Modello di lista dei materiali

Tenere sotto controllo tutti i dettagli che determinano il successo di un progetto può essere notevolmente impegnativo. Un modello di lista dei materiali ti aiuta a organizzarti raccogliendo al suo interno tutte le informazioni necessarie per portare a termine con successo il tuo progetto.

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[Product UI] Bill of materials in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Pensa all'ultima volta che hai cucinato una pasto complicato. Probabilmente hai iniziato scrivendo una lista della spesa. In tal modo, avevi a portata di mano tutti gli ingredienti necessari per realizzare la ricetta senza difficoltà. 

Il modello di lista dei materiali (Bill of Materials, BOM) è qualcosa di simile, solo che, invece di riportare spezie e verdure, elenca tutti i dettagli e le informazioni che servono per portare a termine con successo un progetto, come la realizzazione di un prodotto o il lancio di una campagna. Ecco come creare un modello di lista dei materiali e perché dovresti farlo.  

Cos'è una lista dei materiali (BOM)? 

Una lista dei materialiè un elenco dettagliato di tutti gli elementi e di tutte le informazioni che servono per portare a termine con successo un progetto. Tradizionalmente le aziende manifatturiere e quelle che si occupano di sviluppo dei prodotti, come i produttori di automobili, si affidano a liste dei materiali che riportano le parti o gli assiemi usati per la creazione di uno specifico prodotto. Ma le liste dei materiali possono essere utilizzate anche in settori lavorativi non manifatturieri, come le aziende SaaS o le agenzie creative, per assicurarsi che tutti i dettagli necessari per completare un progetto, come le risorse creative, siano presi in considerazione. 

[Product UI] Creative bill of materials template in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Cos'è un modello di lista dei materiali? 

Un modello di lista dei materiali è la versione tipo di una lista dei materiali. Esso funge da schema riutilizzabile che può essere usato per qualsiasi progetto che include un gran numero di elementi o dettagli che devono essere tenuti sotto controllo affinché venga portato a termine con successo. Invece di creare una nuova lista dei materiali all'inizio di ogni progetto, puoi semplicemente duplicare il modello e iniziare a registrare i dettagli. In tal modo, riduci il lavoro iniziale e puoi concentrarti su ciò che conta. 

Vantaggi di un modello digitale di lista dei materiali 

Tradizionalmente, le aziende creano modelli di liste dei materiali su strumenti come i fogli di calcolo di Excel, Fogli Google o addirittura registri stampati. Ma questi metodi vecchia scuola hanno degli svantaggi. Ad esempio, può essere difficile gestire le modifiche e le revisioni fatte sui fogli di calcolo e le liste dei materiali basate su di essi aumentano la probabilità che si instauri una comunicazione a compartimenti stagni tra i team. 

Ciò di cui hai bisogno è uno strumento che raccolga tutte le informazioni di una lista dei materiali offrendone una panoramica immediata e, nel contempo, che consenta la collaborazione tra i team, la standardizzazione del processo di monitoraggio delle risorse e la riduzione di errori potenzialmente costosi. Una lista dei materiali digitale può aiutarti a fare tutto questo.

Creando un modello di lista dei materiali in uno strumento di project management, puoi:

  • ridurre il lavoro iniziale di creare un modello di lista dei materiali per ogni progetto 

  • standardizzare il processo di creazione delle risorse tra i team e i reparti, assicurandoti che vengano raccolte le stesse informazioni per ogni tipo di progetto

  • fornire a tutto il team visibilità sui dettagli necessari per portare a termine con successo il progetto, prevenendo la comunicazione a compartimenti stagni e assicurandoti che tutti i team che usano la lista siano sulla stessa lunghezza d'onda

  • creare un processo di monitoraggio coerente delle risorse per minimizzare i ritardi del progetto 

  • controllare chi accede al modello e chi lo modifica, assicurandoti che sia sempre usata la versione corretta e riducendo il rischio di versioni multiple che causano errori o battute d'arresto nella realizzazione del progetto

  • allegare documenti di supporto, come disegni di progettazione, ordini di acquisto, risorse creative e istruzioni che fungano da riferimento di facile accesso 

Cosa includere in un modello di lista dei materiali 

Poiché il modello di lista dei materiali è una risorsa riutilizzabile, è consigliabile mantenerne una versione di base che sia abbastanza generica da essere applicabile a più progetti. Quando crei il tuo modello di lista dei materiali, è importante includere tutti i dettagli necessari per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto, che variano a seconda del settore. 

Ad esempio, se stai realizzando un nuovo prodotto fisico, avrai bisogno di conoscere le parti necessarie per la sua produzione, il costo per unità e quello totale. Invece, se stai lanciando una campagna di marketing, potresti voler monitorare tutte le tue risorse creative, ma anche il team responsabile della loro creazione.

Lo scopo principale è creare un modello di lista dei materiali che sia duplicabile per tutti i progetti dello stesso tipo. Quindi, una volta realizzato il modello originale, il tuo team dovrà solo farne una copia e compilarla con i dati relativi al progetto specifico su cui sta lavorando. 

Cosa includere nel modello di lista dei materiali usata in ambito manifatturiero

Se usi un modello di lista dei materiali per monitorare esigenze specifiche relative alla produzione, gli elementi da includere nel modello di base sono: 

  • il numero della parte

  • il nome della parte

  • una descrizione dettagliata della parte o del componente

  • il processo di acquisizione o la fonte di acquisizione, ad esempio, se la parte viene prodotta all'interno dell'azienda o acquistata da un fornitore

  • la quantità necessaria per ciascuna parte

  • l'unità di misura utilizzata per ciascuna parte, ad esempio "pezzo", "centimetri" o "chilogrammi"  

  • il costo unitario

  • il costo totale della parte, tenendo conto del costo unitario e della quantità necessaria 

Cosa includere in un modello di lista dei materiali per il lancio di una campagna

Per un progetto creativo, come il lancio di una campagna di marketing o il lancio di un prodotto, gli elementi chiave da includere nel modello di base di una lista dei materiali sono: 

  • nome della risorsa 

  • categoria o canale primario della risorsa

  • tipo di risorsa

  • incaricato

  • data di scadenza 

  • stato 

Funzionalità integrate

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

  • Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

  • Messaggi. Devi condividere delle informazioni che non sono traducibili in azioni? Prova i messaggi di Asana, che ti consentono di comunicare all'interno di Asana in merito alle attività di riferimento. Puoi inviare dei messaggi a persone, team e progetti, in modo che tutti siano sempre aggiornati. Collegali alle attività, ai progetti e agli obiettivi su Asana per offrire ai destinatari del messaggio maggior contesto e una visualizzazione approfondita dei dettagli.

  • App per dispositivi mobili. Asana è disponibile per iOS e Android, per consentirti di controllare facilmente le tue cose da fare ovunque ti trovi. Leggi le notifiche nella posta in arrivo, invia messaggi e accedi alle attività del progetto, per non perderti gli aggiornamenti. 

App consigliate

  • Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.  

  • Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

  • Figma. I team utilizzano Figma per creare flussi di utenti, wireframe, bozze di interfacce utenti, prototipi e molto altro. Ora è possibile incorporare questi progetti grafici su Asana, in modo che il tuo team possa fare riferimento a quelli più recenti nei documenti dei relativi progetti. A differenza degli screenshot, gli elementi incorporati dinamici si aggiornano in tempo reale per mostrare le modifiche effettuate in un file grafico, facendo risparmiare il tempo impiegato a trovare i file giusti e ad aggiornare le immagini.

  • GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività di Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non, il tutto direttamente da Asana.

Domande frequenti

Chi dovrebbe creare il modello di lista dei materiali?

La persona responsabile della creazione del modello della lista dei materiali varia a seconda del settore e dell'utilizzo della lista. Ad esempio, se la tua azienda progetta e realizza prodotti caratterizzati da un elevato livello tecnico, questa persona potrebbe essere un designer di prodotto. Invece, se lavori nel settore manifatturiero, la responsabilità potrebbe cadere su un ingegnere. Nel caso di team di marketing o creativi, invece, la lista dei materiali potrebbe essere creata da un project manager. 

Cosa si dovrebbe includere nel modello di lista dei materiali?

Quando diciamo che il modello di lista dei materiali dovrebbe includere tutti i dettagli che hanno a che fare con il completamento del progetto, intendiamo proprio tutti. Nulla è così piccolo da essere escluso, persino i dettagli che potrebbero sembrare irrilevanti. Per un progetto in ambito manifatturiero, ciò potrebbe includere piccole materie prime o materiali di consumo come colla o nastro adesivo. Per un progetto creativo, potrebbe trattarsi di cronologie del progetto, risorse creative e informazioni di riferimento sul progetto.

Quando si dovrebbe creare un modello di lista dei materiali?

Dovresti creare un modello di lista dei materiali prima di avviare il progetto per assicurarti che il tuo team abbia tutte le informazioni necessarie per comprendere ciò che serve per portarlo a termine. 

Con chi andrebbe condiviso il modello di lista dei materiali?

Poiché mantenere la coerenza è uno dei principali vantaggi della creazione di un modello di lista dei materiali, valuta la possibilità di condividere ampiamente il modello ma limitandone l'accesso in modifica a persone specifiche. Chiunque sia coinvolto nel ciclo di vita del progetto avrà bisogno di accedere alla lista dei materiali specifica per quel progetto. 

A che tipo di team è adatto un modello di lista dei materiali?

Qualsiasi azienda che realizza progetti complessi e articolati può trarre vantaggio dall'uso di un modello di lista dei materiali. Nei vari settori vengono utilizzati tipi specifici di liste, come quelle in ambito manifatturiero (usate da chi realizza prodotti come automobili o aeroplani), quelle relative alle vendite (usate dai team commerciali per evadere gli ordini dei clienti) e quelle di assistenza tecnica (usate dai tecnici per identificare le parti riparabili di un prodotto). Inoltre, si possono creare versioni di questi modelli per i progetti creativi, come le attività di marketing o i lanci dei prodotti, in modo da tenerne sotto controllo le risorse e i dettagli. 

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