Inventário

Seja para supervisionar o estoque de um restaurante, monitorar os materiais de escritório ou gerir equipamentos entre as equipes, o modelo de inventário personalizável da Asana oferece à sua equipe um sistema compartilhado para monitorar o que se tem, onde está e o que requer atenção. Chega de correr atrás de atualizações em planilhas ou e-mails.

Este modelo de inventário simples ajuda a registrar itens, atribuir acompanhamentos, manter a consistência no processo e, o mais importante, dimensionar o monitoramento do inventário, minimizando os erros.

Quem se beneficia deste modelo de inventário?

Na Asana, vimos como é fácil para as equipes perderem o controle de suprimentos, ferramentas ou estoques em todos os departamentos. Sem um sistema centralizado, pequenos problemas, como pedidos duplicados ou pontos de reabastecimento perdidos, rapidamente se transformam em atrasos ou falta de estoque.

Seja para gerir o estoque de alimentos, reabastecer prateleiras ou monitorar produtos em diferentes locais de varejo, este modelo de estoque ajuda a manter o controle de cada nome de item, SKU e preço unitário à medida que eles mudam.

Este modelo de lista de controle de inventário funciona bem para equipes e indivíduos que precisam de uma maneira clara e repetível de monitorar o que estão gerindo:

• Proprietários de pequenas empresas que monitoram os níveis de estoque, os pontos de reabastecimento e os preços em um sistema de estoque compartilhado.

• Gerentes de loja que monitoram o inventário de estoque, os suprimentos de ponto de venda e a disponibilidade de produtos nos canais on-line e na loja física.

• Equipes de construção que gerenciam matérias-primas, equipamentos e outros estoques específicos do local de trabalho a trabalho.

• Equipes de TI e instalações que lidam com inventário de equipamentos, detalhes de garantia e registros de hardware.

• Organizações sem fins lucrativos e escolas que gerenciam vários tipos de inventário em diferentes locais, como livros, ferramentas e bens de doação.

• Indivíduos que organizam itens domésticos em um inventário doméstico para fins de seguro, mudança ou manutenção de registros pessoais.

• Qualquer pessoa responsável pelo monitoramento básico de estoque em setores como saúde, varejo, logística ou educação.

Por que usar um modelo de inventário da Asana?

Vimos equipes trocarem as planilhas de estoque pela Asana e instantaneamente se sentirem mais no controle da gestão de estoque. Em vez de questionar os níveis de reabastecimento ou vasculhar as guias para obter detalhes de custos, tudo fica em um espaço de trabalho claro e colaborativo. O resultado? Menos atrasos, reabastecimento mais rápido e melhores decisões sobre o que pedir e quando.

Com este modelo de controle de inventário, é possível:

• Acompanhar o nome do item, SKU, quantidade e local de armazenamento em um só lugar, o que é ideal para o controle de estoque e o monitoramento de ativos.

• Adicionar campos para custo unitário, valor total e status para melhorar a visibilidade e ajudar as equipes a agir com base em dados em tempo real.

• Usar pontos de reabastecimento e regras personalizadas para reabastecer automaticamente antes que o estoque fique muito baixo.

• Adicionar e organizar os contatos dos fornecedores e monitorar a data da última transação para tomar decisões de compra bem fundamentadas.

• Usar a IA Asana para detectar lacunas, recomendar automatizações e simplificar tarefas repetitivas em todo o fluxo de trabalho de gestão de estoque.

• Mantenha o seu sistema de inventário flexível com a funcionalidade integrada que suporta uma ampla gama de tipos de inventário, desde material de escritório até equipamentos de TI.

• Conceda aos membros da equipe acesso a dados compartilhados, reduzindo assim os silos e permitindo decisões mais rápidas e informadas.

Como usar este modelo de inventário

1. Duplique o modelo de lista de inventário. Clique em “Usar modelo” para criar a sua versão na Asana. Dê um nome que se encaixe na sua configuração, como “Suprimentos do armazém”, “Hardware de TI” ou “Inventário das instalações”.

2. Registre cada item como uma tarefa. Crie uma tarefa para cada item que você está monitorando. Use o título da tarefa para o nome ou rótulo do produto e adicione identificadores como números de peça ou SKUs para facilitar a busca.

3. Adicione campos de monitoramento. Personalize o projeto com campos para quantidade, local de armazenamento, custo por unidade, valor total, limite de reabastecimento e status do item. Isso lhe dá uma visão geral clara do que está em estoque, onde está armazenado e o que precisa de atenção.

4. Registre as informações do fornecedor e o histórico de pedidos. Use a descrição da tarefa para armazenar nomes de fornecedores, detalhes de contato e links de pedidos. Adicione um campo ou comentário para monitorar quando o item foi encomendado ou recebido pela última vez.

5. Organize por tipo ou localização. Use seções para agrupar itens por categoria (como ferramentas, móveis, consumíveis) ou por onde estão armazenados (como Sala A, Armário principal ou Armazém 3). Isso facilita encontrar o que você precisa rapidamente.

6. Atribua tarefas de acompanhamento e reabastecimento. Se algo precisar ser reordenado ou inspecionado, atribua à pessoa certa e defina uma data de conclusão. Você também pode anexar recibos, faturas ou documentos de garantia diretamente à tarefa.

7. Escolha uma visualização que se adapte ao seu fluxo de trabalho. Use a visualização de lista para obter um registro de itens simples, a visualização em quadro para acompanhar o status dos itens ou a visualização de cronograma para monitorar auditorias agendadas ou ciclos de substituição. Os painéis podem exibir resumos, como o valor total do inventário ou itens sinalizados.

8. Agilize o seu processo com ferramentas integradas. Use regras para automatizar lembretes quando o estoque estiver baixo. Mantenha os arquivos e as anotações dos fornecedores em um só lugar usando as guias Arquivos e Mensagens. A Asana ajuda a reduzir as planilhas e a fazer o seu processo funcionar sem problemas.

Recursos da Asana para melhorar a gestão de estoque

• Campos personalizados: adicione dados estruturados a cada item do inventário, como preço unitário, nível de estoque, número de série ou data de término da garantia. Você pode ordenar e filtrar as tarefas usando esses campos para identificar rapidamente o que requer atenção.

• Visualização de cronograma: veja a atividade do inventário ao longo do tempo. Seja para monitorar ciclos de reabastecimento, vencimentos de garantia ou itens sazonais, a visualização de cronograma ajuda a planejar e evitar problemas de última hora.

• Regras: use a automatização para se antecipar aos problemas de estoque. Por exemplo, você pode desencadear a atribuição de tarefas ou uma notificação no Slack quando os níveis de estoque caírem abaixo de um determinado limite.

• Inclusão de tarefas em múltiplos projetos: mantenha as tarefas de inventário visíveis em vários projetos, como operações, TI ou finanças, sem duplicá-las. É uma maneira simples de melhorar a coordenação entre as equipes.

• Formulários: permita que os membros da equipe enviem solicitações de reabastecimento ou relatem itens ausentes por meio de um formulário padronizado. Cada entrada se torna uma tarefa no seu modelo de inventário para facilitar o acompanhamento.

• Aprovações: agilize o processo de reabastecimento com as aprovações integradas. Adicione uma etapa de aprovação a qualquer tarefa de inventário para que os líderes de equipe ou gerentes financeiros possam revisar e aprovar rapidamente.

• Atualizações de status: compartilhe atualizações rápidas sobre os ciclos de inventário, o progresso do reabastecimento ou as próximas auditorias, tudo em um só lugar. Essas atualizações estão conectadas ao seu projeto, para que todos fiquem por dentro sem ter que procurar e-mails.

Integrações recomendadas

• Tableau: converta os dados do inventário em painéis dinâmicos. Com a integração entre Asana e Tableau, você pode visualizar tendências como falta de estoque, frequência de reabastecimento e valor do item ao longo do tempo. 

• Microsoft Excel: exporte a planilha de inventário para o Excel para acesso off-line ou para compartilhar com membros da equipe fora da organização. Ótimo para impressão, entrada de dados Advanced ou sincronização com outras ferramentas da Microsoft. 

• Planilhas Google: sincronize a sua lista de inventário com uma planilha para gerar relatórios personalizados ou criar listas de verificação para impressão. Ideal para equipes que desejam uma visualização de planilha familiar junto com o sistema em tempo real. 

• Gmail: converta e-mails de fornecedores ou confirmações de reabastecimento em tarefas monitoráveis. Não há necessidade de copiar e colar; basta clicar para enviar um e-mail diretamente para o seu sistema de inventário. 

• Slack: automatize alertas de estoque baixo e reordene aprovações com mensagens do Slack. Você também pode transformar conversas do Slack em tarefas para manter as atualizações informais conectadas ao seu fluxo de trabalho de inventário. 

• Dropbox: anexe contratos, garantias ou manuais de fornecedores a qualquer item do inventário. Com a integração do Dropbox, todos os documentos são armazenados junto do item a que se referem. 

Perguntas frequentes sobre modelos de inventário