Pour nous, c'est ce qui nous permet de rester connectés. Cela nous donne une vision claire de ce qui se passe, et nous permet de nous développer, de garder le contrôle. Une personne traite désormais 600 factures, contre 200 à 300 avec 2 à 3 personnes auparavant. Nous n'avons besoin que d'une seule personne, et non seulement nous pouvons faire mieux, mais nous en faisons maintenant beaucoup plus.

Peter Cheok, directeur général

Asana pour les équipes des opérations

Coordination de services complexes à grande échelle

L'équipe des opérations de OneO2Plants coordonne des projets complexes et multipartites : contrats de location de plantes, calendriers de maintenance, installations d'aménagement paysager, verdure pour les événements et gestion des fournisseurs pour les entreprises, l'hôtellerie et le commerce de détail à Singapour. L'équipe gère les contrats de service récurrents, les installations basées sur des projets et l'approvisionnement auprès de plus de 600 fournisseurs mensuels, dont des PME et des fournisseurs étrangers. Son travail a un impact direct sur la satisfaction client, la qualité de service et les marges de Business, en particulier pour les missions de premier plan telles que le partenariat avec le Grand Prix de Singapour de F1.

Pour simplifier l'exécution et améliorer la coordination, OneO2Plants a centralisé ses opérations sur Asana. L'équipe gère désormais les projets simultanés, les processus fournisseurs et la prestation de services récurrents au même endroit, avec des responsabilités claires et une visibilité en temps réel sur l'ensemble du travail.

La gestion de projet centralisée améliore la visibilité et la coordination

• Les projets d'aménagement paysager interfonctionnels sont gérés sur Asana, de la consultation initiale à l'installation et à la maintenance continue, ce qui permet d'obtenir une vue claire et complète de chaque mission.

• Les échéanciers, les dépendances et les livrables sont visibles par toutes les parties prenantes, ce qui améliore la coordination entre les équipes

• En regroupant tout le travail au même endroit, Asana fait office de source unique de référence pour les opérations, ce qui permet au leadership de garder le contrôle et la visibilité à mesure que l'entreprise se développe. 

La réception structurée des demandes remplace la coordination ponctuelle

• Les Formulaires Asana standardisent la façon dont les demandes sont soumises entre les équipes, en fournissant le bon contexte dès le départ afin que le travail puisse avancer plus rapidement et de manière plus cohérente.

• Les formulaires envoyés attribuent automatiquement les tâches aux bons responsables via des processus basés sur des règles, éliminant ainsi les transferts manuels.

• Toute la documentation est centralisée, ce qui facilite la validation, la révision et l'approbation des demandes, même lorsque le volume augmente.

Augmenter la capacité sans augmenter les effectifs

• La répartition des effectifs entre les projets simultanés, les contrats de maintenance et les installations est gérée de manière centralisée sur Asana, offrant une visibilité en temps réel pour planifier et s'adapter.

• La visibilité au niveau du portefeuille permet de planifier de manière proactive les pics saisonniers et de s'assurer que les bonnes ressources sont en place au bon moment.

• Comme tout le travail est saisi et attribué sur Asana, les managers peuvent rééquilibrer les charges de travail, identifier les freins en amont et maintenir la qualité du service sans avoir à recruter de manière réactive.