チーム目標設定用テンプレート

目標を設定するには、チームワークが必要です。効果的な目標は、独断で建てられたものではなく、パートナーのロードマップや企業戦略と合致していなければなりません。それには、ステークホルダーからのフィードバックを得る必要があります。こういった工程は目標設定プロセスの重要な一部ですが、プロセスが具体化されていないと、管理が難しい場合もあります。

そこで役に立つのが、目標設定テンプレートです。

チームの目標設定用テンプレートとは？

チーム目標設定テンプレートとは、チームが目標を起草し、承認し、そして最終的に設定するために活用できる、再利用可能なひな形です。目標設定プロセスにおける手順を明確にし、適切なタイミングで適切なステークホルダーを作業に加えることができます。テンプレートを使用することで、チームの目標設定プロセスを標準化し、毎回一貫したプロセスで目標を立てることが可能となります。

デジタル化された目標テンプレートのメリットは？

目標を立てるというプロセスには、コラボレーションが不可欠です。目標の起草から共有、フィードバック収集、承認申請まで、多くの関係者が関わることになります。こういった工程を静的な Excel スプレッドシートや長文メールスレッドで行うのは困難です。その代わりとなるのが、デジタルな目標用テンプレートです。デジタルである利点を生かし、目標作成から関係者との共同作業に至るまでのすべての業務を、一か所にまとめることができるようになります。

デジタルの目標テンプレートを使えば、以下のようなメリットがあります。

• チームの目標設定プロセスの全体を可視化できます。タスクを「進行中」「承認待ち」「承認済み」などと分類し、把握することができます。

• 各作業に担当者と期日を設け、それぞれの責任範囲を明確にします。

• 自動化機能を活用すれば、ワークフローを最適化できます。目標設定におけるタスクを効率的に割り当て、情報を整理することができます。

• 承認申請をタスク化し、承認するか否かをワンクリックで行えるようにします。

• タスク内でコミュニケーションを行い、情報を一か所にまとめます。

• リスト形式、かんばんボード、カレンダー、タイムラインなど、最適な方法でプロセスを視覚化できます。

• 目標テンプレートをシェアすることで、関係者全員がプロセス進捗をリアルタイムで把握できます。

• 変更や修正が必要なときも、簡単に期日や責任者を調整できます。

効率的にチーム目標を設定するコツ

独断でチームの目標を立てることはできません。適切な目標を立て、それを全体的な企業目標につなげるには、関係者からのフィードバックを集める必要があります。チームマネージャーはもちろん、他のチームリーダーや関係の深いパートナーからもフィードバックを求めましょう。

目標を設定するときには、以下のポイントを考慮します。

1. 定期的に設定する

チームの目標は、年次目標として設定されることが一般的ですが、チームによってそのペースは異なります。月次や四半期ごとに目標設定を行うチームもあるでしょう。各チームに独自のリズムはありますが、それを会社の戦略計画プロセスと合わせるのがおすすめです。

2. 目標設定のガイドラインを共有する

誰もが適切に目標を設定できるよう、ガイドライン (マニュアル) を用意しましょう。目標設定プロセスを標準化し、関係者全員が共通認識を持つのに役立ちます。このとき、設定する目標は、具体的かつ達成可能、実行可能であるようにしましょう。次のフレームワークを使用してみてください。

OKR (目標と主要な結果)

OKR は「目標」を「主要な結果」で測定するフレームワークです。測定可能な指標である「主要な結果」(KPI) をクリアしていくことで、結果的に目標を達成できる手法です。

SMART な目標

SMART な目標とは、具体的で (Specific)、測定可能で (Measurable)、達成可能で (Achievable)、現実的で (Realistic)、期限付きの (Time-bound) 目標です。このフレームワークを使用することで、目標の達成に必要な要素をすべて取り入れることができます。

3. ステークホルダーを適切に特定する

適切に目標を設定するためには、ただ書き出すだけでなく、その達成に関与するメンバーを特定することが大切です。ステークホルダーとして名前が挙がったメンバーには、最終決定をする前に目標に関するフィードバックを求めましょう。

ステークホルダーを特定するときは、次のフレームワークを使ってみてください。

RACI チャート

RACI チャートは、プロジェクトにおける実行責任者 (Responsible)、説明責任者 (Accountable)、相談先 (Consulted)、報告先 (Informed) を明確化するためのフレームワークです。RACI チャートを作成することで、誰に承認やフィードバックを求めるべきなのか、また目標作成後に共有すべきメンバーは誰なのかがはっきりします。

RAPID フレームワーク

このフレームワークは、スピード感を持って意思決定を下せるようサポートするフレームワークです。推薦 (Recommend)、承認 (Approve)、実行 (Perform)、インプット (Input)、決定 (Decide) という 5 つの役割を明確にすることで、意思決定をスムーズに行うことを目的にしています。関係者が多くいるケースで、特に役立つフレームワークです。RACI チャートと併用するとさらに効果的です。

チーム目標設定テンプレートの使い方

Asana のテンプレートは、目標設定プロセスの各工程において、そのタスク管理と進捗管理をサポートします。テンプレートは「起案」「承認待ち」「承認済み」「完了」という 4 つのセクションで構成されており、作業が進むにつれて自動的にサブタスクを割り当て、次のステップに進むための必要作業を示します。ニーズに応じて、新しいセクションや自動化機能、カスタムタグを追加して、目標設定テンプレートを独自にカスタマイズすることが可能です。

チーム目標の立て方

Asana の目標設定テンプレートは、4 つのステップで構成されています。

1. マネージャーがタスクを割り当て、チームメンバーに目標起案を依頼する: このタスクには、どの目標設定フレームワークを使用するか、どうやって主要な利害関係者を特定するかなどのガイドラインを含めます。

2. チームメンバーが、チームや会社のガイドラインに従って目標を起案し、関係者にレビューを依頼する。

3. 依頼を受けた関係者が目標を見直し、承認する: 承認者は通常マネージャーですが、他のチームリーダーやパートナーである場合もあります。この段階ではまだ、承認せずに、変更要求をすることができます。

4. 目標を最終的に確定し、共有する: Asana などのプロジェクト管理プラットフォームを使用しているなら、このタイミングで目標を「ゴール」機能に入力します。そうすることで、目標を具体的な業務とつなげることができます。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• 承認リクエスト: タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されたかどうかを確認しなければならない時もあります。承認リクエストは Asana の特別なタイプのタスクで、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」する選択肢が備わっています。これにより、タスクの担当者は、どのようなアクションを取るべきか、自分の仕事が承認されたかどうかをはっきりと把握できるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• サブタスク: 仕事の規模が大きすぎて、1 つのタスクに収まらないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana の連携を使用すれば、必要な情報を Teams から直接検索し、共有できます。Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげられます。また、Teams の会議中に、ブラウザーを切り替えずに、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的をもって会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして通話後の情報へのアクセスが簡単になります。Asana で会議の議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

よくある質問