Modèle de journal d’action

Utilisez ce modèle de journal d’actions pour suivre les décisions, les responsables et les échéances au même endroit. Il transforme les suivis de réunion et les tâches de projet en une liste simple et partagée d’actions à entreprendre pour que rien ne passe entre les mailles du filet. Un journal d’action centralise les actions issues des réunions debout, des revues de projet et des points avec les membres de l’équipe, afin que vous puissiez faire avancer le travail plus rapidement.

À qui s’adressent les modèles de journal d’action ?

Chez Asana, nos équipes s’appuient sur des responsables et des échéances clairement définis, en particulier après des réunions qui se déroulent à un rythme effréné. Nous avons constaté qu’un registre des actions dynamique transforme les notes vagues en tâches faciles à suivre.

Les journaux d’actions sont particulièrement utiles pour les chefs de projet, les chefs d’équipe et les professionnels des opérations qui jonglent avec les tâches et les dépendances interfonctionnelles. Si votre journée comprend l’organisation de réunions, la saisie des actions à entreprendre et le suivi des obstacles, un modèle de journal d’action crée une source unique de référence à laquelle votre équipe peut se fier.

• Chefs de projet : conservez une liste à jour des décisions, des prochaines étapes et des responsables avec les dates de livraison. Idéal pour les analyses de sprint et les rétrospectives.

• Chefs d’équipe : rendez la responsabilisation visible par toute l’équipe. Vous pouvez voir qui fait quoi, à quel moment, et repérer les risques avant qu’ils ne créent des retards.

• Chefs d’équipe et chefs de service : regroupez les actions issues des réunions de projet et des flux de travail en une seule vue afin que les responsables obtiennent des mises à jour de statut rapides et précises.

• Équipes en contact avec les clients : enregistrez les engagements pris lors des appels, puis suivez chaque suivi pour respecter les délais et la portée des projets.

Pourquoi utiliser le modèle de journal d’actions à entreprendre d’Asana ?

Après une réunion d’avancement hebdomadaire, il n’est pas rare de repartir avec des pages de notes et aucun plan d’action apparent. Le modèle de journal d’actions à traiter d’Asana transforme chaque note en tâche avec une échéance, du contexte et des informations supplémentaires.

Les modèles de journal d’actions à entreprendre d’Asana vous aident à :

• Définir la responsabilité de chaque action à entreprendre, avec des responsables et des échéances

• Activer un suivi rapide à l’aide de règles d’automatisation et de rappels

• Afficher le travail dans des formats flexibles tels qu’une liste, un tableau ou une chronologie pour correspondre à votre processus

• Accéder à des rapports en temps réel pour identifier les éléments en retard ou à risque

• Simplifier l’intégration et la réception des demandes grâce à des formulaires pour les nouvelles demandes entre les réunions

Comment utiliser ce modèle de journal d’actions ?

Ce modèle est simple à adopter. Commencez à enregistrer les actions, et la structure fera le gros du travail. Vous pouvez également parcourir la bibliothèque de modèles de gestion de projet d’Asana pour standardiser davantage le travail de votre équipe, des réunions aux projets.

Étape 1 : ajoutez et organisez de nouvelles actions à entreprendre

Créez de nouvelles tâches dans la section Actions à entreprendre pour consigner tout ce qui a été discuté lors d’une réunion ou d’une évaluation. Attribuez un responsable, définissez une échéance et indiquez une priorité afin que vos collègues sachent quoi faire ensuite. Ajoutez le nom de la personne à l’origine de la demande et l’identifiant de l’action pour faciliter la documentation des suivis.

Regroupez les actions similaires et vérifiez que chaque tâche est dotée d’un responsable et d’une échéance. Cette étape garantit qu’aucun élément n’est perdu et que votre modèle d’action à entreprendre est la source unique de référence pour les engagements en cours.

Étape 2 : déplacer les tâches d’une étape à l’autre

À mesure que le travail avance, faites glisser les tâches dans la section « En cours » pour indiquer ce qui a été attribué. Lorsque vous terminez une tâche, déplacez-la dans la section Actions terminées afin que chacun puisse voir les résultats sans demander de mises à jour. Si une tâche est bloquée, déplacez-la dans la section « En attente » jusqu’à ce que vous puissiez la reprendre.

Utilisez ces sections pour visualiser la progression. Chaque étape du processus indique à l’équipe sur quoi se concentrer ensuite, ce qui donne de l’élan et de la transparence à l’ensemble du projet.

Étape 3 : surveillez et mettez à jour les détails des tâches

Mettez à jour les champs Statut et Échéance au fur et à mesure de l’avancement du travail. Si les priorités changent, ajustez le champ Priorité afin que votre équipe travaille d’abord sur les éléments du chemin critique. Ajoutez des notes ou des fichiers pour donner à chaque responsable les informations dont il a besoin.

Passez régulièrement en revue ces informations pour maintenir votre modèle de journal d’action à jour. Quelques mises à jour rapides peuvent éviter toute confusion concernant la propriété des tâches ou les échéances.

Étape 4 : examinez et communiquez les résultats

Lors des évaluations ou des rétrospectives, filtrez par priorité ou statut pour cibler les discussions. Mettez en évidence les tâches terminées dans la section Actions terminées pour célébrer les réussites et identifier les obstacles pour la prochaine fois. Utilisez ces indicateurs pour améliorer la façon dont vous planifiez et déléguez le travail à l'avenir.

Transformez votre modèle de journal des actions à entreprendre en un registre de la progression et des résultats. En consignant les résultats directement dans le projet, vous créez un historique consultable qui améliore votre processus de prise de décision.

Étape 5 : clôturez et archivez le travail terminé

Une fois que vous avez terminé une tâche, ajoutez-la à la section Actions terminées pour référence. Si une tâche devient inutile, déplacez-la vers le statut Annulé. Les catégories permettent de visualiser facilement ce que votre équipe a fait par rapport à ce qui nécessite encore votre attention. Archivez les actions anciennes ou terminées à la fin de chaque cycle pour que votre modèle d’actions à entreprendre reste organisé.

Fonctionnalités du plan d’action Asana

Les fonctionnalités Asana vous permettent de personnaliser votre modèle de journal d’action pour l’adapter au processus de gestion des tâches de votre équipe. Nous avons conçu ce modèle gratuit avec certains de nos outils de planification d’actions, mais n’hésitez pas à consulter notre bibliothèque de fonctionnalités pour plus d’idées.

Tâches et responsables

Transformez chaque action en tâche à suivre et attribuez-lui un propriétaire. Ajoutez des échéances et des dates de début pour définir les attentes et maintenir l’élan.

Champs personnalisés

Étiquetez les actions par priorité, source de réunion ou indicateurs de chemin critique pour les trier et les filtrer comme dans une feuille de calcul, sans quitter le projet.

Dépendances

Indiquez quand une tâche en bloque une autre, afin que les équipes ne commencent pas à travailler trop tôt et que les délais soient réalistes.

Règles (automatisation)

Attribuez automatiquement des tâches, ajoutez des abonnés ou publiez des rappels à l’approche des dates d’achèvement.

Vues de projet

Utilisez plusieurs vues de projet (liste, tableau, chronologie, calendrier et tableau de bord) pour organiser votre liste d’actions à entreprendre, visualiser la planification et suivre la progression sous tous les angles.

Tableaux de bord et mises à jour de statut Suivez les actions à entreprendre en temps réel et partagez facilement des graphiques et des mises à jour de statut. Votre modèle de liste d’actions permet d’organiser toutes les informations et de les consulter facilement.

Intégrations recommandées pour les modèles d’actions à entreprendre

Les intégrations Asana relient votre outil de suivi des actions à entreprendre aux outils que vous utilisez déjà, de sorte que la saisie et la clôture des actions à entreprendre sont fluides lors des réunions, des discussions et des e-mails. Explorez la galerie complète des intégrations d’applications pour trouver les plateformes et les logiciels de gestion de projet que les membres de votre équipe utilisent régulièrement.

Slack

Transformez les messages de chat en tâches en quelques secondes et publiez des rappels automatiques dans le canal avant chaque date d’achèvement. L’intégration Slack est idéale pour assurer un suivi rapide après les réunions debout.

Microsoft Teams

Transformez les discussions et les appels en tâches que vous pouvez suivre dans votre modèle de journal d’action. Synchronisez avec Excel pour mettre à jour les délais, le niveau de priorité et les actions correctives, puis effectuez un suivi en temps réel.

Zoom

Consignez instantanément les actions à entreprendre en réunion en transformant les notes et les transcriptions Zoom en tâches que vous pouvez attribuer, suivre et clôturer directement dans votre plan de projet.

Gmail

Transformez vos e-mails en actions à entreprendre ou en jalons que vous pouvez gérer sans quitter votre boîte de réception.

Google Sheets

Synchronisez votre modèle de journal des actions à entreprendre avec Google Sheets pour pouvoir trier, filtrer et partager la progression du projet avec les parties prenantes et les membres de l’équipe.

Jira Cloud

Connectez votre outil de suivi des actions à Jira Cloud pour synchroniser les tâches d'ingénierie, gérer les dépendances et suivre les livrables aux côtés d'autres processus de gestion de projet.

FAQ sur les modèles de journal d’actions