Seis dicas para usar os portfólios, o segredo mais bem guardado da Asana para o planejamento entre projetos

Então, você trabalha em muitos projetos e precisa de uma forma de gerir e monitorar o progresso nas diversas iniciativas. Soa familiar, não é? Se sim, você está com sorte. O recurso de portfólios da Asana, que é muito útil e muitas vezes subutilizado, foi criado especificamente para ajudar com esse problema. É como uma pasta para os seus projetos, com funcionalidades adicionais que oferecem uma visão abrangente de cada iniciativa. Os portfólios permitem que você acompanhe rapidamente o trabalho relacionado, mostrando o que está em dia e o que está em risco, para que possa analisar rapidamente os detalhes e obter mais informações quando os projetos precisarem da sua atenção. 

Boas-vindas ao mundo dos portfólios, o segredo mais bem guardado da Asana. Aqui estão cinco dicas para começar, para que você não perca esta funcionalidade poderosa. 

1. Mantenha os participantes informados e cientes de suas responsabilidades em um só lugar

Quantas vezes as pessoas já perguntaram a você sobre o status de uma iniciativa ou onde podem encontrar informações? Se você faz a gestão de projetos regularmente, isso provavelmente acontece com frequência. Os portfólios resolvem esse problema ao oferecer um espaço centralizado onde todos podem acessar as atualizações de progresso de todos os projetos desse portfólio, o que facilita responder a perguntas e manter os participantes a par dos acontecimentos. Isso significa que as atualizações não ficarão mais espalhadas por vários lugares; em vez disso, as pessoas poderão encontrar facilmente as informações de que precisam em um único lugar. 

Veja como os portfólios podem simplificar a comunicação com as partes interessadas: 

• Crie atualizações de status mais rapidamente. Em vez de criar atualizações demoradas do zero, a Asana agiliza o processo ao sugerir seções, tarefas e marcos a serem mencionados. Arraste e solte os destaques sugeridos, crie gráficos automaticamente e muito mais. 

• Ver atualizações de status anteriores para ter um registro concreto do progresso alcançado. 

• Conecte o trabalho do portfólio às Metas da empresa. Mostre quais metas comerciais mais abrangentes o seu portfólio apoia, para que os principais interessados mantenham a responsabilidade e entendam por que o trabalho deles é importante. 

• Adicione uma descrição ao portfólio, o proprietário e a data de conclusão para manter os detalhes essenciais sempre em destaque. E, quando novas partes interessadas entrarem no seu portfólio, elas terão o contexto de que precisam para se atualizar rapidamente. 

2. Obtenha uma visão panorâmica instantaneamente

Vocês usam campos personalizados para monitorar os dados das tarefas dentro dos projetos, como o tempo gasto ou o orçamento disponível? Se for o caso, você pode resumir automaticamente essas informações no seu portfólio para obter uma visão geral instantânea e de alto nível de todos os seus projetos. 

Veja abaixo um exemplo de como isso funciona: 

1. Monitore dados em projetos: imagine que você esteja monitorando o trabalho de fornecedores em um projeto. Adicione um campo personalizado de monitoramento de tempo para calcular com exatidão quanto tempo os fornecedores dedicam a cada tarefa. 

2. Em seguida, adicione os projetos a um portfólio: adicione o seu projeto de gestão de fornecedores a um portfólio executivo, onde você monitora o trabalho em toda a sua empresa. 

3. Em seguida, resuma os dados de todos os projetos: adicione um campo de monitoramento de tempo “acumulado” ao seu portfólio executivo. Isso resume os dados de monitoramento de tempo de cada projeto, permitindo que você monitore rapidamente o tempo gasto em toda a sua empresa.

Pronto! Em poucos cliques, você obtém um resumo automático dos dados de monitoramento de tempo de todos os projetos. 

3. Organize o trabalho do seu jeito

A grande vantagem dos portfólios é que você pode organizá-los como quiser, sem afetar a forma como outras pessoas visualizam ou acessam o trabalho. Isso ocorre porque as tarefas, os projetos e os portfólios podem residir em vários lugares ao mesmo tempo, o que significa que você pode adicionar iniciativas ao seu portfólio sem alterar o local onde elas estão originalmente armazenadas.  

Aqui está um resumo de como funciona a organização dos portfólios: 

• Adicione projetos a portfólios para organizar os trabalhos relacionados em um único lugar. 

• Adicione portfólios dentro de portfólios para manter as iniciativas organizadas de modo geral, como pastas aninhadas dentro de pastas. 

• Adicione trabalhos (projetos ou portfólios) a vários portfólios ao mesmo tempo para criar um método de organização personalizado sem afetar os seus colegas de equipe. 

Por exemplo, imagine que você queira adicionar um projeto de “orçamento para freelancers” ao seu portfólio de “monitoramento do orçamento anual”. No momento, esse projeto já está em dois outros portfólios, pertencentes a outras pessoas. Você ainda pode adicioná-lo ao seu portfólio sem alterar a sua localização original.

4. Acompanhe o progresso com os painéis de portfólio

Se você coleta dados regularmente para verificar o progresso do trabalho, sabe que isso pode tomar muito tempo. No entanto, com os portfólios, a geração de relatórios não precisa consumir tanto tempo. Em vez de coletar e resumir manualmente os dados de diversos projetos, você pode usar o recurso de painel para criar automaticamente gráficos personalizados e visualizar o desempenho das suas iniciativas. 

Independentemente dos dados que você monitora nos projetos, é possível gerar relatórios sobre eles usando os painéis de portfólio. E, com uma variedade de opções de gráficos, você pode visualizar as informações usando gráficos de linhas, gráficos de rosca, gráficos comparativos e muito mais. Aqui estão apenas alguns exemplos: 

• Monitore os custos: crie um gráfico de linhas para ver como os custos mudam ao longo do tempo em todos os projetos do seu portfólio. 

• Monitore o status do projeto: visualize as tarefas programadas, atrasadas, não agendadas e concluídas com um gráfico de rosca. 

• Verificar o desempenho: monitore o tempo de execução das tarefas em todos os projetos. 

5. Monitorar as cargas de trabalho da equipe

Tradicionalmente, alocar pessoal para muitos projetos diferentes é uma tarefa desafiadora e demorada. Os portfólios resolvem esse problema com o recurso de gestão de recursos, que permite monitorar a capacidade de cada pessoa da sua equipe em todos os projetos do seu portfólio. Isso significa que você pode ter uma visão completa de como a sua equipe está gastando o tempo, mesmo que os seus integrantes trabalhem em projetos diferentes. 

Além de monitorar a capacidade produtiva, você também pode:

• Arrastar e soltar tarefas na visualização de gestão de recursos para reatribuir e reagendar o trabalho com facilidade.

• Transferir recursos entre projetos em uma única tela, sem precisar alternar entre eles. 

• Visualizar a capacidade futura para garantir que os próximos projetos sejam adequadamente providos e evitar obstáculos antes que eles surjam. 

Observação: a funcionalidade de gestão de recursos está disponível se o seu portfólio contiver apenas projetos. Se o seu portfólio contiver outro portfólio, ele ficará cinza.

6. Coordene os cronogramas em diversos projetos

Ao coordenar vários projetos ao mesmo tempo, os cronogramas podem facilmente ficar confusos. Pode ser necessário escalonar o trabalho para que a sua equipe não fique sobrecarregada, sincronizar os entregáveis em relação às datas de lançamento ou ajustar cronogramas de vários projetos ao mesmo tempo devido a obstáculos. A visualização de cronograma nos portfólios permite que você veja o cronograma de cada projeto no mesmo painel, o que possibilita ter uma visão geral e fazer ajustes com facilidade.

Com a visualização de cronograma, é possível: 

• Ver um cronograma geral de cada projeto do seu portfólio. Ver as datas de início e de conclusão dos projetos, além de marcos importantes em todas as suas iniciativas. Com essa visão geral, você pode ver como os cronogramas se sobrepõem e se os entregáveis estão em dia. 

• Arraste e solte marcos e projetos no seu cronograma para ajustar automaticamente as datas de conclusão com um único clique. 

• Clique em cada projeto para obter uma visualização de cronograma mais detalhada, com tarefas individuais e dependências, ou seja, tarefas que não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas. Isso permite que você veja o panorama geral primeiro e, em seguida, se aprofunde em detalhes mais específicos, conforme necessário. 

Observação: o recurso de Cronograma está disponível se o seu portfólio contiver apenas projetos. Se o seu portfólio contiver outro portfólio, ele ficará cinza. 

Não perca a oportunidade: poupe tempo e esforço com os portfólios

Os Portfólios são uma funcionalidade poderosa que você não pode deixar de usar, especialmente se gerir vários projetos ao mesmo tempo. Visite a nossa página de preços para saber mais sobre os portfólios e como se cadastrar para fazer uma avaliação gratuita. 

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