Для нас это то, что поддерживает связь. Это даёт нам чёткое представление о том, что происходит, и позволяет нам расти и контролировать ситуацию. Один человек теперь обрабатывает 600 счетов, тогда как раньше 2–3 человека обрабатывали 200–300. Нам нужен всего один человек, и мы не только можем делать это лучше, но и делаем гораздо больше.

Питер Чок, управляющий директор

Asana для операционных отделов

Координация сложных услуг в больших масштабах

Операционная команда OneO2Plants координирует сложные проекты с участием многих заинтересованных сторон, включая договоры аренды растений, графики обслуживания, ландшафтный дизайн, озеленение мероприятий и управление поставщиками для корпоративных, гостиничных и розничных клиентов в Сингапуре. Команда управляет регулярными контрактами на обслуживание, установками в рамках проектов и закупками у более чем 600 ежемесячных поставщиков, включая МСП и зарубежных поставщиков. Их работа напрямую влияет на удовлетворённость клиентов, качество обслуживания и маржу бизнеса, особенно в случае таких громких проектов, как партнёрство с Гран-при Сингапура Формулы-1.

Чтобы упростить выполнение и улучшить координацию, OneO2Plants централизовала операции в Asana. Теперь команда управляет параллельными проектами, рабочими процессами поставщиков и предоставлением регулярных услуг в одном месте, с чётким распределением ответственности и прозрачностью всей работы в режиме реального времени.

Централизованное управление проектами повышает прозрачность и улучшает координацию

• Межфункциональные проекты по озеленению управляются в Asana от первоначальной консультации до установки и текущего обслуживания, что создаёт чёткое представление о каждом взаимодействии от начала до конца.

• Сроки, зависимости и ожидаемые результаты видны всем заинтересованным сторонам, что улучшает координацию между командами

• Поскольку вся работа фиксируется в одном месте, Asana служит единым источником достоверной информации для операций, позволяя руководству сохранять контроль и прозрачность по мере расширения бизнеса. 

Структурированный приём запросов заменяет координацию Ad hoc

• Формы Asana стандартизируют подачу запросов в разных командах, заранее фиксируя нужный контекст, чтобы работа двигалась быстрее и более согласованно.

• Отправленные формы автоматически направляют задачи нужным исполнителям с помощью рабочих процессов, основанных на правилах, что исключает ручную передачу.

• Вся документация находится в одном месте, что облегчает проверку, согласование и визирование запросов даже при увеличении их объёма.

Масштабирование способности без увеличения численности персонала

• Распределение персонала по параллельным проектам, контрактам на техническое обслуживание и установкам осуществляется централизованно в Asana, что обеспечивает прозрачность в реальном времени для планирования и адаптации.

• Видимость на уровне портфеля упрощает упреждающее планирование с учётом сезонных пиков и обеспечивает наличие нужных ресурсов в нужное время.

• Когда вся работа фиксируется и назначается в Asana, менеджеры могут перераспределять загрузку, выявлять узкие места на раннем этапе и поддерживать качество обслуживания без необходимости нанимать сотрудников по мере необходимости.