Vorlage für einen Übergangsplan

Wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt, bleibt die Arbeit nicht stehen. Erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage für einen Übergangsplan in Asana erstellen, damit alles normal weiterläuft, wenn Teammitglieder den Arbeitsplatz wechseln.

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Nach dem Ausscheiden eines Teammitglieds müssen Sie dort weitermachen, wo es aufgehört hat. Um unnötige Arbeitsrückstände zu vermeiden, sollten wichtige Kenntnisse und Verantwortungsbereiche übertragen werden, bevor ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, damit die Projekte auch danach reibungslos weiterlaufen. 

[Produkt-UI] Übergangsplan-Projekt in Asana, Projektansicht im Tabellenformat (Liste)

Eine Vorlage für einen Übergangsplan dient nicht nur der Strukturierung von Informationen. Sie dient dem Team auch als einheitlicher Handlungsplan für den Übergang und zeigt auf, welche Schritte die Mitarbeiter unternehmen müssen, bevor sie das Unternehmen verlassen.

Was ist ein Übergangsplan?

Mit einem Übergangsplan lässt sich das mit einer Stelle verbundene Wissen strukturieren und weitergeben, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dieser Plan sorgt für Kontinuität, indem er sicherstellt, dass keine Informationen verloren gehen und alle Projekte reibungslos fortgesetzt werden können. So könnte der Übergangsplan für einen IT-Mitarbeiter beispielsweise eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben, Passwörtern für wichtige Systeme und ausstehenden Ergebnissen für anstehende Projekte umfassen.

Dieser Plan sollte Teil eines umfassenderen Offboarding-Programms sein. So können Sie und der ausscheidende Mitarbeiter alle offenen Fragen klären und im Guten auseinandergehen. 

Was ist eine Vorlage für einen Übergangsplan?

Eine Vorlage für einen Übergangsplan dient als praktischer Leitfaden, mit dem Sie rasch einen Übergangsplan erstellen können, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Damit müssen Sie nicht jedes Mal einen Übergangsplan von Grund auf neu erstellen, sondern nutzen vielmehr ein Muster für die Informationen und Verantwortlichkeiten, die ein Teammitglied vor seinem Ausscheiden weitergeben bzw. übertragen muss. Somit ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass ein Mitarbeiter wichtige Details vergisst. Zudem verfügt das Team so über einen standardisierten Bestand an Informationen.

Die Vorteile einer Vorlage für einen digitalen Übergangsplan

Eine Vorlage für einen Übergangsplan umfasst mehr als nur eine Liste von Verantwortlichkeiten. Sie sollten auch überlegen, wie Sie die Verantwortung für wichtige Projekte übertragen und dem Team den Kontext vermitteln, den es braucht, um Engpässe zu vermeiden und wie gewohnt weiterzuarbeiten. Allerdings ist es schwierig und zeitaufwändig, all diese Informationen in einem Übergangsplan in physischer Form unterzubringen. 

Mit einer digitalen Vorlage für einen Übergangsplan können Sie stattdessen schnell auf kontextbezogene Informationen zugreifen und einen konkreten Zeitplan für die Übergabe von Schlüsselaufgaben erstellen. Es ist eine zentrale Informationsquelle, die Sie mit den Teamkollegen teilen können, und eine Möglichkeit, den Fortschritt von Übergaben nachzuverfolgen. Und wenn Sie einmal eine digitale Vorlage für einen Übergangsplan erstellt haben, können Sie diese jedes Mal wiederverwenden, wenn ein Teammitglied seine Position wechselt.

Wenn Sie eine Vorlage für einen Übergangsplan in einem Projektmanagement-Tool anstelle eines statischen Dokuments erstellen, können Sie: 

  • Informationen standardisieren, die Teammitglieder beim Stellenwechsel weitergeben.

  • Sicherstellen, dass die Teammitglieder wichtige Informationen weitergeben, bevor sie das Unternehmen verlassen.

  • Den Fortschritt der Übergaben in Echtzeit verfolgen.  

  • Projekte in Gang halten und sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verlorengehen. 

  • Übergangspläne mit den Beteiligten teilen.

  • Verantwortliche und Fristen zuweisen, damit klar ist, wer bestimmte Funktionen und Verantwortlichkeiten übernehmen soll. 

  • Kontextinformationen wie Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Links zu relevanten Projekten anhängen.

Was gehört in Ihre Vorlage?

Eine gute Vorlage für einen Übergangsplan umfasst alle wichtigen Details, die Ihr Team wissen muss, bevor eine Person das Unternehmen verlässt. Wenn so viel Wissen weitergegeben werden soll, ist Organisation das A und O. 

Die Vorlage für den Übergangsplan sollte die Möglichkeit bieten, die Verantwortlichkeiten zu sortieren und zu kategorisieren, etwa nach Priorität, erwartetem Aufwand und Zeitrahmen. Damit der Kontext stimmt, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, auf relevante Unterlagen und verwandte Projekte zu verweisen. So erhalten Sie und Ihr Team einen schnellen Überblick in jedem Übergangsplan und finden die benötigten Informationen zum passenden Kontext im Handumdrehen. 

Enthaltene Funktionen

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

  • Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

  • Mehrfachzuordnung. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeit reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen: Es hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die verantwortlichen Personen für die Aufgaben zu erhalten und Ihr Team und die Aufgaben miteinander zu verknüpfen.

Empfohlene Apps

  • Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

  • Outlook. Aktionspunkte, wie die Bitte Ihrer Agentur um die Überprüfung von Arbeit oder eine Designanfrage von einem Partner, erreichen Sie oftmals via E-Mail. Nun können Sie Asana-Aufgaben für diese direkt in Outlook erstellen. Anschließend können Sie die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und das Ganze zu einem Projekt hinzufügen, damit es mit anderen relevanten Tätigkeiten verknüpft ist.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

FAQs

Brauche ich eine Vorlage für einen Übergangsplan?

Stellenwechsel sind unvermeidlich, und als Teamleiter können Sie mit einer Vorlage für Übergangspläne eine reibungslose Übergabe sicherstellen, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt. Dieser Plan vereinfacht den Übergangsprozess, indem er vorgibt, welche Art von Informationen das Teammitglied darin aufnehmen soll, wodurch Sie die Möglichkeit haben, all diese Informationen zu organisieren und nachzuverfolgen. 

Welche Art von Informationen sollten die Teammitglieder in den Übergangsplan aufnehmen?

Die Art der Informationen, die die Teammitglieder angeben, hängt von ihrer aktuellen Position ab. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie eine Liste ihrer Verantwortlichkeiten zusammen mit allen wichtigen Ansprechpartnern und Projektteammitgliedern sowie deren Kontaktinformationen beifügen. Zudem empfiehlt es sich, kontextbezogene Ressourcen wie Word-Dokumente oder Excel-Tabellen beizufügen, damit die Teammitglieder bei Bedarf zusätzliche Informationen abrufen können. Und schließlich sollte ein Plan für den Stellenwechsel eine Liste ausstehender Projekte, Meilensteine und Ergebnisse enthalten – sowie Informationen darüber, wer nach dem Ausscheiden des Teammitglieds für diese Punkte verantwortlich sein wird.

Wie erstelle ich eine Vorlage für einen Übergangsplan?

Bestimmen Sie zunächst die Informationen, die das Team bei einem Wechsel benötigt, wie etwa die Hauptaufgaben, ausstehende Projekte und wichtige funktionsübergreifende Partner. Erstellen Sie dann anhand dieser Informationen eine Vorlage für den Übergangsplan, damit das Teammitglied die Lücken einfach ausfüllen kann, bevor es die neue Stelle antritt. Führen Sie auch Angaben zu Prioritäten und Zeitplänen auf  – und erwähnen Sie, wer nach der Übergangsphase für die einzelnen Aufgaben oder Ergebnisse verantwortlich sein wird.

Mit welchen Personen sollte ich die Übergangspläne teilen?

Übergangspläne sollten Sie mit allen Personen teilen, die vom Ausscheiden eines Teammitglieds betroffen sind, also mit anderen Teammitgliedern und funktionsübergreifenden Partnern. Je früher ein Mitarbeiter seinen Übergangsplan vorlegt, desto besser ist das Team auf dessen Ausscheiden vorbereitet. Indem Sie einzelne Personen auffordern, den Plan frühzeitig vorzulegen, haben Sie genügend Zeit, um den Schulungsbedarf für bestimmte Aufgaben zu skizzieren und die Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. 

Wie detailliert sollte ein Übergangsplan sein?

Je detaillierter ein Übergangsplan ist, desto besser. Mit einer digitalen Vorlage für den Übergangsplan können Sie direkt auf kontextbezogene Unterlage1n verweisen, anstatt Informationen umständlich in einem statischen Dokument zu duplizieren. Dadurch bietet der Übergangsplan einen generellen Überblick, aber die Teammitglieder können sich trotzdem einfach durchklicken und so alle benötigten Informationen abrufen.

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