Ilhas organizacionais: quatro problemas comuns e como evitá-las
Resumo
Ilhas organizacionais, também conhecidas como silos, são equipes de pessoas que estão isoladas de outras partes do negócio devido a um fluxo reduzido de informações. Neste artigo, apresentamos algumas maneiras de organizar a equipe para evitar a formação dessas ilhas.
Em geral, as empresas são organizadas por equipes com funções específicas. Chamamos a isso de estrutura organizacional, o que não é necessariamente algo negativo. Sem as ferramentas e integrações adequadas, a segmentação da empresa por função pode gerar ilhas organizacionais que, quando muito dominantes, podem causar problemas de comunicação. Embora silos organizacionais fortes possam causar problemas de comunicação, eles não são um aspecto inerentemente ruim dos negócios.
O que é uma ilha organizacional?
Ilha organizacional, também conhecida como silo, é uma equipe, departamento ou grupo de pessoas que está isolado do fluxo de informações em outras partes do negócio. Isso pode acontecer tanto intencionalmente quanto não intencionalmente. Os silos organizacionais geralmente ocorrem porque diferentes equipes criam processos exclusivos e usam suas próprias ferramentas específicas para concluir o trabalho. Isso significa que o fluxo de trabalho da sua equipe de engenharia será diferente do da equipe de marketing. Inadvertidamente, essas equipes acabam isoladas umas das outras.
Os silos também podem acontecer com indivíduos específicos. Quando um membro individual de uma organização detém informações essenciais sobre uma equipe ou organização, isso pode contribuir para uma mentalidade de silo. A mentalidade de silo é uma mentalidade em que indivíduos ou equipes não compartilham conhecimento uns com os outros, o que pode causar problemas de comunicação e dificultar a colaboração. Na maioria das vezes, os indivíduos não se tornam silos intencionalmente. Isso geralmente acontece quando pequenas equipes começam a se expandir: o indivíduo mais experiente pode se tornar o silo de informações se a equipe não padronizar e documentar os processos.
Há algumas maneiras de formar ilhas organizacionais, algumas intencionais e outras não. Aqui estão alguns exemplos de ilhas organizacionais comuns:
Ilha departamental: ocorre quando um departamento se isola dos demais. É o tipo mais comum de ilha organizacional, já que as empresas costumam ser organizadas por funções profissionais.
Ilha por hierarquia ou nível: este tipo de silo ocorre quando indivíduos ou equipes omitem estratégias, metas ou outras informações importantes de colaboradores de níveis superiores ou inferiores aos seus.
Ilha por localização: surge quando as equipes são segmentadas por local de trabalho. As pessoas que trabalham em um mesmo escritório podem compartilhar informações pessoalmente e quando necessário, e esquecer de compartilhá-las com pessoas em outras localizações.
Ilha por horário de trabalho: para as equipes que trabalham em diferentes turnos ou horários, as ilhas de informação podem limitar-se ao turno de trabalho do integrante da equipe. Por exemplo, podem ser transmitidas novas informações aos colaboradores do turno da manhã, mas não àqueles que trabalham no período noturno.
As ilhas podem ser benéficas para os negócios?
As ilhas não são inerentemente prejudiciais aos negócios, pois é importante fornecer uma estrutura organizacional adequada aos diferentes departamentos. Os silos benéficos podem contribuir para uma cultura organizacional positiva, uma comunicação eficaz e práticas de trabalho mais eficientes.
No entanto, os silos podem ser reforçados negativamente por meio de guerras territoriais, visão pouco clara e falta de comunicação. Isso pode levar à diminuição das interações com as equipes necessárias, à duplicação de trabalho e à resistência à mudança. Se for esse o caso, é importante desfazer a compartimentalização e estabelecer uma conexão entre as duas equipes.
Livre-se do conhecimento fragmentado e incomunicado: otimize a sua estrutura organizacional para fortalecer a colaboração entre as equipes
Neste e-book, você aprende a estruturar a sua organização para impedir a formação de ilhas de conhecimento, acelerar o progresso e manter o alinhamento diante de mudanças.
O que provoca a formação de ilhas organizacionais?
As ilhas organizacionais podem surgir de diversas maneiras. Relacionamos algumas delas, bem como as soluções para a sua eliminação e para promover mais colaboração no espaço de trabalho.
Mentalidade de ilha na liderança
Quando os líderes de equipe têm uma mentalidade de silo, essa atitude pode se espalhar para os seus subordinados diretos. Liderar pelo exemplo é contagiante, e se o líder tiver opiniões negativas sobre uma determinada equipe, isso pode afetar rapidamente os demais subordinados diretos. Isso contribui para uma competição desnecessária, falhas de comunicação e um ambiente de trabalho mais hostil.
Como resolver: ao trabalhar com equipes de liderança, certifique-se de estabelecer metas claras para toda a empresa. Isso proporciona aos líderes uma ideia clara de qual é a meta final e como as metas específicas da equipe contribuem para uma parte de um quadro maior. Nesse esquema, é mais fácil entender como cada equipe é responsável por uma pequena parte do todo e por que elas precisam trabalhar juntas. O foco está em alcançar uma Meta maior, em vez de competir entre si.
Falta de processos definidos para a colaboração entre equipes
Sem ferramentas centralizadas, cada equipe adotará as suas próprias ferramentas e processos para concluir o trabalho. Isso é bom para trabalhar internamente dentro de um departamento específico, mas pode causar desafios ao trabalhar de forma interdisciplinar. As equipes externas não necessariamente têm o mesmo processo, o que pode causar um silo de informações.
Sem um sistema central de registro, não há como as equipes interdisciplinares compartilharem informações ou se comunicarem entre si. As equipes perdem informações em diferentes plataformas de comunicação e falhas de comunicação. Isso pode levar a prazos perdidos, perda de documentação e trabalho duplicado.
Como resolver: estabeleça um sistema central de registro através de uma plataforma de gestão do trabalho. Se a sua equipe ainda não tem procedimentos de comunicação definidos, implemente boas práticas de gestão de mudanças para que todos na organização saibam usar a plataforma. Depois de implementar a plataforma de gestão do trabalho, não se esqueça de realizar treinamentos sobre o seu uso durante a integração de novos funcionários. Dessa forma, os colaboradores estarão alinhados sobre onde cada tipo de comunicação acontece e como as equipes colaboram.
Incentivos exclusivamente extrínsecos
Estabelecer incentivos é uma forma comum de motivar os membros da equipe a alcançar uma Meta em comum. Porém, se o trabalho promovido pelo incentivo não estiver alinhado às metas da empresa, os membros da equipe poderão estar contribuindo somente para o incentivo em questão.
Por exemplo, imagine que um líder crie um incentivo para a equipe de marketing. Ele informa aos membros que eles receberão uma pequena bonificação a cada inscrição que obtiverem para um webinário específico. Apesar de parecer uma boa estratégica para promover novas inscrições, os membros da equipe podem burlar o sistema ao encorajar o maior possível número de pessoas a se inscrever no webinário, tenham ou não qualificação ou sequer interesse em participar. Este estímulo externo não é necessariamente negativo, mas não deve ser a única motivação da sua equipe.
Como resolver: ao implementar alguma forma de motivação extrínseca, como um incentivo, certifique-se de que seja específica o suficiente para se conectar às metas globais da empresa. Além disso, é fundamental promover também a motivação intrínseca na equipe: se algum membro demonstrar interesse em determinado projeto ou trabalho, fomente essa curiosidade e estimule os seus interesses.
Metas isoladas
Uma equipe sem uma meta compartilhada é como um barco em mar aberto sem um instrumento de orientação. A ausência de metas em comum faz com que cada departamento desenvolva as suas próprias estratégias sem colaborar com as outras equipes. Essa falta de um “pensamento global” gera trabalhos repetidos, processos ineficientes e um ambiente de trabalho desorganizado.
Como resolver: estabeleça metas para a equipe e indique claramente como elas contribuem para os objetivos maiores da empresa. A melhor forma de fazer isso é através de ferramentas colaborativas que conectam o trabalho realizado pela equipe às metas da organização.
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Cinco dicas para organizar a empresa de modo a evitar ilhas
Separamos algumas dicas que você pode usar para organizar a sua empresa de modo a evitar a formação de ilhas prejudiciais e favorecer a comunicação colaborativa.
1. Promova a comunicação transparente
Uma das maneiras mais fáceis de desfazer os silos organizacionais é simplesmente construir uma ponte com uma comunicação clara. Quando isso começa com a equipe de liderança, toda a organização tem um bom exemplo de como deve ser o fluxo de informações, como funciona a colaboração entre equipes e como a cultura organizacional contribui para atingir as metas. Quando a equipe de liderança lidera pelo exemplo, seus subordinados diretos imitam o comportamento. Quanto mais pessoas se comunicarem de forma eficaz na sua organização, melhor.
2. Incentive a colaboração regular entre equipes
Se você quer que a sua equipe se sinta à vontade para trabalhar e interagir com as outras, certifique-se de que ela tenha oportunidades para isso. Designe equipes táticas interdisciplinares para projetos específicos ou interaja regularmente com os parceiros de outras áreas para manter os vínculos fortalecidos. Crie boas práticas de como se comunicar com outros departamentos e construa o alicerce para uma parceria duradoura.
3. Estabeleça um sistema de registro consistente
Estabelecer um sistema central de registro é um dos jeitos mais fáceis de assegurar que as diferentes equipes compartilhem as informações. Quando todos têm acesso aos trabalhos realizados por equipes interdisciplinares, a formação de ilhas se torna muito menos provável. Essa transparência ajuda as equipes colaborativas a traçar estratégias melhores para trabalharem em conjunto.
4. Conecte o trabalho a metas mensuráveis
Não se trata apenas de definir metas, mas de definir metas que a sua equipe possa realmente alcançar. Certifique-se de usar técnicas mensuráveis de definição de metas, como metas inteligentes ou OKRs, para que os líderes de equipes colaborativas possam criar estratégias complementares e evitar a duplicação de trabalho. Depois que as metas forem definidas, conecte o trabalho que a equipe realiza a esses resultados mensuráveis. Ao conectar diretamente o trabalho da equipe a essas metas mensuráveis, você pode ajudá-la a entender a importância do seu trabalho.
5. Instaure um sistema de controle das decisões
Nenhuma equipe deve ter o controle total das decisões: estabeleça algum sistema de controle descentralizado para as equipes que costumam trabalhar juntas, de modo a que não haja um monopólio nas tomadas de decisão. Apesar de não ocorrer com frequência, é possível que uma equipe predomine sobre as outras caso ela tenha mais recursos ou um interesse maior no assunto. Uma estratégia para assegurar que todos, independentemente da equipe, possam contribuir nas decisões é empregar técnicas de tomada de decisão em grupo.
Crie pontes entre as ilhas organizacionais para aumentar a produtividade
Aumente a colaboração interdisciplinar e otimize a sua estrutura organizacional para manter as equipes alinhadas. Dessa forma, elas perderão menos tempo com trabalhos duplicados e com a gestão das relações interpessoais entre equipes, e poderão se dedicar mais ao trabalho intelectual necessário para alcançar as metas.
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