プロジェクトライフサイクルにおける、プロジェクト管理者の 4 つの役割

どんなプロジェクトでも一人では達成できません。プロジェクトを順調に進め、目標を達成するためには、各段階でさまざまなプロジェクトチームメンバーと協力していく必要があります。その中の一人がプロジェクト管理者です。

プロジェクトマネージャーの役割は、プロジェクトをリードし、その進捗をモニタリングすることです。そして、実際にプロジェクトを実行するのがチームで、マネージャーとチームメンバーの中間に位置するのが、プロジェクト管理者です。

プロジェクト管理者は、プロジェクトのライフサイクルを通して、プロジェクトマネージャーと緊密に連携します。経験を積めば、その知識を活かして、プロジェクト管理者自身も、プロジェクトマネージャーになれます。この記事では、プロジェクト管理者の役割と責任、そしてこのポジションで活躍する方法をご紹介します。

プロジェクト管理者とは？

プロジェクト管理者は、プロジェクトに関わるさまざまな管理業務を担当します。これらの業務には、チームが順調に仕事を進められるようにするために、文書作成、会議の運営、プロジェクト予算の管理、タイムマネジメントスキルの活用などが含まれます。

プロジェクト管理者の役割は、船長の補佐役を担う一等航海士のように、プロジェクトマネージャーを支えることです。プロジェクトマネージャーの仕事を楽にすることがプロジェクト管理者の目標であり、プロジェクトの進行を支援することで、キャリアアップにつながる貴重なプロジェクト管理の経験を得ることができます。

プロジェクト管理者の任務とは？

プロジェクト管理者の任務は予測不可能なものですが、どのプロジェクトでも変わらない任務もあります。この仕事に応募する場合は、これらのタスクをこなすのに必要なスキルを持っているかどうかを確認する必要があります。

タスクの追跡

プロジェクト管理者の重要な仕事の一つに、プロジェクト計画のモニタリングがあります。チームメンバー全員がプロジェクトの進捗に貢献できるようにするのはプロジェクトマネージャーの仕事ですが、プロジェクト管理者は、個々のタスクの追跡を担当します。

プロジェクト管理者は、プロジェクトのスケジュールをよく見て、各タスクについてチームメンバーからタスクレベルの報告を受け、期限に間に合わない恐れがあると判断した場合は、プロジェクトマネージャーに報告します。

プロジェクトによっては、数百ものタスクが存在する場合もあります。そのため、タスクの追跡には、チームワークが必要であり、マネージャーと管理者はオープンなコミュニケーションをとる必要があります。コミュニケーションには、プロジェクト管理ツールなどを使って、すべてのプロジェクト情報を一元管理することも重要です。そうすれば、チーム全体が同じ情報をもとに働き、誰がいつまで何をしなくてはいけないのかを正確に把握できます。

プロセスの文書化

プロジェクト管理には多くの事務処理が伴いますが、マネージャーが一人で文書を処理できるとは限りません。プロジェクト管理者には、プロセス文書の作成、フォームへの記入、顧客とのコミュニケーション、メモ取りなど、ハードスキルが求められます。忙しいだけの仕事と思われるかもしれませんが、管理者が扱う文書は、プロジェクトの成功に欠かせないものなのです。

文書を作成するだけでなく、プロジェクト管理者は、文書の分類、ファイル化、共有、保存、更新などを行います。これらの作業をこなし、プロジェクトのパフォーマンスに貢献するためには、卓越した整理スキルが必要となります。

予算とリソース管理

プロジェクト管理者は、プロジェクトの経費を管理し、チームのリソース管理計画を監督する役割を担っています。プロジェクトマネージャーがプロジェクトのニーズに合わせてリソースを配分したり、取引を円滑に進めることに注力する一方で、プロジェクト管理者はプロジェクトが予算内に収まっているかどうかを裏で確認します。

たとえば、プロジェクト管理者がプロジェクト進行中に過剰支出に気づいた場合、プロジェクトマネージャーに報告することで、プロジェクト計画を調整して経費を削減する箇所を決定し、対応することができます。

会議の管理

会議は、プロジェクトのワークフローに欠かせないものです。定期的に会議を行うと、チームのコラボレーションを促進し、チームの役割を超えたオープンなコミュニケーションを実現します。マネージャーは会議の構成を決定し、管理者は会議の計画を担当します。

管理者は、会議をカレンダーに登録するだけでなく、メモを取る役割を担うこともあります。各会議の後、プロジェクト管理者は議事録とアクションアイテムを送信し、チームの全員が最新の情報を得られるようにします。

プロジェクト管理者になるには

プロジェクト管理者として採用され、活躍するためには何が必要かを知ることで、プロジェクトのライフサイクルに積極的に貢献することができます。次に、フルタイムのプロジェクト管理者になる準備ができている人にも、実地経験を積んでいる人にも役立つ、履歴書を作成する際にプラスになる点をご紹介します。

• 似たような職務での実務経験: プロジェクト管理者としてチームに貢献したいなら、過去の職務経験は最も重要な要件となります。プロジェクト管理者のポジションはエントリーレベル (新人レベル) でないことが多いため、プロジェクトコーディネーターやプロジェクトアシスタントなど、同様の役割で働いた経験があることを証明する必要があるでしょう。

• プロジェクト管理ソフトウェアの知識: プロジェクト管理者の多くは、プロジェクト管理ソフトウェアを使って管理業務を行っています。ソフトウェアの知識があれば、タスクを遂行したり、チームやプロジェクトマネージャーとコラボレーションしやすくなり、プロジェクト管理者として最高の成果をあげられます。

• 確かな整理スキルとタイムマネジメントスキル: ソフトウェアによる自動化は、プロジェクト管理者のさまざまなタスクに役立ちますが、効率的な作業を行うには、優れた整理スキルとタイムマネジメントスキルが欠かせません。整理スキルは、タスクを分類したり、書類を処理したり、プロジェクトマネージャーの仕事を引き継いだりするのに役立ちます。また、タイムマネジメントスキルがあれば、燃え尽き症候群にならずに効率よく仕事をこなせます。

• PMP / PRINCE2 資格認定があれば尚よし: プロジェクト管理者の中には、資格を取得することでプロとしてのキャリアを伸ばすことができると考える人もいます。PMP (Project Management Professional) と PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) の資格認定は、どちらもプロジェクト管理の分野で重視されています。これらの資格は管理者の必須条件ではありませんが、キャリアアップに役立ちます。

自発的に行動し、自分の専門分野でさらなる知識を得たいと考えている方には、経営学修士号もおすすめです。プロジェクト管理者の職務に必要なのは学士号のみですが、MBA を取得することで、ベンチャービジネスや関連分野の職種への道が開けます。

よりよいプロジェクト管理者になるための 5 つのヒント

有能なプロジェクト管理者になりたいのであれば、最も重要なのは、時間の管理方法、コミュニケーションの取り方、そして効率のよい働き方を学ぶことです。次に紹介するヒントを活用しスキルを向上させれば、どんな管理業務であっても、難なく取り組めるようになります。

日時を押さえ、時間をやりくりする

予算を立てて、予算オーバーしないように、支出を減らしたり、削除したりするタイミングを判断できるなら、時間でも同じことができるはずです。忙しいプロジェクト管理者にとって、時間は貴重なものです。一度にすべてをこなすことはできませんから、優先順位をつけて、できることをやり遂げましょう。

アイゼンハワーマトリクスなどのタスク管理手法を使うと、生産性を向上させることができます。これらのツールは、タスクを分類し、必要に応じて項目を削除し、重要なことに優先順位をつける際に効果的です。

効果的に仕事を任せる

タイムマネジメントで重要なのは、仕事を任せるタイミングを見極めることです。効果的に仕事を任せることができれば、最優先の仕事を処理する時間を確保できます。また、誰に仕事を任せるかは、自信を持って決めるべきです。効果的な仕事の任せ方のヒントは以下のとおりです。

• チームメンバーの強みを活かす

• 適切なリソースを提供する

• 明確なコミュニケーションをとる

• 辛抱強く対応する

• フィードバックする

仕事を任せることは、有能なリーダーの役割の一部です。模範となるリーダーシップを目指すのであれば、これは非常に重要なスキルとなります。仕事を任せることは、自分自身が働きすぎるのを防ぐだけでなく、チームメンバーが新しい分野に触れ、経験を積む機会にもなります。仕事を任せることが自然にできなくても大丈夫です。他のソフトスキルと同様に、このスキルも練習することで身につけることができます。

コミュニケーションとコラボレーション

プロジェクト管理者は、プロジェクトマネージャーやチームメンバーと定期的にコミュニケーションをとり、協力し合う必要があります。プロジェクト管理者の役割は、プロジェクトの立ち上げから完了まで、プロジェクトチームの仕事をまとめ、成功を収めるのを支援することです。

チームとのコミュニケーションを促進する方法には、以下のようなものがあります。

• 毎週、プロジェクトのステータス更新送る

• リマインダーを設定し、関係者と連絡を取る

• 週に一度、チームと電話会議を開き、進捗を確認する

プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、仕事上のつながりを保ち、効果的なコミュニケーションを図り、プロジェクト計画に向けた進捗状況を把握することができます。しかし、ビデオ通話やオンラインチャット、直接対面で行うミーティングも、コラボレーションを改善しチームの士気を高めるためには同様に重要です。

プロジェクトオートメーションの活用

プロジェクト管理ソフトウェアは、管理者の仕事を飛躍的に楽にしてくれます。チームメンバー間の情報共有、会議のスケジュール設定、プロジェクトの期限や時間の設定、タスクの管理などにソフトウェアを活用できます。さらに、文書作成や予算管理、必要に応じて関係者との情報共有などにも利用できます。

プロジェクト管理ソフトウェアを使うと、プロジェクト管理者のワークフローを効率化し、起こりうるミスを減らすことができます。仕事の調整に役立つプロジェクト管理ソフトウェアの主な機能は以下のとおりです。

• オートメーション: プロセスを自動化することで、手作業を排除します。

• ステータスレポート: プロジェクトのステータスレポートを作成し、チームメンバーや関係者と共有できます。

• プロジェクトビュー: プロジェクトとその進捗状況を視覚的に把握できます。

• プロジェクト情報の一元管理: すべてのプロジェクト情報を、チームメンバーや関係者全員が閲覧できる共有の場所に保管できます。

• 目標設定と追跡: 自分の仕事の背景情報を確認しましょう。目標を設定し、その目標に対するプロジェクトの進捗を追跡できます。

チームプレイヤーになる

プロジェクトはすべて、チームワークで成り立っています。もしチーム意識を持っていなければ、最終的にプロジェクトを目標に導くのに苦労するでしょう。誰もが達成したい仕事上の目標を持っていますが、チームプレーヤーになると、個人的な目標とチームの目標を迅速に達成できます。

チームは、プロジェクトのビジョンを共有し、それに向かって努力する必要があります。コミュニケーションがオープンで、チームワークを維持して働くことができれば、最終目標を達成し、その成功を一緒に祝うことができるでしょう。

プロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクト管理をシンプルに

プロジェクト管理者になるためには、長年の経験と適切な教育が必要ですが、プロジェクト管理者になった後、最高のパフォーマンスを発揮するのに一番役に立つのは、プロジェクト管理ソフトウェアの使い方を覚えることです。

プロジェクト管理ソフトウェアを使いこなせるようになると、プロジェクト管理者のタスクがシンプルになり、プロジェクト管理スキルを強化できます。