トップクラスのプロジェクト受け付けプロセスを構築する方法
まとめ
プロジェクト受け付けプロセスは、チームが新しいリクエストを収集、優先順位付け、対応する際に役立つ標準化されたワークフローです。 効果的な受け付けプロセスの構成要素と、チーム向けにプロセスを構築する方法をご紹介します。
プロジェクトリクエストが殺到していますか？ 直前の依頼に振り回されていますか？ そんなあなたに、Asana は解決策をご用意しています。
プロジェクトの受け付けプロセスを導入しましょう。これは、適切なタイミングで適切な仕事に優先的に取り組むための実績のある手法です。 ここでは、チームにとって最高の仕事の受け付けワークフローを構築するために必要なすべての情報をご紹介します。
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プロジェクトの受け付けプロセスとは？
プロジェクト受け付けプロセスは、チームが新しいリクエストを収集、優先順位付け、対応するための標準化されたワークフローです。 基本的に、このプロセスには次の 3 つの要素が含まれます。
新規プロジェクトのリクエストを収集するためのフォーム。チームが作業を始めるために必要なすべての情報が含まれます。
最も重要な仕事を特定し、スケジュールを立てるための優先順位付けの手法。
各リクエストに対する作業を開始するための次のステップを明確にする。
このワークフローを組み合わせることで、チームは仕事リクエストにすばやく対応し、優先度の高いプロジェクトに最初に取り組むことができます。
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プロジェクト管理において受け付けプロセスが重要な理由
プロジェクト管理において、取り組みをスムーズに進めるためには標準化が不可欠です。 仕事の受け付けプロセスも同じです。 リクエストの優先順位付けプロセス (多くの場合、時間がかかり、混乱を招く) を、事前に定義されたステップを持つ明確なワークフローに変換します。 チームは、やり取りに時間を無駄にすることなく、プロセスの各ステップをすばやく実行できます。 これにより、完了までの時間を短縮できるだけでなく、組織全体で仕事の優先順位が付けられ、一貫した方法で取り組めるようになります。
プロジェクトリクエストを管理する際の課題
リクエストの管理は簡単ではありません。 チームは直前になってリクエストを送り、リクエストはさまざまな場所から送られてきます。そして誰もが自分のプロジェクトが最優先だと考えています。 以下に、リクエスト管理に関する一般的な課題をいくつかご紹介します。これらはすべて、効果的な受け付けプロセスによって解決できます。
リクエストの量が多い
大企業でよく見られる課題ですが、リクエストが多すぎると、チームは仕事に溺れているように感じ、燃え尽き症候群や完了までの時間の長期化につながります。 受け付けプロセスを導入すれば、明確な優先順位付けメソッドでこの問題を解決できます。チームはビジネスインパクトの大きいタスクに集中できるようになります。
リクエストがさまざまな場所に散在している
メールやインスタントメッセージ、会議などを通じてリクエストが送られてくる場合、チームは新しいプロジェクトの記録に余計な時間を費やすことになります。 これは、最良のシナリオです。 最悪の場合、リクエストが見落とされ、完了されないままになってしまいます。 明確な受け付けプロセスを導入することで、すべてのリクエストを 1 か所に一元化できるため、この問題を解決できます。
リクエストに十分な背景情報が含まれていない
最低限の情報しかない状態では、チームが作業を始めることは困難です。 これは、提案されたプロジェクトごとに必要なすべての詳細を指定する、標準化されたリクエストフォームがない場合によく起こります。
単発リクエストがタイムラインに遅延をもたらす
誰もが経験していることでしょう。 プロジェクトが順調に進んでいる最中に、直前になって優先度の高いリクエストが入ってきて、リソースを独占してしまい、チームはスケジュールを遅らせざるを得なくなることがあります。 単発リクエストは常に発生するものですが、効果的なプロジェクト受け付けプロセスを導入することで、リクエストの完了に必要な時間を事前に明確にすることができます。 また、必要に応じて、プロジェクト作業の優先順位付けやスケジュール変更を行うための方法を事前に定義しておくこともできます。
効果的なプロジェクト受け付けプロセスの機能
プロジェクトの受け付けプロセスは、組織のニーズによって異なります。 ただし、すべてのプロセスに含まれるべき 3 つの主要な機能があります。
1. プロジェクトの受け付けフォーム
フォームは、仕事の受け付けにおけるゴールドスタンダードです。 関係者がリクエストを送信するための一元的な方法を提供するため、新しい仕事をさまざまなコミュニケーションツールではなく、1 か所で収集できます。 また、フォームを使用することで、関係者がリクエストを送信する際に含める情報を統一できます。 チームは、すぐに作業を始めるために必要なすべてのコンテキストを得られるため、リクエストに迅速に対応できます。
プロジェクトの受け付けフォームに含めるべき情報
基本的なプロジェクト受け付けフォームには、まず次の要素を含めましょう。 それを基に、組織のニーズに応じて質問を追加してフォームをカスタマイズできます。
依頼者:プロジェクトを提案しているのは誰ですか？
依頼元チーム:この仕事の対象となるチームはどれですか？ 社外プロジェクトか社内プロジェクトか？
プロジェクトの種類:どのような仕事に分類されますか？ たとえば、新しい画像、ウェブページのコピー、動画など。
リクエストの概要:何をしたいのかを数文で説明します。
タイミング:このリクエストはいつまでに完了する必要がありますか？
優先度:これはビジネスに不可欠なものですか、それともあれば便利なものですか？ P1、P2、P3 など、優先度を数値でランク付けすると便利です。
関連する Business 目標:このリクエストは会社のどの優先事項に関連していますか？(該当する場合)
背景情報:どのようなスクリーンショット、文書、その他の添付ファイルを提供すれば、背景情報を補足できるか？ たとえば、バグ報告フォームでは、バグのスクリーンショットや動画の提出を求められます。
2. 優先度設定の方法
フォームを使用することで、すっきりとした標準化されたリクエストをまとめることができます。 次に、最も重要なタスクを優先して完了できるように、タスクの優先順位を付けてスケジュールを立てる方法が必要です。
以下に、効果的な優先順位付けの方法をご紹介します。
フォームを通じて優先度に関する情報を提供するよう、リクエストの送信者に依頼します。 各リクエストの重要度を評価するにはデータが必要です。そのデータを取得するには、フォームが最適です。 優先度を選択するよう依頼するだけでなく (毎回 P0 を選択するよう促すだけでなく)、リクエストによって支えられる Business の目標を尋ねることもできます。 そうすることで、どのタスクがビジネスの優先事項に明確に対応しているのか、どのタスクが対応していないのかを明確に把握できます。
優先度スコアを作成する:フォームの情報を使用して、タスクの優先度、関連する戦略目標、リクエスト元のチームなどを考慮した数値スコアを作成します。 これにより、優先順位付けプロセスにおける主観性を軽減できます。
リクエストを一元管理する。 効果的に優先順位を付けるには、優先度スコアやタイミングなどの詳細を含むすべてのリクエストを一目で確認できる必要があります。 そうすることで、最も緊急性の高いリクエストをすばやく特定し、すぐにチームに振り分けられます。
チームの仕事量を把握する。 チームが現在取り組んでいるリクエストを文書化することで、メンバー全員の仕事量を明確に把握できます。 そうすることで、誰にも過負荷をかけることなく、優先タスクを割り当てられます。 ワークマネジメントソフトウェアは、特にチームのワークロードをリアルタイムで確認し、調整できる機能がある場合、このような場面で役立ちます。
優先度スコアに従って仕事をスケジュールする。 各タスクの優先度の全体像を把握し、チームのキャパシティを理解できたところで、仕事をスケジュールできます。 その際、タイムラインやカレンダー上でタスクを可視化できるワークマネジメントソフトウェアを使用すると便利です。
3. 次のステップを明確にする
チームがすばやく仕事に着手するには、明確なアクションプランが必要です。 そのため、あらゆるプロジェクトの受け付けプロセスにおいて、次のステップを事前に定義しておくことが不可欠です。 これにより、ブログ記事から製品機能まで、あらゆる種類のリクエストに従業員が対応する際のアプローチが統一されます。
次のステップを定義するには、チームが対応するリクエストの種類をそれぞれ検討します。 それぞれについて、次の点を検討しましょう。
このリクエストを完了するために必要なタスクは何か？
これらのタスクはどのような順序で行うべきか？
依存関係(他のタスクが完了するまで開始できないタスク) はあるか？
各タスクの所要時間は？
各タスクの完了に最適なメンバーは誰か？
次に、各リクエストタイプのワークバックスケジュールを作成します。これには、各タスク (順番に)、所要時間、担当者が含まれます。 基本的に、リクエストの種類ごとに事前に定義されたプロジェクトタイムラインを作成します。 たとえば、マーケティング電子書籍の場合、次のようなステップが考えられます。
1 日目:割り当てられたライターが、各プロセスステップの所要時間に基づいて電子書籍の公開日を設定する。
2～3 日目:ライターがアウトラインを作成する。
4 日目:編集可能ユーザーがアウトラインをレビューし、フィードバックを提供する。
5～8 日目:ライターがアウトラインを修正し、初稿を書く。
9 日目:編集可能ユーザーが初稿をレビューし、フィードバックを提供する。
10 日目:ライターが草稿を修正する。
11 日目:編集可能ユーザーと PMM パートナーが最終稿をレビューする。
11 日目:プロジェクトマネージャーが最終草案をデザインチームに提出する。
11～14 日目:デザインチームが電子書籍のビジュアルアセットを作成する。
11 日目:プロジェクトマネージャーがウェブチームにリクエストを送信し、電子書籍のゲート付きランディングページを作成する。
15 日目:ライターと編集可能ユーザーが最終デザインをレビューする。
16 日目:ウェブチームがランディングページをステージングして公開する。
この電子書籍を公開するには、多くの作業が必要です。 タスクの中には、特定の順序で行う必要があるものもあれば、同時に行うことができるものもあります。 電子書籍のワークフローを事前に定義しておくことで、誰が何をすべきかを判断するのに時間を無駄にすることなく、チームはすぐにリクエストを開始できます。 また、チームは各電子書籍に対して同じ標準化されたプロセスに従うことができるため、毎回高品質な成果物を確実に作成できます。
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プロジェクト受け付けプロセスの例
ここで、これらのアイデアを具体的に理解するための例をご紹介します。 あなたは新機能のリクエストを処理するアジャイルチームの一員だとします。 その場合、プロジェクトの受け付けプロセスは次のようになります。
プロジェクトの開始者がプロジェクトの受け付けフォームに、機能の内容、作成が必要な理由、完了する必要のある期日などの詳細を記入します。
プロジェクトマネジメントオフィス (PMO) は、プロジェクトリクエストフォームを確認し、新機能の作成に関する望ましさ、実行可能性、実現可能性を判断するための初期評価を行います。
PMO は、その評価に基づいてリクエストを承認または却下し、優先度スコアを割り当てます。
PMO は、エンジニアリングチームのプロダクトバックログにリクエストを追加し、優先度スコアに従ってスケジュールを設定します。
キックオフミーティングが行われます。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの受け付けフォームとキックオフミーティングの情報をもとに、プロジェクトの提案書を完成させます。 このプロジェクト提案書は、新機能のリリースごとに事前に定義された一連の基本ステップに基づいて作成されます。
上級ステークホルダーが提案を承認するか、または修正を求めて返送します。
プロジェクトマネージャーが、提案書をもとに、より詳細なプロジェクト計画を作成します。
プロジェクトマネージャーがリソースを割り当て、タスクを割り振って、リリース日を設定する。
プロジェクトチームが作業を開始する。
プロジェクトの受け付けプロセスを作成する方法
効果的な受け付けプロセスを一から作成すること、あるいは既存のプロセスを最適化することは、簡単なことではありません。 ここでは、作成に取り掛かるためのステップバイステップガイドをご紹介します。
1. 役割と責任を決定する
まずは、プロセスに関わるメンバーとその役割を明確に定義します。 これには、受け付けプロセス全体を監督するプロセスオーナー、リクエストの送信を担当する個人またはチーム、これらのリクエストを承認する意思決定者、戦略的な優先事項に沿ったタスクの振り分けを担当するプロジェクトオーナーとチームメンバーを特定することが含まれます。 こうした役割を前もって明確にすることで、混乱を防ぎ、プロセス全体を通じて説明責任を明確にできます。
記事: チームを成功させるために役割と責任を確立する 4 つの方法
2. リクエストの承認と優先順位付けの方法を定義する
主要な関係者がプロジェクトの承認リクエストを評価する方法について、承認プロセスと意思決定プロセスを確立します。 たとえば、各プロジェクトリクエストの重要度を判断する際に、プロジェクトの規模、インパクト、必要な作業量、利用可能なリソース、戦略的重要性などの指標を考慮できます。 また、リクエストをランク付けするための優先順位付けフレームワークを作成して、最も価値が高い、または組織の目標に最も近い取り組みにリソースを割り当てることもできます。
3. ワークフローを文書化して標準化する
リクエストの提出から最終的な納品まで、受け付けプロセスの各ステップをまとめた標準化されたワークフローを作成します。 この文書には、役割と責任、リクエストを評価するための基準、送信フォーム、プロジェクトの優先行順位付けと完了に必要な各ステップを含めます。 受け付けプロセスを標準化することで、一貫性を確保し、ミスを減らし、プロセスを合理化できます。
4. プロセスを一元化する
次に、受け付けプロセス全体を 1 つの一元化されたシステムまたはプラットフォームに統合します。 たとえば、ワークマネジメントツールを使用すれば、リクエストの収集、優先順位付け、対応をすべて一元的に行えます。 特に大企業では、リクエストを効果的に管理し、進捗を追跡し、すべてのプロジェクトの可視性を維持するために、一元化が不可欠です。
5. 作業をスピードアップするためのツールを特定する
テクノロジーを活用して、受け付けプロセスの一部を自動化し、迅速化します。 たとえば、プロジェクトリクエスト用のテンプレート、リクエストを適切な承認者に割り当てるためのオートメーション、提出物を標準化するためのフォームなどを使用できます。 こうしたツールを使うことで、手作業を減らし、効率を高め、最初から必要な情報をすべて取得できます。
6. プロセスを周知する
最後に、関係者全員が受領プロセス、その中での自分の役割、関連するツールやプラットフォームの使い方を理解していることを確認します。 これには、トレーニングセッション、ガイドの作成、デモ動画の作成などが含まれます。 明確なコミュニケーションは、誤解を防ぎ、プロセスをスムーズに進めるために欠かせません。
Asana のワークマネジメントを使ったプロジェクト受付
Asana の PMO リーダーが、仕事の受け付けを効率化し、Business にとって適切な仕事を優先させている方法をご紹介します。
受け付けプロセスをレベルアップ
これらのヒントを活用すれば、プロジェクトの受け付けプロセスを円滑に進められます。 ワークフローをさらに合理化するには、エキスパートが Asana を使用して、よりスマートでスケーラブルな企業プロセスを構築する方法をご覧ください。
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