Descubra o potencial oculto do software de gestão de estoque

Imagine uma loja de varejo com prateleiras vazias, mas com estoques excessivos nos fundos, uma fábrica paralisada por uma escassez inesperada de componentes e um fornecedor médico lutando para localizar produtos para pedidos clínicos urgentes.

Esses três cenários têm um adversário comum: a má gestão de estoques. É um assassino silencioso da produtividade que se esconde em depósitos, armazéns e cadeias de suprimentos, minando a eficiência e inflacionando os custos. Mas e se houvesse uma maneira não apenas de domar esse caos no controle de estoque, mas também de integrá-lo perfeitamente ao seu tecido operacional mais amplo?

Apresentamos uma poderosa combinação de software de gestão de estoque e soluções de gestão do trabalho. Ao combinar a visibilidade do estoque em tempo real com a gestão colaborativa de tarefas, essa dupla tecnológica pode ajudar o seu negócio não apenas a gerir o estoque, mas a dominá-lo. Vamos explorar como isso é possível.

O que é um software de gestão de estoque?

O software de gestão de estoque é uma ferramenta digital sofisticada que ajuda as empresas a monitorar, gerir e otimizar os seus níveis de estoque em tempo real. Esta solução de controle de estoque substitui as planilhas manuais por um sistema automatizado e centralizado. Ela se integra perfeitamente à gestão de pedidos, ordens de compra e software de contabilidade para fornecer uma visão abrangente do estoque em vários canais de vendas e armazéns.

Os sistemas modernos de gestão de estoque usam recursos como leitura de código de barras, rastreamento de SKU, códigos QR e tecnologias baseadas em nuvem para garantir dados de estoque precisos e atualizados. Seja para pequenas empresas ou grandes corporações, essas ferramentas de gestão de estoque são adaptáveis. Elas podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas do Business e crescer junto com as empresas. Quando combinadas com plataformas de gestão do trabalho, elas podem simplificar ainda mais as operações e melhorar a colaboração entre departamentos.

Como funciona o software de gestão de estoque

Em essência, o software de gestão de estoques mantém um banco de dados em tempo real de todos os itens do estoque. Quando os produtos são recebidos, vendidos ou movidos, o sistema atualiza automaticamente os níveis de estoque. Esse processo é muitas vezes facilitado por meio de integrações com sistemas de ponto de venda (PDV), plataformas de comércio eletrônico e ferramentas de gestão de armazéns.

O software de gestão de estoque usa esses dados de estoque em tempo real para gerar insights, desencadear ações automatizadas, como refazer pedidos quando o estoque está baixo, e fornecer relatórios detalhados sobre o desempenho do estoque. Os sistemas Advanced também podem incorporar projeções baseadas em IA para prever a demanda futura e otimizar os níveis de estoque, garantindo que as empresas sempre tenham a quantidade certa de estoque disponível.

Exemplo: quando o sistema de estoque de uma clínica de saúde sinaliza que os suprimentos médicos críticos estão acabando, ele pode desencadear automaticamente uma tarefa na plataforma de gestão do trabalho para que a equipe de compras faça um pedido, ao mesmo tempo em que envia uma notificação à equipe de enfermagem para conservar o uso, garantindo que o atendimento ao paciente não seja comprometido.

Importância do controle de estoque

O controle eficaz de estoques é a base para o sucesso dos negócios, especialmente nos setores de varejo e manufatura. Ele ajuda as empresas a manter níveis ideais de estoque, equilibrando dois objetivos principais: minimizar o excesso de capital retido em mercadorias não vendidas e evitar a falta de estoque que leva à perda de vendas. 

O controle de estoque adequado ajuda as empresas a:

• Minimizar os custos de transporte associados ao armazenamento de estoque

• Reduzir o risco de obsolescência e deterioração do produto

• Melhorar o fluxo de caixa, mantendo níveis de estoque adequados

• Aumentar a satisfação dos clientes, garantindo a disponibilidade dos produtos

• Tomar decisões fundamentadas sobre compras e produção

Ao implementar medidas abrangentes de controle de estoque, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência operacional e a lucratividade geral. O software de gestão de estoque fornece as ferramentas e os insights necessários para alcançar essas metas.

As equipes também podem manter a organização centralizando SKUs, detalhes e imagens de produtos em um modelo de catálogo de produtos, ou adotando um modelo de inventário que padronize o monitoramento de estoque em todos os locais e reduza os erros.

Vantagens de usar um software de gestão de estoque

O software de gestão de estoques transforma as operações de negócios, proporcionando uma ampla gama de benefícios. Veja como a otimização de estoque pode revolucionar a gestão da sua cadeia de suprimentos.

1. Visibilidade em tempo real: atualizações instantâneas sobre os níveis de estoque em todos os locais e canais de vendas

2. Maior precisão: redução de erros humanos no monitoramento de estoque e no atendimento de pedidos

3. Economia de tempo: entrada de dados e criação de relatórios automatizadas

4. Redução de custos: níveis de estoque otimizados para reduzir os custos de transporte e evitar o excesso de estoque

5. Tomada de decisão aprimorada: insights orientados por dados para compras e projeção mais inteligentes

6. Operações simplificadas: gestão de estoque integrada a outros processos de negócios para fluxos de trabalho contínuos

7. Maior lucratividade: oportunidades de vendas maximizadas e perdas minimizadas devido a situações de excesso de estoque ou falta de estoque

Como escolher o melhor software de gestão de estoque

Ao avaliar o software de gestão de estoques, considere o tamanho do seu Business, o setor, os desafios e os planos de crescimento. Procure integrações contínuas com sistemas existentes, atualizações em tempo real, relatórios personalizáveis e escalabilidade. Compare a interface do usuário, a disponibilidade de aplicativos móveis e as opções de suporte ao cliente. Para pequenas empresas, priorize soluções fáceis de usar e econômicas com recursos de monitoramento de ativos.

Controle e monitoramento de estoque em tempo real

Esta funcionalidade essencial mantém uma visão atualizada do estoque em todos os locais e canais de vendas. Usando a leitura de códigos de barras e a entrada automatizada de dados, as empresas podem atualizar instantaneamente os níveis de estoque e gerar etiquetas de envio. Essa visibilidade ajuda a evitar a falta de estoque, reduz o excesso de estoque e permite uma projeção precisa.

Planejamento e otimização de estoque

O software Advanced de gestão de estoque usa dados históricos, tendências de vendas e análises preditivas para determinar os níveis ideais de estoque. Ele pode calcular pontos de reabastecimento e sugerir quantidades ideais de pedidos, considerando fatores como tempos de execução e flutuações sazonais. Essa otimização reduz os custos de transporte, minimiza o estoque obsoleto e melhora a lucratividade.

Projeção de demanda e reposição de estoque

Ao analisar dados históricos de vendas e tendências de mercado, o melhor software de gestão de estoque pode prever a demanda futura com precisão. Essa abordagem permite o reabastecimento ideal do estoque e ajuda as organizações a estocar os produtos certos nos momentos certos. Aproveitando esses insights, os sistemas automatizados de reabastecimento usam essas previsões para equilibrar os níveis de estoque.

Gestão e processamento de pedidos

Esses recursos automatizam e simplificam todo o processo de atendimento de pedidos. Desde a criação do pedido até o envio e o faturamento, esses sistemas garantem um processamento preciso. Eles podem se integrar a vários canais de vendas, incluindo plataformas de comércio eletrônico e mercados como Amazon e Shopify, para centralizar a gestão de pedidos e fornecer uma visão unificada de todas as atividades de vendas.

Relatórios e análises

Relatórios e painéis personalizáveis fornecem insights sobre o desempenho do estoque, as tendências de vendas e a lucratividade. Essas ferramentas ajudam a identificar itens de alta e baixa rotatividade, calcular as taxas de rotatividade e destacar oportunidades de melhoria. Com dados e visualizações em tempo real, as empresas podem identificar rapidamente as tendências e otimizar as suas estratégias de estoque.

Desafios comuns com sistemas tradicionais de gestão de estoque

Os sistemas tradicionais de gestão de estoques geralmente enfrentam inúmeros desafios que podem prejudicar a eficiência e o crescimento dos negócios. No entanto, um software de gestão de estoque mais moderno oferece uma solução poderosa. Ao combinar esses sistemas avançados com soluções de gestão do trabalho de ponta, as empresas podem transformar o inventário de um ativo estático em uma potência estratégica. 

Para entender o impacto total dessas inovações, vamos primeiro examinar os cinco problemas críticos que afetam o software convencional de monitoramento de estoque.

1. Silos de dados e falta de integração

Os silos de dados ocorrem quando as informações são isoladas em diferentes departamentos ou sistemas, dificultando o compartilhamento e o acesso a dados importantes de estoque em toda a organização. Essa falta de integração pode levar a:

• Dificuldade em compartilhar informações entre os departamentos. Por exemplo, a equipe de vendas pode não ter acesso em tempo real aos níveis de estoque, o que pode levar a promessas de entrega rápida de itens fora de estoque.

• Inconsistências nos dados de estoque em diferentes sistemas. O sistema de gestão de armazéns pode mostrar 100 unidades de um produto, enquanto o sistema de contabilidade registra 90 unidades, causando discrepâncias nos relatórios financeiros e no atendimento de pedidos.

2. Visibilidade limitada em tempo real

O software tradicional de gestão de estoque muitas vezes não fornece informações atualizadas, o que pode afetar gravemente as operações. Esses problemas de visibilidade em tempo real se manifestam de duas maneiras críticas:

• Atrasos na atualização dos níveis de estoque. Uma loja pode vender o último item de um produto popular, mas o sistema não reflete isso até a reconciliação no fim do dia, o que leva à venda em excesso.

• Dificuldades no monitoramento do estoque em vários locais. Um varejista com várias lojas pode ter dificuldade em transferir estoque de forma eficiente entre os locais devido à falta de visibilidade em tempo real de todas as lojas.

• Problemas para manter a comercialização em sincronia com os níveis de estoque. Problemas de visibilidade em tempo real também podem atrapalhar os esforços de merchandising de varejo. As lojas podem ter dificuldade em atualizar os displays ou as promoções se não conseguirem acompanhar os níveis de estoque atuais, resultando em espaço desperdiçado ou displays desatualizados.

3. Canais de comunicação ineficientes

Quando a comunicação falha no software de gestão de estoque, isso pode levar a erros dispendiosos e oportunidades perdidas. Essas falhas geralmente levam a dois problemas principais:

• Resposta lenta a problemas de estoque. Quando um fornecedor notifica por e-mail sobre um atraso na remessa, a informação pode não chegar à equipe de vendas prontamente, fazendo com que ela continue a vender produtos que não chegarão a tempo.

• Falta de comunicação entre equipes e com fornecedores. O departamento de compras pode encomendar 1.000 unidades com base em dados de vendas antigos, enquanto a equipe de vendas espera apenas 500 unidades com base nas tendências atuais, levando ao excesso de estoque.

4. Relatórios e análises inadequados

Sem relatórios e análises avançados, as empresas têm dificuldade em obter insights significativos a partir dos dados de estoque. Essa inadequação se manifesta de duas maneiras principais:

• Falta de relatórios personalizáveis. Uma empresa pode precisar analisar as tendências de vendas por categoria de produto e região geográfica, mas o sistema permite apenas uma dimensão por vez.

• Dificuldade em extrair insights úteis dos dados. Embora o sistema possa mostrar que as vendas de um produto estão em declínio, ele não fornece contexto, como tendências sazonais ou ações dos concorrentes.

5. Problemas de escalabilidade

O crescimento é a meta de qualquer business, mas o software tradicional de gestão de estoque muitas vezes se torna um gargalo em vez de um facilitador. À medida que as empresas se expandem, esses sistemas revelam suas deficiências de escalabilidade em duas áreas críticas:

• Dificuldades para se adaptar ao crescimento do negócio. Um sistema que funciona bem para gerir 1.000 SKUs pode tornar-se lento e propenso a erros quando a gama de produtos se expande para 10.000 SKUs.

• Limitações no tratamento do aumento da complexidade do estoque. Quando uma empresa começa a oferecer opções de agrupamento ou montagem de produtos, seu sistema básico de estoque pode não ser capaz de monitorar os componentes de forma eficaz.

Como as plataformas de gestão do trabalho aprimoram o software de gestão de estoque

As ferramentas de gestão do trabalho podem aprimorar significativamente os processos de gestão de estoque, fornecendo um sistema centralizado para colaboração, gestão de tarefas e automatização de fluxos de trabalho. As plataformas de gestão do trabalho, como a Asana, integram-se ao software de gestão de estoque para criar um sistema mais eficiente e responsivo.

1. Otimização do monitoramento de estoque

As plataformas de gestão do trabalho oferecem ferramentas que complementam e aprimoram os recursos de monitoramento de inventário.

Configuração de portfólio para rastreamento abrangente de estoques e equipamentos

As empresas podem criar portfólios ou projetos para diferentes categorias de produtos, armazéns ou tipos de equipamentos. Essa estrutura permite uma visão hierárquica do estoque, facilitando a gestão e o monitoramento de itens em vários níveis.

Exemplo: um varejista de eletrônicos configura portfólios separados na Asana para smartphones, notebooks e acessórios. Em cada portfólio, ele cria tarefas para contagens de estoque, processos de reabastecimento e atualizações de produtos, proporcionando uma visão geral clara do status de cada categoria.

Campos personalizados para informações detalhadas sobre o estoque

Os campos personalizados permitem que as empresas monitorem atributos específicos relevantes para o seu inventário que podem não estar disponíveis no software padrão de gestão de inventário.

Exemplo: um distribuidor de vinhos adiciona campos personalizados para safra, região e notas de degustação a cada item do estoque. Isso permite um acompanhamento mais detalhado e ajuda os representantes de vendas a acessar rapidamente informações importantes sobre o produto.

Agendamento e monitoramento da manutenção de equipamentos

As plataformas de gestão do trabalho podem ajudar a programar e monitorar a manutenção regular dos equipamentos, o que aumenta o desempenho e a longevidade ideais.

Exemplo: um armazém usa empilhadeiras e esteiras transportadoras para movimentar o estoque. Ele configura tarefas recorrentes para inspeções semanais e manutenção trimestral na plataforma de gestão do trabalho, usando modelos de tarefas e anexando relatórios de inspeção.

2. Melhor colaboração e comunicação

As plataformas de gestão do trabalho se destacam por promover uma melhor comunicação e colaboração entre as equipes e com parceiros externos.

Integração de fornecedores para gestão de pedidos sem complicações

Ao integrar os fornecedores à plataforma de gestão do trabalho, as empresas podem agilizar o processo de pedidos e melhorar a comunicação.

Exemplo: uma equipe de gestão de varejo cria um espaço de trabalho compartilhado na Asana onde os fornecedores podem visualizar os níveis de estoque atuais, as próximas promoções e enviar orçamentos para novos pedidos. Isso reduz a troca de e-mails e garante que todas as partes tenham acesso às mesmas informações atualizadas.

Coordenação interna da equipe

As plataformas de gestão do trabalho funcionam como um núcleo central para que diferentes departamentos colaborem em tarefas e projetos relacionados ao estoque.

Exemplo: ao planejar o lançamento de um novo produto, as equipes de marketing, vendas e estoque usam a plataforma para coordenar os seus esforços. O marketing define prazos para tarefas relacionadas a material promocional, informações de vendas e demanda esperada, enquanto a equipe de estoque usa essas informações para planejar os níveis de estoque e a distribuição.

Monitoramento e confirmação de pedidos de compra

As ordens de compra podem ser criadas, monitoradas e confirmadas na plataforma de gestão do trabalho, proporcionando visibilidade em tempo real do processo de aquisição.

Por exemplo, uma empresa de manufatura cria um fluxo de trabalho na sua plataforma para o processamento de ordens de compra. Cada etapa — da criação à aprovação, do envio ao fornecedor à confirmação — é monitorada. Os membros da equipe podem ver rapidamente o status de cada pedido de compra, e notificações automáticas são enviadas quando uma ação é necessária.

3. Resolução eficiente da escassez de estoque

As plataformas de gestão do trabalho podem acelerar significativamente o processo de resolução de escassez de estoque.

Criação simplificada de ordens de serviço por meio de formulários

É possível criar formulários personalizados para relatar problemas de estoque, gerando automaticamente tarefas ou fluxos de trabalho para resolver o problema.

Exemplo: um gerente de loja percebe que um item popular está acabando. Ele preenche um formulário rápido de "Alerta de estoque" na plataforma, que cria automaticamente uma tarefa de alta prioridade para o departamento de compras reordenar o item.

Integração com plataformas de mensagens para notificações rápidas

Ao se integrar com ferramentas de mensagens, as plataformas de gestão do trabalho podem garantir que as pessoas certas sejam imediatamente notificadas sobre problemas críticos de estoque.

Exemplo: quando os níveis de estoque de um componente importante caem abaixo de um limite predefinido, a Asana envia automaticamente um alerta para o canal do Slack da equipe de compras por meio da sua integração, solicitando ação imediata.

Atualizações de status com inteligência artificial para visibilidade entre equipes

As plataformas de gestão do trabalho Advanced podem usar a IA para fornecer atualizações proativas sobre o status do inventário, ajudando as equipes a se manterem informadas sem a necessidade de verificações manuais.

Exemplo: um bot com inteligência artificial na plataforma de gestão do trabalho analisa os dados de estoque e as tendências de vendas. Ele publica automaticamente um resumo diário em um projeto dedicado, destacando os itens que estão vendendo mais rápido do que o esperado e que podem exigir reabastecimento em breve.

Ao aproveitar esses recursos, plataformas de gestão do trabalho como a Asana podem transformar os sistemas de gestão de estoque de um processo reativo e em silos em um sistema colaborativo e proativo que responde rapidamente às mudanças e ajuda as empresas a manter níveis de estoque ideais.

Comparação de softwares de gestão de estoque: opções para pequenas e grandes empresas

A escolha do software de gestão de estoque certo depende do tamanho da sua empresa e das suas necessidades específicas. De pequenas e médias empresas a grandes corporações, os requisitos podem variar significativamente. Embora as pequenas e médias empresas possam priorizar soluções econômicas com recursos básicos, as empresas maiores geralmente precisam de sistemas mais robustos e escaláveis. Vamos explorar as principais considerações para pequenas e grandes empresas e como uma solução versátil como a Asana pode atender a diversas necessidades.

Principais considerações para pequenas empresas

Ao escolher um software de gestão de estoques para pequenas empresas, três fatores são importantes:

1. Restrições orçamentárias: as pequenas empresas geralmente operam com recursos limitados, o que torna o custo uma preocupação primordial. Procure soluções de controle de estoque que ofereçam recursos essenciais a um preço acessível, com modelos de preços flexíveis que possam crescer com o seu Business.

2. Facilidade de uso: uma configuração demorada e interfaces complexas podem dificultar a adoção. Priorize softwares fáceis de usar, com painéis intuitivos e curvas de aprendizado mínimas. Muitas pequenas empresas se beneficiam de softwares baseados na nuvem para gestão de estoques, acessíveis por meio de navegadores da Web e dispositivos Android, o que pode reduzir a necessidade de suporte de TI extensivo.

3. Flexibilidade e personalização: escolha ferramentas de gestão de estoque que possam se adaptar aos seus processos exclusivos. Procure por campos personalizáveis, modelos de relatórios e a capacidade de lidar com vários tipos de produtos, códigos de barras e números de série. Essa flexibilidade garante que o sistema possa evoluir com as necessidades em constante mudança do seu Business.

Principais considerações para grandes empresas

Grandes empresas têm requisitos mais complexos para seus sistemas de gestão de estoque:

1. Recursos abrangentes: as empresas precisam de uma ampla gama de funcionalidades, incluindo gestão avançada da cadeia de suprimentos, rastreamento de ativos em vários locais e integração com sistemas de ponto de venda. Procure soluções com designs modulares, permitindo que você ative módulos específicos conforme necessário.

2. Escalabilidade e desempenho: à medida que o estoque cresce, as ferramentas de gestão de estoque devem lidar com o aumento do volume de dados sem comprometer a velocidade. Certifique-se de que o software possa gerenciar grandes volumes de transações, oferecer suporte a vários armazéns e lidar com operações complexas, como drop shipping e kitting.

3. Segurança e conformidade avançadas: as grandes empresas geralmente lidam com dados confidenciais e ambientes regulatórios complexos. Considere sistemas com recursos de segurança comprovados, incluindo controles de acesso baseados em funções, criptografia de dados e conformidade com os padrões do setor. Auditorias regulares e registros de atividades detalhados também são importantes para manter a integridade dos dados e atender aos requisitos de conformidade.

Asana: uma solução para as necessidades de pequenas empresas e grandes corporações

A Asana oferece uma plataforma versátil que atende tanto a pequenas empresas quanto a grandes corporações.

Para pequenas empresas:

• Planos acessíveis: opções de preços flexíveis que se adaptam a vários orçamentos, com a capacidade de escalar à medida que o seu Business cresce.

• Interface amigável: o design intuitivo reduz a curva de aprendizado, permitindo uma rápida adoção por toda a equipe.

• Fluxos de trabalho personalizáveis: adapte facilmente a Asana aos seus processos de estoque específicos, desde alertas simples de estoque baixo até gestão complexa de pedidos de vendas.

Para grandes empresas:

• Integração Advanced: os recursos abrangentes da API permitem uma conexão perfeita com os sistemas existentes, de ERP e CRM a softwares especializados de monitoramento de estoque.

• Escalabilidade: lide com a crescente complexidade do inventário e com os altos volumes de transações em vários locais.

• Segurança confiável: os recursos de segurança de nível empresarial garantem a proteção dos dados e a conformidade com os padrões do setor.

A porta de entrada para um controle de estoque mais inteligente e eficiente

Transforme a gestão de estoques com a Asana. Seja você uma pequena ou média empresa que busca agilizar as operações ou uma grande empresa que busca um controle abrangente, a Asana oferece as ferramentas necessárias. A nossa plataforma flexível se adapta às suas necessidades específicas, oferecendo tudo, desde monitoramento básico até gestão avançada da cadeia de suprimentos.

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