Modèle d’analyse coût-avantage

Les modèles d’analyse coût-avantage numériques sont des outils très pratiques pour évaluer la viabilité d’un nouveau projet ou d’une idée. Découvrez comment créer le vôtre sur Asana en quelques étapes simples.

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[Interface produit] Projet d’analyse coût-avantage sur Asana - vue Liste façon feuille de calcul

Prendre des décisions n’est pas une mince affaire, en particulier lorsque les conséquences sont majeures. Dans ces conditions, difficile de ne pas y réfléchir constamment à deux fois ni de douter de soi. Heureusement, certains outils et méthodes sont là pour vous aider, comme les analyses coût-avantage.

L’analyse coût-avantage (ACA) se rapproche d’une liste d’avantages et d’inconvénients. Vous y indiquez donc tous les avantages attendus à lancer un nouveau projet, une idée ou une stratégie, et les comparez aux coûts engendrés. Contrairement aux documents papier, tout l’intérêt du format numérique réside dans le fait que vous n’avez à établir de modèle qu’une seule fois : vous pouvez ensuite le réutiliser et le personnaliser afin de l’adapter à chaque nouvelle décision, et ainsi vous économiser de nombreuses heures de travail par la suite.

Qu’est-ce qu’un modèle d’analyse coût-avantage ?

Votre modèle d’analyse coût-avantage est l’outil idéal pour aider à la prise de décision et à la planification de vos projets. Grâce à lui, vous avez davantage de facilité à décider de poursuivre un projet ou non. En effet, ce type de modèle dresse un comparatif entre les coûts généraux à prévoir si vous décidez de vous lancer dans le projet en question (en y incluant les dépenses imprévues) d’une part, et les bénéfices globaux d’autre part.

Ce modèle est une page blanche, sur laquelle vous allez tout noter au sujet de votre idée de nouveau projet, puis en déterminer la faisabilité et l’intérêt à le réaliser. Ainsi, vous n’aurez plus à repartir du début à chaque nouvelle analyse et pourrez opter pour la meilleure ligne de conduite à adopter en vous appuyant sur des données simples.

Intérêt à utiliser un modèle d’analyse coût-avantage

Tous les nouveaux projets ne seront pas propices à l’utilisation de ce modèle. Quelques exemples de cas pertinents :

  • En phase de brainstorming pour un nouveau produit, une fonctionnalité ou une stratégie.

  • Lorsque vous devez prendre des décisions commerciales liées à vos OKR et KPI.

  • Si vos ressources ou votre trésorerie sont limitées, et que vous ne savez pas sur quoi vous focaliser en priorité.

Création d’un modèle d’analyse coût-avantage

Vous devez prévoir suffisamment d’espace dans votre modèle pour calculer les coûts, les avantages et les risques qui permettront de déterminer la valeur monétaire totale du projet. N’oubliez pas non plus de prendre en compte les avantages et coûts intangibles qui peuvent avoir un impact sur vos résultats, comme les factures de chauffage pour vos bureaux en hiver.

Pour simplifier votre analyse, utilisez un logiciel de gestion de projet afin d’élaborer votre modèle. Vous pourrez ainsi :

  • Enregistrer votre modèle et le rendre accessible à toutes les parties prenantes.

  • Classer chaque élément selon son type : coût/avantage direct ou indirect.

  • Attribuer une valeur à chaque élément (coûts intangibles inclus).

  • Calculer automatiquement le seuil de rentabilité et le ratio des coûts pour chaque analyse.

  • Suivre l’évolution de l’analyse coût-avantage sur une période donnée.

Entrées et sorties

Dans une analyse coût-avantage : entrées = coûts et sorties = avantages.

Au sein de votre modèle, créez une section réservée aux entrées et sorties. Pour obtenir le coût total du projet, tenez compte des coûts et avantages directs et indirects de celui-ci, sans oublier les risques. Par exemple, si vous développez un nouveau logiciel, vous ajouterez les éléments physiques nécessaires au développement de celui-ci (les ordinateurs et l’équipe), ainsi que les coûts potentiels (une augmentation des frais liés au WiFi, par exemple).

Autres exemples d’entrées :

  • Les salaires des nouveaux membres d’équipe

  • Les formations ou logiciels pris en charge

  • Les coûts de fabrication

Autres exemples de sorties :

  • Une production en hausse de 10 %

  • Une meilleure satisfaction client

  • Une augmentation des recettes

Vous remarquerez que certains coûts et avantages ne sont pas de nature financière. Le cas échéant, efforcez-vous de leur attribuer une valeur en euros. Par exemple, une meilleure satisfaction client aura un effet positif sur les ventes. Ce faisant, prévoyez l’évolution de ces dernières sur une période donnée, en partant du principe que votre nouveau projet devrait avoir les retombées escomptées.

Pourquoi utiliser une analyse coût-avantage ?

Une fois votre modèle créé, vous pourrez vous baser sur celui-ci pour procéder à une analyse coût-avantage. Voici les meilleurs moments pour le faire :

  • Avant le début du cycle de vie du projet.

  • Pour décrire la nature de votre produit ou service à un client (par exemple, le plan tarifaire indiqué sur votre site Web ou dans vos supports marketing).

  • Pour vérifier que vous disposez bien des ressources nécessaires à un projet.

  • Lorsque vous devez avancer la preuve d’un retour sur investissement.

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

  • Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

  • Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

  • Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

  • Salesforce : supprimez les points de blocage en offrant aux équipes commerciale, après-vente et réussite client un moyen de communiquer directement avec les équipes qui les assistent sur Asana. Partagez des pièces jointes et créez des tâches concrètes pouvant être suivies pour les besoins du processus avant-vente. Avec Service Cloud, connectez vos équipes de mise en œuvre et de service aux équipes d’assistance travaillant sur Asana, pour une expérience client d’exception.

  • Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

FAQ

Qu’est-ce qu’un modèle d’analyse coût-avantage ?

Ce modèle réutilisable vous permet de déterminer les coûts et avantages (directs et indirects), mais aussi les risques liés à un projet potentiel. Sur un logiciel de gestion de projet, il est très facile à personnaliser pour l’adapter à tous vos nouveaux projets importants.

Analyse des risques et coût-avantage : quelles différences ?

L’analyse des risques évalue exclusivement les risques liés à un projet envisageable ; de son côté, l’analyse coût-avantage s’intéresse non seulement aux risques, mais aussi aux coûts et aux avantages associés au projet.

Dois-je utiliser un modèle d’analyse coût-avantage ?

Dans le cadre de la planification ou de la gestion de projet, l’utilisation d’un modèle de ce type vous épargnera de nombreuses heures de travail administratif. Votre modèle ainsi créé, vous n’aurez plus qu’à le réutiliser pour tous vos nouveaux projets.

Les avantages à utiliser un modèle d’analyse coût-avantage

Votre modèle d’analyse coût-avantage vous aidera à structurer vos idées pour faciliter la prise de décision. Avant de donner votre feu vert pour le projet en question, appuyez-vous sur ce modèle pour évaluer son impact sur votre trésorerie et déterminer si le projet en vaut la peine.

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