のアジャイルプログラムで、統一されたアジャイルロードマップテンプレートを使えます。

プログラムロードマップテンプレートの使い方

プログラムロードマップは、紙に書いても、Excel のスプレッドシートでも作成できますが、それでは繰り返し使用できず、テンプレートに変えることも難しいでしょう。そこでデジタルのプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、より便利になります。テンプレートを作成したら、業務の依存関係の追加や、担当者の変更、社内への共有も可能です。また、自由にカスタマイズできるため、各プログラムのニーズやビジネス目標に合わせたテンプレートを構築することもできます。

次に、作成に当たってテンプレートにあると便利なセクションを紹介します。

• リソース: チームメンバー、プログラムの価値、プログラムのビジョンのセクションを作成します。これがあれば、プログラムの概要と、会社の目標に対する位置づけを一目で確認できます。

• ビジネス目標とイニシアチブ: 仕事を正しい方向に導くために、会社の全体的なビジョンを手元で確認できると便利です。こうした全社的な目標やイニシアチブをタッチポイントとして、どんなときも、最大のインパクトを持つプロジェクトに注力するようにしましょう。

• プログラム目標: 全社的な目標を記載したら、個別のプログラム目標を作成してそれにつなげます。

• 成果物: この欄にはプログラムの成果物と、関連のプロジェクト計画やロードマップを記載します。

• 部門に特化したセクション: ロードマップに含める内容は、プログラムごとに異なります。たとえば、製品開発チームなら、開発の進行を示すフェーズ用のセクションを作成します。

プログラムロードマップテンプレートをさらに活用するには、ビューを切り替えて参照することも有効です。

• かんばんボード: このレイアウトが適しているのは、アジャイルプログラムのロードマップテンプレートです。アジャイルでは、複数のスプリントを追跡し、予定中、進行中、完了の仕事を分類して横方向で管理するスイムレーンを必要とするためです。他にも、より具体的な作業に沿った形式が適したプログラムにはかんばんボードを使いましょう。

• ガントチャート: このレイアウトは、タイムラインとしてプログラムロードマップを作成する場合に有効です。たとえば、1 年以上運用するプログラムロードマップの場合、テンプレートをフェーズや四半期ごとに作成し、ガントチャートで表示すれば、イニシアチブの詳細なスケジュールが確認できます。

• 色別のセクションを作成する: 使用目的によっては、色分けしたセクションを作ると、視覚的に見分けたり、異なるイニシアチブを区別したりしやすくなります。たとえば、IT 製品管理のためにプログラムロードマップテンプレートを使用するなら、セクションごとに色を変えれば、プログラムでサポートしている複数部門のさまざまな IT プロジェクトがわかりやすくなります。こうした場合、オペレーションと従業員からの社内リクエストの色を変えるといいでしょう。

連携で Asana テンプレートをもっと便利に

プログラムロードマップテンプレートをお気に入りのアプリとつなげ、Asana に組み込まれた連携を使えば、プログラムのための完璧なオリジナルテンプレートが作成できます。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• 承認リクエスト: タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されたかどうかを確認しなければならない時もあります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

• プロジェクトのステータス更新: 複数のツールを切り替えて、プロジェクトのステータスに関する情報を探したり、メールで済むような内容のミーティングに参加したりする状況に別れを告げましょう。Asana のプロジェクトステータス更新は使い方が簡単なだけでなく、チームが実行する仕事に直接紐づいています。そのためチームメンバーは、プロジェクト計画やコミュニケーション計画、目標、マイルストーン、成果物などのプロジェクトに関連する情報に容易にアクセスできます。プロジェクトのステータスレポートを使えば、手作業を減らし、情報を一元管理して、常に最新の情報をメンバーに伝えられます。

おすすめのアプリ

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を Asana のタスクに自動的に同期できます。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を管理し、テクニカルチームと非テクニカルチームで行う部門横断コラボレーションを改善できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間でインタラクティブで連結したワークフローを作成し、Asana を離れることなく、製品開発プロセスの可視性をリアルタイムで向上させることができます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題を作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

• Figma: Figma ではユーザーフロー、ワイヤーフレーム、UI モックアップ、プロトタイプなどをデザイン設計できます。これらのデザインを Asana に埋め込むことで、関連のプロジェクトドキュメントの文脈で最新のデザインワークを参照できます。さらに、スクリーンショットとは異なり、ライブの埋め込みオブジェクトであるため、デザインファイルで行われた変更がリアルタイムで反映されます。該当するファイルを探して画像を更新するという余分な手間を省けます。

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

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