Plantilla de diagrama de Gantt

¿Qué es una plantilla de diagrama de Gantt?

Las plantillas de diagramas de Gantt les brindan a los equipos una forma de visualizar las tareas del proyecto y los plazos asignados en un cronograma establecido. Son documentos de gestión de proyectos reutilizables que puedes usar para mostrar rápidamente todos los detalles y plazos del proyecto, como así también las listas de tareas, los roles asignados y las dependencias.

En resumen, las plantillas de diagramas de Gantt son una representación visual de tu plan del proyecto con un cronograma claramente definido; a diferencia de un plan de proyecto más detallado y con mucho texto en el que no se detallan las fechas de inicio o finalización. Gracias a su formato simple, los diagramas de Gantt brindan a las partes interesadas información sobre el estado y los detalles de un proyecto de forma rápida y sencilla. Las plantillas de diagrama de Gantt te permiten mantener a las partes interesadas actualizadas sobre el proyecto siempre que lo necesiten.

Cómo crear una plantilla de diagrama de Gantt

Para crear tu propia plantilla de diagrama de Gantt, considera los casos de uso y la complejidad de los proyectos en los que sueles trabajar. ¿La plantilla se usará como el cronograma del proyecto o como fuente de información dinámica del proyecto una vez iniciados los trabajos? En función del uso que le darás al gráfico, podrás incluir más o menos detalles. Por ejemplo, si usarás la plantilla como un cronograma de proyecto, céntrate en crear formas de asignar tareas y delegar trabajo. Si la usarás como fuente de información para el proyecto, debes estandarizar la forma en que el equipo adjuntará documentos y dará seguimiento a los procesos. En muchos casos, las plantillas se usan para ambos fines.

Una vez que decidas cómo usarás tu plantilla, puedes empezar a crearla:

• Piensa en los elementos que necesitas vincular y supervisar en un proyecto. Estos representarán tus entradas y deberás reservar un espacio para cada categoría en tus plantillas. Las fechas de inicio, fechas de finalización, tareas independientes y dependientes, hitos, roles, subtareas y descripciones, son solo algunas de las entradas que puedes incluir en tu plantilla de diagrama de Gantt. Para proyectos más complejos, seguramente necesites incluir más información.

• Reúne información y recursos relevantes. Adjunta hojas de trabajo recurrentes, hojas de ruta, documentos, resultados de análisis, paneles de informes, objetivos, roles asignados y procesos relevantes.

• Ingresa toda la información recopilada en una fuente centralizada de referencias, como un software de gestión de proyectos. Asegúrate de incluir roles y dependencias recurrentes. Por ejemplo, si el presupuesto siempre lo gestiona el mismo miembro del equipo, puedes asignarle los entregables del presupuesto en tu plantilla. Si planificas detenidamente la elaboración de tu plantilla, tendrás menos trabajo cuando llegue el momento de lanzar tu próximo proyecto.

• Agrega aplicaciones e integraciones para respaldar tu trabajo. Si estás trabajando en una herramienta de gestión de proyectos, puedes adjuntar directamente hojas de cálculo de Google, tableros Kanban y referencias (como tutoriales de PowerPoint) directamente al cronograma de tu proyecto.

Para proyectos más complejos, es probable que una simple hoja de cálculo no ofrezca suficientes opciones de personalización. En cambio, te recomendamos usar un software de gestión de proyectos que cuente con funciones adicionales, por ejemplo, una herramienta que te permita organizar los datos e ingresar información en un espacio al que puedan acceder todas las partes interesadas.

Cómo usar la plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de proyectos

La creación de la plantilla es la parte que demanda más tiempo. Pero una vez hecho esto, solo tienes que duplicarla y completar los espacios en blanco. Como cualquier recurso de gestión de proyectos, las plantillas de diagrama de Gantt tienen sus propias ventajas y limitaciones. También dependerá de la herramienta que uses. Si alguna vez has visto o usado plantillas de diagramas de Gantt en una hoja de cálculo, habrás notado lo lento que es realizar cambios de forma manual. Sin embargo, si creas tu plantilla en una herramienta dinámica, podrás actualizarla y ver los cambios en tiempo real. Por ejemplo:

Tu plantilla de diagrama de Gantt permite…

• Que las partes interesadas accedan a una vista general de tu proyecto.

• Mantener tu proyecto en curso con plazos claramente definidos y fáciles de consultar.

• Reducir las confusiones o falta de comunicación.

• Automatizar los procesos mediante dependencias y acciones personalizadas, especialmente cuando las plantillas se crean en un software de apoyo.

Una plantilla de diagrama de Gantt no permite…

• Personalizar tan fácilmente si creas la plantilla en un formato no dinámico. En cambio, si creas tu plantilla en un software de gestión de proyectos, podrás modificarla con facilidad cada vez que lo necesites.

• Ocupar el lugar de la gestión del proyecto una vez iniciado el proyecto. Las plantillas de diagramas de Gantt son más útiles durante la etapa de planificación del proyecto. 

Funciones integradas

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto. 

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente. 

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación, convirtiéndose así en material que puedes ver y buscar. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

PREGUNTAS FRECUENTES