Plan de políticas y procedimientos

Intentar escribir o actualizar políticas sin un plan puede parecer como entrar en un laberinto sin un mapa. Las tareas pueden duplicarse, los pasos pueden pasarse por alto y puede ser difícil determinar qué versión es la más actualizada. Aquí es donde una plantilla de plan de políticas y procedimientos puede ser útil. Le proporciona a tu Equipo un proceso estructurado para redactar, revisar e implementar políticas y procedimientos efectivos.

Esta plantilla es parte de la plataforma de gestión del trabajo de Asana, lo que facilita su reutilización para nuevas políticas, la organización del trabajo relacionado y la asignación de tareas entre los equipos. En lugar de PDF estáticos y documentos de Google aislados, obtienes instrucciones colaborativas paso a paso desde el borrador hasta la implementación. Ya sea que estés documentando un flujo de trabajo de redes sociales, revisando una política de acoso o desarrollando procedimientos de incorporación, esta plantilla de políticas y procedimientos te ayuda a crear un proceso repetible y compartido.

¿Quiénes se benefician de las plantillas para planes de políticas y procedimientos?

En Asana, hemos visto lo importante que es proporcionar a los equipos una forma sencilla de gestionar la creación de políticas. Sin ella, los documentos de políticas terminan dispersos en unidades y correos electrónicos, y nadie sabe quién es responsable de las actualizaciones.

Esta plantilla de políticas es útil para cualquier persona responsable de redactar o gestionar procedimientos internos:

• Equipos de Recursos Humanos que estandarizan las descripciones de los puestos, las políticas de seguridad de la oficina o los procesos de evaluación del desempeño.

• Equipos de operaciones que documentan las horas de trabajo, el código de vestimenta o los procedimientos operativos estándar (SOP) para el lugar de Trabajo.

• Equipos de Asuntos Legales y de Cumplimiento que redactan o actualizan políticas de seguridad y acciones disciplinarias.

• Pequeñas empresas que organizan su primer conjunto de políticas y flujos de trabajo.

• Organizaciones sin fines de lucro que crean guías para la gestión de cambios, los conflictos de intereses o la conducta de los empleados.

• Jefes de departamento que comparten expectativas con empleados nuevos y veteranos.

¿Por qué usar la plantilla para planes de políticas y procedimientos de Asana?

La implementación de políticas implica algo más que redactar documentos. Necesitas una forma de recopilar comentarios, etiquetar borradores para su revisión, dar seguimiento a las revisiones y asignar los próximos pasos. Esta plantilla te ayuda a hacer todo eso en un espacio de trabajo compartido.

Usa esta plantilla de políticas y procedimientos para lo siguiente:

• Estandarizar la forma en que tu Equipo redacta y actualiza las políticas.

• Asignar la responsabilidad de cada parte del proceso, desde la redacción hasta las aprobaciones.

• Documentar el historial de versiones y las fechas de vigencia de cada política.

• Mantener informados a los empleados nuevos y actuales a través de flujos de trabajo y procesos integrados.

• Vincular políticas o manuales de procedimientos relacionados para que nada se pierda.

Cómo usar esta plantilla para planes de políticas y procedimientos

Una plantilla de plan de políticas y procedimientos ayuda a tu equipo a crear, revisar e implementar políticas con un proceso uniforme. Aquí te explicamos cómo empezar:

1. Duplica la plantilla

Haz clic en “Usar plantilla” en Asana para crear tu proyecto de política. Nómbrelo según la política que está desarrollando, como “Política de trabajo remoto” o “Actualización de seguridad en el lugar de Trabajo”.

2. Define el alcance y el propietario de la política

En la pestaña Resumen, aclara a qué se aplica la política, a quién está dirigida y cuándo se requiere. Asigna un encargado para gestionar el borrador e impulsar la implementación.

3. Divide el trabajo en pasos

Usa tareas para las fases clave: investigación, redacción, revisión legal, comentarios de las partes interesadas, formato, aprobaciones y publicación. Agrega subtareas para detalles como redactar la declaración de la política, enumerar las leyes aplicables o establecer la fecha de entrada en vigor.

4. Colabora en un solo lugar

Usa los comentarios para recopilar los comentarios de las partes interesadas y etiqueta a los compañeros de equipo con preguntas que requieran su atención. Adjunta documentos de referencia, diagramas de flujo o versiones anteriores para proporcionar contexto.

5. Da seguimiento a las revisiones y aprobaciones

Marca tareas como “Revisión legal finalizada” o “Aprobado por la junta directiva” como hitos. Usa los campos personalizados para mostrar el estado de la política (borrador, en revisión, final).

6. Publica y notifica

Una vez finalizado, carga el documento de la política o insértalo a través de Google Drive. Crea una tarea para notificar a los equipos, actualizar los manuales o agregar materiales de incorporación.

7. Programa revisiones periódicas

Establece tareas recurrentes para revisar las políticas en función de las necesidades de la empresa, los cambios en la ley o la evolución de la cultura de la empresa.

Funciones de políticas y procedimientos de Asana

Asana incluye herramientas integradas que facilitan la gestión de cada paso del flujo de trabajo de las políticas, desde la redacción y los comentarios hasta las aprobaciones y la publicación. Puedes explorar la lista finalizada de funciones de Asana para ver qué hay disponible.

Tareas y subtareas: divide las políticas en partes más pequeñas para poder asignar tareas como escribir, revisar y publicar por separado.

Campos personalizados: da seguimiento al tipo de política, la fecha de revisión o el estado (borrador, en revisión, final) con menús desplegables o campos de texto.

Vista del proyecto: elige entre varias opciones de diseño para planificar y dar seguimiento al trabajo de desarrollo de políticas, incluida una vista de lista para los detalles de las tareas, una vista de tablero para las etapas del flujo de trabajo, una vista de calendario para las fechas límite clave y una vista de cronograma para los pasos de secuenciación.

Aprobaciones: agrega campos de aprobación a las tareas para que los revisores puedan aprobar formalmente los borradores antes de que se publiquen.

Formularios: recopila nuevas solicitudes de políticas o sugerencias de revisión de los empleados en un formato estructurado que se incorpore al flujo de trabajo.

Archivos adjuntos: integra documentos relacionados, diagramas de flujo o versiones anteriores directamente en las tareas para que el historial de tu política permanezca centralizado.

Integraciones recomendadas de Asana

Asana Connect se conecta con tus herramientas diarias para simplificar la forma en que redactas, revisas y compartes políticas. Explora la lista completa de integraciones para encontrar aplicaciones que respalden tu proceso de políticas, desde el almacenamiento hasta la comunicación.

Google Drive: adjunta documentos de políticas en vivo para que tu Equipo siempre acceda a la versión más reciente.

Slack: envía actualizaciones automáticas de Asana a los canales de Slack cuando se publique una nueva política o se soliciten comentarios.

Dropbox: comparte y organiza documentos de procedimientos y activos relacionados para facilitar su consulta.

Microsoft Teams: colabora en la planificación de políticas al sincronizar las tareas de Asana con las conversaciones de Teams.

Gmail: convierte los emails sobre cambios en las políticas en tareas de Asana para que el trabajo avance.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para planes de políticas y procedimientos