Risolvi queste sfide comuni dell’onboarding per aumentare la produttività
I dati non mentono: un buon processo di onboarding porta a dipendenti più felici e produttivi. Ma mentre l'onboarding può aumentare i tassi di fidelizzazione dell'82%, solo il 12% dei dipendenti concorda pienamente sul fatto che la propria organizzazione faccia un ottimo lavoro nell'onboarding dei nuovi assunti.
Creare un processo di onboarding senza intoppi è difficile, quindi non sorprende che alcune organizzazioni non riescano a farlo. Ma non deve essere per forza così. Ecco come evitare le insidie più comuni dell’onboarding e aiutare ogni nuovo assunto a mettersi al passo rapidamente.
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Mantieni le priorità del tuo team, grazie a un processo di onboarding dei dipendenti semplificato e alla riduzione del tempo necessario per essere completamente operativi.
1. Mancanza di standardizzazione
L’onboarding è la tua opportunità per presentare ai nuovi assunti la tua azienda, la tua missione e i tuoi processi. È un periodo di apprendimento importante e vuoi che tutti i dipendenti abbiano la stessa esperienza. Ma nonostante l’importanza dell’onboarding, solo il 69% delle aziende dispone di un programma di onboarding formale a livello aziendale. Senza un processo solido e standardizzato, ogni manager affronta l’onboarding in modo diverso, con conseguenti discrepanze tra team e reparti.
La soluzione
Crea un processo di onboarding a livello aziendale: determina ciò che i nuovi assunti devono sapere a livello aziendale e crea un programma strutturato per guidarli durante le prime settimane. Ad esempio, puoi includere informazioni come la cultura e i valori aziendali, le politiche, i processi e la struttura del team.
Condividi checklist di onboarding personalizzabili: sebbene ogni team sia diverso, puoi comunque standardizzare i componenti principali dell’onboarding. Per esempio, puoi richiedere a ogni team di formare i nuovi assunti sulle competenze lavorative, gli strumenti, i processi specifici del ruolo e le responsabilità e le aspettative individuali.
Usa i modelli: con un software di gestione del lavoro come Asana, puoi creare checklist di onboarding utilizzabili, quindi trasformarle in modelli, in modo che qualsiasi manager possa copiare rapidamente il modello e creare una nuova checklist. Con Asana, i tuoi modelli possono includere attività con link a informazioni pertinenti e date di scadenza. Quindi puoi assegnarle a te stesso, all'IT, alle Risorse umane o al nuovo assunto.
2. Sovraccarico di informazioni
Secondo un sondaggio su oltre 2.000 operatori della conoscenza, l'81% dei dipendenti si è sentito sopraffatto durante il processo di onboarding. Le aziende condividono troppe informazioni contemporaneamente, lasciando ai lavoratori il compito di cercare tra infiniti documenti, conversazioni e resoconti, tutti distribuiti su piattaforme e app diverse. C’è molto da gestire, soprattutto per qualcuno nuovo in azienda. Oltre a sopraffare i nuovi assunti, il sovraccarico di informazioni è anche una perdita di tempo. I dipendenti devono cercare il contesto di cui hanno bisogno, lasciando meno tempo per imparare ed eseguire effettivamente il loro lavoro.
La soluzione
Crea una struttura: sequenzia le sessioni di formazione e la condivisione delle informazioni per dare ai nuovi assunti il tempo di assimilare ciò che hanno appreso. Per esempio, crea una checklist per delineare le attività che dovrebbero completare nella prima, seconda e terza settimana di lavoro.
Prevedi dei tempi morti: invece di organizzare sessioni di formazione consecutive, lascia ai nuovi membri del team il tempo di leggere le informazioni e di esplorare in autonomia. Questo è particolarmente importante nelle prime settimane, quando i dipendenti non hanno familiarità con i processi aziendali. I tempi di inattività offrono inoltre ai nuovi assunti la possibilità di creare relazioni e connettersi con i loro colleghi.
Centralizza le informazioni: soprattutto, è importante che i nuovi assunti siano in grado di trovare le informazioni di cui hanno bisogno senza dover cercare tra diverse app e documenti. È qui che entra in gioco una piattaforma di gestione del lavoro come Asana. Asana ti consente di condividere progetti di onboarding strutturati, in modo che i nuovi assunti sappiano esattamente quali attività completare e entro quando. E con le informazioni centralizzate in un’unica piattaforma, i membri del team possono vedere facilmente le attività pertinenti, la documentazione e a chi rivolgersi per domande.
3. Mancanza di obiettivi chiari
Secondo la nostra ricerca, l’87% dei lavoratori delle aziende con obiettivi chiari e connessi afferma che la propria organizzazione è ben preparata a soddisfare le aspettative dei clienti, più del doppio rispetto a chi non ha obiettivi ben definiti. Gli obiettivi danno ai dipendenti un focus concreto. Spiegano chiaramente perché il lavoro di un nuovo dipendente è importante, in modo che rimanga motivato e responsabile durante tutto il processo di onboarding. Secondo il docente di Harvard ed ex CMO di Aetna David C. Edelman, gli obiettivi fanno “sentire meglio le persone perché possono monitorare i loro progressi. Sentono di avere un ruolo attivo nel far sì che ciò accada e di essere in grado di portare nuove idee e creatività per poi vederne il risultato”.
Senza obiettivi chiari, i lavoratori sono meno efficaci e meno propensi a rimanere nella tua azienda. Infatti, l’87% dei lavoratori con obiettivi chiari potrebbe vedersi a lavorare nella propria azienda per l’anno successivo. Si tratta dell’85% in più rispetto ai lavoratori che hanno affermato che la loro azienda non aveva obiettivi chiari.
La soluzione
Collega il lavoro dei nuovi assunti agli obiettivi aziendali: aiuta i nuovi assunti a definire obiettivi attuabili per il loro ruolo e illustra come questi si collegano agli obiettivi a livello aziendale. Per esempio, se un nuovo dipendente ha l'obiettivo di aggiornare il processo di acquisizione IT durante il suo primo anno, mostra come questo si collega all'obiettivo generale della tua azienda di semplificare i processi e ridurre le spese. Un software di gestione del lavoro come Asana può essere di grande aiuto. Asana ti consente di impostare obiettivi per la tua azienda, il tuo team o te stesso e scoprire come si supportano a vicenda. Puoi anche collegare ogni obiettivo al lavoro che lo supporta.
Effettua controlli regolari: crea un piano con i nuovi dipendenti per monitorare l’avanzamento dei loro obiettivi. Puoi anche utilizzare una piattaforma come Asana, che aggiorna automaticamente gli obiettivi man mano che il tuo team fa progressi. In questo modo, non dovrai perdere tempo ad aggiornare manualmente i tuoi obiettivi.
4. Visibilità e responsabilità limitate
I nuovi assunti hanno bisogno di supporto, guida e azioni da attuare chiare per avere successo nel loro ruolo. Ma troppo spesso, i dipendenti vengono lasciati soli dopo il processo di assunzione, senza un sistema di supporto e un piano d’azione concreti. Ciò rende l’onboarding meno efficiente, perché non possono facilmente ottenere risposte alle loro domande o rimuovere gli ostacoli.
La soluzione
Organizza riunioni individuali regolari tra manager e nuovi assunti: le riunioni individuali sono la base per una comunicazione diretta e aperta tra i manager e i membri del loro team. Queste riunioni aiutano a creare fiducia e sono fondamentali per comprendere gli obiettivi personali, affrontare le preoccupazioni e promuovere una cultura della fiducia e della trasparenza all'interno del team.
Centralizza le conversazioni individuali e le azioni da attuare: oltre a pianificare le riunioni, documenta le conversazioni e le azioni da attuare in un unico posto, in modo che i dipendenti possano trovarle e seguirle in un secondo momento. Con un software di gestione del lavoro, puoi creare progetti dedicati per le conversazioni 1:1. Quindi, all'interno di tali progetti, puoi creare attività con date di scadenza e incaricati chiari.
Trasforma i primi giorni in un successo
Prendersi il tempo necessario per creare un processo di onboarding di successo non solo aiuta i dipendenti ad avere successo nel loro nuovo ruolo, ma li aiuta anche a iniziare a lavorare con tutte le competenze, le informazioni e le connessioni di cui hanno bisogno per avere un impatto. Scopri come Asana può aiutarti a trasformare il tuo processo di onboarding in un meccanismo ben oliato.
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