Modèle de calendrier de production

Rendre les livrables attendus en temps et en heure est essentiel. Pour ce faire, de nombreuses entreprises élaborent un calendrier leur permettant de suivre les étapes de production, d’estimer précisément les échéances des projets et de déterminer les dates d’expédition. Mais placer des dates sur une chronologie ne suffit pas à être efficace ; il faut également y intégrer les étapes clés de votre processus de production.

Même si élaborer un planning en amont peut vous aider à préparer votre travail et à estimer les échéances, gardez à l’esprit que, dans les faits, la production est un processus complexe et imprévisible. Par exemple, imaginons une rupture de la chaîne d’approvisionnement qui entraîne un retard inattendu ou un produit dont la production stagne, vous contraignant à décaler la livraison. Comment vous assurer que la production reste organisée et sur les rails, tout en faisant preuve de flexibilité en cas d’imprévu ?

Nous avons la réponse : grâce à un modèle de calendrier de production dynamique.

Qu’est-ce qu’un modèle de calendrier de production ?

Un tel modèle permet de définir les grandes lignes de votre calendrier pour suivre le processus de production de A à Z et déterminer notamment quel est le livrable à produire et son échéance.

Les modèles de calendrier de production sont souvent utilisés dans le secteur industriel où il est courant de produire des centaines, voire des milliers de produits par jour. Cependant, indépendamment du secteur d’activité, toute entreprise qui conçoit des produits peut tirer parti de ce modèle. Une fois votre modèle enregistré, vous pourrez le réutiliser et créer un nouveau calendrier en quelques minutes seulement.

Pourquoi adopter un modèle de calendrier de production ?

Votre calendrier suit le processus de production, l’approvisionnement et la demande, ce qui vous permet de livrer le produit au client dans les temps. Élaborer un modèle à partir de ce type de calendrier vous évitera de repartir de zéro pour chaque nouveau produit. Si vous gérez le suivi de plusieurs produits au sein de différentes équipes de production, un modèle de ce type vous permettra de garder une certaine cohérence. En prime, vous pourrez suivre d’autres aspects essentiels de la production comme les prévisions d’activité ou encore les évolutions de la chaîne d’approvisionnement.

Les entreprises du secteur industriel s’appuient traditionnellement sur des calendriers de production statiques élaborés sur Google Sheets ou Excel. Or, ces derniers n’offrent pas d’aperçu global et ne permettent pas aux équipes de collaborer de manière efficace. À l’inverse, utiliser un logiciel avec plus de fonctionnalités permet de visualiser votre planning de production de plusieurs façons, notamment sous la forme d’un diagramme de Gantt ou d’un calendrier. Cette vue d’ensemble simplifie l’identification et l’élimination des points de blocage potentiels. Ce format permet également de comparer la production effective par rapport à celle planifiée afin d’identifier les retards et d’améliorer l’efficacité générale du cycle de production.

Comment utiliser un modèle de calendrier de production ?

Vous trouverez une grande variété de modèles de calendrier de production sur le Web. Cependant, si la définition de votre modèle est une étape essentielle, adopter le bon logiciel est bel et bien la clé pour garantir qu’il soit efficace. Pourquoi ne pas travailler sur une plateforme dynamique comme un logiciel de gestion du travail ? Les fonctionnalités de ce dernier vous permettront d’optimiser davantage votre processus de production, par exemple en automatisant la gestion de l’inventaire, qui sera mis à jour instantanément à mesure que vous créez de nouveaux produits.

Lors de l’élaboration de votre modèle de calendrier de production, utilisez des sections pour indiquer clairement aux parties prenantes quel est le livrable à rendre et la date de livraison prévue. Pour ce faire, pensez à inclure :

• Les détails de la commande : indiquez la quantité, la description du produit, le nom du client et toute autre information relative à la commande afin de repérer en un clin d’œil ce qui se trouve en production.

• Le statut du processus de production : mettez-le à jour à mesure de l’avancée dans le processus pour présenter aux parties prenantes l’étape courante de chaque commande et le respect ou non des délais.

• La planification du travail et les échéances : établissez un planning de travail avec des échéances claires qui indiquent les dates de début et de fin de production. Veillez à inclure les tâches à accomplir et les jalons à franchir, puis indiquez les dépendances, de la préproduction jusqu’à la livraison.

• La quantité de produits commandés : combien devez-vous en fabriquer ? Suivre cette donnée clé est le moyen idéal de comparer la quantité attendue et celle effectivement produite. Vous notez un écart ? Ajustez votre processus pour vous assurer de produire la quantité désirée sans prendre de retard.

• Les matières premières nécessaires/utilisées : de quoi avez-vous besoin pour produire votre livrable ? Utilisez cette information pour gérer les ressources et prévoir les capacités. Ainsi, vos estimations seront plus précises pour chaque produit à fabriquer et chaque commande à honorer.

Quelles intégrations et applications utiliser avec votre modèle ?

Essayez les fonctionnalités et intégrations d’application suivantes pour personnaliser votre modèle de calendrier de production et répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

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