Ilhas organizacionais: quatro problemas comuns e como evitá-las

Em geral, as empresas são organizadas por equipes com funções específicas. Chamamos a isso de estrutura organizacional, o que não é necessariamente algo negativo. Porém, sem as ferramentas e integrações adequadas, a segmentação da empresa por função pode gerar ilhas organizacionais que, quando muito dominantes, podem causar problemas de comunicação. No entanto, elas não são um aspecto negativo inerente aos negócios. 

O que é uma ilha organizacional?

Ilha organizacional é uma equipe, departamento ou grupo de pessoas que está isolado do fluxo de informações das outras partes do negócio. Pode surgir intencionalmente ou não, e geralmente ocorre quando as equipes criam processos exclusivos e usam ferramentas próprias e específicas para realizar o trabalho. Com Isso, uma equipe de engenharia terá um fluxo de trabalho diferente de uma equipe de marketing e, consequentemente, as duas acabarão isoladas uma da outra, mesmo sem ter essa intenção.

As ilhas também podem surgir a nível pessoal, quando um colaborador guarda para si informações essenciais sobre uma equipe ou organização. Isso contribui para a mentalidade de ilha, em que indivíduos ou equipes deixam de compartilhar o conhecimento, podendo causar problemas de comunicação e dificultar a colaboração. Na maioria das vezes, as pessoas não fazem isso intencionalmente, e geralmente ocorre quando equipes pequenas começam a expandir e, se não houver uma padronização e documentação dos processos, o membro mais antigo da equipe pode acabar se tornando uma “ilha de informação”.

Exemplos comuns de como podem se formar, dentre os quais algumas situações onde se pretende criar ilhas organizacionais:

• Ilha departamental: ocorre quando um departamento se isola dos demais. É o tipo mais comum de ilha organizacional, já que as empresas costumam ser organizadas por funções profissionais. 

• Ilha por hierarquia ou nível: este tipo de isolamento ocorre quando indivíduos ou equipes omitem estratégias, objetivos ou outras informações importantes de colaboradores de níveis superiores ou inferiores aos seus.

• Ilha por localização: surge quando as equipes são segmentadas por local de trabalho. As pessoas que trabalham em um mesmo escritório podem compartilhar informações pessoalmente e quando necessário, e esquecer de compartilhá-las com pessoas em outras localizações. 

• Ilha por horário de trabalho: para as equipes que trabalham em diferentes turnos ou horários, as ilhas de informação podem limitar-se ao turno de trabalho do integrante da equipe. Por exemplo, podem ser transmitidas novas informações aos colaboradores do turno da manhã, mas não àqueles que trabalham no período noturno.

As ilhas podem ser benéficas para os negócios?

As ilhas não são inerentemente prejudiciais aos negócios, pois é importante fornecer uma estrutura organizacional adequada aos diferentes departamentos. As ilhas ou silos benéficos podem contribuir para uma cultura organizacional positiva, uma comunicação eficaz e práticas de trabalho mais eficientes. 

No entanto, as ilhas podem ser negativamente reforçadas por disputas internas, visão pouco clara e falta de comunicação, o que pode resultar na diminuição das interações com as equipes necessárias, na duplicação do trabalho e na resistência a mudanças. Se for este o caso, é importante que você elimine essas barreiras e favoreça a conexão entre as equipes.

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O que provoca a formação de ilhas organizacionais?

As ilhas organizacionais podem surgir de diversas maneiras. Relacionamos algumas delas, bem como as soluções para a sua eliminação e para promover mais colaboração no espaço de trabalho.

Mentalidade de ilha na liderança

Quando os líderes de equipe têm uma mentalidade de ilha, esta atitude pode passar para os seus subordinados diretos. Liderar pelo exemplo exerce grande influência nos subordinados e, se o líder tiver um julgamento negativo sobre uma determinada equipe, os seus subordinados poderão ser rapidamente influenciados por isso, contribuindo para disputas desnecessárias, mal-entendidos e um ambiente de trabalho mais hostil.

Como resolver: ao trabalhar com equipes de liderança, estabeleça metas claras que abrangem toda a empresa. Dessa forma, os líderes terão clareza sobre o objetivo final e como as metas específicas da sua equipe contribuem para alcançá-lo. Com isso, fica fácil entender como cada equipe é responsável por uma pequena parte do panorama geral e por que elas precisam cooperar: o propósito é alcançar um objetivo maior e não competir entre si.

Falta de processos definidos para a colaboração entre equipes

Sem ferramentas centralizadas, cada equipe adotará as suas próprias ferramentas e processos para realizar o trabalho, o que é aceitável em trabalhos internos de um determinado departamento, mas pode dificultar os trabalhos intersetoriais. Como as equipes externas nem sempre têm os mesmos processos, isso pode acarretar o isolamento das informações.

A ausência de um sistema central de registros impossibilita as equipes multidisciplinares de compartilhar informações ou de se comunicar. Ao usarem plataformas diferentes de comunicação, as equipes acabam perdendo informações, o que pode resultar em atrasos, perda de documentos e trabalhos dobrados.

Como resolver: estabeleça um sistema central de registro através de uma plataforma de gestão do trabalho. Se a sua equipe ainda não tem procedimentos de comunicação definidos, implemente boas práticas de gestão de mudanças para que todos na organização saibam usar a plataforma. Depois de implementar a plataforma de gestão do trabalho, não se esqueça de realizar treinamentos sobre o seu uso durante a integração de novos funcionários. Dessa forma, os colaboradores estarão alinhados sobre onde cada tipo de comunicação acontece e como as equipes colaboram.

Incentivos exclusivamente extrínsecos

Estabelecer incentivos é uma forma comum de motivar os membros da equipe a alcançar um objetivo em comum. Porém, se o trabalho promovido pelo incentivo não estiver alinhado às metas da empresa, os colaboradores poderão estar contribuindo somente para o incentivo em questão. 

Por exemplo, imagine que um líder crie um incentivo para a equipe de marketing. Ele informa aos membros que eles receberão uma pequena bonificação a cada inscrição que obtiverem para um webinário específico. Apesar de parecer uma boa estratégica para promover novas inscrições, os integrantes da equipe podem burlar o sistema ao encorajar o maior possível número de pessoas a se inscrever no webinário, tenham ou não qualificação ou sequer interesse em participar. Este estímulo externo não é necessariamente negativo, mas não deve ser a única motivação da sua equipe. 

Como resolver: ao implementar alguma forma de motivação extrínseca, como um incentivo, certifique-se de que seja específica o suficiente para se conectar aos objetivos globais da empresa. Além do mais, é fundamental promover também a motivação intrínseca na equipe: se algum membro demonstrar interesse em determinado projeto ou trabalho, fomente essa curiosidade e estimule os seus interesses.

Metas isoladas

Uma equipe sem uma meta compartilhada é como um barco em mar aberto sem um instrumento de orientação. A ausência de objetivos em comum faz com que cada departamento desenvolva as suas próprias estratégias sem colaborar com as outras equipes. Essa falta de um “pensamento global” gera trabalhos repetidos, processos ineficientes e um ambiente de trabalho desorganizado.

Como resolver: estabeleça metas para a equipe e indique claramente como elas contribuem para os objetivos maiores da empresa. A melhor forma de fazer isso é através de ferramentas colaborativas que conectam o trabalho realizado pela equipe aos objetivos da organização. 

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Cinco dicas para organizar a empresa de modo a evitar ilhas

Separamos algumas dicas que você pode usar para organizar a sua empresa de modo a evitar a formação de ilhas prejudiciais e favorecer a comunicação colaborativa. 

1. Promova a comunicação transparente

Uma das formas mais fáceis de romper as ilhas organizacionais é simplesmente chegar a todos com uma comunicação clara. Quando a equipe de liderança começa a fazer isso, toda a organização tem um bom exemplo de como deve ser o fluxo de informações, como funciona a colaboração em equipe e como a cultura organizacional contribui para o cumprimento das metas. Quando os líderes dão o exemplo, tal comportamento é reproduzido pelos seus subordinados, e quanto mais pessoas se comunicarem de forma eficaz na organização, melhor será o resultado.

2. Incentive a colaboração regular entre equipes

Se você quer que a sua equipe se sinta à vontade para trabalhar e interagir com as outras, certifique-se de que ela tenha oportunidades para isso. Designe equipes táticas multidisciplinares para projetos específicos ou interaja regularmente com os parceiros de outras áreas para manter os vínculos fortalecidos. Crie boas práticas de como se comunicar com outros departamentos e construa o alicerce para uma parceria duradoura. 

3. Estabeleça um sistema de registro consistente

Estabelecer um sistema central de registro é um dos jeitos mais fáceis de assegurar que as diferentes equipes compartilhem as informações. Quando todos têm acesso aos trabalhos realizados por equipes de diversas áreas, a formação de ilhas se torna muito menos provável. Essa transparência ajuda as equipes colaborativas a traçar estratégias melhores para trabalharem em conjunto.

4. Conecte o trabalho a metas mensuráveis

Não se trata apenas de definir metas, mas de definir metas que a equipe seja realmente capaz de alcançar. Lembre-se de usar técnicas de criação de metas mensuráveis, como as metas SMART ou os OKRs (objetivos e principais resultados). Assim, os líderes de equipes colaborativas poderão criar estratégias complementares e evitar trabalhos duplicados. Após definir as metas, faça uma ligação direta entre o trabalho realizado pela equipe e os resultados mensuráveis. Isso pode ajudar a equipe a compreender a importância do seu trabalho. 

5. Instaure um sistema de controle das decisões

Nenhuma equipe deve ter o controle total das decisões: estabeleça algum sistema de controle descentralizado para as equipes que costumam trabalhar juntas, de modo a que não haja um monopólio nas tomadas de decisão. Apesar de não ocorrer com frequência, é possível que uma equipe predomine sobre as outras caso ela tenha mais recursos ou um interesse maior no assunto. Uma estratégia para assegurar que todos, independentemente da equipe, possam contribuir nas decisões é empregar técnicas de tomada de decisão em grupo.

Crie pontes entre as ilhas organizacionais para aumentar a produtividade

Aumente a colaboração entre as áreas e otimize a sua estrutura organizacional para manter as equipes alinhadas. Dessa forma, elas perderão menos tempo com trabalhos duplicados e com a gestão das relações interpessoais entre equipes, e poderão se dedicar mais ao trabalho intelectual necessário para alcançar as metas. 

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