6 dicas para usar os portfólios, o segredo mais bem guardado da Asana para o planejamento de projetos cruzados

Você trabalha em muitos projetos e precisa de uma maneira de gerir e acompanhar o progresso em todas as iniciativas. Soa familiar? Se sim, vocês estão com sorte. A prática (e muitas vezes subutilizada) funcionalidade de portfólios da Asana foi projetada especificamente para ajudar com esse problema. É como uma pasta para os seus projetos, com funcionalidades adicionais que oferecem uma visão panorâmica de cada iniciativa. Os portfólios permitem monitorar rapidamente o trabalho relacionado, mostrando o que está em dia e o que está em risco, para que você possa se aprofundar rapidamente e obter mais informações quando os projetos precisarem da sua atenção. 

Bem-vindos ao mundo dos portfólios, o segredo mais bem guardado da Asana. Aqui estão cinco dicas para começar, para que você não perca esta poderosa funcionalidade. 

1. Mantenha as partes interessadas informadas e responsáveis, em um só lugar

Quantas vezes as pessoas perguntaram a vocês sobre o status de uma iniciativa ou onde podem encontrar informações? Se você faz a gestão de projetos regularmente, isso provavelmente acontece com frequência. Os portfólios resolvem esse problema com um espaço central onde todos podem acessar as atualizações de progresso de todos os projetos desse portfólio, facilitando a resposta a perguntas e mantendo as partes interessadas informadas. Isso significa que não haverá mais atualizações dispersas, pois as pessoas podem encontrar facilmente as informações de que precisam em um único lugar. 

Veja como os portfólios podem simplificar a comunicação com as partes interessadas: 

• Criar atualizações de status mais rapidamente. Em vez de criar atualizações demoradas do zero, a Asana acelera o processo sugerindo seções, tarefas e marcos a serem mencionados. Arraste e solte os destaques sugeridos, crie gráficos automaticamente e muito mais. 

• Veja as atualizações de status anteriores para ter um registro concreto do progresso realizado. 

• Conecte o trabalho do portfólio às metas da empresa. Mostre quais metas gerais de negócios o seu portfólio apoia, para que as partes interessadas permaneçam responsáveis e entendam por que o seu trabalho é importante. 

• Adicionar uma descrição, responsável e data de conclusão ao portfólio para manter os detalhes importantes em primeiro plano. E, quando novas partes interessadas se juntarem ao seu portfólio, elas terão o contexto necessário para se atualizar rapidamente. 

2. Tenha uma visão panorâmica instantânea

Você usa campos personalizados para monitorar os dados das tarefas nos projetos, como o tempo gasto ou o orçamento disponível? Nesse caso, você pode resumir automaticamente essas informações no seu portfólio para obter uma visão geral instantânea e de alto nível de todos os seus projetos. 

Veja um exemplo de como isso funciona: 

1. Monitore os dados dentro dos projetos: imagine que você esteja monitorando o trabalho de um fornecedor em um projeto. Adicione um campo personalizado de monitoramento de tempo para calcular exatamente quanto tempo os fornecedores estão gastando em cada tarefa. 

2. Em seguida, adicione projetos a um portfólio: adicione o seu projeto de gestão de fornecedores a um portfólio executivo, onde você monitora o trabalho em toda a empresa. 

3. Em seguida, resuma os dados entre os projetos: adicione um campo de monitoramento de tempo “acumulado” ao seu portfólio executivo. Isso resume os dados de monitoramento de tempo em cada projeto, para que você possa monitorar o tempo gasto rapidamente em toda a empresa.

E pronto: um resumo automático dos dados de monitoramento de tempo em todos os projetos, com apenas alguns cliques. 

3. Organize o trabalho do seu jeito

A grande vantagem dos portfólios é que você pode organizá-los como quiser, sem afetar a forma como outras pessoas veem ou acessam o trabalho. Isso porque tarefas, projetos e portfólios podem residir em vários lugares ao mesmo tempo, o que significa que você pode adicionar iniciativas ao seu portfólio sem alterar onde elas estão originalmente armazenadas.  

Aqui está um resumo de como funciona a organização do portfólio: 

• Adicione projetos aos portfólios para organizar o trabalho relacionado em um só lugar. 

• Adicione portfólios dentro de portfólios para manter as iniciativas organizadas em alto nível, como pastas aninhadas dentro de pastas. 

• Adicione o trabalho (projetos ou portfólios) a vários portfólios ao mesmo tempo, para criar um método de organização personalizado sem afetar os colegas de equipe. 

Por exemplo, imagine que você queira adicionar um projeto de “orçamento de freelancers” ao seu portfólio de “monitoramento de orçamento anual”. No momento, esse projeto já está em outros dois portfólios, de propriedade de outras pessoas. Você ainda pode adicioná-lo ao seu sem alterar onde ele está originalmente.

4. Monitore o progresso com os painéis de portfólio

Se você coleta dados regularmente para verificar o progresso do trabalho, sabe como isso pode ser demorado. Mas, com os portfólios, a geração de relatórios não precisa ser demorada. Em vez de coletar e resumir manualmente os dados dos projetos, você pode usar o recurso de painel para criar automaticamente gráficos personalizados e visualizar o desempenho das suas iniciativas. 

Independentemente dos dados que você monitora nos projetos, é possível gerar relatórios com os painéis dos portfólios. E, com uma variedade de opções de gráficos, você pode visualizar informações usando gráficos de linha, gráficos de rosca, gráficos de burnup e muito mais. Aqui estão alguns exemplos: 

• Monitorar os custos: crie um gráfico de linhas para mostrar como os custos mudam ao longo do tempo em todos os projetos do seu portfólio. 

• Monitorar o status do projeto: visualize as tarefas futuras, atrasadas, não agendadas e concluídas com um gráfico de rosca. 

• Verificar o desempenho: monitore o tempo de execução das tarefas em todos os projetos. 

5. Monitorar as cargas de trabalho da equipe

Historicamente, a alocação de pessoal para muitos projetos diferentes é uma tarefa desafiadora e demorada. Os portfólios resolvem esse problema com o recurso de carga de trabalho, que permite monitorar a capacidade de cada pessoa da equipe em todos os projetos do portfólio. Isso significa que você pode obter uma visão completa de como a equipe está gastando o tempo, mesmo que trabalhe em projetos diferentes. 

Além de monitorar a capacidade produtiva, você também pode:

• Arrastar e soltar tarefas na visualização de carga de trabalho para reatribuir e reagendar o trabalho com facilidade.

• Mover recursos entre projetos em uma única visualização, sem clicar de um lado para o outro. 

• Visualizar a capacidade futura para garantir que os próximos projetos sejam adequadamente providos e evitar bloqueios antes que eles aconteçam. 

Observação: a funcionalidade de gestão de recursos está disponível se o seu portfólio contiver apenas projetos. Se o seu portfólio contiver outro portfólio, ele ficará acinzentado.

6. Coordene os cronogramas de múltiplos projetos

Quando você coordena vários projetos ao mesmo tempo, os cronogramas podem facilmente se tornar confusos. Pode ser necessário escalonar o trabalho para que a equipe não fique sobrecarregada, sincronizar os entregáveis em torno das datas de lançamento ou ajustar vários cronogramas de projeto ao mesmo tempo devido a obstáculos. A visualização de cronograma nos portfólios permite visualizar todos os cronogramas dos projetos no mesmo painel, para que você possa ver o panorama completo e fazer ajustes com facilidade.

Com a visualização de cronograma, é possível: 

• Ver um cronograma de alto nível de cada projeto no seu portfólio. Visualizar as datas de início e de conclusão do projeto, além de marcos importantes em todas as suas iniciativas. Com essa visão geral, você pode ver como os cronogramas se sobrepõem e se os entregáveis estão em dia. 

• Arrastar e soltar marcos e projetos no cronograma para ajustar automaticamente as datas de conclusão com um único clique. 

• Clicar em cada projeto para obter uma visualização mais detalhada do cronograma com tarefas individuais e dependências, ou seja, tarefas que não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas. Isso permite que você veja o panorama geral primeiro e, em seguida, mergulhe em detalhes menores conforme necessário. 

Observação: a funcionalidade de cronograma está disponível se o seu portfólio contiver apenas projetos. Se o seu portfólio contiver outro portfólio, ele ficará acinzentado. 

Não perca tempo e esforço com os portfólios

Os portfólios são uma funcionalidade poderosa que você não pode ignorar, especialmente se gerencia vários projetos ao mesmo tempo. Visite a nossa página de preços para saber mais sobre os portfólios e como se cadastrar para uma avaliação gratuita. 

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