Modelo de gestão de ativos

Qualquer grande empresa tem ativos valiosos, desde funcionários de confiança até coisas menos óbvias, como a tubulação sanitária, e cada qual precisa ser gerido adequadamente. Mantenha-se no controle monitorando, supervisionando e gerindo os ativos corporativos com um modelo de gestão de ativos.

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Um “ativo” pode ser qualquer objeto (grande ou pequeno) que a sua empresa possua, como o espaço do escritório ou o arquivo de áudio bruto do seu último episódio de podcast. A sua empresa provavelmente tem muitos tipos diferentes de ativos. A administração de todos esses ativos comerciais pode ser complexa se você não dispuser de ferramentas e sistemas adequados para apoiá-la. 

É nisso que o modelo de gestão de ativos pode ajudar.

O que é gestão de ativos?

Gestão de ativos é o processo de organização, armazenamento e coordenação do patrimônio empresarial. Em outras palavras, trata-se de um tipo específico de gestão de projetos dos seus ativos. O seu processo de gestão de ativos pode envolver a determinação do valor de um ativo, a supervisão ao longo do seu ciclo de vida, a busca por formas de lhe extrair mais valor ou a relação dos ativos. 

Como envolve componentes distintos, a gestão de ativos é, em geral, um trabalho multidisciplinar que atravessa níveis variados de cargos, departamentos e equipes. Por exemplo, não raro vemos o diretor financeiro, um líder de equipe e um colaborador individual participarem do mesmo projeto de gestão de ativos.

Tipos de gestão de ativos

Além da gestão de ativos financeiros, há outros tipos de gestão de ativos, como estes: 

  • Gestão de ativos digitais: administre arquivos, serviços e produtos digitais, como arquivos de mídia ou um blog corporativo.  

  • Gestão de ativos fixos: administre ativos fixos da empresa, aqueles que não podem ser facilmente convertidos em dinheiro, como a tubulação hidráulica dos espaços do seu escritório.

  • Gestão de ativos de TI: administre o hardware e o software corporativos, como as assinaturas de software da Microsoft e o armazenamento em nuvem.

  • Gestão de ativos empresariais: administre a infraestrutura física, como a manutenção do maquinário ou dos veículos da empresa. 

  • Gestão de ativos financeiros: administre os ativos financeiros, como ações e investimentos no mercado imobiliário.

O que é um modelo de gestão de ativos?

É um esboço do seu fluxo de trabalho para gestão de ativos. Ele oferece um conjunto claro de etapas de gestão de ativos a ser seguido pelos membros de equipe e colegas, o que reduz a confusão e produz resultados mais consistentes. 

Por exemplo, digamos que você seja responsável pelo monitoramento mensal do uso do carro da empresa. Para começar, um passo fundamental para o seu processo de gestão de ativos é analisar as métricas da frequência com que um funcionário utiliza um carro num dado mês. Você pode anotar esse e outros passos cruciais no seu modelo. Desta forma, mesmo que outra pessoa faça a gestão dos ativos enquanto você estiver fora do escritório, ela saberá exatamente as medidas a tomar.

Os benefícios do modelo de gestão de ativos

Seja um pequeno negócio, uma startup ou uma grande empresa, a criação de um modelo de gestão de ativos ajudará a manter os seus ativos (e as equipes responsáveis por eles) sempre organizados. O modelo de gestão de ativos lhe permitirá:

  • Otimizar o monitoramento de ativos: se você sabe o que tem e onde reside, fica mais difícil perder de vista os ativos.

  • Coordenar os esforços multidisciplinares: o uso de um modelo garante que todas as equipes e departamentos administrem os ativos da mesma maneira.

  • Conceder visibilidade: os principais interessados podem ver como você está gerindo os ativos, o que é particularmente útil para a diretoria executiva ou se você trabalha com clientes.

Note-se que nem todos os modelos de gestão de ativos são criados de forma igual. Se você montar o seu modelo numa ferramenta de gestão de projetos, ele será dinâmico e você poderá facilmente atualizar, compartilhar e reproduzir as informações conforme necessário. Desse modo, você contará com mais funcionalidades do que se utilizar um simples modelo de planilha Excel, que você tem de atualizar manualmente cada vez que o valor muda ou que adquire um novo ativo.

Quem usa modelos de gestão de ativos?

Embora qualquer pessoa possa montar e usar um modelo, certas empresas, equipes e setores vão se beneficiar disso mais que outras. 

Estes são alguns setores ou departamentos, com exemplos de casos de uso, que poderiam se beneficiar grandemente da esquematização do seu processo de gestão de ativos:

  • Equipes de TI: quando os colegas de trabalho solicitarem produtos ou serviços aos departamentos de TI, use um modelo de gestão de ativos digitais para fazer a triagem e atender a esses pedidos. Por exemplo, se estiver distribuindo licenças de software, você pode guardar um modelo de gestão de ativos que recebe automaticamente novos pedidos, os atribui a um membro da equipe para fazer a distribuição e envia a nova licença de software ao solicitante.

  • Fabricação: use o modelo para agilizar o seu sistema de gestão de ativos, incluindo o monitoramento do seu inventário de ativos e a coordenação da produção de ativos entre departamentos.

  • Recursos humanos: assim como TI, a equipe de RH pode usar um modelo digital de gestão de ativos para coordenar os serviços profissionais em prol dos funcionários.

Como usar um modelo de gestão de ativos

Não há um manual rigoroso sobre como gerir ativos, já que podem se tratar de muitas coisas diferentes, e a sua empresa terá provavelmente preferências próprias para essa gestão. Isso significa que você necessitará um modelo que seja flexível e fácil de usar, ou, mais provavelmente, vários modelos.

Mas como se cria, armazena e utiliza um modelo para todas essas diferentes funções? E se você precisar de diferentes modelos para gerir recursos digitais, fixos e de TI? Resposta: use um software de gestão de trabalho para montar o seu modelo de gestão de ativos. Depois de criá-lo, você pode usá-lo para coordenar todos os seus materiais de ativos relacionados — interligar planos de gestão de risco, integrar com os seus sistemas de gestão de recursos e criar roteiros claros de como usar e aumentar o valor dos seus ativos.

É possível criar diversos tipos de modelo de gestão de ativos, como estes:

  • Modelos de acompanhamento de ativos

  • Modelos de inventário de ativos

  • Modelos de processo de gestão de ativos

  • Modelos de gestão de ativos para categorias específicas (p. ex., ativos digitais, empresariais ou financeiros)

Qualquer que seja o tipo de modelo de gestão de ativos que você criar, estas são algumas seções úteis a incluir:

  • Datas: anote a data de compra, de produção ou de distribuição. Isto ajuda a fazer o acompanhamento do ativo.

  • Responsável: trata-se da pessoa responsável pelo ativo, a quem se deve recorrer em caso de perguntas ou consultas sobre atualizações do ativo.

  • Tipo de ativo: se a sua empresa ou equipe administra diferentes tipos de ativos, você pode segmentá-los aqui. Alguns ativos podem se confundir (por exemplo, uma assinatura de software pode parecer um ativo de TI ou um ativo digital). Esclarecer o tipo de ativo no seu modelo reduz essa confusão.

  • Prioridade: qual é a importância de fazer a gestão deste ativo? Isto mostra aos principais interessados e aos membros da equipe quais ativos têm mais prioridade para os negócios. 

  • Status: este ativo vem sendo gerido por um membro da equipe? Deixe o status de cada ativo ao alcance dos principais interessados, de modo que não se preocupem se você está ou não administrando os ativos adequadamente.

  • Detalhes específicos do ativo: dependendo do tipo de ativo, é desejável incluir detalhes adicionais. Por exemplo, se o ativo consiste na sua propriedade imobiliária, você pode incluir o preço de compra, qualquer receita gerada e possíveis lucros.

Integrações e aplicativos a usar com os modelos

A Asana oferece uma gama de recursos e integrações com aplicativos para você usar com o seu modelo de gestão de ativos.

Recursos integrados

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregado está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

Aplicativos recomendados

  • OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

  • Adobe Creative Cloud. As equipes de criação fazem o seu melhor trabalho quando conseguem focar em criar design. Com a integração entre a Asana e a Adobe Creative Cloud, as equipes de design e de criação podem acessar facilmente a informação de que necessitam para iniciar os trabalhos, obter feedback dos avaliadores e aprovadores, e entregar os ativos finais sem sair do Photoshop, Illustrator ou InDesign. Veja novas tarefas, compartilhe designs, associe links de compartilhamento do XD e incorpore o feedback recebido na Asana, tudo isso sem sair da Adobe Creative Cloud.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Perguntas frequentes

Qual é o propósito de um modelo de gestão de ativos?

Os modelos de gestão de ativos funcionam como um guia passo a passo para a gestão dos ativos. Por exemplo, você pode detalhar como fazer o inventário, seguir e manter os seus ativos. Isso ajuda a estabelecer uma rotina que qualquer pessoa pode seguir. Alguns ativos são extremamente valiosos, e a utilização de um modelo assegura que, mesmo ao terceirizar a sua gestão, todos os ativos serão tratados com o mesmo cuidado que você teria ao supervisioná-los.

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