Modello di registro RAID

Pensa all'ultima volta in cui hai preso parte a un progetto. È andato tutto come previsto? Molto probabilmente la risposta è un "no" deciso. A partire da risorse insufficienti e scadenze non rispettate fino ad arrivare allo slittamento del progetto, tutti i progetti comportano rischi e ostacoli, anche quando sono stati pianificati in maniera perfetta. 

Tutto ciò potrebbe sembrare stressante, ma non deve esserlo per forza. Tramite l'implementazione di strategie per la gestione dei rischi puoi assicurarti che il tuo team sia pronto ad affrontare qualsiasi rischio. 

È a questo punto che entrano in gioco i modelli di registro RAID.

Cos'è un registro RAID?

Un registro RAID è uno strumento usato per organizzare e mitigare i rischi del progetto documentando ogni potenziale rischio all'inizio del progetto e poi monitorando i problemi che si presentano durante il suo svolgimento. 

RAID è un acronimo in inglese che sta per rischi, presupposti, problemi e dipendenze (Risks, Assumptions, Issues and Dependencies). In base a come il tuo team organizza il registro RAID, può significare anche rischi, azioni, problemi e decisioni (Risks, Actions, Issues and Decisions). 

Per scoprire di più su ciò che i registri RAID monitorano, e sul perché sono utili, dai un'occhiata al nostro articolo: Tutto quello che c'è da sapere sulla creazione di un registro RAID.

Se tutto questo dovesse sembrarti complicato, non preoccuparti. Un modello di registro RAID può semplificare la tua analisi RAID e la creazione del registro, in modo che tu possa concentrarti sul monitoraggio e sul contenimento dei rischi del progetto. 

Cos'è un modello di registro RAID? 

Un modello di registro RAID è una versione riutilizzabile e duplicabile che ti aiuta a monitorare velocemente tutti i rischi e i problemi che si verificano nel corso di un progetto. 

È facile da usare: basta copiarlo all'inizio di ogni progetto e usarlo come base per documentarne gli elementi RAID. In tal modo avrai la sicurezza di non tralasciare nessuna informazione chiave. Inoltre, potrai standardizzare l'analisi e il processo di registrazione RAID, assicurandoti così che ogni membro del tuo team sia in grado di monitorare i rischi del progetto allo stesso modo. 

Vantaggi di un modello digitale di registro RAID

L'organizzazione, il monitoraggio e la mitigazione dei rischi del progetto comprendono numerose variabili. A partire dall'identificazione delle potenziali minacce all'inizio di un progetto fino ad arrivare all'attento monitoraggio del suo avanzamento per vedere dove sorgono i problemi e affrontarli, la gestione dei rischi di progetto può essere un compito gravoso. Ecco perché hai bisogno di uno strumento che ti consenta di tenere traccia dei rischi e di coordinare le azioni in tempo reale in un unico posto. 

Creando un modello di registro RAID in uno strumento di gestione dei progetti, puoi coordinare con facilità il tuo team in relazione ai rischi del progetto e alle azioni che consentono di mitigarli. Inoltre, poiché il tuo modello digitale di registro RAID si trova nello stesso strumento usato per svolgere il lavoro, è ancora più semplice controllarlo e aggiornarlo quotidianamente, in modo da sapere sempre a che punto è il tuo progetto. 

Con un modello digitale di registro RAID puoi: 

• identificare i potenziali rischi all'inizio di un progetto per assicurarti di disporre delle risorse e dei piani di emergenza necessari 

• documentare rapidamente ogni problema che si presenta durante l'avanzamento del progetto e tenere traccia delle azioni di mitigazione in un unico spazio centralizzato

• avvisare i membri del team in caso di problemi critici e risolverli in tempo reale

• assegnare le attività da svolgere agli incaricati, in modo che il tuo team abbia le idee chiare sulle aspettative in gioco e sulle proprie responsabilità

• individuare rapidamente l'impatto negativo di un rischio, di un presupposto, di un problema o di una dipendenza e prendere decisioni basate su questo aspetto

• comunicare facilmente i dettagli chiave relativi a un progetto agli stakeholder del progetto

Cosa includere in un modello di registro RAID

Il modello di registro RAID è la tua unica fonte di riferimento per qualsiasi rischio, presupposto (o azione), problema e dipendenza (o decisione) che incontri nel corso di un progetto.

Per iniziare a creare il tuo modello di registro RAID, dividilo in due sezioni: una per i rischi, le dipendenze e i presupposti identificati durante la fase di pianificazione del progetto e l'altra per le dipendenze e i problemi identificati, per le azioni svolte e per le decisioni prese dopo l'avvio del progetto. Quindi, crea il modello con tutti i dettagli necessari per monitorare con successo i rischi del progetto, tra cui:

• la categoria RAID (rischio, presupposto/azione, problema o dipendenza/decisione)

• una descrizione dell'elemento RAID (ad esempio, una descrizione del rischio del progetto)

• il potenziale impatto dell'elemento RAID sul progetto

• lo stato dell'elemento RAID

• qualsiasi passaggio successivo o azione di mitigazione del rischio

• il titolare e la scadenza dell'attività, se applicabile

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate 

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

• Salesforce. Elimina i colli di bottiglia consentendo ai team delle vendite, di successo dei clienti e di servizio clienti di comunicare direttamente coi team di assistenza su Asana. Condividi allegati e crea attività da svolgere e monitorabili per le esigenze della fase di pre-vendita. Con Service Cloud, puoi collegare i team di implementazione e di servizio clienti con quelli di assistenza su Asana per offrire esperienze uniche ai clienti.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto. 

Come usare un modello di registro RAID

Una volta creato il modello di registro RAID, usarlo è facile. Devi solo seguire questi cinque semplici passaggi.

1. Crea una copia del tuo modello di registro RAID all'inizio di ogni nuovo progetto.

2. Presenta i rischi, i presupposti e le dipendenze iniziali durante la fase di pianificazione del progetto e registrali. 

3. Aggiorna il tuo registro RAID con i nuovi problemi che si presentano durante l'avanzamento del progetto. Tieni traccia delle azioni di mitigazione che devono essere attuate dal tuo team. 

4. Collabora con i membri del team nel tuo modello digitale di registro RAID, assegnando scadenze e incaricando i titolari delle attività secondo necessità.

5. Usa il tuo modello di registro RAID come punto di partenza per la riunione post mortem del progetto, quando questo viene completato. 

Domande frequenti