Un sólido proceso de incorporación es fundamental para ayudar a que los empleados nuevos tengan éxito. Aprende a crear una plantilla de plan de 30-60-90 días para guiar a los recién contratados durante sus primeros 3 meses.
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Los primeros tres meses de un empleado son cruciales para saber si tendrá éxito en su nuevo puesto. De hecho, esta investigación demuestra que un sólido proceso de incorporación puede mejorar la retención de los empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %.
Si quieres contar con un proceso de incorporación efectivo, debes planificarlo cuidadosamente, y la plantilla para plan de 30-60-90 días te ayudará a lograrlo.
Una plantilla para plan de 30-60-90 días es un marco reutilizable que guía a los empleados durante sus primeros tres meses en un empleo nuevo. Es una especie de lista de verificación para la incorporación que incluye todo lo que los nuevos miembros del equipo deben hacer, aprender y lograr en esta primera etapa. Con una plantilla para plan de 30-60-90 días, los empleados nuevos pueden definir objetivos alcanzables, completar acciones esenciales y gradualmente familiarizarse con su puesto.
Al crear una plantilla de tu plan, puedes estandarizar el proceso de incorporación de tu equipo y asegurarte de que cada empleado nuevo esté preparado para el éxito. Además, la plantilla te brinda un marco prediseñado que puedes usar, así que en lugar de empezar desde cero para cada nueva contratación, puedes copiar la plantilla, realizar los cambios necesarios y comenzar el proceso de incorporación de inmediato.
La incorporación de nuevos empleados no sucede de manera aislada. Es un proceso complejo que requiere la colaboración interdisciplinaria de múltiples miembros del equipo y partes interesadas. Los empleados nuevos deben asistir a sesiones de capacitación, forjar relaciones, practicar nuevas habilidades y recibir comentarios a lo largo del proceso de incorporación.
Los documentos estáticos y las hojas de cálculo no permiten la colaboración. Por el contrario, al usar una plataforma de gestión del trabajo las tareas de incorporación y la comunicación se centralizan en un solo lugar. Eso significa que los empleados nuevos cuentan con un punto central en el que pueden trabajar en las tareas, hacer preguntas y recibir comentarios, sin necesidad de cambiar constantemente entre diferentes herramientas.
Al crear tu plan de 30-60-90 días en una plataforma de gestión del trabajo, puedes:
Brindar a los empleados nuevos un plan de acción concreto para el primer día, la primera semana y los primeros meses en la empresa.
Centralizar los detalles de la incorporación en un solo lugar para que los empleados nuevos puedan encontrar fácilmente la información que necesitan.
Establecer objetivos medibles para cada semana y mes de la incorporación.
Hacer un seguimiento en tiempo real a medida que el nuevo empleado completa las tareas.
Adjuntar documentos relevantes y videos de capacitación a las tareas.
Ajustar los plazos y los objetivos, adaptándolos al ritmo de cada empleado.
Facilitar la colaboración entre el nuevo empleado y las partes interesadas de diferentes departamentos.
Ofrecer una hoja de ruta integral de todo lo que los nuevos miembros del equipo deben realizar en sus primeros tres meses.
Cada nueva contratación es diferente, por lo tanto una plantilla de plan de 30-60-90 días debe ser lo suficientemente general como para reutilizarla y personalizarla para cada nuevo miembro del equipo. Eso significa que en lugar de ser demasiado específico, debes pensar en las tareas que todos los empleados nuevos deben realizar en sus primeros 90 días, independientemente de su puesto o experiencia. Por lo general, son cosas como conocer la cultura corporativa y la misión de la empresa, programar encuentros y reuniones con los compañeros de equipo y establecer objetivos personales. Esta lista de tareas generales será el eje de tu plantilla; a partir de ahí, puedes agregar asignaciones más específicas para adaptarla al puesto del nuevo empleado, según sea necesario.
Una vez que tengas una idea general de lo que los empleados nuevos deben lograr, debes estructurar tu plantilla. Aquí te mostramos algunos ejemplos:
Divide las tareas de la incorporación en secciones. Para mantener todo organizado, crea secciones separadas en tu plantilla para los primeros 30, 60 y 90 días. Esto hará que la plantilla sea más estructurada, te asegurarás de que los plazos de las tareas sean realistas y los nuevos empleados no se sentirán abrumados y podrán ir avanzando gradualmente.
Crea una sección de referencias. Durante la incorporación, el empleado nuevo probablemente quiera guardar información para consultarla más adelante. Agrega una sección en la que pueda dar seguimiento a la información importante, como los procesos de solicitud de licencia con goce de sueldo y los contactos de TI.
Crea hitos para cada segmento de tiempo. Crea hitos claros que el empleado deba alcanzar al final del primer, segundo y tercer mes. Pueden ser objetivos de aprendizaje u objetivos de desempeño, y no tienen que ser definitivos e inamovibles. Más bien, deben ser guías que tú (y tu empleado) puedan usar para crear métricas de éxito más personalizadas en el futuro. Cuando llegue el momento, simplemente recuerda definir objetivos SMART, es decir, que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada.
Identifica el contacto principal para cada tarea. Comenzar un nuevo trabajo suele implicar la asimilación de mucha información nueva de golpe, por lo que probablemente el nuevo empleado tendrá muchas preguntas. Para facilitar este proceso, agrega una sección en tu plantilla en la que se identifique el mejor punto de contacto para cada tarea. Esto es especialmente importante para la incorporación remota, ya que los nuevos empleados no pueden simplemente presentarse en el escritorio del gerente de contratación con sus preguntas.
Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.
Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.
Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.
Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto.
Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.
Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación, convirtiéndose así en material que puedes ver y buscar. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.
Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.
Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.
En los primeros tres meses, el empleado debe centrarse en familiarizarse con el nuevo entorno laboral y aprender las habilidades necesarias para dominar su puesto. Si bien los objetivos específicos que definas para cada empleado variarán, estos son algunos logros a los que aspirar:
Aprender sobre los objetivos, la misión y los valores de la empresa.
Comprender las responsabilidades asociadas a su puesto de trabajo.
Asistir a reuniones individuales regulares con su nuevo gerente.
Forjar relaciones con sus compañeros de equipo y colegas de otros departamentos.
Definir objetivos concretos para los siguientes 6 a 12 meses.
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