Projektledning för marknadsföring: Hur man strukturerar sin strategi

Marknadsföringsinitiativ kan vara avgörande för din affärsplan eftersom de ger dig möjlighet att berätta din varumärkeshistoria och skicka leads genom försäljningstratten. Utan effektiv marknadsföring kan det vara svårt att generera intäkter och säkra lojala kunder. En fokuserad marknadsföringsplan säkerställer att ditt budskap når fram till din målgrupp, så att du kan gå vidare från varje kampanj med en känsla av stolthet över det arbete som ditt team har lagt ner.

I den här artikeln förklarar vi vad marknadsföringsprojektledning är och hur du kan använda den för att främja teamsamarbete, producera högkvalitativa leveranser och implementera ett strukturerat arbetsflöde.

Vad är projekthantering för marknadsföring?

Projekthantering för marknadsföring är en metod som används för att hålla marknadsföringskampanjer i fas och intressenter informerade under hela projektets livscykel. Det ger klarhet mellan team, håller projekten inom räckhåll och hjälper dig att uppfylla kundernas behov.

För att hantera marknadsföringsprojekt börjar du med samma principer för projekthantering som andra team och branscher använder. Men marknadsföringsprojektledning skiljer sig från den traditionella projekthanteringsmetoden på några sätt, som vi kommer att gå igenom nedan. 

De fem projekthanteringsfaserna är:

1. Inledning

2. Planering

3. Genomförande

4. Resultat

5. Avslutning. 

I marknadsföringsprojektledning lägger du till en fas för marknadsföringsstrategi där du samlar in marknadsundersökningar och data och använder dina resultat för att sätta igång din projektplan.

Varför är det viktigt att hantera marknadsföringsprojekt?

Projekthantering för marknadsföring är viktigt eftersom hur du hanterar ett projekt påverkar alla som är involverade i marknadsföringskampanjen. När du använder rätt metod kommer andra att följa ditt exempel och dra nytta av ditt starka ledarskap. 

Föreställ dig själv i mitten av projektet. När cirkeln expanderar blir fler personer involverade i projektet. När du inser att du bara är den första personen i projektets livscykel är det lättare att förstå varför projekthantering är så viktigt.

Det krävs en hel by för att hantera ett marknadsföringsprojekt. De tre viktigaste intressentgrupperna är:

• Marknadsföringsprojektledaren:  Som ledare och facilitator för marknadsföringskampanjer är du i centrum för allt som händer under ett marknadsföringsprojekt. Det inkluderar bland annat förseningar i projektets tidslinje, felsökning av e-postmarknadsföring och KPI-övervakning. 

• Interna intressenter: Interna intressenter är teammedlemmar inom organisationen som har ett intresse i projektet. Dessa personer kan vara chefer, säljare, kreatörer eller tekniker. Hur du hanterar marknadsföringskampanjen påverkar interna intressenter. De är ofta antingen involverade i marknadsföringskampanjen, påverkas av kampanjens leveranser eller informeras om dina övergripande mål.

• Externa intressenter: Externa intressenter är personer utanför organisationen som har ett intresse i projektet. Det kan vara leverantörer, slutanvändare, kunder eller investerare. Du behöver projektledningsfärdigheter för att hålla externa intressenter informerade och nöjda med projektets leveranser.

10 steg i projekthanteringsprocessen för marknadsföring

Metoden för marknadsföringsprojektledning har 10 viktiga steg. Även om din marknadsföringsbyrå kan hantera komplexa projekt inom nischer som SEO eller sociala medier, kan du använda de här stegen som ett allmänt ramverk för de flesta marknadsföringskampanjer.

Du kan dela upp de 10 stegen nedan i fem projektfaser. De fem faserna liknar de traditionella projekthanteringsfaserna, men de innehåller också ytterligare marknadsföringsstrategier för att säkerställa att du förbereder dig själv och ditt marknadsföringsprojekt för framgång. 

Mål och analys

Målet med mål- och analysfasen i marknadsföringsprojektets hantering är att fokusera på att planera marknadsföringskampanjen. Det innebär att definiera projektets slutmål och beskriva framgångsvärden.

1. Definiera slutmål: Gör slutmålen tydliga i början av varje projekt du arbetar med. På så sätt vet teammedlemmarna vad de ska sträva efter under projektets genomförande och intressenterna vet vad de kan förvänta sig. 

2. Identifiera framgångsvärden: Det är viktigt att identifiera nyckeltal i början av kampanjen så att du kan använda dem för att övervaka förloppet under hela projektets livscykel. 

Marknadsföringsstrategi

Använd projektmålen från fas ett för att driva din marknadsföringsstrategi. Under den här fasen använder du också marknadsundersökningar och data för att hitta det mest effektiva sättet att uppnå dina strategiska mål.

1. Identifiera din målgrupp: Att identifiera din målgrupp är det första steget för att uppnå en hög avkastning. Målgruppen är den grupp av personer som mest sannolikt kommer att resonera med ditt varumärke. Om du kan nå den här målgruppen ökar du din chans att sälja din produkt eller tjänst. 

2. Skapa meddelande och uppmaningar: Bestäm vilket meddelande du vill skicka till din målgrupp. Ditt meddelande bör innehålla strategiska uppmaningar till handling för din produkt eller tjänst. 

Projektschemaläggning

Din marknadsföringskampanj kan kräva kreativa tillgångar och en detaljerad plan för hur och var dessa tillgångar ska distribueras. Under projektplaneringsfasen bör du skapa ett team som hjälper dig med skapandet av tillgångar. 

1. Förtydliga omfattningen: Förtydliga projektomfattningen så att alla känner till begränsningarna i projekttidslinjen, resurserna och budgeten. Det är också viktigt att se till att intressenterna är medvetna om projektomfattningen för att begränsa ändringsförfrågningar.

2. Tilldela uppgifter: Att tilldela arbete är avgörande om du vill hålla dig organiserad och undvika dubbelarbete. Skapa en projekttidslinje och tilldela uppgifter till teammedlemmar. Använd ett Gantt-diagram eller ett liknande verktyg för att visualisera projektmilstolpar och beroenden mellan uppgifter. 

Kampanjlansering

När du har schemalagt din kampanj börjar det roliga. Det här är fasen där ditt team utvecklar kreativa tillgångar och skickar ut dem till massorna. Den här delen av projekthanteringen för marknadsföring är spännande eftersom du får se din strategi i rörelse. 

1. Skapa projektleveranser: Producera leveranser som kommer att överglänsa dina konkurrenter och imponera på din publik. Anlita ett team av skribenter och grafiska formgivare som kan leverera ditt budskap med hjälp av starka texter och imponerande grafik. 

2. Distribuera över marknadsföringskanaler: Bestäm vilka marknadsföringskanaler som hjälper dig att nå din målgrupp och när de använder dem. Placera dina leveranser i de här kanalerna så att så många som möjligt ser dem.

Övervaka och granska

Använd de framgångsvärden som du angav under projektplaneringsfasen för att övervaka projektförloppet. När du har spårat förloppet kan du också  använda resultaten för att dra lärdomar inför framtida projekt. 

1. Övervaka resultat: Använd en programvara för projekthantering för att övervaka dina nyckeltal i realtid. När du har lanserat din marknadsföringskampanj kan du bedöma hur bra kampanjen presterade och vilka justeringar du bör göra i din framtida marknadsföringsstrategi.

2. Sätt framtida standarder: Använd alla lärdomar du får från att övervaka kampanjen för att sätta standarder för framtida projekt. Om din kampanj till exempel presterade dåligt med en viss åldersgrupp kan du ange målgruppsbegränsningar för den gruppen för framtida kampanjer.  

Vanliga utmaningar i marknadsföringskampanjer

Många marknadsföringsteam stöter på utmaningar när de genomför sina marknadsföringskampanjer. Lyckligtvis kan de vanligaste utmaningarna förebyggas eller enkelt mildras med hjälp av marknadsföringsprojekthantering. 

Använd lösningarna på utmaningarna nedan som en del av arbetsflödet för marknadsföringsprojekt.

1. Projektets risker

Marknadsföringskampanjer innebär risker på många områden, och det är svårt att förutsäga vad riskerna kommer att vara eller när de kommer att inträffa. Men om du inte är beredd att minska en projektrisk när den väl uppstår kan problemet påverka projektkvaliteten. Några vanliga områden för projektrisker är:

• Teknisk risk: Teknisk risk kan särskilt påverka e-post eller digitala marknadsföringskampanjer. Säkerhetsincidenter, cyberattacker, lösenordsstöld eller driftstopp kan försena en marknadsföringskampanj eller få den att spåra ur helt. 

• Marknadsrisk: Det här är risker som påverkar hela marknaden. Det kan vara risk för lågkonjunktur, marginalrisk, ränterisk och valutarisk. Även om dessa risker är okontrollerbara kan ditt team förbereda sig för dem så att ni kan reagera snabbt om de inträffar.

• Organisatorisk risk: Organisatorisk risk uppstår på grund av problem med den interna verksamheten. Händelser som faller under den här kategorin inkluderar skadat anseende, misslyckad kommunikation, stämningar och störningar i leveranskedjan. 

Lösning: Använd projektriskhantering för att förebygga och minska risker i dina marknadsföringskampanjer. Under planeringsfasen kan du göra en riskanalys för att bedöma vilka projektrisker som är mest sannolika och vilka risker som har högst prioritet. Använd sedan insikterna för att utforma kampanjen och förbereda dig för eventuella missöden. 

2. Omfattningskrypning

Omfattningskrypning uppstår när marknadsföringskampanjen expanderar bortom de ursprungliga förväntningarna. Marknadsföringskampanjer drabbas ofta av omfattningskrypning eftersom team inte fastställer tydliga krav under projektplaneringen. Om du inte förmedlar dina begränsningar till intressenterna kan de begära ändringar som ditt projektteam har svårt att hänga med i. 

Lösning: Definiera projektmål i början av marknadsföringskampanjen och dela målen med intressenterna. Upprätthåll tydliga kommunikationslinjer så att intressenterna förstår projektkraven, inklusive gränserna för projekttidslinjen och budgeten. Vid behov kan du också etablera en ändringskontrollprocess för att reglera ändringsförfrågningar.  

3. Dålig kommunikation med intressenter

Dålig kommunikation med intressenter är en utmaning som många marknadsföringsteam står inför. Ovan kan du se att den här utmaningen har konsekvenser, och omfattningskrypning är bara en av dem. Andra konsekvenser av kommunikationsproblem är:

• Otydliga projektförväntningar. 

• Inkonsekvenser i mål och resultat

• Sämre teammoral

• Otillräcklig projektfinansiering.

• Dubbelarbete.

Lösning: Använd en programvara för projekthantering för att etablera en stark kommunikation med intressenter. Dela uppdateringar i realtid med alla som är involverade i marknadsföringskampanjen och uppmuntra intressenter att ge feedback under arbetets gång. Ange projektmilstolpar som kontrollpunkter för kollektiv utvärdering av kampanjen.

4. Ingen central referenskälla

Marknadsföringsteam som förlitar sig på kommunikation med intressenter via möten, e-post, telefon eller videochatt kommer att uppleva utmaningar när de hanterar sina marknadsföringskampanjer. Du bör inte avskaffa de här traditionella kommunikationsformulären, men de erbjuder inte väsentligheter som:

• Dokumentdelning

• Statusuppdateringar i realtid

• Programvaruintegreringar

• Uppgiftshantering

• Central referenskälla

Marknadsföringsstrategin bör vara transparent för alla intressenter. Öppenhet stärker teamkommunikationen och förbättrar projektkvaliteten.

Lösning: Använd en programvara för projekthantering som en central referenskälla. Det finns många typer av projekthantering med olika nivåer av funktionalitet. Vissa verktyg sammanställer projektinformationen, medan andra sammanställer information från externa källor. Använd ett verktyg som Asana för att anpassa projektvyer och hålla alla – från teammedlemmar till intressenter – informerade.

Använd programvara för projekthantering för att strukturera din marknadsföringsstrategi

Projekthantering för marknadsföring kan eliminera några av de vanligaste utmaningarna som marknadsföringsavdelningar står inför. När du använder en strukturerad hanteringsmetod förbättrar du kommunikationsflödet och effektiviserar arbetsprocessen. Använd en projekthanteringsprogramvara för att främja samarbete mellan intressenter och för att skapa en central referenskälla.