Plantilla de gestión del conocimiento

Organiza el conocimiento de manera consistente. Con una plantilla de gestión del conocimiento, puedes asegurarte de que cada miembro del equipo sepa qué información es importante y cómo organizarla.

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El conocimiento institucional es invaluable; sin embargo, no siempre lo tratamos como tal. Por lo general, es más fácil simplemente hacer nuestro trabajo sin escribir cómo lo hacemos. Además, ¿quién lee realmente la documentación del proceso?

Los miembros del equipo no consultan la documentación de procesos todos los días. Sin embargo, cuando realmente la necesitan, suele ser urgente, y no tenerla puede perjudicar el desempeño del equipo. Recopilar el conocimiento de manera proactiva ayuda a evitar que se produzcan futuras brechas de conocimiento. La verdad es que si no se cuenta con una fuente compartida de información, procesos y guías, se vuelve más difícil para todos los empleados realizar su trabajo.

La gestión del conocimiento te ayuda a organizar toda la información de la empresa de manera sencilla para tus equipos, departamentos y tareas específicas. Y para que esto funcione sin problemas, todos deben hacerlo de la misma manera. Esto hace que sea más fácil para todos los equipos, especialmente los equipos interdisciplinarios, encontrar la documentación que necesitan, y aquí es donde entra en juego la plantilla de gestión del conocimiento.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento se refiere al proceso de obtención, organización, almacenamiento y distribución de la información. Los sistemas de gestión del conocimiento ofrecen formas de aprovechar al máximo todo el conocimiento individual que existe en la empresa. Esto facilita el intercambio de conocimientos, lo que permite identificar errores recurrentes y buscar soluciones que ya se han desarrollado.

Una vez que la información está organizada en una base de conocimientos, podrás ver fácilmente cómo trabajaban en el pasado, qué procesos funcionaron y cuáles no, y analizar las métricas correspondientes. Esto es particularmente útil para la planificación estratégica: usar lo que ya sabes para planificar el futuro de la empresa. Por ejemplo, puedes usar los datos históricos en tu base de conocimientos para desarrollar una hoja de ruta para los procesos futuros. 

Los procesos de gestión del conocimiento deben estar bien estructurados y coordinados para asegurar su correcto funcionamiento, lo cual es mucho más sencillo de lograr si usas una plantilla.

Plantillas de gestión del conocimiento

Las plantillas de gestión del conocimiento te permiten recopilar y consultar información importante. Al estandarizar y dar formato a tu proceso de gestión del conocimiento en una plantilla, puedes tener la tranquilidad de saber que la información se organizará de la misma manera, independientemente de quién sea el responsable. Esto reduce el riesgo de que un miembro del equipo omita información importante que quieres incluir y garantiza que tu equipo mantenga un flujo de trabajo consistente.

Por ejemplo, si tienes un proceso de gestión del conocimiento para la planificación y la creación de presupuestos de la empresa, puedes estandarizarlo en una plantilla. De esta forma, cuando un miembro del equipo use esta plantilla para el próximo trimestre, no se olvidará de incluir información o pasos importantes. Recuerda incluir también información adicional más allá del presupuesto en sí, como el proceso de gestión de cambios en caso de que se supere el presupuesto o una guía con instrucciones para solucionar problemas con el sistema de gestión presupuestaria.

¿Es necesario tener una plantilla de gestión del conocimiento?

Todos los equipos pueden beneficiarse de las plantillas de gestión del conocimiento, pero estas son especialmente útiles para empresas y equipos más grandes. Esto se debe a que, en las grandes compañías, suele haber muchas personas y equipos diferentes a cargo de los procesos. Al crear una plantilla para gestionar estos procesos, te aseguras de que todos trabajen de la misma manera y se logren resultados coherentes. 

Una plantilla de gestión del conocimiento le da un formato claro a tu proceso. De esta manera, es posible recopilar y almacenar la información exactamente de la misma manera en todos los departamentos, o incluso en toda la empresa, sin importar quién sea el responsable. La plantilla de gestión del conocimiento sirve como una guía paso a paso, donde se indican los elementos que debes incluir para crear un proceso exitoso. Por ejemplo, si necesitas agregar determinados artículos de la base de conocimientos en cada sección de preguntas frecuentes del área de TI, puedes incluirlos en tu plantilla. 

En general, crear una plantilla simplifica el intercambio de información y permite comprender cómo se hace el trabajo, qué está funcionando (para aprovechar o copiar esos métodos) y qué podría mejorarse. Además, la gestión del conocimiento es inherentemente interdisciplinaria, ya que a menudo se crea una base de conocimientos para ayudar a otros equipos y personas a acceder a la información. Si usas un software de gestión de proyectos para crear plantillas de gestión de conocimientos digitales, tendrás la ventaja adicional de poder acceder, usar y compartir dicha herramienta con todos los equipos de la empresa.

Cómo crear una plantilla de gestión del conocimiento

Tu plantilla de gestión del conocimiento proporciona a los usuarios una guía paso a paso sobre el proceso de gestión del conocimiento, lo que impulsa la autogestión. Si quieren saber cómo crear una base de conocimientos, encontrarán las instrucciones y los pasos que deben seguir en dicha plantilla. 

Al crear tu plantilla, incluye secciones para cada área de conocimiento que quieras abordar. A continuación, detallamos algunos ejemplos de secciones que puedes crear:

  • Documentos de recursos relevantes: si usas una plataforma de gestión de proyectos, puedes crear tareas para cada recurso y adjuntar el documento directamente a cada tarea. Esto ayuda a reducir el tiempo y esfuerzo que las personas dedican a la búsqueda de información relevante.

  • Procesos específicos del equipo: por ejemplo, puedes vincular o describir el proceso para recibir los comentarios de clientes para el equipo de atención al cliente. Esta sección puede usarse como una fuente central de información para todos los procesos del equipo.

  • Secciones de preguntas frecuentes: las preguntas frecuentes son una gran herramienta para responder preguntas comunes y así evitar que el equipo tenga que responder las mismas consultas una y otra vez. Esta sección es muy útil para el equipo de TI y para otros equipos que colaboran con frecuencia con otros equipos y departamentos.

  • Sección de contactos: incluye a los miembros del equipo responsables de tareas específicas, para que los demás colaboradores sepan a quién contactar si tienen preguntas al respecto.

Gestiona el conocimiento con Asana

La gestión del conocimiento requiere coordinación. Es por eso que muchas personas usan una herramienta de gestión de proyectos para organizar su información, y así poder compartir todos los conocimientos rápida y fácilmente con cualquier persona, cada vez que lo necesiten.

Con Asana, puedes realizar lo siguiente:

  • Asignar las tareas de cada sección a la persona responsable de la toma de decisiones. Por ejemplo, si la plantilla de gestión del conocimiento es para el equipo de ingeniería, puedes crear una sección para incorporar empleados nuevos al equipo y asignar esas tareas a los miembros del equipo de recursos humanos, gerentes de personal y mentores para la incorporación correspondiente.

  • Coordinar entre equipos agregando fácilmente diferentes miembros a proyectos y portafolios compartidos.

  • Crear tareas y subtareas con las pautas y procesos correspondientes, una vez que hayas definido tus secciones.

  • Crear la plantilla una vez y usarla cada vez que lo necesites con un simple clic en el botón “duplicar”.

Funciones integradas

  • Vista de lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

  • Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones *ad hoc* hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

  • Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas. 

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

  • Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

  • Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación para que puedas leerla y encontrarla en las búsquedas. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

  • Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

  • OneDrive. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Microsoft OneDrive, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y mucho más.

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve una plantilla de gestión del conocimiento?

En una plantilla de gestión del conocimiento se describe tu proceso de gestión del conocimiento. De esta manera, todos los colaboradores que usen la plantilla organizarán la información de la misma manera. Por lo tanto, podrás crear una única plantilla de gestión del conocimiento que sea consistente para todos los equipos y departamentos de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de usar una plantilla de gestión del conocimiento?

Tu plantilla de gestión del conocimiento garantiza que todos los empleados documenten la información de la misma manera. Debido a que ya conoces este sistema, podrás acceder y ordenar la información fácilmente, incluso si pertenece a otros equipos. Con el tiempo, este proceso te permitirá reducir los pormenores del trabajo, ya que no tendrás que explorar entre información desorganizada.

¿Por qué las empresas deben tener una plantilla de gestión del conocimiento?

Las grandes empresas, principalmente, pueden beneficiarse de una plantilla de gestión del conocimiento. Esto se debe a que suelen tener muchos equipos diferentes en todos los departamentos que trabajan de distintas maneras. Cuando cada equipo gestiona la información a su manera, es difícil acceder a ella y usarla de forma interdisciplinaria. Por lo tanto, contar con una plantilla para estandarizar los procesos te ayudará a encontrar y coordinar el conocimiento con los demás de manera sencilla.

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