フォーム

フォームは、Premium、Business、Enterprise をご利用のすべてのお客様にご利用いただけます。ブランチ、ヘッダーのカスタマイズ、1 つのプロジェクトにおける複数のフォームの作成、カスタム確認メッセージなど、フォームの一部の機能は Business と Enterprise のお客様のみご利用になれます。

Asana のフォームを使うと、チームの仕事の始め方や必要な情報の収集方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。フォームは社内外のチームと共有できるため、情報を集めて整理し、チームの摩擦や無駄なやりとり、誤解を最小限に抑えることができます。

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フォームの作成方法

フォームは Asana プロジェクトに付属しています。誰かがフォームに入力して送信すると、フォームが含まれるプロジェクトに新規タスクとして表示されます。

ここでフォームを作成、編集、共有できます。フォームの名前は関連づけられているプロジェクトと同じになっていますが、変更は可能です。また、説明を追加して、フォームの送信者に指示や情報を伝えることもできます。

さらに、Asana フォームには「名前」と「メールアドレス」という 2 つのデフォルトの質問があります。これは、チームに仕事をリクエストする送信者の連絡先情報を確実に取得するためです。これらの質問はフォームを作成する際に削除することもできます。

このメールアドレスの質問を削除すると、送信者はその送信に関するメールの確認を受け取れなくなります。

フォーム送信者をコラボレーターとして自動追加

フォームを送信したユーザーを、送信内容から作成されたタスクにコラボレーターとして自動的に追加することで、常に最新情報を共有できるようにします。

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フォームのブランチ

フォームのブランチは Business の機能です。

フォームのブランチ機能を使うと、ドロップダウンや複数選択の質問に対する特定の回答に関連して、フォローアップの質問を作成できます。

まず、フォームを作成する際に、質問リストから「単一選択」または「複数選択」のドロップダウンを選択します。どちらを選択した場合でも、自分の質問を具体的に記載することになります。

ここで、選択したドロップダウンオプションの右側にある「ブランチを追加」アイコンをクリックしてください。

ブランチの中に最大 5 階層のブランチを設けることができます。

フォームのカスタマイズ

フォームが作成されたら、右のサイドバーからフォームに質問を追加できます。

フォーム設定

デフォルトの担当者とカスタム確認メッセージを追加するオプションは Business の機能です。

カスタムフィールドのマッピング

カスタムフィールドのマッピングにより、フォームの質問に対する回答を、プロジェクトのカスタムフィールドに直接紐づけることができます。

新しいカスタムフィールドは、「接続先」ウィンドウからも作成できます。

日付フィールドのマッピング

日付の質問では、回答として入力された日付を期日に接続することもできます。

ヘッダーのカスタマイズ

ヘッダーのカスタマイズは Business の機能です。

カバー画像を追加するには、フォームの上部にある「カバー画像を追加」アイコンをクリックします。

ヘッダー画像のサイズは 800 x 120 ピクセルです。

フォームのカスタムブランディング

Enterprise プランのお客様は、管理者コンソールから Asana に自社のロゴをアップロードすることで、フォームにこのロゴを表示できます。

フォームでカスタムブランディングを行うには、まず会社のロゴをアップロードしてください。これは、管理者コンソールの「設定」タブから行えます。

ロゴをアップロードしたら、フォームに移動して「フォーム名」または「フォームの説明」をクリックします。ここから「組織のロゴをこのフォームに表示する」をクリックします。

フォームへの添付の追加

また、フォームに添付ファイルを追加することもできます。これによりフォームの送信者はクリエイティブブリーフ、画像、文書、PDF などを添付できます。フォームに追加されたファイルは、フォームが送信されるとプロジェクトに作成されるタスクに添付されます。

添付を追加するには、質問リストの下の添付アイコンをクリックします。

フォームのプレビュー

作成中にフォームをプレビューすると、フォームが送信者にどのように表示されるかをいつでも確認できます。

フォームの共有

フォームの共有設定は、デフォルトで「組織のみに公開」になっています。これは、フォームの「設定」タブで変更できます。

フォームを共有する準備ができたら、「リンクをコピー」ボタンをクリックするとリンクがクリップボードにコピーされます。リンクは Asana のチームメイトはもちろん、Asana アカウントを持っていない人にも共有でき、共有された相手はフォームに入力できます。

フォームの入力後、送信内容が受け付けられたことがわかるようにフォーム送信者に確認メッセージが表示されます。送信内容はプロジェクトに新規タスクとして表示されます。

フォームの送信後に、フォーム送信の記録を含む確認メールも送信されます。

確認メールを送信するには、フォームにメールアドレスを尋ねる質問が含まれる必要があり、送信者はこの質問に回答する必要があります。

送信者が Asana のスペースにいる場合は、その相手をタスクのコラボレーターとして追加できます。Asana のスペース外の送信者にフォローしてほしい場合は、Asana のスペースへの参加の招待を送信できます。

その後、コラボレーターの追加、仕事の優先度の設定、タスクの詳細の変更などを行い、仕事を進めてタスクを確実に完了させます。

社内外のウェブサイトにフォームを埋め込む

これで、フォームをどこにでも埋め込めるようになり、それにより、送信内容を直接ワークフローに接続し、仕事のための仕事の削減が可能になります。

公開ウェブサイト上に埋め込む

公開されたウェブサイトにフォームを埋め込む際には、フォームの権限が「リンクを持つすべてのメンバー」に設定されていることを確認してください。

フォームの埋め込み機能の無効化

Enterprise プランの特権管理者は、管理者コンソールの「セキュリティ」タブでフォームの埋め込み機能を無効化できます。

フォームテンプレート

Asana 作成のプロジェクトテンプレートにはフォームが含まれています。

プロジェクトテンプレートからは、チームのすべてのクリエイティブリクエストが自動的に取り入れられ、整理されるクリエイティブリクエストフォームへとリダイレクトされます。

「テンプレートを使用」を選択すると、テンプレートの名前を変更し、フォームテンプレートを使って新しいプロジェクトを開始できます。

1 つのプロジェクトで複数のフォームを作成

1 つのプロジェクトにおける複数のフォームの作成は、Business の機能です

プロジェクトにはさまざまな目的や機能があるため、種類の異なるデータや情報を集約し、プロジェクトを有効に活用することが重要です。Asana では、プロジェクトごとに複数のフォームを作成し、同じプロジェクト内のさまざまな種類の仕事リクエストに対応できます。複数のフォームを作成すれば、チームは種類の異なる重要な情報を 1 か所に集め、プロジェクトに組み込めます。これはワークフローの合理化にも役立ち、負担になりやすい「仕事のための仕事」も最小限にできます。

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フォームの複製

フォームを複製することで、受け付けプロセスを繰り返す際に時間を短縮できます。

複製したフォームに移動したら、「変更」をクリックしてフォームのリンクを有効化できます。「設定」から、フォームにアクセスできるメンバーを選択できます。

各プロジェクトに最大 5 つのフォームを作成できます。

プロジェクトを複製する際、フォームを複製することもできます。プロジェクトを複製する際に、フォームのチェックボックスを選択してください。

フォームは Asana 製のテンプレート、カスタムテンプレート、API により、自動的に複製されます。

フォームの質問の複製

質問を複製するには、プラスのアイコンをクリックします。その後、複製した質問とブランチを編集できます。

フォームの不正利用を報告する

フォームの不正利用を報告するには、「不正を報告」をクリックします。Asana のセキュリティチームが通知を受け取り、問題の確認と対応を行います。