Vorlage für einen Produktionszeitplan

Es ist wichtig, dass Produktion und Lieferung pünktlich erfolgen. Viele Unternehmen verlassen sich auf einen Zeitplan, um den Produktionsprozess nachzuverfolgen, realistische Schätzungen für die Produktfertigstellung zu machen und Liefertermine festzulegen. Aber es reicht nicht aus, einfach ein paar Termine in den Kalender zu schreiben. Damit Produktionszeitpläne effektiv sind, müssen sie die wichtigsten Teile Ihres Produktionsprozesses berücksichtigen.

Ein vorab festgelegter Zeitplan kann Ihnen zwar helfen, die Arbeit zu planen und den Zeitrahmen abzuschätzen, aber in der Praxis ist eine Produktion komplex und unvorhersehbar. So kann beispielsweise eine Unterbrechung der Lieferkette zu einer unerwarteten Verzögerung führen, oder die Herstellung eines Produkts kann länger dauern als geplant. Wie stellen Sie also sicher, dass Ihre Zeitpläne konsistent sind und die Produktion planmäßig und organisiert verläuft, während Sie gleichzeitig bei unerwarteten Ereignissen flexibel bleiben?

Die Antwort: mit einer dynamischen Vorlage für den Produktionszeitplan.

Was ist eine Vorlage für einen Produktionszeitplan?

Eine Vorlage für einen Produktionszeitplan ist ein Entwurf, in dem Sie Ihren Produktionsprozess von Anfang bis Ende nachverfolgen. Produktionszeitpläne enthalten die grundlegenden Details des Prozesses – was Sie produzieren (das Produkt) und wann es fertig sein wird (das Fälligkeitsdatum).

Vorlagen für Produktionszeitpläne werden in der Regel in der Fertigungsindustrie verwendet, wo es üblich ist, hunderte oder sogar tausende von Produkten pro Tag herzustellen. Aber eine Vorlage kann für jedes Team, Unternehmen oder Branche, die Produkte herstellt, von Nutzen sein. Sobald Sie Ihre Vorlage für den Produktionszeitplan gespeichert haben, können Sie jederzeit in wenigen Minuten einen neuen Zeitplan erstellen und verwenden.

Wozu brauche ich eine Vorlage für einen Produktionszeitplan?

Ihr Produktionszeitplan verfolgt den Produktionsprozess, das Angebot und die Nachfrage und hilft Ihnen, die von Ihren Kunden gewünschten Produkte rechtzeitig zu liefern. Wenn Sie Ihren Zeitplan anhand einer Vorlage erstellen, ersparen Sie sich die Zeit und den Aufwand, für jedes neue Produkt einen komplett neuen Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie eine Vielzahl von Produktionszeitplänen für mehrere Produktionsteams verwalten, sorgt eine Vorlage für einheitliche Planung. Außerdem können Sie damit andere wichtige Aspekte Ihrer Produktion nachverfolgen, beispielsweise Trendvorhersagen und Entwicklungen in der Lieferkette.

In der Vergangenheit haben sich Fertigungsunternehmen und andere Branchen auf statische Projektzeitpläne wie Google Sheets oder Excel-Vorlagen verlassen. Damit können Sie Ihre Produktionsvorlage aber weder visuell darstellen noch effektiv teamübergreifend nutzen. Wenn Sie eine Software mit mehr Funktionen verwenden, können Sie Ihren Produktionszeitplan auf verschiedene Arten visualisieren (z. B. mit einem Gantt-Diagramm oder einer Kalendervorlage). Mit so einem visuellen Gesamtüberblick ist es einfacher, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen. In diesem Format können Sie auch die tatsächliche Produktion mit der geplanten vergleichen, um Verzögerungen zu erkennen oder Möglichkeiten zu finden, Ihren Produktionszyklus effizienter zu gestalten.

Wie verwende ich eine Vorlage für einen Produktionszeitplan?

Im Internet finden Sie eine Vielzahl kostenloser Vorlagen für Produktionszeitpläne. Aber das Geheimnis eines effektiven Zeitplans ist nicht nur die Vorlage selbst, sondern auch die dazugehörige Software. Wenn Sie Ihre Vorlage in einer dynamischen Plattform wie z. B. einer Work-Management-Software erstellen, können Sie die Produktion mit zusätzlichen Funktionen verbessern und optimieren. So können Sie beispielsweise Automatisierungen für die Bestandsverwaltung nutzen, die Ihren Bestand bei der Herstellung neuer Produkte sofort aktualisieren.

Wenn Sie Ihre Vorlage für den Produktionszeitplan erstellen, zeigen Sie den Beteiligten anhand von Abschnitten genau, was Sie produzieren und wann die Fertigstellung zu erwarten ist. Verwenden Sie dazu folgende Abschnitte:

• Auftragsdetails: Führen Sie die Auftragsnummer, die Artikelbeschreibung, den Kundennamen oder andere identifizierende Informationen über den Auftrag auf, damit Sie die Produktion leicht identifizieren können.

• Produktionsstatus: Aktualisieren Sie beim Durchlaufen des Prozesses Ihren Produktionsstatus, um den Beteiligten zu zeigen, in welchem Stadium sich die einzelnen Aufträge befinden und ob sie im Zeitplan liegen.

• Arbeitsplan und Fälligkeitsdaten: Erstellen Sie einen Arbeitsplan mit klaren Fälligkeitsdaten, aus denen hervorgeht, wann die Produktion beginnen und enden wird. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aufgaben und wichtigen Meilensteine zwischen diesen Daten aufnehmen und alle Abhängigkeiten auflisten – von der Vorproduktion bis hin zur Fertigstellung.

• Bestellungen (Menge): Wie viele Produkte müssen Sie herstellen? Durch Nachverfolgung dieser Angaben können Sie die erwartete Produktionsrate mit der tatsächlichen vergleichen. Wenn es Abweichungen gibt, können Sie Ihren Prozess anpassen, um sicherzustellen, dass jeder Produktionszeitplan die Quote erfüllt und Sie nicht in Rückstand geraten.

• Benötigte/verwendete Ressourcen: Was benötigen Sie für die Herstellung Ihrer Produkte? Verwenden Sie diese Zahlen für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung, damit Sie genauere Schätzungen darüber erhalten, was für die Produktion bestimmter Artikel oder die Erfüllung von Aufträgen erforderlich ist.

Diese Integrationen und Apps können Sie in Kombination mit Ihrer Vorlage verwenden

Probieren Sie die folgenden Funktionen und App-Integrationen aus, um Ihre Vorlage für einen Produktionszeitplan an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben erkennen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

FAQs