Benefitの米国マーケティングチームでブランドマーケティングマネージャーを務める Jessie Geisen さんは、この陽気なブランドを支えるクリエイティブチームの生産性を維持することに尽力しています。 米国のクリエイティブチームは、デザイナー、コピーライター、動画や写真の専門家で構成され、常にプロジェクトを抱えており、多いときには 75 件ものプロジェクトに取り組んでいます。 Jessie さんはチームの仕事量を管理しつつ、他のチームから送られてくる毎月 50 ‐ 60 件のリクエストに優先順位を付け、キャンペーンのタイムラインのスケジュールを決めています。 製品リリースからメール、有料メディア、米国市場向けのインフルエンサーマーケティングまで、Jessie さんはあらゆる作業を整理して、クリエイティブチームのメンバーそれぞれと毎週ミーティングを行い、タスクをレビューしています。

米国チームはもともとワークマネジメントツールを使用していましたが、重要な機能がいくつか欠けていました。 プラットフォーム上でコミュニケーションを取り、質問をする機能がなかったため、クリエイティブチームのメンバーが担当するタスクに情報が不足していると、チャットやメール内で情報を探さなければなりませんでした。 一方、Jessie さんはキャンペーンのタイムラインを作成し、仕事量を計算する必要がありましたが、このツールは対応していなかったため、やむを得ずデータをスプレッドシートにエクスポートし、手動で数式を使っていました。 このシステムでチームの生産性が上がらなかった要因は次のようなものでした。

• チャットやメールで会話が脱線することが多く、制作のスピードが落ち、プロジェクトのコンテクストが散らばった。

• 仕事が一元管理されていないため、見落としが発生した。

• Jessie さんにとって、仕事量に関するレポート作成やタイムラインの計画策定に時間がかかりすぎた。

「仕事の解剖学」インデックスによると、米国のナレッジワーカーは、このような「仕事のための仕事」に勤務時間の 60% 以上を費やしています。 Jessie さんは、クリエイティブチームの業務スピードを上げ、米国チームのコラボレーションを効率化するために、新しいワークマネジメントプラットフォームを探しはじめました。

コミュニケーションにチャットやメールも使っており、すべての会話が 1 か所に集約されていなかったため、さまざまな見落としが起きていました。 そこで、「自分を含む全員にとってよりよい仕事環境を整える必要がある」と考えました。

Jessie Geisen

Jessie Geisen 氏、米国ブランドマーケティングマネージャー

情報を共有し、多忙なチームのカレンダーを簡素化するためのより優れたツール

チームが求めていたのは、あらゆる種類のプロジェクトを管理し、ツール内で質問が可能なプラットフォームでした。 また Jessie さんは、他のチームからのリクエスト管理や、キャンペーンのタイムライン計画の迅速化、さらにチームのリソース計画の策定も行う必要がありました。

一部のチームメンバーはすでに Asana を使用したことがあり、他のツールと比較して評価した上で、Asana が最も視覚的で使いやすいと判断しました。 たとえばブランドイニシアチブはパープルにするなど、プロジェクトを色別にグループ化することで、進行中のすべての仕事がより見やすくなります。 「Asana は使いやすくて、私たちのニーズにぴったりでした」と Jessie さんは話します。 「色別で整理できるので、たくさんの情報に圧倒されることなく、一目で何が起きているか把握できます。」

また、チームは Asana の柔軟性の高いビューや、「ワークロード」機能、コメントや添付をタスクに追加できる機能にも魅力を感じました。 「Asana のコメントは私たちにとって大きな決め手でした。 デザイナーが割り当てられたタスクで混乱したり、必要なアセットがなかったりした場合も、タスクにコメントを残せば、別のチームに個別にメッセージする必要がないからです」と Jessie さんは言います。

Asana をクリエイティブチームに導入

Benefit のクリエイティブチームは、抱えていた問題を解決できると考え、Asana を使うことに前向きになりました。 Asana のカスタマーサクセスマネージャー (CSM) のサポートを受けながら、米国チームの運営に適したワークフローをセットアップしました。 Jessie さんは、CSM が提供した Asana の導入に関するベストプラクティスに基づいて、チーム向けにプレゼンテーションやトレーニングを行い、各メンバーの役割にふさわしい Asana の使い方を説明しました。

Asana の導入を促すために、Jessie さんは日々 Asana のチャンピオンとして活動し、チームの質問を積極的に受け付けました。 また、時間をかけて制作プロセスを繰り返しながら、CSM からのリマインダーや機能強化といった、Asana 関連の更新情報をメールで毎週送信するようにしました。 2 か月のうちにチームもマーケティング担当バイスプレジデントも Asana を受け入れ、Asana をどう活用すれば、それぞれの課題を解決できるかがわかるようになっていました。

コミュニケーションとリクエストの一元化で、年間 10 週分の労働時間を節約

米国のマーケティングチームは、Asana を活用してすべてのプロジェクトとリクエストを管理するようになり、作業スピードを迅速化しています。

フォームを使ったクリエイティブリクエストの優先度判断

クリエイティブチームは今、Asana のフォームを使って仕事のリクエストを受け付けています。フォームの受信数は月に平均して 78 件です。 フォームを使うことでメッセージのやり取りが不要になり、年間約 6 週分の労働時間が節約できていると推定されています。 リクエストは「クリエイティブリクエスト受け付け」という Asana プロジェクトに入り、このプロジェクトが受信トレイの役目を果たします。そこに届いたリクエストの優先度を Jessie さんが判断します。 プロジェクトには「新規リクエスト」「承認済みリクエスト」「アーカイブ済みリクエスト」のセクションが設けられています。

送信されたフォームはタスクとして表示され、カスタムフィールドには、同僚がフォームのフィールドに入力した情報が記載されています。 リクエストが承認されると、Jessie さんは作業ステップごとにサブタスクを作成して、適切なコンテンツ担当者やデザイナーに割り当てます。 すべてのフィードバックとコミュニケーションは親タスクのコメント内で行われるので、コラボレーターはすべての背景情報や最新の決定事項を確認できます。

チームのプロセスを繰り返す際には、Jessie さんが Asana フォームを更新します。 これにより、依頼者から必要な情報がすべて事前に提供されるため、クリエイティブチームはただちに仕事を開始できます。 あるフィールドでは、依頼者がプロジェクトの「コラボレーター」、つまり情報共有が必要と思われるメンバーをすべてリストアップするようになっています。 Jessie さんがそれらのメンバーを Asana タスクに追加すれば、通知を受け取ったり、レビューに参加したりできるようになります。

仕事量を管理する

Jessie さんは、ワークロードを使ってチームのキャパシティを自動で計算し、毎週のタイムライン上で可視化しています。 たとえばデザインチームのポートフォリオなど、チームごとにポートフォリオを作成してプロジェクトやタスクをまとめておくことで、「ワークロード」ビューをクリックすれば各デザイナーのタスクを確認できます。 Jessie さんは、毎週月曜日にポートフォリオをクリエイティブチームと共有して、その週の予定について話し合い、仕事量を調整します。 スプレッドシートを使用していた頃は、このような視覚的なスナップショットを得ることはできませんでした。 現在は、Asana で期日や担当が変更されるたびに自動で更新情報を確認できます。

このように Asana で仕事を管理することで、Benefit のクリエイティブチームは、送られてくるリクエストの数と仕事量を簡単に比較できるため、フリーランスのデザイナーやコピーライターなどの人材の追加雇用を求める際にビジネスケースを作成できます。

私は視覚情報のほうが理解しやすいタイプなので、ポートフォリオとワークロードをよく使っています。 今週のタイムラインを見れば、どのタスクがいつ期限を迎えるのか一目でわかります。 また、クリエイティブチームのキャパシティが視覚的に把握できるようになったことが、以前のシステムとの最大の違いです。

キャンペーンの日程を計画

米国における新しいキャンペーンのタイムラインを計画する際、Jessie さんは、主要なマイルストーンを含む Asana プロジェクトテンプレートを使っています。 テンプレートでは、リリース日を入力すれば、Asana が各タスクの期日を自動的に入力してくれます。 次に、そのキャンペーンにしかないタスクを別途追加すれば OK です。 「スプレッドシートでは 1 時間以上かかっていたのが、5 秒で日程が記入されるんですよ」と Jessie さんは言います。

また、クリエイティブチームはカレンダービューを使用して複数のキャンペーンがいつ実施されるかを確認し、空いている日程を見つけ、重複部分について積極的に計画を立てられます。 タスクは、カスタムフィールドを使って、「コンテンツ」「有料メディア」「インフルエンサーへの送信」など、さまざまな種類の仕事にそれぞれの色を指定できます。 こうすることで、たとえばインフルエンサーマーケティングのタイムラインのみを表示するなど、特定の仕事のカテゴリで仕事を絞り込み、チェックできます。

コミュニケーションとコラボレーションの一元化

米国のマーケティングチームは、Asana を使用することで、年間 52 日、すなわち 10 週分の労働時間を節約できると推定しています。 この新たな効率化でデザイナーたちの士気が高まり、仕事を見落とすどころか、始動するプロジェクトをすべて達成できるようになりました。しかも、アイブロー用新商品 POWmade の発売に関連する有料メディアキャンペーンなど、大々的で複雑なプロジェクトも今までより多くこなせるようになっています。

フォームに加え、Asana タスクでコミュニケーションを一元化することが、こうした時間の節約に大いに役立っています。 チームは毎月 600 件以上のコメントを共有していますが、その結果メールやチャット、その他のプラットフォーム間でのコンテキストの切り替えの削減につながっています。

当社のバイスプレジデントは、私たちのすべてのプロジェクトに関与していて、Asana でフィードバックを提供しています。 彼女は、チームが取り組んでいる仕事が可視化されたことを喜んでいます。

「必要な情報がすぐ手に入るようになったので、クリエイティブ関連のプロジェクトをより短期間で完了できるようになりました」と Jessie さんは言います。 「これは全員にとって大きなメリットです。 イライラも軽減されますし、余計なやりとりが積み重なって、1 日の仕事が遅れることが減りました。」

クリエイティブチームのコラボレーション効率化がもたらした Benefit のさらなる躍進

Benefit の米国マーケティングチームは、新商品が次々に発売される 1 年間を見据え、より魅力的なキャンペーンを準備しています。 クリエイティブチームは、新商品をめぐって消費者をわくわくさせるような新鮮なアイデアをいくつも生み出し、Asana でそうしたイニシアチブやイベントを管理する予定です。 Jessie さんは、クリエイティブチームのプロセスを引き続き合理化しつつ、SNS チームなど、コラボレーションしているさまざまなチームに Asana の利用をもっと広げたいと考えています。 「笑いこそ最高のメイク」という信念を掲げ、Asana を使ってそのメッセージを米国のファンに届けている同社にとって、未来は美しく輝いています。

たくさんのプロジェクトが同時進行していても、見落としが起こりません。 Asana があれば、すべてを手作業でチェックしなくても、次に何があるのかがわかります。 有料のメディアキャンペーンなど複雑なタイムラインの場合は特に、Asana は大きな味方になってくれます。