Non permettere che gli strumenti digitali compromettano l’esperienza dei dipendenti

Questo articolo è stato originariamente pubblicato su Reworked.

Le grandi aziende non solo apprezzano l’esperienza del dipendente (EX), ma ne sono fanatiche. In passato, questa ossessione si è tradotta in spazi ufficio che assomigliavano a parchi giochi per adulti, con caratteristiche come pareti da arrampicata e pouf, baristi che servivano latte artigianale e spazi di meditazione sereni per la decompressione.

Ma nell'era odierna del lavoro distribuito, in cui sia i dipendenti in ufficio che quelli da remoto dipendono fortemente dagli strumenti digitali, l'EX è diventata sempre più digitale. È una situazione paradossale. Le aziende stanno investendo denaro in strumenti digitali, con una spesa per le licenze SaaS che supera persino i costi sanitari per dipendente. Eppure manca un pezzo cruciale del puzzle: come questi strumenti influiscono, nel bene e nel male, sull’esperienza digitale del dipendente (DEX).

I tuoi strumenti digitali potrebbero sabotare l’esperienza del dipendente. Ecco cosa puoi fare al riguardo.

Riconosci il problema

Il primo passo per affrontare questo problema è riconoscerlo. Secondo alcune stime, un’azienda media si destreggia tra più di 300 strumenti SaaS, molti dei quali sono strumenti di collaborazione. Questo disordine digitale è più di un semplice inconveniente; è un significativo spreco di tempo e concentrazione dei dipendenti.

La nostra ricerca presso The Work Innovation Lab, un think tank di Asana, in collaborazione con il professor Bob Sutton di Stanford e il professor Paul Leonardi della UC Santa Barbara, ha rivelato l’impatto sorprendente di questo disordine. Abbiamo scoperto che i lavoratori perdono 57 minuti al giorno solo passando da uno strumento di collaborazione all’altro. Perdono altri 30 minuti a decidere quali tecnologie di collaborazione utilizzare per una specifica attività. Si tratta di quasi un’ora e mezza ogni giorno non dedicata al lavoro produttivo, ma persa nella ginnastica mentale del passaggio da uno strumento all’altro.

Inoltre, ogni volta che i lavoratori cambiano strumento, devono affrontare una “tassa di riorientamento”: possono perdere oltre 20 minuti ogni volta che lottano per ritrovare la concentrazione e lo slancio. Le ripercussioni di questo cambio di contesto e la conseguente perdita di concentrazione si ripercuotono su ogni aspetto del lavoro e hanno implicazioni più ampie. Secondo la nostra ricerca, quasi due terzi dei knowledge worker riferiscono di esaurimento digitale, un colpo diretto sia al benessere personale che all'efficacia organizzativa.

Avviare una verifica tecnologica

Il passo successivo per affrontare il problema e migliorare la DEX è avviare una verifica tecnologica. Consideralo come un normale controllo dello stato di salute del toolkit digitale della tua azienda. La nostra ricerca mostra che quasi la metà degli operatori della conoscenza (43%) non è sicura che le proprie aziende valutino regolarmente l'efficacia degli strumenti di collaborazione. Quando le aziende non eseguono verifiche regolari, si aggrappano inconsapevolmente a strumenti ridondanti o non ottimali che ingombrano il loro luogo di lavoro digitale.

Gli audit tecnologici non si limitano a contare gli strumenti; richiedono di capire chi li utilizza, con quale frequenza, per quali scopi specifici e quanto valore generano. Una verifica tecnologica ben condotta non solo elimina il superfluo, ma mette a punto l’ecosistema digitale, creando nuove integrazioni e flussi di lavoro che aumentano l’efficienza. Come risultato di una verifica tecnologica ben condotta, ti assicuri che ogni strumento nel tuo stack tecnologico non sia solo un elemento di utilità o di budget, ma un contributo vitale alla DEX e alle prestazioni organizzative complessive.

Impegnati in una strategia top-down con il consenso dei dipendenti

Una gestione efficace degli strumenti digitali richiede una strategia dall’alto verso il basso. Nella nostra recente ricerca, abbiamo scoperto che un significativo 74% dei dipendenti desidera che tutti i membri della propria organizzazione utilizzino un insieme standardizzato di tecnologie di collaborazione di base. Sebbene il fascino degli strumenti iper-personalizzati sembri allettante, i dipendenti preferiscono strumenti standardizzati che riducano il cambio di contesto e rendano più facile trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Il nostro recente intervento di “pulizia della collaborazione” ha ulteriormente evidenziato la necessità di standardizzazione e di una guida dall’alto verso il basso. Nell’esperimento, ai dipendenti è stato chiesto di sospendere l’uso di alcuni strumenti di collaborazione per due settimane. Al termine delle due settimane, oltre la metà degli intervistati ha riferito che questa disintossicazione digitale li ha aiutati a identificare gli strumenti ridondanti nel loro stack tecnologico.

Tuttavia, hanno anche espresso la necessità di maggiore supporto e direzione da parte dei loro leader. In qualità di leader, è necessario definire indicazioni e regole chiare per i dipendenti. Quando si dovrebbe usare Slack? E Google Drive? Asana? PowerPoint? Perché? Questo approccio non riguarda la dettatura dall’alto verso il basso, ma la chiarezza, la coerenza e la strategia. È anche importante cercare attivamente e incorporare il feedback dei dipendenti. Gli strumenti e le politiche in atto sono in sintonia con i dipendenti e migliorano la loro produttività? O sono solo ostacoli digitali da superare?

Riconoscere il ruolo strategico del CIO

Il Chief Information Officer (CIO) e altri leader IT come il CTO svolgono un ruolo cruciale nel guidare la strategia tecnologica dall'alto verso il basso e nel domare l'espansione degli strumenti digitali. Il loro ruolo non è tanto quello di controllare, quanto quello di vigilare strategicamente: monitorare il modo in cui gli strumenti, spesso in modo innocuo, si infiltrano nell’azienda. Il tuo CIO sarà fondamentale per guidare la tua organizzazione verso una DEX più semplificata. Considera questo esempio di vita reale di un’organizzazione in cui un CTO ha introdotto un “buon attrito” per frenare il disordine digitale.

Ha incaricato il team di contabilità di esaminare e segnalare ogni addebito relativo al software sulle carte aziendali. Qualsiasi strumento non approvato dall’IT è stato prontamente messo in attesa e ai manager è stato richiesto di giustificare formalmente le loro scelte. La revisione ha stabilito che l'organizzazione stava utilizzando diversi strumenti ridondanti, come Slack, Teams e Webex, per funzioni simili. Alla fine, l’organizzazione è stata in grado di ridurre il numero di strumenti SaaS da 55 a soli 20 strumenti essenziali.

Il futuro delle DEX

In un mondo in cui l'esperienza dei dipendenti è sempre più digitale, le aziende affrontano una sfida fondamentale: adattarsi o restare indietro. Il percorso da seguire non è solo una serie di passaggi, ma una revisione strategica.