En tant qu'entreprise technologique mondiale, HRS met l'accent sur l'innovation constante et l'amélioration continue de l'efficacité. L'entreprise collabore avec des multinationales, des voyageurs d'affaires et des partenaires hôteliers pour redéfinir la façon dont les entreprises travaillent, séjournent et paient. Ses secteurs d'activité s'appellent donc Stay, Work et Pay. La plateforme HRS prend en charge, entre autres, l'achat, la réservation et l'analyse des coûts ; elle peut être connectée directement au système ERP du grand client, à ses systèmes de paiement, à la gestion des frais de déplacement et plus encore, via une interface de programmation.

Afin de créer une expérience utilisateur aussi fluide pour les nouvelles entreprises clientes grâce à des intégrations personnalisées, la phase initiale d'intégration peut parfois durer plusieurs semaines. Les exigences des clients sont mises en œuvre par des collaborateurs dédiés à la livraison client. De nombreux projets de mise en œuvre doivent être menés en parallèle et les spécialistes des domaines du paiement et de la facturation, de la vente, du contenu et de la technologie travaillent main dans la main : une entreprise complexe.

Asana comme outil de travail quotidien

Depuis la mi-2022, HRS Group utilise Asana Enterprise comme outil de travail quotidien pour faire avancer de manière ciblée ses nombreux projets clients. Afin de respecter la valeur d'entreprise de la Customer Centricity, Asana devait aider l'équipe HRS à effectuer ses tâches de manière plus fluide et plus efficace. Le nombre et la complexité des projets, avec leurs nombreuses interfaces, constituaient un défi particulier.

« Nous avions un besoin urgent d'une solution professionnelle de gestion du travail qui permette une meilleure collaboration, offre une vue d'ensemble constante du portefeuille de projets et soit en outre facile à utiliser », explique Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery chez HRS. « Nous ne pouvions plus compter sur les feuilles de calcul Excel et les processus manuels. Et l'outil de gestion de projet existant auquel nous avions accès n'était tout simplement pas facile à utiliser. »

En collaboration avec le DSI Jochen Jaser, l'équipe Customer Delivery a formulé ses exigences pour la nouvelle solution : notamment la possibilité de présenter clairement et de gérer l'ensemble du travail à effectuer dans le cadre de grands projets internes et externes, de définir des modèles uniformes pour les processus récurrents et de partager la progression et les jalons des projets avec d'autres personnes.

Le choix s'est rapidement porté sur Asana Enterprise. La plateforme a non seulement convaincu par sa fonctionnalité, qui couvrait toutes les exigences, mais aussi par sa gestion des données conforme à la protection des données, ainsi que par son interface utilisateur intuitive. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, le décrit ainsi : « Asana concilie les points de vue commercial et technique. En tant que responsable, je peux voir le statut de tous les projets en temps réel dans le portefeuille et montrer au conseil d'administration ce qui a été réalisé. Parallèlement, Asana favorise au sein de l'équipe une méthode de travail simple et décontractée, qui correspond à l'esprit d'HRS. Nous voulons aussi prendre plaisir à travailler. »

Asana concilie les perspectives commerciales et professionnelles. Elle favorise un style de travail simple et très efficace.

Justyna Kobierska

Responsable de la livraison client mondiale

Mise en œuvre à plein régime

Le déploiement d'Asana a débuté en février 2022 et s'est déroulé dans un délai serré de deux mois. En collaboration avec Bridgeflow, partenaire d'implémentation d'Asana, HRS a créé un Champions Hub composé de huit Power Users. Ces derniers ont créé les premiers processus spécifiques à HRS dans Asana, échangé leurs expériences lors d'ateliers, puis transmis ce qu'ils avaient appris aux différents groupes d'utilisateurs en tant que multiplicateurs. Ces champions Asana restent disponibles pour répondre aux questions ; les nouveaux employés peuvent également accéder à des sessions de formation en ligne. « Le plus important n'est pas de savoir comment utiliser les différentes fonctionnalités d'Asana, car elles sont souvent intuitives », explique Francis Berrie. « Au contraire, nous montrons aux nouveaux membres de l'équipe notre façon de travailler et comment nous tirons le meilleur parti d'Asana chez HRS. »

Au départ, les principaux utilisateurs étaient surtout les collaborateurs des services Customer Delivery et Customer Success. D'autres utilisateurs enthousiastes se sont rapidement joints à eux, notamment au sein des services des achats, des ressources humaines, de l'informatique et du marketing. HRS compte actuellement 310 utilisateurs et 30 invités, répartis dans 104 équipes au total. L'objectif est que davantage d'employés aient bientôt accès à Asana.

Améliorer la vie professionnelle

Au cours des trois derniers mois, HRS a créé près de 48 000 tâches et plus de 500 projets sur Asana, et a réalisé 246 000 actions clés. Des utilisateurs comme Justyna Kobierska travaillent quotidiennement avec l'outil, sur ordinateur et via l'application mobile : « Grâce à Asana, je peux gérer plus facilement l'ensemble du portefeuille de projets. Je peux voir en un coup d'œil où se situent les obstacles, où il est nécessaire d'agir et où les processus peuvent être optimisés. » Les informations toujours à jour sur Asana lui permettent également de raccourcir les réunions de projet régulières et d'accélérer la rédaction des rapports hebdomadaires destinés à la direction.

Les employés de la livraison client utilisent Asana pour garder un œil sur toutes leurs tâches et leurs échéances, planifier leur travail quotidien et communiquer plus facilement entre eux. Pour l'intégration de nouveaux grands clients, il existe des modèles standardisés mais personnalisables, ce qui évite de réinventer la roue à chaque fois. Dans l'ensemble, les projets sont mieux gérés et, lorsque des suggestions d'amélioration sont formulées, elles sont immédiatement enregistrées dans Asana.

« Nous avons mis en place une méthode de travail vraiment structurée », se réjouit Francis Berrie. « Avec Asana, il est très facile de réunir des personnes dans les projets les plus divers et d'obtenir des succès communs. Nous avons créé des normes internes uniformes et supprimé les solutions cloisonnées. Cela contribue également à renforcer la collaboration entre les services. »

À partir de la vue d'ensemble du portefeuille, nous pouvons décomposer chaque projet jusqu'au niveau des tâches et non seulement rendre les processus entièrement transparents, mais aussi les améliorer en permanence.

Francis Berrie

Directeur de la livraison client mondiale

Grâce à la vue Chronologie d'Asana, HRS a également commencé à optimiser la planification des capacités de certaines équipes pour les projets en cours et à venir.

HRS enregistre un gain de temps d'environ un trimestre

Grâce à Asana, HRS peut travailler de manière nettement plus productive. Rien qu'en utilisant la fonction de commentaire, HRS économise environ 42 jours de travail par an ; 17 jours de travail supplémentaires sont économisés grâce aux modèles de projet et aux fonctions de recherche. Les réunions sont nettement plus courtes, car tous les participants sont déjà informés des derniers développements de leurs projets. Au total, le gain de temps peut être estimé à environ 13 semaines.

HRS a encore de nombreux projets avec Asana dans un avenir proche. D'une part, les collaborateurs chargés de la livraison aux clients des trois domaines Stay, Work et Pay travailleront encore plus étroitement ensemble pour offrir aux clients une expérience d'intégration entièrement fluide. Cette fusion doit également se refléter dans les processus de travail sur Asana ; l'équipe, qui connaît une croissance rapide, souhaite définir ensemble de nouvelles bonnes pratiques. D'autre part, HRS prévoit d'utiliser activement Asana, avec ses fonctionnalités complètes de gestion de projet, pour développer davantage les compétences de ses collaborateurs en matière de gestion de projet. Des tests avec la gestion de projet agile sont également déjà en cours.

L'outil est vivant. Nous apprenons constamment, car chaque nouvel utilisateur d'Asana dans notre entreprise apporte également de nouvelles idées.

Francis Berrie

Directeur de la livraison client mondiale

Le nombre d'utilisateurs continue également d'augmenter : les équipes de vente et de service client ont déjà manifesté leur intérêt pour la mise en œuvre d'Asana. En outre, une intégration CRM et un système de tickets viendront s'ajouter aux interfaces actuelles avec Jira, Zoom, Teams et Sharepoint. « Nous voulons exploiter toutes les possibilités offertes par Asana », explique Jochen Jaser. « Après tout, l'outil nous aide également à accélérer notre passage au numérique. Chez HRS, les changements constants font partie de notre ADN. »