フォーム

フォームは、PremiumBusinessEnterprise をご利用のすべてのお客様にご利用いただけます。ブランチ、ヘッダーのカスタマイズ、カスタム確認メッセージなど、フォームの一部の機能は Business と Enterprise のお客様のみご利用になれます

Asana のフォームを使うと、チームの仕事の始め方や必要な情報の収集方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。フォームは社内外のチームと共有できるため、情報を集めて整理し、チームの摩擦や無駄なやりとり、誤解を最小限に抑えることができます。

フォームの作成方法

フォームはすべての Asana プロジェクトの一部です。誰かがフォームを入力すると、その接続先のプロジェクトに新規タスクとして表示されます。

フォームの作成方法

フォームを作成するには

  1. プロジェクトにアクセスしてフォームタブに移動
  2. フォームを作成をクリック

フォームの名前はデフォルトで接続先のプロジェクトと同じになっていますが、この名前は変更できます。また、説明を追加してフォーム送信者に指示や情報を伝えることもできます。

さらに、Asana フォームには名前メールという 2 つのデフォルトの質問があります。これは、チームに仕事をリクエストする送信者の連絡先情報を確実に取得するためです。これらの質問はフォームを作成する際に削除することもできます。

このメールの質問を削除すると、送信者はその送信に関するメールの確認を受け取れなくなります。

フォームの作成方法

フォームの作成ウィンドウで、次のことを行います。

  1. 名前を追加します
  2. メールアドレスを追加します
  3. その他の質問を作成します

フォームのブランチ

フォームのブランチは Business の機能です

フォームのブランチを使うと、ドロップダウンや複数選択の質問に対する特定の回答に関して、フォローアップの質問を作成することができます。

まず、フォームを作成する際に、質問リストからドロップダウンまたは複数選択の質問を選択します。

ブランチロジック 1

ここから、簡単にブランチを作成することができます。

ブランチロジック 2

ブランチの中に、最大 5 階層までさらにブランチを作成することができます。

フォームのカスタマイズ

フォームが作成されたら、右のサイドバーからフォームに質問を追加できます。

フォーム設定

フォーム設定

フォーム設定タブからは次のことができます。

  1. タスクのタイトルに使用する質問の回答を選択
  2. 送信される各フォームのデフォルトの担当者を指定
  3. すべての回答をタスクの説明にコピーするオプションの切り替え
  4. カスタム確認メッセージの追加
  5. 送信者が他のフォームの送信を簡単に行えるボタンを追加

デフォルトの担当者とカスタム確認メッセージを追加するオプションは Business の機能です。

カスタムフィールドのマッピング

カスタムフィールドのマッピングを使用すると、フォームの質問に対する回答の接続先を更新できます。

カスタムフィールドのマッピング

新しいカスタムフィールドは、「接続先」ウィンドウからも作成できます。

日付フィールドのマッピング

日付の質問では、フォームの質問に対する回答を期日に接続することもできます。

日付フィールドのマッピング

ヘッダーのカスタマイズ

ヘッダーのカスタマイズは Business の機能です

カバー画像を追加するには、フォームの上部にある「カバー画像を追加」アイコンをクリックします。

フォームのヘッダー

ヘッダー画像のサイズは 800 x 120 ピクセルです。

フォームでカスタムブランディング

Enterprise のお客様で、管理者コンソールから Asana に自社のロゴをアップロードされた場合は、フォームにこのロゴを表示することができます。

フォームでカスタムブランディングを行うには、まず会社のロゴをアップロードしてください。これは、管理者コンソールの設定タブから行えます。

ロゴをアップロードしたら、フォームに移動し、フォームの名前 / フォームの説明をクリックします。ここから「組織のロゴをこのフォームに表示する」をクリックします。

カスタムフォームロゴ

フォームに添付を追加する

また、フォームに添付を追加することもできます。これによりフォーム送信者はクリエイティブブリーフ、画像、文書、PDF などを添付できます。フォームに追加された添付ファイルは、フォームが送信されるとプロジェクトに作成されるタスクに添付されます。

添付を追加するには、質問リストの下の添付アイコンをクリックします。

添付

添付 2

質問を追加し終えたら、次のことを行えます。

  1. 質問の名前の変更または編集、および質問の説明の追加
  2. 複数の添付の追加の許可
  3. 必須フィールドのオンオフの切り替え

フォームをプレビューする

作成中にフォームをプレビューすると、フォームが送信者にどのように表示されるかをいつでも確認できます。

ビュー 1

プロジェクトのフォームビューから

  1. フォームを表示」をクリックします

ビュー 2

フォームを共有する

フォームを共有する準備ができたら、「リンクをコピー」ボタンをクリックするとリンクがクリップボードにコピーされます。リンクは Asana のチームメイトはもちろん、Asana アカウントを持っていない人にも共有でき、共有された相手がフォームに入力できます。

フォームの作成方法

フォームの入力後、送信内容が受け付けられたことがわかるようにフォーム送信者に確認メッセージが表示されます。送信内容はプロジェクトに新規タスクとして表示されます。

フォームの送信後に、フォーム送信の記録を含む確認メールも送信されます。

フォームにはメールアドレスを尋ねる質問が含まれ、送信者は送信するフォームのこの質問に回答する必要があります。

ビュー 2

送信者が Asana 内にいる場合は、その相手をタスクフォロワーとして追加できます。Asana 外の送信者にフォローしてほしい場合は、Asana に参加してもらうように招待を送信できます。

ビュー 2

その後、フォロワーの追加、仕事の優先度の設定、タスクの詳細の変更などを行って、実際に仕事を進めてタスクを確実に完了できます。

フォームテンプレート

Asana 作成のプロジェクトテンプレートにはフォームが含まれています。

クリエイティブリクエスト

フォームテンプレートを作成するには次のことを行います。

  1. プロジェクトテンプレートを選択」から、「クリエイティブリクエスト**」をクリックします
  2. フォームテンプレートに移動し、「テンプレートを使用」ボタンをクリックします

プロジェクトテンプレートからは、チームのすべてのクリエイティブリクエストが自動的に取り入れられ、整理されるクリエイティブリクエストフォームへとリダイレクトされます。

ビュー 2

テンプレートを使用」を選択すると、テンプレートの名前を変更し、フォームテンプレートを使って新しいプロジェクトを開始できます。

フォームの複製

プロジェクトを複製する際、フォームを複製することもできます。プロジェクトを複製する際に、フォームのチェックボックスを選択してください。

複製

フォームは Asana 製のテンプレート、カスタムテンプレート、API により、自動的に複製されます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。